■楊慶樹

“十三五”時期加強檔案安全管理的思考

■楊慶樹

檔案是人類社會實踐活動的歷史記錄，承載著“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)現(xiàn)實”的重要作用，而檔案是否安全則是檔案利用的前提，關(guān)系著檔案的存亡，也是檔案管理人員的第一要責。在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字信息傳播的新時期，新型檔案載體不斷涌現(xiàn)，更對各地檔案資源的安全管理提出了更大挑戰(zhàn)。

一、“十三五”時期加強檔案安全工作的重要意義

黨的十八大以來，黨中央、國務(wù)院高度重視檔案工作，為“十三五”時期推進檔案安全管理工作提供了堅強的組織領(lǐng)導和有力保障。習近平總書記對檔案部門利用歷史檔案反擊日本右翼言論作出重要批示；李克強總理在政府工作報告中提出要發(fā)展檔案事業(yè)；俞正聲同志就西藏歷史檔案保護作出批示；劉云山同志對中西部地區(qū)縣級綜合檔案館建設(shè)等作出批示；王岐山同志對加強重大案件檔案管理提出明確要求等等一系列指示，充分說明了檔案工作的重要性。

就我省而言，近年來檔案及檔案工作在服務(wù)“基層黨的建設(shè)，重大工程項目建設(shè)，水電、移民、公路等重點項目方面”發(fā)揮著愈來愈重要的憑證、存查作用，得到省委省政府領(lǐng)導的充分肯定。尤其是省委辦公廳、省政府辦公廳年初下發(fā)的《我省經(jīng)濟社會“十三五”發(fā)展規(guī)劃重大舉措分工方案》中，明確將兩項“檔案工作”納入其中（即開展重點檔案保護、開放、利用，服務(wù)我省民族文化強省建設(shè)；開展建檔立卡規(guī)范化建設(shè)，服務(wù)精準扶貧工作），這充分說明了做好“十三五”時期的檔案安全工作將進一步對服務(wù)黨委政府中心工作起到關(guān)鍵作用。

二、檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃對檔案安全工作的新要求

《全國檔案事業(yè)發(fā)展十三五規(guī)劃綱要》和《云南省檔案事業(yè)發(fā)展十三五規(guī)劃綱要》就加強“檔案安全管理”明確指出：各部門各單位要充分認識檔案安全工作的重要性。做好檔案安全工作是推動檔案事業(yè)科學發(fā)展的前提，是健全檔案工作“三個體系”，構(gòu)建國家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源的重要保證。同時，兩個《綱要》也提出要全面貫徹落實黨的十八大和十八屆三中、四中、五中全會精神，深入學習貫徹習近平總書記系列重要講話精神，不斷增強政治意識、大局意識、核心意識、看齊意識，按照黨中央、國務(wù)院決策部署，堅持創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享發(fā)展理念，堅持“安全第一、預(yù)防為主”的檔案安全工作方針，以高度的政治責任感和使命感，繼續(xù)強化對檔案安全工作的領(lǐng)導，進一步明確檔案安全責任，積極開展檔案安全風險防控和治理，不斷完善檔案安全保障，建立健全人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全工作新格局。到2017年，要全面建成“黨委政府領(lǐng)導、檔案部門依法監(jiān)管、各部門各單位全面負責”的檔案安全工作機制；各部門各單位要建立起檔案安全責任清晰明確、檔案安全風險治理切實有效、檔案安全預(yù)防控制完備可靠、檔案安全保障健全有力的檔案安全體系；要落實檔案安全主體責任，以建立健全檔案安全責任、風險治理、防控和保障工作機制為目標，進一步完善各項檔案安全規(guī)章制度，設(shè)置檔案安全和應(yīng)急管理機構(gòu)，建立健全以第一責任人為核心的檔案安全管控體系，形成檔案安全責任共同體。

對此，面對新時期新任務(wù)，全省檔案工作者尤其是身處檔案保管一線的工作人員更要充分認清檔案安全依然嚴峻的形勢，牢固樹立安全第一的原則，采用完善的檔案安全管理措施，切實保障檔案實體安全。

三、“十三五”時期加強檔案安全管理的措施

經(jīng)過“十二五”的發(fā)展，我省檔案安全管理工作取得長足進展，但調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)，部分縣區(qū)檔案部門還存在著設(shè)施設(shè)備落后，科技跟不上，制度落實不到位等許多問題；部分縣區(qū)領(lǐng)導對檔案管理工作認識不到位，一些領(lǐng)導對檔案的重要性認識有偏差，認為檔案工作只是一些抄抄寫寫、保管的事務(wù)工作，對當?shù)氐慕?jīng)濟社會產(chǎn)生不了效益，對完成中心工作目標任務(wù)幫助不大，只要守好攤，不丟失，不泄密，能應(yīng)付查檔就行；部分縣區(qū)政府對檔案工作的建設(shè)投入不到位，缺乏長遠建設(shè)，嚴重影響到檔案的安全管理。

