段盛杰 王曉寧1
燕山大學(xué),河北 秦皇島 066004
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如何策劃、組織廣播主題性活動(dòng)
段盛杰*王曉寧*1
燕山大學(xué),河北秦皇島066004
摘要:廣播主題性活動(dòng)是廣播電臺(tái)圍繞一定主題組織的活動(dòng),通過(guò)舉辦廣播主題性活動(dòng),可以擴(kuò)大電臺(tái)的影響力、擴(kuò)展聽眾群體并且獲得一定的收益。為了辦好廣播主題性活動(dòng),活動(dòng)策劃和組織是必不可少的兩個(gè)環(huán)節(jié),它們對(duì)廣播主題性活動(dòng)的重要性不言而喻。參與者定位、可行性論證、策劃案撰寫是活動(dòng)策劃的幾個(gè)重要的步驟。廣播主題性活動(dòng)的組織分為前期、中期、后期三個(gè)部分,只有三個(gè)部分都做到位,才能辦好活動(dòng)。
關(guān)鍵詞:廣播;主題性活動(dòng);策劃;組織
一、廣播主題性活動(dòng)策劃
策劃就是籌劃或謀劃,策劃是一項(xiàng)立足現(xiàn)實(shí)、面向未來(lái)的活動(dòng),它根據(jù)現(xiàn)實(shí)的情況和各種信息,判斷事物變化的趨勢(shì),圍繞某一活動(dòng)的特定目標(biāo)這個(gè)中心,來(lái)全面構(gòu)思、設(shè)計(jì)、選擇合理可行的行動(dòng)方式,從而形成正確的決策和高效的工作。人們?yōu)榱诉_(dá)到某種目標(biāo)、完成某項(xiàng)任務(wù),就需要預(yù)先做出謀劃,廣播電臺(tái)主題性活動(dòng)作為重大活動(dòng),做好策劃是至關(guān)重要的。
(一)策劃的重要性
1.策劃:活動(dòng)的先導(dǎo)和指針
活動(dòng)策劃是活動(dòng)的先導(dǎo)和指針,它不僅為活動(dòng)指明了方向,而且還從微觀和宏觀上指導(dǎo)著活動(dòng)的進(jìn)行。
活動(dòng)策劃可以起到很好的指導(dǎo)作用。我們常說(shuō)“沒(méi)有規(guī)矩不能成方圓”,辦事情如果沒(méi)有一定的規(guī)矩和章法,就可能在進(jìn)行的過(guò)程中漏洞百出,事情就很難辦成功。同樣的,舉辦廣播主題性活動(dòng)也需要有規(guī)矩和章法,而活動(dòng)策劃就是為主題性活動(dòng)的開展做出指導(dǎo),使活動(dòng)的舉辦不盲目。在廣播電臺(tái)舉辦主題性活動(dòng)之前,都要先詳細(xì)制定出一份策劃案,對(duì)活動(dòng)的進(jìn)行提供指導(dǎo),我們所熟知的“自駕游”、“愛心送考”等活動(dòng)無(wú)一不是在活動(dòng)策劃的指導(dǎo)下進(jìn)行的。
活動(dòng)策劃明確了活動(dòng)的目標(biāo)。無(wú)論是做什么事情,都帶有一定的目的性,都要明確做事情的目標(biāo)。明確了目標(biāo)之后,就會(huì)產(chǎn)生達(dá)到目標(biāo)的愿望,進(jìn)而決定做事情的方法。廣播主題性活動(dòng)也都是帶有目的性的,沒(méi)有一個(gè)活動(dòng)單純是為了辦活動(dòng)而辦活動(dòng),所以在策劃活動(dòng)時(shí)就要明確活動(dòng)的主題和目標(biāo)。
2.策劃:使活動(dòng)得以順利進(jìn)行
策劃會(huì)考慮到各方的利益。正如上文所提到的,廣播主題性活動(dòng)會(huì)涉及到多方的利益,如果有一方覺得不公平,這個(gè)活動(dòng)就會(huì)面臨強(qiáng)大的阻力,更不用說(shuō)各方都為了自身利益而互相扯皮了。平衡各方利益并不是一件容易的事情,如何讓參與活動(dòng)的各方都感到參加活動(dòng)是值得的、對(duì)自己有利的,如何讓各方都滿意,這就需要策劃人在策劃時(shí)從大局出發(fā),盡量照顧到所有人的利益,實(shí)在做不到,也要盡量接近這一目標(biāo),總之無(wú)論做出何種策劃,都要有利于活動(dòng)的順利進(jìn)行。
