管先海+王富忠+王鳳珍+劉艷茹

摘 ?要：文章重點(diǎn)圍繞市縣檔案行政監(jiān)督檢查的12個(gè)方面內(nèi)容的檔案法律、法規(guī)依據(jù)和具體監(jiān)督檢查時(shí)要查看哪些依據(jù)性材料或者設(shè)施、設(shè)備等，進(jìn)行了逐一分析與闡述。

關(guān)鍵詞：市縣;檔案行政監(jiān)督檢查;內(nèi)容;法律法規(guī)依據(jù);依據(jù)性材料

關(guān)于檔案行政監(jiān)督檢查概念問題，目前業(yè)界眾說(shuō)紛紜、莫衷一是。筆者相對(duì)比較認(rèn)同劉子芳同志主編的《檔案行政執(zhí)法手冊(cè)》一書的觀點(diǎn)，即檔案行政監(jiān)督檢查，是指檔案行政管理機(jī)關(guān)依法定職權(quán)和法律授權(quán)對(duì)檔案管理行政相對(duì)人遵守檔案法律、法規(guī)和規(guī)章的情況進(jìn)行監(jiān)督檢查的行政執(zhí)法行為。[1]根據(jù)這一觀點(diǎn)，檔案行政監(jiān)督檢查的主體是享有檔案管理監(jiān)督權(quán)（職權(quán)性）和檔案法律、法規(guī)授權(quán)的檔案行政管理機(jī)關(guān)，亦即《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下均簡(jiǎn)稱《檔案法》）第六條所說(shuō)的“國(guó)家檔案行政管理部門”和“縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府的檔案行政管理部門”;對(duì)象（客體）是作為行政相對(duì)人的國(guó)家機(jī)關(guān)、公民、法人或者其他組織，亦即《檔案法》第六條所說(shuō)的“本行政區(qū)域內(nèi)（的）機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織”;檢查的內(nèi)容是行政相對(duì)人遵守檔案法律、法規(guī)的情況，亦即《檔案法》第六條所說(shuō)的“本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作”情況。筆者結(jié)合市縣兩級(jí)檔案行政管理部門（亦即市、縣區(qū)檔案局）對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查的情況，重點(diǎn)圍繞市縣檔案行政監(jiān)督檢查的12個(gè)方面內(nèi)容的檔案法律、法規(guī)依據(jù)和具體監(jiān)督檢查時(shí)要查看哪些依據(jù)性材料或者設(shè)施、設(shè)備等，談點(diǎn)個(gè)人認(rèn)識(shí)，以求教于檔案界諸同志。

1 ?檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹落實(shí)情況。其檔案法律、法規(guī)依據(jù)是《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》（以下均簡(jiǎn)稱《檔案法實(shí)施辦法》）第二條第二款“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展”之規(guī)定。這里的“依法開展”中的“法”就是指“檔案法律、法規(guī)”。而“保障檔案工作依法開展”的前提就是學(xué)習(xí)好、宣傳好、貫徹落實(shí)好“檔案法律、法規(guī)”。具體檢查時(shí)需要查看的依據(jù)性材料主要有：①本單位學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹落實(shí)檔案法律、法規(guī)的工作計(jì)劃、各種會(huì)議記錄（包括黨組會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議記錄、專題會(huì)議記錄等）、工作總結(jié)等;②本單位學(xué)習(xí)檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)筆記、學(xué)習(xí)心得體會(huì)、學(xué)習(xí)材料、測(cè)試卷、競(jìng)賽題等;③本單位宣傳檔案法律、法規(guī)的宣傳傳單、宣傳冊(cè)子、宣傳圖畫、宣傳條幅標(biāo)語(yǔ)、宣傳版面櫥窗、6月9日“國(guó)際檔案日”宣傳活動(dòng)內(nèi)容等;④本單位貫徹落實(shí)檔案法律、法規(guī)的情況報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)介紹等;⑤本單位學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹落實(shí)檔案法律、法規(guī)的相關(guān)圖片、聲像電子制品、文字依據(jù)等。

