文·叢玉梅

加強醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理之我見

文·叢玉梅

醫(yī)藥衛(wèi)生檔案是指在醫(yī)藥衛(wèi)生工作中從事醫(yī)療、防疫、科研、教學(xué)、生物制品、生產(chǎn)、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其他各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄。醫(yī)藥衛(wèi)生檔案是國家信息資源的重要組成部分，是醫(yī)院科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件。醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理的好壞，體現(xiàn)著醫(yī)院行政辦公系統(tǒng)的管理水平，也關(guān)系到醫(yī)院的文明建設(shè)和經(jīng)濟(jì)效益。隨著我國經(jīng)濟(jì)體制改革的向前推進(jìn)，醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展也處在一個非常的時期，因而，醫(yī)院的檔案管理也面臨新的問題。準(zhǔn)確把握新時期醫(yī)院發(fā)展的特點，適時調(diào)整，加強醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理，是醫(yī)藥衛(wèi)生檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。

一、醫(yī)藥衛(wèi)生檔案的作用

（一）醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理在領(lǐng)導(dǎo)決策中起重要作用

醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理是整個醫(yī)院管理工作的一個有機(jī)組成部分和重要環(huán)節(jié)，是重要的技術(shù)資源，它滲透到醫(yī)療衛(wèi)生工作的各個方面，是全醫(yī)院工作的“眼睛”。領(lǐng)導(dǎo)無論是對重大問題的決策，還是對一般問題的探討，都需要大量的信息作為基礎(chǔ)。檔案作為重要的信息資源，無疑是領(lǐng)導(dǎo)決策、處理問題、布置工作、制訂計劃必不可少的重要條件，是領(lǐng)導(dǎo)大小決策的重要信息來源。所以，醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理在領(lǐng)導(dǎo)決策中有著舉足輕重的作用。

（二）醫(yī)藥衛(wèi)生檔案在維護(hù)醫(yī)院權(quán)益中起重要作用

自《最高人民法院關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》正式施行以來，醫(yī)院民事糾紛可以通過“舉證責(zé)任倒置”的原則得以解決。“舉證責(zé)任倒置”原則，就是指受害人提出自己被醫(yī)院的不正當(dāng)行為所害，而醫(yī)院需要拿出自己沒有致人受害的證據(jù)。如果醫(yī)院拿不出證據(jù)，往往敗訴，這就使得醫(yī)藥衛(wèi)生檔案在維護(hù)醫(yī)院權(quán)益中顯得格外重要。

二、目前醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理存在的問題

（一）對醫(yī)藥衛(wèi)生檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明

到目前為止，醫(yī)藥衛(wèi)生檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵在發(fā)生變化，各級醫(yī)院在管理檔案時，由于還沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，往往根據(jù)自己的理解和實踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。此外，不少小型醫(yī)院對檔案管理工作不重視。醫(yī)院經(jīng)營者一般只注重經(jīng)濟(jì)效益與社會效益，關(guān)心病人就診量與業(yè)務(wù)收入等，對檔案和檔案工作缺乏認(rèn)識，有的干脆不設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，也不配備檔案管理人員，有的將經(jīng)營管理中所形成的一系列資料雜亂無章地堆放在辦公室或財務(wù)、人事等科（室）的某個角落，長年無人問津，甚至有的被當(dāng)作廢紙賣掉。

（二）管理體制不健全，管理“亂”“散”，且重管輕用

“亂”即檔案歸屬混亂，“散”即檔案保管分散。各自為政的檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置五花八門，沒有統(tǒng)一規(guī)范的管理模式，缺乏有效的約束機(jī)制，沒有兼容的管理網(wǎng)絡(luò)，不僅影響檔案的利用，也會給現(xiàn)代化管理手段的運用造成困難。有些部門雖然進(jìn)行了檔案收集整理，卻忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用。許多珍貴的醫(yī)藥衛(wèi)生檔案被束之高閣，大量的檔案材料沉睡在檔案室內(nèi)。體現(xiàn)不出任何價值，失去了管理的意義。

（三）檔案管理硬件設(shè)備的落后

衛(wèi)生部頒布的《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》規(guī)定，“各級醫(yī)藥衛(wèi)生部門，要有計劃地為檔案部門配備復(fù)印、錄音、照像、錄像等設(shè)備，同時結(jié)合本單位業(yè)務(wù)管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化?！钡珜嶋H上目前一些醫(yī)院不僅沒有配備計算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，對信息進(jìn)行檢索和集中貯藏處理，就連密集柜、鐵皮柜、裝訂機(jī)、防潮防蛀設(shè)備也不具備。檔案人員還是靠傳統(tǒng)的手工操作進(jìn)行檔案整理，費時費工，效率低下，直接影響檔案的長期安全保管和快速方便使用。

（四）重病歷檔案，輕其他檔案

在現(xiàn)代醫(yī)院管理中，病歷作為醫(yī)療活動信息的主要載體，不僅是醫(yī)療、教學(xué)、科研的第一手資料，也是綜合評價醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、管理水平的依據(jù)，同時又是在發(fā)生醫(yī)療糾紛時醫(yī)院舉證的重要依據(jù)。因此病歷檔案對醫(yī)院的特殊意義，讓大多數(shù)醫(yī)院對病歷檔案極為重視，均有專人負(fù)責(zé)管理，并能及時進(jìn)行收集、整理、歸檔、利用。而對文書檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、會計檔案等其他檔案的管理和利用，則遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時代要求。