策劃是活動(dòng)總結(jié)時(shí)的一個(gè)參考。在活動(dòng)結(jié)束之后,廣播電臺(tái)一般都要對(duì)活動(dòng)作出總結(jié)?;顒?dòng)到底成不成功,做的好的地方在哪里,不足的地方有哪些,做出這些評(píng)價(jià)除了要看直接可見的成果,還要看活動(dòng)是否和策劃案上所要求做的一致,這時(shí)候之前的策劃就成了重要的參考。
3.策劃:檢驗(yàn)電臺(tái)實(shí)力的“試金石”
活動(dòng)策劃是廣播電臺(tái)綜合實(shí)力的一種體現(xiàn),實(shí)力強(qiáng)的廣播電臺(tái)往往在活動(dòng)策劃上做得也很到位,而實(shí)力較弱的電臺(tái)活動(dòng)策劃能力也會(huì)有所欠缺,有待進(jìn)一步提升。
完善的策劃需要實(shí)力的支撐。實(shí)力強(qiáng)大的廣播電臺(tái)擁有更多的資源,其中最重要的資源是人才,當(dāng)然這里面也包括優(yōu)秀的策劃人。優(yōu)秀的策劃人擁有更豐富的經(jīng)驗(yàn)和更開放的思想,可以做出一般人想不到的創(chuàng)意策劃,有了創(chuàng)意策劃就為電臺(tái)舉辦有創(chuàng)意的主題性活動(dòng)奠定了思想基礎(chǔ)。除了人才之外,實(shí)力強(qiáng)大的電臺(tái)還有充足的資金和廣泛的社會(huì)關(guān)系,這無(wú)疑為主題性活動(dòng)策劃的最終實(shí)施鋪平了道路。
相比之下,實(shí)力弱小的電臺(tái)做策劃會(huì)遇到很多阻礙。首先還是缺乏相關(guān)的人才,即便有足夠的資金去辦主題性活動(dòng),如果沒(méi)有好的人才和創(chuàng)意,只是盲目模仿其他電臺(tái)的主題性活動(dòng),那么就很難辦出有影響力的活動(dòng)。其次,如果有出色的策劃人才,而沒(méi)有足夠的資本或其他資源,在策劃時(shí)也會(huì)因?yàn)橘Y源不足而不得不放棄一些想法,最終難免使活動(dòng)常態(tài)化、庸俗化。如果人才、資金、社會(huì)關(guān)系等資源都有,那么這就不屬于實(shí)力弱小的電臺(tái)了。要用自己所擁有的有限資源量力而行,從當(dāng)?shù)貙?shí)際情況出發(fā),多研究當(dāng)?shù)芈牨姷膶?shí)際需求,用小的投入換來(lái)聽眾的認(rèn)可,換來(lái)大的回報(bào)。
(二)廣播主題性活動(dòng)策劃方法
1.參與者定位
進(jìn)行主題性活動(dòng)策劃前,廣播電臺(tái)首先要做好參與者定位:首先要做好自我定位,明確自己在活動(dòng)中的位置,無(wú)論是作為主辦方還是協(xié)辦方都要做好自己的事情;其次,也要做好受眾定位,清楚地了解主題性活動(dòng)的參加者都有哪些,對(duì)他們需要做哪些工作以及如何安排他們參與活動(dòng)。
作為主辦方,廣播電臺(tái)要統(tǒng)籌好各項(xiàng)事宜。作為主辦者必須要有全局觀念,恰當(dāng)?shù)靥幚砗猛瑓f(xié)辦方以及其他參與者的關(guān)系,體現(xiàn)在策劃案里就是要明確各方的責(zé)任,將任務(wù)明確分工、責(zé)任到人。只有在策劃案里面將各方的責(zé)任明確、細(xì)化,才能使各方人員各司其職,做好分內(nèi)的事情,而作為主辦者的廣播電臺(tái)也應(yīng)當(dāng)隨時(shí)關(guān)注活動(dòng)的進(jìn)展,以便出現(xiàn)問(wèn)題之后及時(shí)改正。
作為協(xié)辦方,廣播電臺(tái)要積極配合主辦方辦好主題性活動(dòng)。雖然協(xié)辦方并不需要做整個(gè)活動(dòng)的策劃,但是一個(gè)廣播電臺(tái)自己的策劃還是要有的,這個(gè)策劃即對(duì)電臺(tái)在活動(dòng)中的任務(wù)做出安排。協(xié)辦方應(yīng)當(dāng)尊重主辦方在活動(dòng)中的主導(dǎo)地位,在不違反原則的情況下,聽從主辦方的安排,如果有什么異議,也要與主辦方友好協(xié)商解決。
