靳曉慧

隨著高等教育改革發(fā)展不斷深入，地方高校怎樣高質(zhì)高效地做好重大活動檔案歸檔管理工作，促進檔案資源體系建設(shè)，真實記載反映學校改革建設(shè)發(fā)展歷程，已經(jīng)成為地方高校檔案管理工作亟待研究解決的一項重要課題。

1 ?地方高校重大活動檔案歸檔管理的意義

重大活動作為地方高校辦學歷程中發(fā)生的具有標志性影響的重大事件，在學校辦學某一時期乃至整個發(fā)展過程都處于十分重要的地位，就學校建設(shè)而言，有著極其重要甚至可能具有里程碑式的意義。

1.1 ?地方高校重大活動檔案歸檔管理是記載學校發(fā)展歷史的重要載體。地方高校重大活動檔案，指涉及學校建立、合并、升格、轉(zhuǎn)型、慶典、規(guī)劃等標志性事件以及教學、科研、文化、外事、學生、服務等規(guī)模影響較大的辦學活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同載體的記載性材料。地方高校重大活動檔案歸檔管理，是真實記載、原貌反映學校建設(shè)發(fā)展重要歷程、歷史面貌、重大軌跡和珍貴信息的必然要求，是適應經(jīng)濟社會發(fā)展和高等教育綜合改革，推進地方高校改革建設(shè)、科學發(fā)展的內(nèi)在需求，同時也是規(guī)范提高地方高校檔案管理水平，促進地方高校檔案管理發(fā)展的應有之義。

1.2 ?地方高校重大活動檔案歸檔管理是檔案資源體系建設(shè)的迫切需求。2014年5月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強和改進新形勢檔案工作的意見》，2015年3月，河南省委辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強和改進新形勢檔案工作的實施意見》，這些都對地方高校積極適應全面深化改革的新常態(tài)，準確把握檔案工作的新發(fā)展、新變化和新要求，深刻認識重大活動檔案歸檔管理的重要性和必要性，進一步加大支持力度、完善檔案工作體制、健全三個體系、依法加強重大活動檔案管理使用提出了明確而迫切要求。

2 ?地方高校重大活動檔案歸檔管理的現(xiàn)狀分析

作為地方高校，辦學底子薄弱、發(fā)展歷程單一、管理服務體制機制不夠完備、管理服務隊伍數(shù)量不足且素質(zhì)偏低，往往造成檔案管理工作特別是重大活動檔案歸檔管理普遍存在歸檔不及時、不規(guī)范和不完整等情況。分析研究地方高校檔案管理的現(xiàn)狀與不足，有利于我們有針對性地改進和開展工作。

2.1 ?高校檔案管理意識不夠強。地方高校改革發(fā)展起步晚，辦學功能不健全，在很長時間里學校及師生的主要思想和精力都投入到了優(yōu)化辦學條件、加快師資隊伍建設(shè)、加強教學管理、強化科學研究等工作中，對于校園文化建設(shè)、校史記載宣傳、學校精神凝練傳承等軟實力的關(guān)注和投入都嚴重缺失。具體到檔案管理工作，從學校領(lǐng)導到普通師生，都普遍存在檔案意識薄弱，對檔案工作缺乏重視的現(xiàn)象。具體工作承辦單位及人員的著眼點和著力點通常只集中在完成具體的事務性任務，極少會關(guān)注和注重工作過程中有價值資料、實物的留存、收集、整理。檔案管理部門對一些重大活動缺乏必要的關(guān)注和跟蹤，對檔案工作沒有投入應當?shù)乃伎?、精力和措施?/p>

2.2 ?高校檔案管理措施不到位。地方高校檔案管理制度不健全，對重大活動檔案的收集、整理、歸檔、使用等系列環(huán)節(jié)，缺乏完善的配套制度，容易造成重大活動有價值檔案資料的流失。組織承辦又往往涉及多個部門，檔案資料統(tǒng)一收集整理的主體不明確，職責不明晰，容易出現(xiàn)重大活動檔案資料散失在不同部門、不同人員手中，可能會導致學校重大活動歷史檔案的缺失斷層。重大活動檔案歸檔管理的監(jiān)督檢查機制不健全，跟蹤、指導、督促、檢查工作不到位，檔案管理部門與活動承辦單位之間溝通聯(lián)系不夠緊密，缺乏相應的收集、篩分、歸檔、利用等規(guī)范工作流程，導致重大活動檔案歸檔管理工作效率低下。