三、如何做好醫(yī)院的檔案管理工作

（一）提高意識、健全體制，制定措施，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

要加大對《檔案法》的宣傳力度，增強醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，樹立檔案工作是為醫(yī)院管理工作服務(wù)的思想，充分認(rèn)識到檔案不僅起憑證作用，而且是醫(yī)院制訂工作計劃與決策的依據(jù)，不斷更新觀念，依法管理醫(yī)藥衛(wèi)生檔案工作。要建立由院長分管、檔案室牽頭、各職能科室的兼職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將檔案管理納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，制定一套完整的檔案管理制度和措施。將黨群、行政、科研、設(shè)備、財務(wù)等不同類別的檔案實行集中管理， 改變過去分散管理造成的人力、財力、物力和空間的浪費，保證檔案的完整安全，實現(xiàn)檔案資源共享。要以衛(wèi)生部1991年頒布的《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》為參考確定歸檔范圍和時間，統(tǒng)一劃定醫(yī)院歸檔文件的范圍，確保應(yīng)當(dāng)歸檔的文件全部及時歸檔。當(dāng)然，歸檔范圍和時間也可以根據(jù)各醫(yī)院的工作實際進(jìn)行適當(dāng)?shù)男》日{(diào)整。

（二）實行“兩分一統(tǒng)”的檔案管理模式

所謂“兩分”， 就是檔案的“分類整理”和“分部門整理”。檔案的“分類整理”，是以醫(yī)院全部檔案實體為分類對象，將檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案（照片、磁介質(zhì)、光盤、實物）、衛(wèi)技干部檔案、業(yè)務(wù)檔案、專題檔案七大類?！胺植块T整理” 即醫(yī)院各職能部門以及各課題組分別負(fù)責(zé)收集積累本部門、本課題的文件材料，并按要求整理立卷，定期移交醫(yī)院綜合檔案室。所謂“一統(tǒng)”，就是檔案的“統(tǒng)一管理”。醫(yī)院設(shè)立綜合檔案室，集中統(tǒng)一保管醫(yī)院全部檔案，對檔案材料進(jìn)行分類、編目、編制檢索工具，并積極開發(fā)檔案信息資源，為醫(yī)院各項工作服務(wù)。實行檔案分類整理，可以解決醫(yī)療業(yè)務(wù)工作中的實際問題，維護(hù)醫(yī)院的利益；而分部門整理則有利于檔案的齊全完整，減輕了檔案室工作人員的工作量。當(dāng)然，對于“兩分一統(tǒng)”的檔案管理模式運作，還需要實踐中不斷完善，靈活運用，做到“具體問題具體分析”。

（三）要狠抓管理，突出“四率”

所謂“四率”是指歸檔率、完整率、完善率和合格率。歸檔率是指國家醫(yī)院各門類檔案中已集中歸檔門類的百分率。完整率主要是指高、精、尖科技項目的百分率。完善率是指科技項目歸檔范圍中已歸檔材料占有百分率。合格率是指符合國家標(biāo)準(zhǔn)的案卷所占的百分率。醫(yī)院在保證“四率”的同時，要提高全院職工的歸檔意識，充分認(rèn)識檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用。要積極宣傳《檔案法》及有關(guān)處罰條例，提高全院職工的檔案意識和法制觀念，使職工認(rèn)識到檔案的潛在價值，自覺參與檔案管理。此外，還可以通過經(jīng)濟(jì)、行政手段來保證“四率”，如同有關(guān)人員的崗位責(zé)任制相結(jié)合，把“四率”作為考核與獎勵的一個條件，將歸檔檔案的質(zhì)量與有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)利益合理地聯(lián)系起來；又如建立責(zé)任保證體系和監(jiān)督管理網(wǎng)絡(luò)，以保證歸檔檔案的質(zhì)量和完整。

（四）提高醫(yī)藥衛(wèi)生檔案的利用率

醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理工作的根本目的在于利用。要提高檔案的利用率，首先，各級醫(yī)藥衛(wèi)生部門要按《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，劃分開放與控制的界限，大力開發(fā)檔案信息資源?？梢詤⒖肌夺t(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》的內(nèi)容，確定開放的檔案范圍以及利用者的范圍。其次，要采用先進(jìn)技術(shù)建立科學(xué)的檢索體系，建立檔案聯(lián)機(jī)檢索網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案管理利用的現(xiàn)代化，以提高檔案的利用率。檔案工作人員要醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理中目標(biāo)責(zé)任到位，監(jiān)督管理到位，確保檔案利用工作的良性循環(huán)。要積極開展醫(yī)藥衛(wèi)生檔案利用工作，變“死檔案”為“活信息”，使有限的檔案材料發(fā)揮無限的作用。

綜上所述，在信息時代的今天，檔案管理只有利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)方法，提高檔案管理的質(zhì)量和檔案管理工作的效率，才能使醫(yī)院的檔案管理工作向現(xiàn)代化管理方向發(fā)展，才能適應(yīng)現(xiàn)代化改革和發(fā)展的需要，使醫(yī)院的檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

（作者單位：煙臺毓璜頂醫(yī)院）