廣播電臺(tái)還要明確除主辦方和協(xié)辦方外的其他參與者。對(duì)于這些參與者,廣播電臺(tái)要了解他們的身份和偏好,對(duì)不同的參加者采取不同的辦法,使他們都能在活動(dòng)中找到感興趣的部分。就拿“自駕游”來(lái)說(shuō),有的車友就是為了體驗(yàn)自己駕車旅游的樂(lè)趣,也有一部分車友對(duì)汽車的維修保養(yǎng)更感興趣,對(duì)于前者來(lái)說(shuō),可以安排更多的自費(fèi)旅游項(xiàng)目供他們選擇,對(duì)于后者來(lái)說(shuō),讓他們與汽車4S店多一些接觸或許更能滿足他們的需求。
2.可行性論證
廣播電臺(tái)舉辦主題性活動(dòng)不能只考慮“必要性”,在考慮這個(gè)活動(dòng)有必要做之后,也應(yīng)當(dāng)考慮它的“可行性”,即這個(gè)主題性活動(dòng)操作難度大不大,依靠電臺(tái)現(xiàn)有資源是否有能力順利完成。另外,時(shí)間、地點(diǎn)的選擇也尤為重要,這就需要照顧到各方的利益。
首先,要做好時(shí)間安排。活動(dòng)的時(shí)間安排需要考慮所有參與者的時(shí)間,尤其是聽友的時(shí)間。一般來(lái)說(shuō),廣播主題性活動(dòng)適合在周六、周日舉辦,因?yàn)楹芏嗌习嗟娜嗽谶@兩天休息,在這兩天安排活動(dòng)會(huì)吸引盡可能多的聽友參與。此外,季節(jié)、天氣也是需要考慮的重要因素,如冬天不適合舉辦戶外的活動(dòng),雨天也不適合在戶外活動(dòng)??傊?,時(shí)間要安排好,既要有很多聽友參加,又要能讓他們?cè)谶m宜的環(huán)境下參加活動(dòng)。
其次,地點(diǎn)選擇非常重要,有時(shí)候決定了活動(dòng)的成敗。廣播的聽友在各行各業(yè)都有,在年齡、性別、學(xué)歷上也參差不齊,因此廣播主題性活動(dòng)注定要有普適性,必須是適合大眾參與的活動(dòng),而不能是小眾化的活動(dòng)。例如,廣播電臺(tái)可以組織聽友看電影、看話劇、看文藝晚會(huì),而不適合組織體育活動(dòng),一些小眾化的體育活動(dòng)自然沒(méi)多少人會(huì),就算是大眾化的運(yùn)動(dòng)也有相當(dāng)一部分人不適合參與。因此,在地點(diǎn)選擇上要大眾化,適合絕大多數(shù)人參與。
再次,廣播電臺(tái)需要論證目前擁有的資源是否可以滿足活動(dòng)的需要。這里所說(shuō)的資源無(wú)非就是人、財(cái)、物等幾類:一是要考慮組織這樣的活動(dòng)需要多少工作人員,目前電臺(tái)的人手夠不夠;二是要做好預(yù)算,算出這樣的活動(dòng)大概需要多少資金,這筆資金電臺(tái)能否承擔(dān);三是要看有沒(méi)有合適的場(chǎng)地、物品等等。
3.策劃案撰寫
在做好上述工作之后,接下來(lái)就進(jìn)入了策劃案的撰寫階段。策劃案撰寫的要求很高,不僅要具體細(xì)致,而且邏輯性要強(qiáng),有很強(qiáng)的條理性,策劃案還要有一定的“彈性”,不能把一些規(guī)定說(shuō)得太絕對(duì),要有一定修改空間。
首先,策劃案撰寫要細(xì)致。作為主題性活動(dòng)的指導(dǎo),就要盡量細(xì)致地說(shuō)明整個(gè)活動(dòng)的流程,為活動(dòng)主辦方、協(xié)辦方提供重要的參考。策劃案當(dāng)中既要有活動(dòng)主辦方、協(xié)辦方以及其他參與者的分析介紹,也要把他們各自需要做的事情交代的一清二楚。在各方參與者之中,還要對(duì)所做的工作做出進(jìn)一步的細(xì)分,此外,預(yù)算也要細(xì)致,每一筆花銷要統(tǒng)計(jì)清楚,減少無(wú)謂的損失。
其次,策劃案要有條理性。策劃案撰寫要符合規(guī)范,有條理性,必要的部分不僅要全面,而且先后順序也要清楚,不能想到什么就寫到策劃案里面。有條理性的策劃案可以方便查找,使我們?cè)谧疃痰臅r(shí)間內(nèi)找到所需要的信息,提高舉辦活動(dòng)的效率。