2 ?領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作、幫助解決困難與問題情況。其檔案法律、法規(guī)依據(jù)同“1”?！氨Ｕ蠙n案工作依法開展”的關(guān)鍵是單位主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)重視支持檔案工作，幫助解決檔案工作中遇到的困難與問題。具體檢查時(shí)需要查看的依據(jù)性材料主要有：①本單位主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)重視支持檔案工作的依據(jù)性材料，主要包括本單位成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)的文字依據(jù)，本單位檔案工作五年發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃、總結(jié)的文字依據(jù)，本單位定期召開專題研究檔案工作的會(huì)議記錄或者會(huì)議紀(jì)要，本單位把檔案工作列入年度考核內(nèi)容的依據(jù)材料，本單位建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)的依據(jù)材料，本單位主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)重視支持檔案工作的重要批示、典型發(fā)言、重要講話以及相關(guān)圖片、聲像電子制品、文字依據(jù)等;②單位主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)幫助解決檔案工作中遇到的困難與問題的依據(jù)性材料，主要包括幫助解決檔案工作中遇到的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等困難與問題的文字依據(jù)、購(gòu)物憑證復(fù)制證明以及相關(guān)圖片、聲像電子制品、實(shí)物等。

3 ?檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)置及人員配備、教育培訓(xùn)情況。其檔案法律、法規(guī)依據(jù)是《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第六條“機(jī)關(guān)必須建立檔案工作，成立相應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)”、第八條“各機(jī)關(guān)應(yīng)為檔案部門配備政治上可靠、具有高中或高中以上文化水平和一定專業(yè)知識(shí)、能夠勝任工作的相應(yīng)數(shù)量的干部”、第九條“檔案干部要熱愛檔案事業(yè)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高政治思想、科學(xué)文化和檔案業(yè)務(wù)水平，以保證工作任務(wù)的順利完成”和第二十四條“檔案保管人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)”之規(guī)定。培訓(xùn)教育是提高機(jī)關(guān)檔案干部政治思想、科學(xué)文化和檔案業(yè)務(wù)水平的重要途徑。具體檢查時(shí)需要查看的依據(jù)性材料主要有：①本單位檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)置情況的依據(jù)性材料，主要包括本單位檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)（包括檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組等領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)）成立及其成員調(diào)整變更的文字依據(jù)，本單位檔案工作辦事機(jī)構(gòu)（即檔案室等具體從事檔案工作的機(jī)構(gòu)）成立及其人員調(diào)整變更的文字依據(jù);②本單位檔案人員配備情況的依據(jù)性材料，主要包括本單位專兼職檔案人員配備及其調(diào)整變更文件、新老檔案人員交接工作時(shí)的交接清單及其簽字等文字依據(jù);③本單位檔案人員培訓(xùn)教育情況的依據(jù)性材料，主要包括本單位專兼職檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專題研討、學(xué)術(shù)交流、繼續(xù)教育等方面的結(jié)業(yè)證書、專題發(fā)言稿、學(xué)術(shù)論文以及相關(guān)圖片、聲像電子制品、文字依據(jù)等。

4 ?檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度建立、健全及落實(shí)情況。其檔案法律、法規(guī)依據(jù)是《檔案法》第十三條“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度”和《檔案法實(shí)施辦法》第九條“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度”、第十五條第二款“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案保管應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)保管的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化”之規(guī)定。建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度是單位檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)履行的法定職責(zé);實(shí)現(xiàn)單位檔案保管規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的前提是建立科學(xué)的檔案管理制度，關(guān)鍵是建立好、完善好、落實(shí)好檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。具體檢查時(shí)需要查看的依據(jù)性材料主要有：①本單位建立、健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度的依據(jù)性材料，主要包括本單位建立健全檔案人員崗位責(zé)任制和檔案歸檔、保管、保密、統(tǒng)計(jì)、借閱、室藏檔案保管應(yīng)急處置方案和計(jì)算機(jī)檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急處置方案等工作制度的文字依據(jù)以及制度上墻情況;②本單位落實(shí)檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度的依據(jù)性材料，主要包括本單位組織學(xué)習(xí)和實(shí)施檔案人員崗位責(zé)任制等工作制度的文字依據(jù)以及是否有制度落實(shí)不力、室藏檔案發(fā)生災(zāi)害性事故情況;③本單位應(yīng)建立、健全、落實(shí)的各項(xiàng)檔案工作規(guī)章制度是否健全、內(nèi)容是否符合有關(guān)規(guī)定、制度張貼位置是否得當(dāng)?shù)惹闆r。