檔案實體安全和檔案信息安全一直是檔案安全體系建設(shè)的兩個核心要求，要確保包括傳統(tǒng)檔案載體如紙質(zhì)檔案、光學照片檔案、實物檔案、記錄聲音圖像的磁帶以及縮微膠片檔案等檔案實體和包括日益增多的數(shù)字檔案或電子檔案載體如軟盤、光盤、硬盤安全，應(yīng)強化三個方面的工作。

一是強化檔案安全防范體系。檔案安全是檔案工作的第一要務(wù)，要把防風險放在重要位置，從人防、物防、技防各個方面把檔案安全防范體系建設(shè)落在實處。要堅持加強檔案安全警示教育，強化紅線意識、樹立底線思維，使檔案安全成為檔案工作不能觸碰的紅線；要堅持“以防為主、防治結(jié)合”的基本原則，日常安全工作和應(yīng)急災(zāi)備機制兩手抓、兩手都要硬；要堅持安全檢查與制度建設(shè)相結(jié)合的工作方式，以安全檢查帶動制度建設(shè)，以制度落實確保檢查效果；要堅持發(fā)揮科技創(chuàng)新的支撐作用，為檔案安全工作提供技術(shù)保障。

二是強化檔案實體安全?！笆濉逼陂g，我省在國家中西部地區(qū)縣級綜合檔案館建設(shè)項目中有103個縣級綜合檔案館被列入規(guī)劃，新建了一批功能設(shè)施較為完備的檔案館，檔案安全基礎(chǔ)條件有了很大改善，但因安全設(shè)施設(shè)備配置不齊全、安全監(jiān)管人員有限等問題，安全隱患依然存在，須引起高度關(guān)注并及時改進。隨著十三五期間我省縣級綜合檔案館續(xù)建和新建項目的全部實施，我們在檔案館新建、改建和擴建階段應(yīng)嚴格按照《檔案館庫建設(shè)標準》和《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》的要求，在檔案館的選址、防水、防火設(shè)施等方面，從安全第一的角度進行建設(shè)配置，如遠離地震帶和易燃易爆的場所，安裝自動報警、自動滅火設(shè)施或配備滅火器材、防火門，裝具采用阻燃燒材料。除了要在庫房通道安裝鐵窗、鐵門，還應(yīng)對檔案存放的地點安裝監(jiān)控設(shè)施，進行防盜報警，同時轉(zhuǎn)變重建設(shè)輕管理、先建設(shè)后管理、顧眼前輕長遠的觀念，做到管理與建設(shè)同步，建筑安全與檔案安全并重，確保檔案館投入使用之日，就是檔案安全措施到位之時。

三是強化檔案信息安全。要始終把檔案信息安全放在與檔案實體安全同等位置，進一步完善電子檔案管理相關(guān)標準規(guī)范，加強對相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用與研究，開展軟硬件系統(tǒng)安全信息管理工作，建立檔案行業(yè)信息系統(tǒng)軟硬件產(chǎn)品安全信息庫，研究探索行業(yè)關(guān)鍵信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，定期檢查各類儲存載體的安全性。對電子檔案而言，檔案信息是否安全，主要是檢驗其信息載體磁盤或光盤等是否存在物理性損害，如有無劃痕，是否清潔等，一旦發(fā)現(xiàn)問題馬上采取修復搶救措施。另外，對環(huán)境要求差異大的信息載體還需考慮分別存放，如將磁帶遠離能產(chǎn)生磁場的電子設(shè)備或磁鐵，或使用磁性屏蔽材料的裝具進行保存。對具有高價值、高利用的檔案信息采取異質(zhì)備份的手段進行信息遷移，即將短壽命介質(zhì)中的檔案信息遷移至長壽命的檔案介質(zhì)中，如紙質(zhì)載體或縮微膠卷，這兩種介質(zhì)在歷史的長河中經(jīng)受住了時間的考驗。此外，針對現(xiàn)實中有大量具有永久或長期保存價值的檔案信息被保存在壽命相對短暫的檔案載體中，一旦超越這些載體壽命極限，檔案信息就有全部消失危險，造成巨大的、無法挽回的損失，針對這一問題，我省從安全保存國家檔案財富的角度出發(fā)建立了異地備份庫，采取了異地、異質(zhì)備份工作，措施到位有效，為進一步加強我省對電子檔案的保護起到了積極作用。

作者單位：云南省檔案局