葛秋蓉

泰州市人民醫(yī)院院辦，江蘇泰州225300

泰州市某醫(yī)院檔案管理工作滿意度調(diào)查

葛秋蓉

泰州市人民醫(yī)院院辦，江蘇泰州225300

目的調(diào)查了解醫(yī)院職工對檔案管理工作的滿意度，為提高檔案管理水平提供依據(jù)。方法隨機(jī)選取356名職工，設(shè)計調(diào)查表，開展面對面問卷調(diào)查。結(jié)果醫(yī)院職工對檔案工作的滿意度普遍不高；醫(yī)院臨床醫(yī)生與后勤管理人員在檔案開發(fā)利用頻率及滿意度方面差異有統(tǒng)計學(xué)意義。結(jié)論該醫(yī)院檔案管理工作滿意度低下，醫(yī)院應(yīng)采取有效措施，提高檔案的開發(fā)利用效率，改善服務(wù)態(tài)度，改進(jìn)服務(wù)流程。

檔案；滿意度；統(tǒng)計學(xué)

檔案工作的水平直接關(guān)系到三甲醫(yī)院的創(chuàng)建，也和醫(yī)院提升管理水平、更好地提供優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)分不開。為了解該院檔案工作質(zhì)量，查找工作薄弱環(huán)節(jié)，更好地促進(jìn)檔案管理工作再上新臺階，2015年3—4月，對醫(yī)院356名職工進(jìn)行了檔案工作的滿意度問卷調(diào)查，結(jié)果報道如下。

1 對象與方法

1.1 對象

醫(yī)院現(xiàn)有職工1 321人，其中臨床醫(yī)生879人，后勤管理人員442人?，F(xiàn)有檔案管理人員18人，其中本科13人，?？?人，?？埔韵?人。高級職稱4人，中級職稱5人，初級職稱9人。在臨床與后勤按照分層隨機(jī)原則抽取的356名職工中，臨床醫(yī)生280人，后勤人員76人。

1.2 研究方法

隨機(jī)抽取356名職工，自行設(shè)計調(diào)查問卷，采用面對面問卷調(diào)查的方法獲取資料。調(diào)查前統(tǒng)一培訓(xùn)調(diào)查員，并做預(yù)調(diào)查以修正調(diào)查表。

1.3 研究內(nèi)容

主要包括檔案管理工作的滿意度、檔案管理工作存在的問題、檔案利用頻次、檔案資料的完整性、檔案保管的科學(xué)性、檔案管理人員服務(wù)水平、檔案服務(wù)流程合理性、檔案創(chuàng)新性、提高檔案管理水平的合理化建議等。

1.4 統(tǒng)計方法

數(shù)據(jù)采用SPSS 17.0軟件進(jìn)行統(tǒng)計分析，計數(shù)資料描述用百分率表示，頻數(shù)分布比較采用χ2檢驗，檢驗水準(zhǔn)α=0.05。

2 結(jié)果

2.1 檔案管理工作的滿意度

調(diào)查的356人中，對檔案管理工作非常滿意的為38人，占10.7%；基本滿意的為125人，占35.1%；不滿意者193人，占54.2%。具體情況見表1。

經(jīng)構(gòu)成比χ2檢驗，臨床醫(yī)生與后勤人員對檔案管理工作的滿意度差異有統(tǒng)計學(xué)意義，臨床醫(yī)生對檔案管理工作的滿意度低于后勤人員（P＜0.05）。

2.2 檔案的開發(fā)利用頻次

調(diào)查的356人中，檔案的利用率普遍不高，臨床醫(yī)生明顯高于后勤人員，具體結(jié)果見表2。

醫(yī)院職工對檔案的利用率不高，幾乎不用者達(dá)到29.2%。經(jīng)構(gòu)成比χ2檢驗，臨床醫(yī)生與后勤人員對檔案利用的頻次差異有統(tǒng)計學(xué)意義，臨床醫(yī)生對檔案的利用率明顯高于后勤人員（P＜0.01）。

表1 泰州市某醫(yī)院職工對檔案管理工作的滿意度結(jié)果

表2 泰州市某醫(yī)院職工對檔案開發(fā)利用頻次調(diào)查結(jié)果

表3 泰州市某醫(yī)院檔案管理工作存在的問題調(diào)查結(jié)果

2.3 檔案管理工作存在的問題調(diào)查

檔案建設(shè)的主要目的是其開發(fā)利用，這就要求檔案工作主要圍繞檔案資料收集的齊全性、檔案保管的安全性、資料查詢利用的便捷性等方面展開。該院檔案管理工作存在的問題很多，排在前3位的原因依次為檔案人員專業(yè)化水平低、檔案資料收集不全、檔案管理設(shè)備及存放條件差等方面，具體情況見表3。