5 ?文件材料收集、歸檔整理及保管期限劃分情況。其檔案法律、法規(guī)依據(jù)是《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局8號(hào)令）和《檔案法》第十條“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。國(guó)家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔”、《檔案法實(shí)施辦法》第十二條“按照國(guó)家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定，應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理;任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔”、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第十二條“機(jī)關(guān)檔案部門接收的檔案，應(yīng)符合‘應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整、‘歸檔的文件材料，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理要求”之規(guī)定。具體檢查時(shí)需要查看的依據(jù)性材料和檔案實(shí)體主要有：①本單位制定的經(jīng)過同級(jí)檔案行政管理部門審定認(rèn)可的本單位各種門類、各種載體的檔案分類大綱、編號(hào)方案、文件材料歸檔與不歸檔范圍、保管期限表等檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的依據(jù)材料;②本單位對(duì)外發(fā)文檔案整理實(shí)行兩套制（一套帶發(fā)文底稿的按文件級(jí)進(jìn)行整理;一套按不同發(fā)文字號(hào)進(jìn)行整理，加封面、歸檔文件目錄、備考表，并裝訂成發(fā)文匯集）情況依據(jù)材料;③本單位各門類歸檔文件材料齊全完整情況，可通過現(xiàn)場(chǎng)抽查單位收、發(fā)文登記本檢查是否有應(yīng)歸檔的文件沒有歸檔的情況，同時(shí)檢查收發(fā)文登記本上沒有登記的黨委黨組會(huì)議記錄、辦公會(huì)議記錄、民主生活會(huì)記錄、目標(biāo)管理責(zé)任書、主要領(lǐng)導(dǎo)述職述廉報(bào)告和各種年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表及人員編制名冊(cè)是否收集歸檔;④本單位各門類歸檔文件材料整理質(zhì)量情況，重點(diǎn)檢查檔案整理是否符合國(guó)家和地方檔案行政管理部門的有關(guān)規(guī)定，如文件裝訂排列是否存在次序顛倒（如請(qǐng)示在前批復(fù)在后，底稿在前印件在后等）的情況，分類是否準(zhǔn)確，保管期限劃分是否存在不準(zhǔn)確的情況，歸檔章的位置和項(xiàng)目填寫是否存在不規(guī)范的情況，是否存在沒有去掉金屬物、塑料物的情況，裝訂是否存在不規(guī)范的情況，發(fā)文處理簽與底稿、收文處理簽和原文是否存在沒有一并整理到檔案中去的情況，檔案資料上是否存在使用不規(guī)范的筆跡填寫的情況，是否存在沒有備考表的情況，會(huì)計(jì)、科技、照片、錄音、錄像、電子檔案的整理是否存在不符合要求的情況等;⑤本單位各種檔案目錄打印情況，主要檢查本單位各種檔案目錄是否統(tǒng)一采用打印件，手抄件目錄一般要求統(tǒng)一打印。