再次,策劃案要有一定“彈性”。話不能說(shuō)的太絕,策劃案也不能寫得太死,必須要有一定的靈活性,有“彈性”的策劃案可以更好地指導(dǎo)實(shí)踐活動(dòng)。如果規(guī)定得太死,活動(dòng)舉辦會(huì)缺乏變通,成為一板一眼的機(jī)械操作,最終導(dǎo)致整個(gè)活動(dòng)難以受到預(yù)想的效果。當(dāng)我們遇到實(shí)際情況與策劃案描述不一樣的時(shí)候,一定要從實(shí)際出發(fā),不能照搬照抄策劃案的做法。
二、廣播主題性活動(dòng)組織流程
(一)前期準(zhǔn)備
首先,要做好策劃。常言道:凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢。做事情之前都要有一定的準(zhǔn)備,才能游刃有余地做好事情。正如前文所說(shuō),活動(dòng)策劃是活動(dòng)的先導(dǎo)和指針,它不僅為活動(dòng)指明了方向,而且還從微觀和宏觀上指導(dǎo)著活動(dòng)的進(jìn)行。做好參與者定位,明確各方在活動(dòng)中的地位和責(zé)任;充分論證活動(dòng)的可行性,確?;顒?dòng)進(jìn)行萬(wàn)無(wú)一失;寫好策劃案,對(duì)活動(dòng)形成正確的指導(dǎo)。萬(wàn)事開頭難,策劃是活動(dòng)的第一步,做好策劃雖然不易,但一旦做好策劃后面的工作就容易多了。
其次,要做好人、財(cái)、物的準(zhǔn)備。為主題性活動(dòng)的舉辦配備足夠的工作人員,確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé),保證足夠的人手才能將事情辦得令人滿意;做好財(cái)政預(yù)算,預(yù)算的資金要比實(shí)際花銷的錢略多出一些,以備不時(shí)之需,有了充足的資金支持,主題性活動(dòng)就有了強(qiáng)有力的保障,不會(huì)因?yàn)橘Y金鏈斷裂、資金不足造成活動(dòng)難以進(jìn)行;將活動(dòng)所需場(chǎng)地、物資提前準(zhǔn)備妥當(dāng),確保在活動(dòng)舉辦時(shí)能夠隨時(shí)拿來(lái)用,而不是需要時(shí)才去匆匆地找,浪費(fèi)寶貴的時(shí)間。
再次,廣播電臺(tái)要協(xié)調(diào)好同活動(dòng)有關(guān)方面的關(guān)系。在和其他電臺(tái)或者媒體合作時(shí),要就報(bào)道的范圍達(dá)成一致,防止因?yàn)閳?bào)道范圍重合引發(fā)的不必要的矛盾;在和其他行業(yè)合作時(shí),要明確廣播電臺(tái)在活動(dòng)中所處的位置,如果是主辦方就要對(duì)活動(dòng)作出安排,如果是承辦方則要積極配合主辦方辦好活動(dòng);此外,也要處理好和政府部門的關(guān)系,積極尋求與政府部門配合,減少活動(dòng)的阻力,為活動(dòng)順利進(jìn)行打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
(二)中期組織
首先,要善于用人和分權(quán)。管理的精髓在于用人,把人用到最適合他的位置上去,充分發(fā)揮它的優(yōu)勢(shì)和專長(zhǎng),這才是用人的成功。廣播電臺(tái)在舉辦主題性活動(dòng)時(shí),除了要把員工用在最適合的位置上,還要注意分權(quán):整個(gè)活動(dòng)只是由一個(gè)人來(lái)組織是不現(xiàn)實(shí)的,沒(méi)有人有這么高的水平,所以在總負(fù)責(zé)人之下,要分出各環(huán)節(jié)或項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人,讓他們也承擔(dān)一定的組織管理任務(wù),只有充分的分權(quán)和授權(quán),整個(gè)活動(dòng)才能高效的運(yùn)轉(zhuǎn),最終取得理想的效果。
其次,時(shí)刻要有服務(wù)意識(shí)。廣播電臺(tái)舉辦主題性活動(dòng),最主要的目的還是密切電臺(tái)和聽眾的關(guān)系,擴(kuò)大電臺(tái)影響力,提高收聽率,從而獲得更多收益。正因?yàn)槁牨娛请娕_(tái)生存和發(fā)展的決定因素之一,所以電臺(tái)必須要牢固樹立聽眾本位意識(shí),為聽眾提供令他們滿意的服務(wù)。
