侯婧

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科學(xué)研究、發(fā)展規(guī)劃及其他活動(dòng)中直接形成的對(duì)企業(yè)變革和社會(huì)的發(fā)展有保留意義的文字、圖片、錄像等。不同形式的檔案記錄材料，是企業(yè)職工勞動(dòng)創(chuàng)造的碩果。隨著電子文件的不斷增加，電子檔案規(guī)范歸檔，電子檔案有效利用，已經(jīng)是關(guān)系到一個(gè)企業(yè)發(fā)展的材料依據(jù)，關(guān)系到一個(gè)企業(yè)發(fā)展的不可忽視的問(wèn)題。而檔案整理歸檔是檔案管理的最主要環(huán)節(jié)，工作中怎樣使大量電子檔案規(guī)范歸檔管理，既能保證齊全完整的電子檔案，又能發(fā)揮電子檔案的特點(diǎn)?，F(xiàn)就如何做好電子檔案的歸檔管理談幾點(diǎn)心得。

1 ?電子檔案應(yīng)用主要特點(diǎn)

1.1 ?電子檔案易保存、易查找。與傳統(tǒng)檔案相比較電子檔案的特點(diǎn)是：檢索快、易儲(chǔ)存、易攜帶、同時(shí)滿足多人翻閱等特點(diǎn)。相比傳統(tǒng)檔案，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)直接對(duì)電子文件進(jìn)行修改，大大地提高了文秘人員的辦公效率，也大大提升了電子檔案的收發(fā)速度。

1.2 ?電子檔案對(duì)設(shè)備的依賴性高。脫離了網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，就不能傳遞電子檔案，不能查閱電子檔案。所以傳遞、查閱電子檔案必須借助于特殊的設(shè)備和相關(guān)的硬件設(shè)備才能查閱和利用。沒(méi)有相關(guān)設(shè)備和軟件支持，電子檔案就會(huì)喪失其利用價(jià)值。

1.3 ?電子檔案易修改、存在危險(xiǎn)因素。電子檔案技術(shù)的快速變化和依賴特殊儲(chǔ)存設(shè)備等特點(diǎn)，也導(dǎo)致了電子檔案的危險(xiǎn)因素增加，比如，存儲(chǔ)設(shè)備容易壞，電子檔案易修改。雖然電子檔案的出現(xiàn)使檔案儲(chǔ)存載體發(fā)生了很大變革，傳播材料走向無(wú)形化，但在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中儲(chǔ)存和傳遞易受到病毒感染、木馬盜取，造成信息無(wú)法查閱或被篡改等不良后果。一旦發(fā)生這類問(wèn)題，電子檔案就會(huì)失去其保存價(jià)值，失去其保存意義。

1.4 ?電子檔案的法律效力有待規(guī)范?，F(xiàn)電子檔案的管理歸檔工作正處于起始階段。很多企業(yè)還沒(méi)把電子檔案以及電子檔案的管理歸檔工作納入檔案管理工作的軌道。由于電子檔案存在易感染病毒、易遭受篡改等特點(diǎn)，其法律意義很難辨別，要想制定出相關(guān)的法律認(rèn)定條例，還需要大量的數(shù)據(jù)及資料認(rèn)證。并且單位在管理電子檔案及設(shè)計(jì)相關(guān)軟件時(shí)，往往根據(jù)自身行業(yè)特點(diǎn)，獨(dú)成管理系統(tǒng)。辦公設(shè)備軟件采用的標(biāo)準(zhǔn)不一樣，造成辦公資源不能分享。這一系列的問(wèn)題導(dǎo)致了電子檔案在很大程度上難以發(fā)揮其作用。

2 ?電子檔案在整檔管理中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題

基于電子文件應(yīng)用的主要特點(diǎn)，在日常工作中我們應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理。在應(yīng)用電子文件時(shí)，電子檔案的歸檔管理并不像傳統(tǒng)檔案資料的管理那樣規(guī)范有序，我們發(fā)現(xiàn)了以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