6 ?文書、會(huì)計(jì)、聲像、科技及電子檔案集中統(tǒng)一管理情況。其檔案法律、法規(guī)依據(jù)是《檔案法》第十條“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理”、《檔案法實(shí)施辦法》第九條“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)履行統(tǒng)一管理本單位的檔案的職責(zé)” 和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第三條“各機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的全部檔案均由本機(jī)關(guān)檔案部門集中統(tǒng)一管理”之規(guī)定。具體檢查時(shí)需要查看的依據(jù)性材料主要有：①本單位各類檔案實(shí)體集中統(tǒng)一管理情況，主要檢查本單位文書、會(huì)計(jì)、聲像、科技及電子檔案 （ 與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)的電子版光盤、數(shù)碼照片光盤、多媒體光盤等 ） 和其他業(yè)務(wù)檔案實(shí)體是否實(shí)行集中統(tǒng)一管理;②本單位各類檔案檢索工具集中統(tǒng)一管理情況，主要檢查本單位文書、會(huì)計(jì)、聲像、科技及電子檔案和其他業(yè)務(wù)檔案目錄和專題目錄等檔案檢索工具是否實(shí)行集中統(tǒng)一管理;③本單位檔案建立全宗卷情況，主要檢查國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《全宗卷規(guī)范》規(guī)定的全宗卷主要內(nèi)容的7個(gè)方面（即檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案利用、新技術(shù)應(yīng)用等方面）的文件材料，主要檢查檔案接收和征集工作的辦法標(biāo)準(zhǔn)、交接文據(jù)及相關(guān)目錄，文件材料分類、保管期限和歸檔范圍的規(guī)定和檔案整理工作方案，檔案鑒定工作的制度、組織、方案、標(biāo)準(zhǔn)及銷毀清冊(cè)，檔案保管工作制度、安全檢查與搶救保護(hù)記錄、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，檔案基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析材料，檔案利用制度、檢索工具、檔案開放、編研出版、展覽公布、利用效果情況，以及應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案情況和檔案信息化與數(shù)字化工作情況等。

7 ?檔案室“三室”和檔案庫(kù)房“三鐵”、“十防”等設(shè)施設(shè)備配置情況。其檔案法律、法規(guī)依據(jù)是《檔案法》第十三條“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)配置必要的設(shè)施”、《檔案法實(shí)施辦法》第十五條第二款“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案保管應(yīng)當(dāng)配置適宜安全保存檔案的專門庫(kù)房，配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施” 和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第十九條“機(jī)關(guān)的檔案庫(kù)房應(yīng)該堅(jiān)固，并力求逐步做到有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施”之規(guī)定。具體檢查時(shí)需要查看的依據(jù)性設(shè)施設(shè)備主要有：①檔案室“三室”情況，即是否有單獨(dú)的檔案庫(kù)房、閱覽室和辦公室;②檔案庫(kù)房“三鐵”情況，即庫(kù)房檔案保管是否符合“三鐵”（ 鐵門、鐵窗戶、鐵柜子）要求;③檔案庫(kù)房“十防”情況，即檔案庫(kù)房是否達(dá)到“十防” （ 防盜、防火、防塵、防潮、防蟲、防鼠、防霉、防高低溫、防光、防污染等 ）要求;④檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備配置情況，即檔案庫(kù)房是否配備有空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、滅火器、防磁柜、吸塵器、溫濕度表、遮光窗簾、防霉防蟲防鼠藥物等設(shè)備、藥物，有條件的單位還可配溫濕度自動(dòng)控制系統(tǒng)、消防監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、防盜監(jiān)控系統(tǒng)等現(xiàn)代化檔案保管設(shè)備。

8 ?檔案裝具、排架、等級(jí)劃分、搶救等保管保護(hù)情況。其檔案法律、法規(guī)依據(jù)是《檔案法》第十三條“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)確保檔案的安全”、《檔案法實(shí)施辦法》第十五條第二款“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案保管應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的不同等級(jí)，采取有效措施，加以保護(hù)和管理”和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第十九條“要定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理”之規(guī)定。具體檢查時(shí)需要查看的依據(jù)性材料和設(shè)施設(shè)備主要有：①本單位檔案裝具情況，主要檢查檔案案卷卷皮、卷盒、各種目錄表格的格式是否符合國(guó)家和地方檔案行政管理部門的規(guī)定，如單位自己訂做要事先征得同級(jí)檔案行政管理部門的審定和認(rèn)可，以確保其質(zhì)量;②本單位檔案排架情況，主要檢查庫(kù)房檔案管理是否按不同門類載體和不同保管期限分別上架排放，排架順序是否符合從左向右、自上而下等規(guī)定;③本單位檔案等級(jí)劃分情況，主要檢查是否劃分等級(jí)，是否根據(jù)不同等級(jí)采取相應(yīng)保管保護(hù)措施;④本單位檔案鑒定情況，主要檢查是否成立單位檔案鑒定工作小組，是否按規(guī)定對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，檔案銷毀是否符合國(guó)家和地方檔案行政管理部門的有關(guān)規(guī)定;⑤本單位檔案搶救情況，主要檢查是否定期檢查檔案保管狀況，是否對(duì)破損或變質(zhì)的檔案及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。

