文/王旭州

由一起檔案查閱案例引發(fā)的思考

文/王旭州

沒有檔案會怎么樣？檔案與國家、單位和個(gè)人休戚相關(guān)，檔案伴你一生。“一個(gè)國家如果沒有檔案，將失去歷史而變成傳說”；一所高校如果沒有檔案，薪火將不會相傳；一個(gè)人如果沒有檔案，辦理戶籍、升學(xué)、工作、生活、退休、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等都將成為難題

一、案例：一紙檔案找回三年工齡

高女士，廣東省一所中學(xué)教師。在辦理提前退休手續(xù)時(shí)，發(fā)現(xiàn)工齡少了整整三年。2015年6月29日，高女士來到西北大學(xué)檔案館，要求查閱1985年有關(guān)她本人的《西北大學(xué)代培研究生協(xié)議書》。

根據(jù)高女士介紹，1988年6月，碩士研究生畢業(yè)后回到了原來委培單位安徽某高校工作了兩年，后辭職到南方工作至今。2015年，高女士想辦理提前退休手續(xù)，卻遇到了其工齡不滿三十年的問題。高女士認(rèn)為自己當(dāng)年是在職讀研究生，并且與原委培單位和西北大學(xué)簽訂了一式三份的協(xié)議書。該協(xié)議書可以證明她當(dāng)年是在工作期間讀的碩士研究生，因此，找到協(xié)議書成了問題的關(guān)鍵。然而，高女士自己所持有的協(xié)議書早已丟失，來到西北大學(xué)檔案館尋求幫助。工作人員熱情接待了高女士一行，經(jīng)過詳細(xì)詢問和查找，終于找到了西北大學(xué)1985年研究生招生錄取底冊。當(dāng)看到自己的名字時(shí)，高女士如釋重負(fù)，長嘆了一口氣：“終于找到救命稻草了，可以睡個(gè)安穩(wěn)覺啦，謝謝你們！”從后來高女士反饋的信息得知，缺少的三年工齡已經(jīng)給補(bǔ)回來了。

二、對案例的分析

1、檔案上哪兒去了？從理論上講，檔案應(yīng)該在檔案館，實(shí)際情況并非如此。由于種種原因，使得檔案分散于檔案館、各單位、個(gè)人手上或在專遞的路上，給檔案利用留下了隱患。

2、為何檔案找得好辛苦？一是對檔案重視不夠。人們沒有把檔案工作看作是不可缺少的基礎(chǔ)性工作，作為自己的重要職責(zé)，而看作可有可無。二是“檔案收管用不到位，不能有效地把檔案收全、管好、用活”。三是人員素質(zhì)沒有得到相應(yīng)的提高，因而影響檔案工作的有效開展和有效服務(wù)。

3、沒有檔案會怎么樣？檔案與國家、單位和個(gè)人休戚相關(guān)?！耙粋€(gè)國家如果沒有檔案，將失去歷史而變成傳說”；一所高校如果沒有檔案，薪火將不會相傳；一個(gè)人如果沒有檔案，辦理戶籍、升學(xué)、工作、生活、退休、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等都將成為難題。

三、新形勢下做好高校檔案工作的路徑

1、夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)，切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作的考核。高校檔案工作是學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，只能加強(qiáng)，不能削弱。為此，一是要健全規(guī)范，理順工作機(jī)制體制，為依法治檔提供制度、機(jī)制體制保障。二是將檔案工作納入單位和個(gè)人考核，確保檔案工作落到實(shí)處，使檔案工作真正成為高校建設(shè)不可或缺的力量。

2、牢記檔案工作使命，提高依法治檔的能力。面對新形勢新任務(wù)新要求，檔案工作者要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，積極探索工作實(shí)踐中遇到的新問題，不斷提高依法治檔的能力。

3、主動服務(wù)學(xué)校中心工作，加強(qiáng)“三個(gè)體系”建設(shè)。當(dāng)前，高校正在實(shí)施“一流大學(xué)和一流學(xué)科”建設(shè)和全面深化綜合改革。高校檔案工作要加強(qiáng)檔案資源體系、利用體系、安全體系建設(shè)，積極為“一流大學(xué)和一流學(xué)科”建設(shè)和全面深化綜合改革提供信息支撐。

4、加強(qiáng)檔案宣傳，提高檔案意識。高校檔案館要深入挖掘館藏檔案資源，圍繞高校中心工作、重要紀(jì)念日和重大活動，通過舉辦主題展覽、專題講座、專題培訓(xùn)，出版有針對性的檔案精品力作，積極發(fā)聲，主動亮相，講好高校故事，提高全校師生員工的檔案意識，使大家在“風(fēng)雨來臨”之前就能想到檔案。

5、創(chuàng)新服務(wù)方式，拓寬服務(wù)渠道，提升服務(wù)質(zhì)量

一是要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)方式。通過加快檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)，改進(jìn)查閱方式，簡化利用手續(xù)，最大限度滿足利用者的需求。二是積極拓展服務(wù)渠道。通過編纂校史、志鑒、專題數(shù)據(jù)庫，編輯出版檔案選編，舉辦檔案展覽等多種形式，不斷挖掘檔案價(jià)值，全方位為學(xué)校、師生和社會提供檔案信息服務(wù)。三是提升服務(wù)質(zhì)量。在服務(wù)內(nèi)容上，既要做好對有關(guān)單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，又要做好為教學(xué)、科研、管理和社會等各方面提供檔案利用服務(wù)。

（作者單位：西北大學(xué)檔案館）