文·趙麗

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加強檔案收集工作為地方病防治工作服務

文·趙麗

山東省地方病防治研究所自1979年建所以來，在碘缺乏病、地方性氟中毒、大骨節(jié)病、克山病、地方性砷中毒等疾病的長期防治工作中，形成了大量的防治、監(jiān)測、科研、培訓交流、健康教育等檔案資料。收集工作是檔案管理工作的第一個環(huán)節(jié)，其質量直接決定和影響著其他環(huán)節(jié)的質量，要做好檔案管理工作，必須首先做好檔案收集工作。現(xiàn)結合工作實踐，就如何加強地方病檔案的收集工作談一點看法和體會。

一、爭取領導重視是做好檔案收集工作的“關鍵點”

檔案工作的價值不能用經濟的標準進行衡量，檔案的唯一性決定了無法替代的原始性，從這個角度講，檔案的價值是無法估量的，也是其它任何事物所不可比擬的。但檔案工作在單位中往往處于從屬地位，經常得不到領導同事的重視。領導對檔案價值的認識程度決定著他們對檔案工作的態(tài)度，決定著檔案工作的發(fā)展，決定著檔案工作的管理質量。因此要增強領導的檔案意識，加強對領導的檔案工作宣傳，經常強化檔案在領導心目中的印象。領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作是否滿意，檔案部門要用自己的努力工作去影響領導，爭得領導的重視與支持。只有領導重視，才能把檔案工作列入領導議事日程，增強職工的檔案意識，從而有利于檔案資料的收集工作，并對檔案工作中存在的問題采取得力措施，使檔案工作制度和有關獎懲辦法落到實處。

二、建立健全考核機制是搞好檔案收集工作的“助推器”

建立健全文件材料的歸檔制度是開展檔案收集工作的主要途徑。各業(yè)務科室形成的應歸檔保存的檔案資料由各兼職檔案員負責收集整理，然而即使建立了歸檔制度，由于兼職檔案員的責任心和配合程度不盡相同，有些文件資料不能按照歸檔要求及時歸檔，有些人把需要集中管理的檔案當作自己的私有財產或“小家底”而不愿移交，使檔案長期分散保存在各科室和個人手中甚至遭受損失。建立符合實際、切實可行的檔案管理考核、獎懲辦法，將檔案工作納入個人目標管理考核，把材料齊全完整性、案卷質量、是否按時移交等作為主要考核內容，把檔案工作目標完成情況與兼職檔案員個人利益掛鉤，考核結果作為本人評選、升級、職稱評定等的參考依據(jù)，從而增強他們的高度責任感和使命感。

三、開發(fā)利用檔案資源是檔案收集工作的“試金石”

檔案的開發(fā)利用工作做得如何，不僅是衡量業(yè)務工作開展程度及其質量高低的主要標準，也是對檔案工作最實際、最有效的宣傳。我所檔案的利用者主要是所領導和業(yè)務人員，為了更好的開發(fā)利用檔案資源，我們通過分析單位的工作計劃、一定時期的中心工作，在完整的地方病檔案資料基礎上做出總結和統(tǒng)計數(shù)字，為本所和上級領導決策提供了參考依據(jù)；深入科室與業(yè)務人員進行交流，了解各業(yè)務工作的流程和具體內容，掌握利用需求，對將來或近期出現(xiàn)的需求做出可靠的預測；通過編研成果形式為利用者提供優(yōu)質服務，使他們方便、有效的利用檔案信息。這樣，他們就會更樂意地把工作活動中形成的文件材料予以整理、歸檔，在檔案信息資源的積累和開發(fā)利用之間形成一種良性循環(huán)，從而推動了檔案收集工作的順利進行。

檔案的最終歸宿是進入檔案館。具有長遠保存價值的地方病檔案，不僅是本單位的財富，而且是國家的財富，從根本意義上說，單位檔案室保存的檔案質量如何，對國家檔案財富的積累和保存具有決定性的影響。因此，應重視和加強地方病檔案的收集工作，更好地為地方病防治事業(yè)服務。

（作者單位：山東省地方病防治研究所）