9 ?檔案檢索工具、編研材料、信息開發(fā)及借閱利用情況。其檔案法律、法規(guī)依據(jù)是《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第二十條“機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)根據(jù)工作需要，編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯集和各種參考資料，積極主動(dòng)地開展檔案的利用工作，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，并注意掌握檔案的利用效果”和第二十一條“機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)建立檔案的借閱制度，根據(jù)檔案的機(jī)密程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)”之規(guī)定。具體檢查時(shí)需要查看的依據(jù)性材料主要有：①本單位編制的文書、會(huì)計(jì)、聲像、科技及電子和其他業(yè)務(wù)檔案目錄和專題目錄等檔案檢索工具（包括目錄是否兩套制，是否實(shí)行手工和計(jì)算機(jī)雙檢索等）;②本單位編寫和續(xù)寫單位成立以來(lái)的《全宗介紹》《組織沿革》《大事記》《歷次主要會(huì)議簡(jiǎn)介》《年鑒》等材料;③本單位編寫單位《基礎(chǔ)數(shù)字匯集》《發(fā)文匯集》和其他專題編研材料;④本單位檔案工作人員在報(bào)紙宣傳檔案工作、檔案雜志發(fā)表論文、獲得檔案科技成果獎(jiǎng)等情況依據(jù)材料;⑤本單位檔案人員熟悉室藏檔案的門類和數(shù)量情況文字及其他依據(jù);⑥本單位檔案借閱利用效果登記簿、檔案利用典型事例匯編和提供利用檔案取得明顯的社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益情況文字及其他依據(jù)。

10 ?單位按規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交檔案情況。其檔案法律、法規(guī)依據(jù)是《檔案法》第十一條“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”、《檔案法實(shí)施辦法》第十三條“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家檔案局關(guān)于檔案移交的規(guī)定，定期向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交檔案。屬于中央級(jí)和省級(jí)、設(shè)區(qū)的市級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交;屬于縣級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級(jí)國(guó)家檔案館移交” 和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第二十五條“省級(jí)以上機(jī)關(guān)應(yīng)將永久保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存二十年左右，省轄市（州、盟）和縣級(jí)以下機(jī)關(guān)應(yīng)將永久、長(zhǎng)期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存十年左右，連同案卷目錄（一式三份）和有關(guān)的檢索工具、參考資料，一并向有關(guān)的檔案館移交。一個(gè)機(jī)關(guān)的全部檔案是不可分割的整體，應(yīng)統(tǒng)一向一個(gè)檔案館移交”之規(guī)定。其中設(shè)區(qū)的市級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案的移交期限，《檔案法實(shí)施辦法》和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定有差異，應(yīng)遵從《檔案法實(shí)施辦法》之規(guī)定。具體檢查時(shí)需要查看的依據(jù)性材料主要是檔案移交清單或者檔案交接文據(jù)（主要包括移出單位名稱、接收單位名稱、交接性質(zhì)、檔案所屬年度、檔案類別、檔案保管期限及數(shù)量、檢索參考工具及數(shù)量、檔案數(shù)量合計(jì)、移出說(shuō)明、接收意見、移出單位蓋章及領(lǐng)導(dǎo)人與經(jīng)辦人簽字、接收單位蓋章及領(lǐng)導(dǎo)人與經(jīng)辦人簽字等項(xiàng)目?jī)?nèi)容），重點(diǎn)檢查檔案移交清單或者檔案交接文據(jù)項(xiàng)目?jī)?nèi)容填寫是否準(zhǔn)確齊全、是否存在到期而未按時(shí)移交的檔案、是否存在移交檔案時(shí)參考資料沒有一起移交到檔案館等情況。

