丁 靜/山東建筑大學(xué)

國(guó)家檔案局提出了檔案工作“存量數(shù)字化，增量電子化”的思路，在這一背景下，開展高校存量檔案數(shù)字化加工工作，成為高校的一項(xiàng)重要課題。目前，大多數(shù)高校檔案工作具有以下特點(diǎn)：第一，館藏檔案數(shù)量大且增長(zhǎng)迅速。其中，館藏檔案數(shù)量大表現(xiàn)為，從館藏結(jié)構(gòu)看，高校檔案館館藏檔案以公文類檔案、教學(xué)類檔案、科研類檔案為主，另外還有財(cái)務(wù)類檔案、外事類檔案、設(shè)備類檔案等多種門類的檔案，種類非常豐富，檔案數(shù)量龐大。館藏檔案增長(zhǎng)迅速表現(xiàn)為，近十余年來，高校擴(kuò)招使得校教職工及學(xué)生數(shù)量快速增長(zhǎng)，也使得教學(xué)科研工作的蓬勃發(fā)展，在此過程中產(chǎn)生了大量檔案，而高校檔案規(guī)范化管理水平不斷提升，也使得高校檔案數(shù)量快速增長(zhǎng)。第二，高校師生及社會(huì)對(duì)高校檔案的利益需求不斷增長(zhǎng)，且有部分檔案利用頻率較高，如，學(xué)生學(xué)籍檔案、考試成績(jī)檔案、教師職稱評(píng)聘檔案、學(xué)術(shù)論文檔案等，但囿于高校檔案館館藏檔案的數(shù)字化水平低下，檔案利用需求難以滿足，檔案的價(jià)值難以發(fā)揮。第三，高校檔案工作資金有限，館庫建設(shè)滯后，檔案保管條件較差，部分檔案甚至瀕臨損毀。

基于以上狀況，高校唯有開展檔案數(shù)字化工作，才能從容應(yīng)對(duì)館藏檔案數(shù)量龐大且不斷激增的現(xiàn)狀，才能創(chuàng)新工作模式、提高工作質(zhì)量，滿足高新檔案利用需求、充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，并保證檔案安全。一般來說，高校檔案館自行開展檔案數(shù)字化工作，往往會(huì)存在一些局限，如，缺乏必要的設(shè)施設(shè)備，難以對(duì)數(shù)字化工作提供硬件支持；缺乏足夠的工作人員，開展檔案數(shù)字化工作力不從心，等等。針對(duì)高校自行開展數(shù)字化工作的局限，部分高校開始效仿政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，采取數(shù)字化外包模式，將高校檔案數(shù)字化工作外包給有資質(zhì)、有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)服務(wù)公司。實(shí)踐表明，數(shù)字化外包是實(shí)現(xiàn)高校檔案館全面數(shù)字化建設(shè)的最便捷、最有效的途徑。當(dāng)然，檔案數(shù)字化外包過程中也存在風(fēng)險(xiǎn)，檔案實(shí)體安全和檔案信息安全都存在一定隱患。為確保高校檔案數(shù)字化外包工作優(yōu)質(zhì)高效，保證高校檔案實(shí)體與信息的絕對(duì)安全，必須明確數(shù)字化外包過程中的若干重點(diǎn)問題。

1 明確安全管理原則和關(guān)鍵過程節(jié)點(diǎn)

高校數(shù)字化外包中的安全管理原則是“安全第一、預(yù)防為主”；數(shù)字化外包流程中的關(guān)鍵過程節(jié)點(diǎn)，主要包括：檔案提卷、登記、檢查、拆卷、組卷、整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、掃描數(shù)據(jù)質(zhì)檢、修改、二次質(zhì)檢、著錄標(biāo)引、打印目錄、裝訂（裝盒）、歸還、登記、歸檔、備份、抽檢，等等。