2.1 ?電子檔案資料的收集整理歸檔。電子檔案從原始的記錄開(kāi)始到形成歸檔的資料往往要經(jīng)歷多個(gè)部門，給電子檔案收集過(guò)程帶來(lái)很多干擾因素。干擾電子檔案采集的主要因素有：①隨著科技信息化的發(fā)展，很多部門如財(cái)務(wù)科、技術(shù)科等都有其相對(duì)獨(dú)立的辦公軟件，上級(jí)主管部門可以直接通過(guò)軟件發(fā)送相關(guān)資料到相關(guān)單位的科室，這改變了原來(lái)由辦公室統(tǒng)一接收文件的方式。②有些科室人員不重視檔案歸檔工作，單位并沒(méi)有明確專人負(fù)責(zé)，致使很多有存檔價(jià)值的電子檔案存留在科室內(nèi)部。由于企業(yè)各職能科室有很多的工作環(huán)節(jié)是需要互相聯(lián)系的，很難界定文件的歸檔職責(zé)。③單位為了方便職工使用，沒(méi)有明確要求電子檔案歸檔，而是留存在個(gè)人手中，由于單位對(duì)電子檔案歸檔問(wèn)題要求不明確，所以電子檔案的整理規(guī)范達(dá)不到歸檔前的要求。④有部分科室設(shè)備落后，儲(chǔ)存設(shè)備的容量小，許多新的電子檔案由于存儲(chǔ)不下，只能覆蓋原來(lái)舊的電子檔案，致使很多有保存價(jià)值的電子檔案沒(méi)有歸檔而被刪除或覆蓋。

2.2 ?電子檔案的保護(hù)技術(shù)不易掌握。電子檔案的存儲(chǔ)一般是以中間設(shè)備為主，要求存放環(huán)境比較高。就目前來(lái)說(shuō)電子檔案的存儲(chǔ)選用的載體性能都不穩(wěn)定、不耐用，再加上電子檔案的真實(shí)性保障技術(shù)水平過(guò)于繁瑣，難以應(yīng)用。此外，現(xiàn)在還未制定出關(guān)于電子檔案認(rèn)定相應(yīng)法律的條文，限制了單位對(duì)電子檔案的整理歸檔管理。

3 ?提高對(duì)電子檔案管理歸檔水平

隨著電子信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，人們對(duì)辦公電子化的認(rèn)識(shí)也逐步增強(qiáng)，人們逐漸改變了傳統(tǒng)方式中對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)。那么，在今后信息化的引領(lǐng)下，企業(yè)對(duì)辦公設(shè)備的更新也更加完善，會(huì)產(chǎn)生越來(lái)越多的電子檔案，如何應(yīng)對(duì)新生成的電子檔案是目前重要任務(wù)。

3.1 ?完善歸檔管理電子檔案的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)家有關(guān)部門已對(duì)電子檔案的U盤(pán)、光盤(pán)等儲(chǔ)存形式和歸檔方式制定了新的管理辦法標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)單位的有關(guān)科室個(gè)人在工作中形成的電子檔案種類多樣，有文本形式、圖片形式、數(shù)據(jù)庫(kù)形式、圖形形式等，將如此數(shù)量繁雜的電子檔案整理、歸檔必須依靠有關(guān)制度約束。企業(yè)應(yīng)根據(jù)有關(guān)制度結(jié)合本單位自身的實(shí)際，制定適合于本單位的電子檔案歸檔、整理、統(tǒng)計(jì)、利用、保存流程的管理標(biāo)準(zhǔn)。在單位的實(shí)際工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行單位制定的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，適當(dāng)選擇電子檔案載體的存儲(chǔ)方式，選擇最佳的電子檔案的歸檔方式，在選擇最佳儲(chǔ)存方式的同時(shí)還要注重對(duì)歸檔材料的認(rèn)定以及對(duì)歸檔的電子儲(chǔ)存設(shè)備定期進(jìn)行維護(hù)檢查等。

3.2 ?明確檔案的范圍、時(shí)間，并保證安全的存儲(chǔ)方式。凡是對(duì)企業(yè)及其各科室的主要工作有參考價(jià)值的電子檔案，都應(yīng)該列入電子檔案歸檔范圍。確定歸檔時(shí)間的電子檔案要根據(jù)電子歸檔的實(shí)際內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)定，歸類管理應(yīng)從管理歸檔和材料歸檔兩方面歸類。管理歸檔應(yīng)隨時(shí)歸類，經(jīng)歸類后的檔案可供給使用者參考價(jià)值，利用材料歸檔的同時(shí)辦理電子歸類可實(shí)時(shí)實(shí)地掌握材料種類，利用材料資源實(shí)現(xiàn)材料共享。在年度完成后，對(duì)以前歸類的材料進(jìn)行重新梳理。實(shí)現(xiàn)電子檔案便于集中管理的有利條件，并確保檔案材料的安全有效保存。可通過(guò)以下方法保存：先將應(yīng)該歸類的檔案最終材料選擇保管年限，儲(chǔ)存在U盤(pán)、光盤(pán)的載體上的可單獨(dú)存放;再將壓縮歸類的材料利用數(shù)據(jù)壓縮設(shè)備對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)歸類的電子檔案經(jīng)過(guò)積累后，利用壓縮設(shè)備將材料刻錄到U盤(pán)、光盤(pán)儲(chǔ)存載體上;最后把同樣材料復(fù)制兩份以備材料出現(xiàn)丟失、損壞時(shí)應(yīng)用?？梢岳镁W(wǎng)絡(luò)將材料在電子信息設(shè)備環(huán)境下將歸類電子檔案在網(wǎng)上操作備份一次，并可將歸類的電子檔案刻錄在U盤(pán)、光盤(pán)等儲(chǔ)存載體上，以備丟失時(shí)應(yīng)用。