11 ?檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)設(shè)備配置及具體運(yùn)用情況。其檔案法律、法規(guī)依據(jù)是《檔案法》第十三條“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”、《檔案法實(shí)施辦法》第十五條第二款“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案保管應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要和可能，配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備”和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第二十三條“機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)需要和可能，采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化”之規(guī)定。具體檢查時(shí)需要查看的依據(jù)性材料和設(shè)施設(shè)備主要有：①檔案信息化建設(shè)列入單位電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃并與之同步實(shí)施、同步發(fā)展情況;②配備計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、打字機(jī)、復(fù)印機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、服務(wù)器和購(gòu)置檔案管理軟件情況;③實(shí)行文檔一體化管理及本單位發(fā)文的紙質(zhì)文件與電子文件一并歸檔情況;④紙質(zhì)文件收文掃描轉(zhuǎn)換成電子文件、網(wǎng)上收文下載轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件脫機(jī)保存和實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上實(shí)時(shí)在線存檔情況;⑤檔案管理聯(lián)網(wǎng)、建立專業(yè)網(wǎng)站及在網(wǎng)上發(fā)布檔案工作動(dòng)態(tài)、公布檔案業(yè)務(wù)文件、解答檔案業(yè)務(wù)問題、開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作情況;⑥現(xiàn)有室藏永久和長(zhǎng)期檔案建立案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文管理數(shù)據(jù)庫(kù)情況，重點(diǎn)檢查是否對(duì)室藏案卷級(jí)與文件級(jí)目錄數(shù)字化處理及其所占總室藏比例多少情況和是否對(duì)檔案全文進(jìn)行數(shù)字化掃描處理所占室藏比例多少情況;⑦服務(wù)器上是否安裝了檔案管理系統(tǒng)、檔案目錄與原文是否在檔案管理系統(tǒng)上進(jìn)行了掛接、日常是否利用計(jì)算機(jī)提供查閱利用等情況;⑧本單位形成的電子檔案是否進(jìn)行了收集、整理和異地備份等情況。

12 ?對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)的情況。其檔案法律、法規(guī)依據(jù)是《檔案法》第七條“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)”、《檔案法實(shí)施辦法》第九條“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)履行監(jiān)督、指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作的職責(zé)”和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第四條“中央和地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)的檔案部門，應(yīng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制，負(fù)責(zé)對(duì)本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查”之規(guī)定。具體檢查時(shí)需要查看的依據(jù)性材料主要有：①本單位對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查的依據(jù)性材料，主要包括本單位對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查的通知、筆錄、通報(bào)等文字依據(jù)以及相關(guān)圖片、聲像電子制品等，重點(diǎn)檢查本單位監(jiān)督檢查所屬機(jī)構(gòu)建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)情況、檔案工作開展所需的人財(cái)物支持情況、建立健全檔案工作規(guī)章制度情況、檔案工作規(guī)章制度落實(shí)情況、機(jī)構(gòu)文件材料的形成和歸檔整理情況、向有關(guān)檔案館移交檔案情況以及本單位組織對(duì)所屬機(jī)構(gòu)檔案工作進(jìn)行檢查評(píng)比及目標(biāo)管理情況，等等;②本單位對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)的依據(jù)性材料，主要包括本單位對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)的文字依據(jù)以及相關(guān)圖片、聲像電子制品等，重點(diǎn)檢查本單位制定本系統(tǒng)、本專業(yè)檔案工作規(guī)劃和計(jì)劃并統(tǒng)籌安排、組織實(shí)施情況，制定本系統(tǒng)專業(yè)檔案的具體管理辦法并組織實(shí)施情況，指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)檔案收集、整理、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)和提供利用等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作情況，組織對(duì)所屬機(jī)構(gòu)檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、不斷提高其檔案管理水平和業(yè)務(wù)能力情況，組織對(duì)所屬機(jī)構(gòu)檔案工作進(jìn)行協(xié)作交流情況，等等。

參考文獻(xiàn)

[1]劉子芳.檔案行政執(zhí)法手冊(cè)[M].鄭州：河南大學(xué)出版社，2013：8

（作者單位：管先海，劉艷茹，濮陽(yáng)市檔案局;王富忠，濮陽(yáng)縣檔案局;王鳳珍，臺(tái)前縣檔案局 ?來(lái)稿日期：2015-06-17）