2.3 ?高校檔案部門工作受限制。地方高校檔案管理部門地位尷尬，很難有效行使職能。檔案管理部門職能相對單一，對重大活動參與力度不夠，同時缺乏必要的制度保障，對重大活動的檔案收集無法進行有效監(jiān)督、指導和檢查，難以保證其系統(tǒng)性、完整性。檔案管理隊伍薄弱，相關(guān)檔案管理研究、數(shù)字化建設(shè)等專業(yè)人才匱乏，專兼職檔案管理人員不足，難以形成穩(wěn)定高效的戰(zhàn)斗力。多數(shù)地方高校檔案管理設(shè)備老化，檔案電子化進程緩慢，未具備完善的檔案管理系統(tǒng)，工作模式依然停留在純手工階段，未能建立相應的網(wǎng)絡(luò)平臺，檔案信息化水平較低，不能適應新形勢下檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)要求。

2.4 ?重大活動檔案歸檔范圍界定難。地方高校對于重大活動檔案的特殊性和豐富性認識不足。首先，對于重大活動的界定不明。其次，重大活動本身特點不一，具有層次高、規(guī)模大、任務緊、涉及面寬、影響寬等特點，比如說高級別領(lǐng)導視察調(diào)研，升格校慶慶典、黨代會及標志性重大專題會議、重要檢查評估，重大教學科研成果、重大表彰獎勵、重大突破性辦學成果以及各類高層次學術(shù)交流研討會議等，在此過程中形成的文字、音像、實物等檔案資料量大、質(zhì)雜、類多，哪些屬于有價值的檔案資料，具備歸檔價值的檔案資料又如何確定價值層次，通常缺乏既定科學的衡量標準和歸檔管理要求，難以實現(xiàn)重大活動檔案歸檔管理工作的有效開展。

2.5 ?重大活動檔案歸檔宣傳力度不夠。地方高校長期辦學過程中對重大活動檔案歸檔管理工作重視不夠，對檔案工作的重要意義、有關(guān)法律法規(guī)、流程規(guī)范等宣傳嚴重失位。學校及各部門對檔案管理缺乏統(tǒng)一規(guī)劃、規(guī)范管理、具體措施，對檔案管理工作的標準、要求、考核機制不健全，全校范圍內(nèi)“大檔案”工作格局的宣傳引導、氛圍營造等力度不夠，基本缺乏相關(guān)的政策和規(guī)范認知。重大活動的承辦單位檔案收集、整理的意識不足、必要的業(yè)務知識欠缺、實施不科學不規(guī)范。檔案管理部門走出檔案館走向全體師生宣傳普及檔案政策知識等的作為不夠。

3 ?地方高校重大活動檔案歸檔管理的建議及做法

隨著地方高校內(nèi)涵式改革發(fā)展的不斷深入，地方高校在注重硬實力蓬勃發(fā)展的同時，對于軟實力的追求也逐步提上了日程。作為校園歷史傳承以及文化建設(shè)的重要組成部分和有效平臺載體，地方高校重大活動檔案歸檔管理工作也迎來了新的發(fā)展機遇和建設(shè)挑戰(zhàn)。

3.1 ?強化檔案管理“大檔案”意識。地方高校必須逐步樹立“大檔案”意識，建立健全檔案管理學校統(tǒng)一綜合協(xié)調(diào)管理機制，著力構(gòu)建全?！按髾n案”工作格局。在重大活動開展時，檔案管理部門提前介入，全程參與，加強指導，落實監(jiān)督，全面統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學校重大活動檔案歸檔管理工作。嚴格制定并落實檔案歸檔管理責任制和責任追究制，明確各活動參與單位、各臨時工作機構(gòu)的檔案主體責任，落實責任到個人，強化檔案工作責任心，嚴格要求，嚴格考核，獎懲適度，充分調(diào)動人員的積極性和創(chuàng)造性，確保崗位責任制落到實處。建立重大活動檔案工作協(xié)調(diào)聯(lián)動機制，牽頭單位整體負責，積極做好相關(guān)指導、督促工作，協(xié)同部門主動負責，自覺做好檔案收集、整理、移交工作，避免不同部門、不同人員之間的推諉扯皮，造成工作缺失。

