文/于金霞
高職微視檔案管理探究
文/于金霞
作為“高校記憶”的重要組成部分,微視檔案具有直觀、生動的特點(diǎn)。隨著數(shù)字化理念和檔案電子化管理的不斷推行,微視檔案資源的優(yōu)化整合利用成為檔案管理人員熱點(diǎn)關(guān)注的話題
微視檔案,全稱微型視頻檔案。它是利用數(shù)字多媒體技術(shù),對一系列實(shí)踐活動進(jìn)行拍攝、制作和展播等影像化處理,形成的聲像記錄視頻文件。相比普通的紙質(zhì)檔案和音頻檔案,視頻檔案音像結(jié)合、圖文并茂,能夠更加真實(shí)的反映記錄內(nèi)容,有著更高的還原性。同時它在保持檔案原有屬性和特點(diǎn)的同時,重點(diǎn)突出一個“微”字,短則30秒,長則20分鐘左右,具有現(xiàn)代新興傳媒“短、平、快、精”的特點(diǎn)。但就高職院校目前的微視檔案的管理來看,無論是檔案的資源整理、保存還是利用,都不盡如人意。
第一,目前并沒有形成微視檔案統(tǒng)一的管理原則和制度。現(xiàn)有的高職院校的微視檔案管理,主要有基層各組織單位和處室管理、每個科室自行管理和檔案室統(tǒng)一管理三種形式。
第二,不重視微視檔案的管理。微視檔案主要有存儲卡、硬盤、光盤等保存方式。大部分高職院校將微視檔案直接置于文書柜內(nèi),只有極少數(shù)的高職院校擁有視頻檔案專柜。但當(dāng)視頻檔案存儲介質(zhì)的外部物理環(huán)境,如濕度、溫度、以及輻射保護(hù)環(huán)境都無法滿足要求時,則將引起存儲介質(zhì)的損壞,從而遺失檔案。
第三,微視檔案過度分散、缺乏系統(tǒng)性的資源整合。高職院校的微視檔案資源十分分散,各部門各單位都有微視檔案,檔案管理質(zhì)量良莠不齊、缺乏統(tǒng)一的資源整合,使得微視資源無法發(fā)揮其應(yīng)有的價值。
第四,檔案管理存在壁壘。鑒于微視檔案的獨(dú)特性,其資源整理需要多個部門合作完成,而技術(shù)部門和檔案管理部門之間缺乏溝通與協(xié)調(diào),使得微視檔案得不到有效的歸檔整理,資源被浪費(fèi),形成檔案管理壁壘。
第一,嚴(yán)格規(guī)劃過程管理。微視檔案屬于數(shù)字資源,需要有專門的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字化工作流程、管理制度和標(biāo)準(zhǔn)管理流程加以約束,從而實(shí)現(xiàn)高效率管理。
第二,建立微視資源的專業(yè)化采集隊(duì)伍。微視檔案資源的采集過程,需要檔案人員對原始視頻進(jìn)行制作、保存和銷毀等處理,專業(yè)人員對數(shù)據(jù)的分類、編目,借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)進(jìn)行后期管理,人力資源依賴程度高。
第三,完善硬件設(shè)施。微視檔案本身具有的色彩、清晰度和音質(zhì)等條件是微視檔案的核心價值,因此,完善的硬件設(shè)施是微視檔案管理的基礎(chǔ)、必備條件。如嚴(yán)格控制微視檔案的保存環(huán)境,配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設(shè)施。
1、建設(shè)微視檔案管理數(shù)據(jù)庫
根據(jù)《聲像檔案質(zhì)量要求》和《數(shù)字聲像檔案著錄規(guī)則(征求意見稿)》的規(guī)范建立微視檔案管理的數(shù)據(jù)庫,遵循系統(tǒng)性、完整性原則,規(guī)范數(shù)據(jù)庫建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn),避免微視資源重復(fù)建設(shè)和低水平建設(shè)。
第一,建設(shè)內(nèi)容。從微視檔案的內(nèi)容價值、價值利用需求、微視資源質(zhì)量三個角度來建立數(shù)據(jù)庫資源。
第二,著錄信息管理。主要包括微視檔案資源的責(zé)任者、版權(quán)、語種、格式、來源、關(guān)聯(lián)、權(quán)限管理等。
2、視頻檔案的編研工作
高校檔案部門可圍繞重點(diǎn)活動內(nèi)容來進(jìn)行微視資源的編研選題,基于館藏微視檔案資源進(jìn)行二次開發(fā),運(yùn)用多媒體技術(shù)手段,制作專題,形成微視檔案資源開發(fā)的獨(dú)特優(yōu)勢。
在編碼的時候,整理歸類記錄不清楚的視頻素材。視頻素材保存為最普通的視頻文件格式(MPEG、WMV格式),整理好的視頻素材按“年份+主題內(nèi)容”的命名方式進(jìn)行命名,編輯好的視頻按“時間+主題內(nèi)容+分類+級別+儲存位置”命名。
3、微視檔案的質(zhì)量控制和成本控制
視頻文件質(zhì)量缺損,包括不真實(shí)、不準(zhǔn)確、不完整、不可讀、不可用等不可逆的情況。低質(zhì)量或不合格的微視檔案不但造成微視檔案資源價值貶值,還可能造成社會活動和科技生產(chǎn)活動的混亂,甚至造成經(jīng)濟(jì)、政治、歷史文化等方面的損失。
(作者單位:寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院)