再次,妥善處理突發(fā)事件。突發(fā)事件發(fā)生很突然,如果沒(méi)有必要的防備措施,可能會(huì)因猝不及防而陷入慌亂之中,所以必須事先做好應(yīng)急準(zhǔn)備,方能妥善處理危機(jī)。在危機(jī)發(fā)生之后,組織者要根據(jù)實(shí)際情況做出迅速反應(yīng):如果現(xiàn)場(chǎng)陷入混亂則先要設(shè)法讓活動(dòng)參與者冷靜下來(lái),再
做進(jìn)一步應(yīng)對(duì),切忌組織者也陷入慌亂之中,造成場(chǎng)面失控,給人們的生命財(cái)產(chǎn)安全造成損失。
(三)后期處理
首先,要疏導(dǎo)參與者退出,做好活動(dòng)后的工作。活動(dòng)結(jié)束后,組織者要安排專人負(fù)責(zé)活動(dòng)參與者有序退場(chǎng),只有這樣才能保證他們的安全,避免到最后因?yàn)榘l(fā)生事故使得整個(gè)活動(dòng)功虧一簣。另外,組織者還應(yīng)當(dāng)將場(chǎng)地恢復(fù)為活動(dòng)開始前的樣子,將自己帶過(guò)來(lái)的東西全部帶走,并做好衛(wèi)生清理工作,只有做好了這一點(diǎn),才能令場(chǎng)地?fù)碛姓邼M意,下次舉辦活動(dòng)時(shí)才能順利租用這個(gè)場(chǎng)地,同時(shí)做好活動(dòng)后期的工作還能提高廣播電臺(tái)的聲譽(yù),從而爭(zhēng)取更多的合作者。
其次,要向活動(dòng)參與各方致謝。像與廣播電臺(tái)合作辦活動(dòng)的媒體或其他行業(yè)表示感謝,并商討下一階段合作事宜,從而鞏固與其他媒體或行業(yè)的關(guān)系;另外,還要對(duì)黨政機(jī)關(guān)的支持和幫助表示謝意,爭(zhēng)取與他們有更多的合作機(jī)會(huì),為社會(huì)主義兩個(gè)精神文明建設(shè)作出貢獻(xiàn),彰顯廣播電臺(tái)的社會(huì)責(zé)任;還要向參加活動(dòng)的熱心聽眾致以誠(chéng)摯的謝意,并且可以給他們一些物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì),激勵(lì)他們繼續(xù)關(guān)注廣播主題性活動(dòng),進(jìn)而擴(kuò)大活動(dòng)的參與群體。
再次,要總結(jié)活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。光是辦好活動(dòng)還不夠,要在辦活動(dòng)之后總結(jié)出此次活動(dòng)的得與失,為以后辦活動(dòng)提供必要的借鑒。對(duì)于活動(dòng)成功之處,要及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn),形成文字總結(jié),在下次辦活動(dòng)時(shí)可以學(xué)習(xí)有益的經(jīng)驗(yàn),使主題性活動(dòng)的組織少走彎路,更順利的舉辦;而對(duì)于活動(dòng)不成功之處,也要認(rèn)真反思,總結(jié)出教訓(xùn),以后辦活動(dòng)時(shí)吸取這次活動(dòng)帶來(lái)的教訓(xùn),避免重蹈覆轍。在總結(jié)完經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)之后,廣播主題性活動(dòng)才算是最終完成了。
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*作者簡(jiǎn)介:段盛杰(1988-),男,河北石家莊人,碩士,燕山大學(xué)研究實(shí)習(xí)員,主要從事廣播電視新聞學(xué)研究;王曉寧(1984-),女,河北大城人,碩士,燕山大學(xué)研究實(shí)習(xí)員,主要從事文化管理研究。
中圖分類號(hào):G719.2
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
文章編號(hào):1006-0049-(2016)12-0010-03