3.3 ?歸檔電子檔案時(shí)同時(shí)完善紙質(zhì)材料檔案。因電子檔案本身存在的缺陷，所以在保存電子檔案時(shí)應(yīng)同時(shí)保留一份紙質(zhì)檔案，并利用能脫離儲(chǔ)存設(shè)備載體，將電子檔案材料復(fù)制一份，將紙質(zhì)檔案與電子檔案儲(chǔ)存載體方式制成雙份檔案?jìng)浞莶⒎诸悮w檔管理。但要使紙質(zhì)檔案與電子檔案歸檔的同時(shí)保持之間一定的關(guān)聯(lián)，同時(shí)鑒定、同時(shí)整理、同時(shí)著錄和同時(shí)利用。這樣既能利用紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)處又能避免電子檔案的缺點(diǎn)，解決了電子檔案易于被篡改的問(wèn)題。保障了電子檔案的法律效力，還可以分類對(duì)電子檔案進(jìn)行著錄、組盤(pán)、標(biāo)引。發(fā)揮電子檔案在查找、存儲(chǔ)、檢索方面的優(yōu)點(diǎn)。這樣既能利用電子檔案的高效快捷，又能起到對(duì)電子檔案的保護(hù)作用。

3.4 ?增強(qiáng)電子文件設(shè)備自動(dòng)化水平與電子檔案的安全管理。電子檔案能同時(shí)滿足多人共享的要求，但共享文件只能讓經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的人員使用。在電子檔案防護(hù)系統(tǒng)中應(yīng)建立安全可靠的加密措施和分級(jí)控制權(quán)限，并對(duì)所有登錄權(quán)限人員進(jìn)行實(shí)名登記，并進(jìn)行登錄過(guò)程跟蹤。同時(shí)，設(shè)備必須有對(duì)文件數(shù)據(jù)的安全防護(hù)作用。設(shè)備會(huì)存在偶然故障，也會(huì)存在人為操作因素所引起的數(shù)據(jù)損毀，為保障數(shù)據(jù)安全至關(guān)重要的是一定要做好數(shù)據(jù)備份。

3.5 ?加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。從檔案發(fā)展的方向看，要提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，必須掌握現(xiàn)代化技術(shù)，熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案維護(hù)、介入檔案的形成與儲(chǔ)存，確保電子檔案的安全和完整，促進(jìn)電子檔案走上規(guī)范化有序管理。積極培養(yǎng)管理人才，建立高素質(zhì)的電子檔案管理隊(duì)伍是確保電子檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。如果檔案管理人員不懂得電子文件的形成和保管過(guò)程，文件被鑒定、使用、保存或提供利用將被降低。檔案管理者必須掌握科技信息技術(shù)，并熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)和其他電子設(shè)備進(jìn)行電子檔案的使用、維護(hù)、管理，否則管理人員根本無(wú)法從事電子檔案的形成和保管工作，也無(wú)法參與電子文件管理、檢索系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)。維護(hù)電子檔案的完整與安全，同各種危害電子檔案的因素如計(jì)算機(jī)病毒、盜竊、篡改等行為作斗爭(zhēng)。

3.6 ?提高可識(shí)別性的電子檔案。電子檔案主要是以存儲(chǔ)介質(zhì)的形式來(lái)進(jìn)行各種信息的存儲(chǔ)，在以后電子檔案的使用過(guò)程中，主要是依賴電子計(jì)算機(jī)的設(shè)備軟硬件的使用，才能使電子檔案還原成人們可以直接閱讀的材料。就是說(shuō)在保存電子檔案的時(shí)候，要將識(shí)別電子檔案和支持電子檔案閱讀的設(shè)備軟件等一起保存，這樣在進(jìn)行翻閱利用電子檔案的時(shí)候，就能夠方便快捷地將電子檔案的原來(lái)形式進(jìn)行再現(xiàn)。

（作者單位：中石化華北石油局 ?來(lái)稿日期：2015-06-17）