2 明確數(shù)字化外包各流程中的具體工作

2.1 前期準(zhǔn)備工作

第一，高校要成立由校領(lǐng)導(dǎo)參加的數(shù)字化外包管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確分管部門、人員以及各自的職責(zé)，并根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》，結(jié)合自身實(shí)際制定詳盡的管理制度和安全操作規(guī)程。第二，根據(jù)高校檔案館館藏檔案的內(nèi)容、類別、利用方向等要素進(jìn)行鑒定劃控，如果館藏檔案數(shù)量較大，需分期分批進(jìn)行數(shù)字化外包的時(shí)，還要確定數(shù)字化的先后順序，對(duì)于查閱次數(shù)多、利用頻率高的檔案優(yōu)先數(shù)字化，如高校學(xué)生成績(jī)冊(cè)、招生錄取名冊(cè)檔案、教師職稱評(píng)聘檔案等；另外，有較高保存價(jià)值和珍貴歷史意義的檔案，例如高校建校初期珍貴的紙質(zhì)文件、書信以及征集或受贈(zèng)的名人字畫等，這一類檔案往往年代久遠(yuǎn)，案卷保存情況不盡如人意，應(yīng)該盡早進(jìn)行數(shù)字化，這樣既方便查閱利用，又能保護(hù)珍貴的檔案原件。另外，對(duì)于不適于外包的檔案，還是應(yīng)自行數(shù)字化。第三，通過招標(biāo)的方式，謹(jǐn)慎選擇外包公司。目前，提供檔案數(shù)字化外包服務(wù)的公司良莠不齊，一般來說外包公司的經(jīng)驗(yàn)、實(shí)力、效率、可靠性是決定檔案數(shù)字化加工成果質(zhì)量的重要因素，這就要求高校在選擇時(shí)做好調(diào)研工作，對(duì)公司的背景、資質(zhì)、工作人員情況做深入了解，并通過招標(biāo)的方式選擇外包公司，避免外包工作中出現(xiàn)問題。第四，簽訂合同及保密協(xié)議。在合同條款中應(yīng)明確需數(shù)字化檔案的數(shù)量、質(zhì)量、承包方式、完成時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等，同時(shí)高校要與外包公司簽訂保密協(xié)定，明確規(guī)定公司應(yīng)履行的保密義務(wù)，如，不得復(fù)制、留存、持有和使用檔案館館藏的任何檔案信息，違者要承擔(dān)法律責(zé)任并受到經(jīng)濟(jì)制裁。另外，高校應(yīng)要求外包公司與其聘用的員工簽訂相關(guān)保密協(xié)議，并對(duì)員工進(jìn)行安全保密教育。

2.2 實(shí)施階段

高校應(yīng)為數(shù)字化外包工作提供獨(dú)立、封閉的場(chǎng)所，場(chǎng)所應(yīng)滿足防火、防潮、防盜、防污染（包括紫外線、有害生物、空氣等）等基本條件，同時(shí)要在場(chǎng)所內(nèi)安裝無死角、不間斷的視頻監(jiān)控設(shè)備，確保所有被數(shù)字化的檔案從提卷清點(diǎn)階段到歸還登記階段都在視頻監(jiān)控之下，且視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)應(yīng)保存6個(gè)月以上，并定期檢查。同時(shí)，所有的工作人員都應(yīng)著工作服并佩戴明顯的胸牌，出入工作區(qū)域應(yīng)進(jìn)行登記。具體還應(yīng)明確如下事項(xiàng)：第一，數(shù)字化加工現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)采用“流水線”式設(shè)計(jì)，將工作區(qū)域劃清界限并明確標(biāo)識(shí)。第二，數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)配備符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)并滿足工作需要的檔案裝具，正在進(jìn)行的數(shù)字化加工檔案必須每天統(tǒng)一入庫（柜），不得在加工工位上留存過夜。第三，數(shù)字化過程中檔案應(yīng)擺放整齊，高校應(yīng)派專人負(fù)責(zé)巡查檔案拆卷、掃描等工作過程，并要求外包人員在工作完成后按照原先順序擺放檔案，避免損壞或遺失檔案；如在拆卷過程中發(fā)生檔案損壞或在數(shù)字化結(jié)束后發(fā)生檔案遺失現(xiàn)象，必須如實(shí)登記、賠償損失，并嚴(yán)肅追究責(zé)任。還要明確數(shù)字化工作結(jié)束后檔案清點(diǎn)過程中的相關(guān)工作，包括辦理清點(diǎn)交接登記手續(xù)，簽署詳盡的交接日志；逐卷、逐件清點(diǎn)，珍貴檔案應(yīng)逐頁清點(diǎn)。