3.2 ?加大重大活動檔案歸檔管理宣傳力度。地方高校必須拓展渠道、豐富形式，加大重大活動檔案歸檔管理宣傳力度，以期在全校各單位、全體師生員工中強化檔案管理的共識。通過定期組織政策法規(guī)宣講、業(yè)務知識培訓、專題教育展覽、檔案文獻制作等有效形式，在校園內(nèi)廣泛開展檔案管理宣傳，不斷增強師生檔案意識。重點加強對檔案管理部門、各單位負責人、各單位專兼職檔案員的教育培訓工作，特別是對重大活動檔案歸檔管理的意義、責任、規(guī)范、標準等的宣講和輔導，促進檔案資源建設(shè)持續(xù)有效開展。

3.3 ?加強檔案歸檔管理制度建設(shè)。地方高校要結(jié)合學校檔案工作實際，建立健全本校重大活動檔案歸檔管理有關(guān)規(guī)章制度，制定實施學?！吨卮蠡顒訖n案管理辦法》，明晰具體和可操作性強的技術(shù)指標，保證學校重大活動檔案歸檔管理工作有章可循，強化業(yè)務指導、督促檢查、考核管理措施。同時制定相應的檔案管理使用配套細則和工作流程，細化標準和規(guī)范，指導本部門以及學校其他單位重大活動檔案的形成、收集、篩分、歸檔、立卷、編目、移交、使用等基礎(chǔ)工作環(huán)節(jié)，促進學校重大活動檔案歸檔管理工作進一步科學化、規(guī)范化、制度化、高效化。

3.4 ?提高檔案管理部門工作能力。地方高校重大活動檔案歸檔管理工作，涉及方方面面，需要不同領(lǐng)域不同范圍的單位、人員協(xié)同開展，但依然主要依靠學校檔案管理部門的協(xié)調(diào)指導和具體負責。地方高校《重大活動檔案管理辦法》應該明確學校檔案管理部門的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、指導、督促、檢查、考核等地位及作用，具有初始即參與、過程全督察、事后可評價的權(quán)限和職能。重大活動其他參與單位應該在學校檔案管理部門的統(tǒng)一指導下，規(guī)范開展檔案歸檔管理工作。學校年度考核或任期考核文件也要確立重大活動檔案歸檔管理考核指標，為檔案管理部門更好地開展工作創(chuàng)造環(huán)境、提供便利。同時，學校檔案管理部門要加強專兼職檔案員教學培訓，著力打造業(yè)務嫻熟、作風優(yōu)良的高素質(zhì)檔案工作隊伍。

3.5 ?整合創(chuàng)新重大活動檔案管理。地方高校應當順應信息化建設(shè)總體布局，創(chuàng)新檔案管理工作模式，推進檔案資源體系構(gòu)建。積極推進學校重大活動檔案資源信息化建設(shè)。建設(shè)推行信息化檔案管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)重大活動檔案歸檔管理的自動化、數(shù)字化、智能化。加大財力物力投入，及時更新檔案管理軟硬件設(shè)施，加強業(yè)務人員信息技能培訓和安全意識教育，不斷提高檔案工作效率和效果，更好地服務教學科研及師生需求?？茖W制定學校重大活動檔案資源建設(shè)管理、使用共享規(guī)劃，正確處理不同介質(zhì)檔案資源、不同單位部門檔案材料、校內(nèi)校外相關(guān)檔案資源的共建共享、協(xié)同開發(fā)，不斷適應地方高校檔案信息化快速發(fā)展需要，為地方高校學科建設(shè)、人才培養(yǎng)、協(xié)同創(chuàng)新、社會服務、文化傳承創(chuàng)新提供便捷高效的服務。

（作者單位：安陽師范學院 ?來稿日期：2015-06-18）