文/劉彬

企業(yè)人事檔案管理中幾點體會

文/劉彬

企業(yè)人事檔案工作從被動應對到主動服務確保企業(yè)人事檔案管理更加全面、準確、規(guī)范，為企業(yè)人才隊伍建設提供真實、有效的信息

企業(yè)人事檔案是企業(yè)員工個人信息的載體，是企業(yè)選拔管理干部的重要依據(jù)。管好、用好企業(yè)人事檔案，對企業(yè)干部隊伍建設有著極其重要作用。隨著電力體制改革深度的不斷加大，各單位人事檔案管理存在的問題也逐漸顯現(xiàn)。

一、企業(yè)人事檔案管理存在的問題

1.宣傳工作不到位，領導認識不足。

企業(yè)人事檔案管理是一項默默無聞的工作，長期以來形成了人事檔案“講起來重要，排起來次要，忙起來放下，用起來需要”的局面，檔案管理工作始終處于一種應付的被動狀態(tài)，致使該項工作難以以優(yōu)質的質量為企業(yè)的干部隊伍建設服好務。

2.人事檔案歸檔不及時，且不齊全完整，準確規(guī)范。

企業(yè)人事檔案收存的是企業(yè)員工履歷、入黨、入團材料、工資資料、學歷、職稱、干部任免等方面的有關信息材料，具有重要的憑證價值和參考價值，人事檔案只有齊全、完整、準確、規(guī)范，才能真實地反映企業(yè)員工自身的成長歷史和人生軌跡。在去年公司人事檔案整理及系統(tǒng)各單位人事檔案大檢查中發(fā)現(xiàn)一些單位的人事檔案缺少干部年度考核表，個人工資資料不連續(xù)、干部任免審批表或履歷表中未加蓋公章等不規(guī)范材料。

3.專業(yè)管理人員配置不足。

人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案需要專人管理，單獨存放。由于體制改革，大多數(shù)企業(yè)從事人事檔案管理的人員往往身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，且大部分靠手工操作，未使用檔案電子信息化管理系統(tǒng)，費時、費力，因此嚴重影響了檔案管理水平。

4.人事檔案的利用、開發(fā)不夠。

從目前企業(yè)人事檔案管理看，人事檔案的利用率較低，作用尚未充分發(fā)揮出來。企業(yè)人事檔案查閱一般也都是自然情況、簡歷、職稱、工資、任職時間等，工作處于一種被動的服務狀態(tài)。這種現(xiàn)象使企業(yè)人事檔案的功能越來越弱化。

5.管理手段落后影響企業(yè)人事檔案完整性與安全性。

由于管理手段較陳舊，一些單位未設人事檔案庫房，人事檔案保管未能做到辦公、查閱、保管“三分開”，檔案保管的“八防”措施也不到位。

二、加強企業(yè)人事檔案管理的幾點建議

1.加強領導，提高認識。各單位領導應高度重視企業(yè)人事檔案管理工作，要將人事檔案管理工作納入到單位的議事日程中，要建立企業(yè)人事檔案管理領導小組，定期對人事檔案管理工作進行檢查、指導，督促人事檔案工作的健康發(fā)展，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，進一步推進企業(yè)人事檔案工作發(fā)展。

2.完善人事檔案管理制度。進一步完善企業(yè)人事檔案的各項管理制度，檔案工作要做到有章可循，有章可依。企業(yè)人事檔案管理是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有制度的制約，將無所適從，企業(yè)人事檔案管理部門要對該企業(yè)人事檔案材料的收集歸檔及轉進轉出管理進行嚴格規(guī)定，確保企業(yè)人事檔案管理更加全面、準確、規(guī)范，為企業(yè)人才隊伍建設提供真實、有效的信息。

3.注重人事檔案的材料收集。提高企業(yè)人事檔案管理水平。檔案管理人員必須按照人事檔案管理制度及時收集與人事檔案有關的各種資料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求和手續(xù)不全的材料要及時予以退回補辦，確保人事檔案的齊全、完整、準確、真實。同時，建議各企業(yè)人事檔案部門，將企業(yè)代為員工繳納的各項保險材料納入到個人檔案中去，為員工個人福利和企業(yè)的穩(wěn)定提供真實的憑證依據(jù)。

4.采用現(xiàn)代化管理手段，加強企業(yè)人事檔案管理建設。企業(yè)人事檔案現(xiàn)代化管理是企業(yè)人事檔案服務于人事工作、人事制度改革和發(fā)展的根本需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變數(shù)據(jù)服務，既方便利用者又提高人事檔案工作的效率和質量，同時，檔案的安全保管也能通過現(xiàn)代化手段得以實現(xiàn)。

（作者單位：大唐陜西發(fā)電有限公司）