關(guān)于數(shù)字化加工的設(shè)備、數(shù)據(jù)載體、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等，應(yīng)明確如下要點(diǎn)：第一，檔案數(shù)字化設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，并登記其使用情況，如遇故障不能擅自修理，應(yīng)由指定人員進(jìn)行維修。第二，采用技術(shù)手段封閉數(shù)字化加工設(shè)備不必要的信息輸出端口。第三，數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)實(shí)施物理隔離，并禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標(biāo)等設(shè)備；進(jìn)入數(shù)字化加工區(qū)域的所有工作人員禁止攜帶手機(jī)、相機(jī)等設(shè)備。第四，防范數(shù)字化外包過程中的外部安全隱患，在掛接數(shù)據(jù)庫的過程中要注意防范病毒、木馬的侵入，并及時(shí)升級(jí)病毒查殺軟件。

2.3 移交查驗(yàn)階段

檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，即進(jìn)入移交查驗(yàn)階段。首先，高校應(yīng)組織專人對(duì)外包公司使用的設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)等進(jìn)行仔細(xì)檢查，確保其中沒有留存檔案信息，另外硬盤等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)移交高校檔案館，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。其次，外包公司應(yīng)將檔案數(shù)字化過程中形成的日志、流轉(zhuǎn)單、登記表等原始記錄材料移交高校檔案館保存，并就數(shù)字檔案的安全性接受高校檔案館的專項(xiàng)驗(yàn)收。最后，高校檔案館要把數(shù)字化外包加工過程中形成的材料收集起來，建立起體系完善的項(xiàng)目檔案，并按照項(xiàng)目檔案的整理規(guī)范進(jìn)行整理歸檔。

3 明確幾點(diǎn)注意事項(xiàng)

第一，要強(qiáng)化工作人員的安全意識(shí)。可以說，在影響檔案安全的各種因素中，工作人員安全意識(shí)的強(qiáng)弱是極為重要的因素，如果工作人員具有極強(qiáng)的安全意識(shí)，那么檔案安全必然可以得到保證；如果工作人員缺乏安全意識(shí)、工作中多有疏忽，那么檔案安全將無法得到保障。在工作中，許多檔案安全事故的發(fā)生，即源于工作人員缺乏必要的安全意識(shí)，源于工作人員對(duì)于檔案安全工作的認(rèn)識(shí)不到位、思想不重視，并且疏于防范。因此，高校檔案數(shù)字化外包的過程中，必須強(qiáng)化工作人員的安全意識(shí)，既要強(qiáng)化高校檔案館工作人員的安全意識(shí)，更要強(qiáng)化外包公司聘用人員的安全意識(shí)，確保檔案安全萬無一失。

第二，要編制安全管理制度。要根據(jù)數(shù)字化工作各個(gè)階段的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，制定詳細(xì)的操作規(guī)程，重點(diǎn)是圍繞檔案實(shí)體流轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)建立流程單，流程單應(yīng)實(shí)現(xiàn)與檔案實(shí)體的同步流轉(zhuǎn)。需要注意的是，安全管理制度既要涉及檔案實(shí)體、存儲(chǔ)介質(zhì)等的實(shí)體安全管理，也要重視檔案信息傳遞過程中的安全管理。

第三，要依托信息技術(shù)保障檔案安全。依托當(dāng)前較為完善的信息技術(shù)建立起防控體系，切實(shí)保障檔案的安全，在當(dāng)前具有較強(qiáng)的可行性。隨著檔案數(shù)字化工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定、規(guī)范出臺(tái)以及規(guī)章制度建立，服務(wù)于檔案數(shù)字化安全建設(shè)的軟件迅速發(fā)展，高校應(yīng)根據(jù)自身情況，本著“服務(wù)現(xiàn)在，著眼未來”的原則，建立符合本校實(shí)際、技術(shù)先進(jìn)過硬的檔案安全信息化防控系統(tǒng)，打牢檔案安全之基，推動(dòng)高校檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。