該院檔案管理人員僅為18人，且大多為兼職，缺乏正規(guī)的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，一來導(dǎo)致檔案管理人員無法將精力完全放到檔案管理上，平時無心顧及檔案管理，工作方式流于形式，到年末歸檔再搞突擊。二來導(dǎo)致檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢的發(fā)展，只能應(yīng)付日常工作，缺乏創(chuàng)新和活力，從而影響到醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。由于醫(yī)院病歷檔案、各種檢查影像圖文檔案分屬于不同業(yè)務(wù)部門管理，而綜合檔案只管理文書、科技、人事檔案，這樣既不符合集中統(tǒng)一管理的原則，也不利于檔案的保管和利用。隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大和業(yè)務(wù)量的提高，醫(yī)院檔案的種類和數(shù)量也在不斷增加，這就帶來檔案庫房偏小，檔案設(shè)施不齊全，檔案裝備較落后等問題。雖然近年來，計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，但一些檔案工作的開展還停留在手工收集、檢索上，嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。

3 討論及建議

3.1 強(qiáng)化人才隊伍建設(shè)是提高檔案管理工作的首要前提

該研究發(fā)現(xiàn)，該院職工對檔案管理工作不滿意的人員超過一半，臨床醫(yī)生尤其突出，說明檔案工作存在薄弱環(huán)節(jié)。事實(shí)上，作為一家三甲醫(yī)院[1]，僅為18人且大多為兼職的檔案管理隊伍顯然是不夠的。檔案管理知識日新月異，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和云平臺的開發(fā)使用，使得傳統(tǒng)意義的檔案管理手段日漸落后，需要專業(yè)管理人員及時更新知識，跟上時代的步伐。建議在充實(shí)檔案管理隊伍人數(shù)的同時，對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識再培訓(xùn)。同時，注重檔案工作人員敬業(yè)精神的塑造，要樹立科學(xué)的態(tài)度和務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破[2-3]。

3.2 嚴(yán)把資料收集質(zhì)控關(guān)是提高檔案利用效率的重要抓手

檔案資料的質(zhì)量高低和完善性是影響檔案再利用的重要因素[4]。該調(diào)查顯示，醫(yī)院職工對檔案資料的收集不全、存放不規(guī)范等提出異議。分析其形成原因，除了醫(yī)院檔案類別分屬于不同業(yè)務(wù)部門管理導(dǎo)致的資料分散外，也與醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大和業(yè)務(wù)量的提高有關(guān)。醫(yī)院檔案的種類和數(shù)量近年來在不斷增加，這就帶來檔案庫房偏小，檔案設(shè)施不齊全，檔案裝備較落后等問題。建議院方一是可以在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。二是在擴(kuò)建檔案用房上給予傾斜扶持，在平時的資料歸檔整理中做一些改進(jìn)和創(chuàng)新，這樣也可以起到事半功倍的效果。三是統(tǒng)一制定檔案資料收集及歸檔的要求并嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案資料的完整性。

3.3 推進(jìn)信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的必由之路

雖然近年來，計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，但一些檔案工作的開展還停留在手工收集、檢索上，嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。同時，隨著現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，要求檔案管理的方式必須與時俱進(jìn)地創(chuàng)新，最為突出的特點(diǎn)是檔案實(shí)體和檔案信息分離[5-6]。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式建立在手工操作的基礎(chǔ)上，而現(xiàn)代電子檔案、聲像檔案的管理，以數(shù)字化的形式來保存資料，保留了聲像現(xiàn)場的真實(shí)，成為珍貴的檔案資料。這也同樣要求檔案管理人員學(xué)習(xí)計算機(jī)技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等新知識，健全檔案的電子化管理。同時，對檔案實(shí)體和檔案信息分離，使檔案的信息與物質(zhì)載體分離，實(shí)現(xiàn)簡化立卷、深化檢索的目的，使檔案實(shí)體只作為保管單位，以便于保管、保護(hù)和統(tǒng)計；而檔案信息檢索、傳輸?shù)闹饕獙ο?，脫離實(shí)體便于做深層次加工、貯存，實(shí)現(xiàn)計算機(jī)檢索和在網(wǎng)上傳輸。

3.4 強(qiáng)化檔案的使用意識，是推進(jìn)醫(yī)院檔案科學(xué)化建設(shè)的本質(zhì)目的

該調(diào)查發(fā)現(xiàn)，該院職工中近1/3的人從來不用檔案，造成檔案資源白白浪費(fèi)。因此，建議在加大信息化建設(shè)的基礎(chǔ)之上，要進(jìn)一步強(qiáng)化職工檔案使用的效率意識。要改變過去那種檔案工作可有可無的懈怠作風(fēng)，強(qiáng)化檔案的價值挖掘，從而充分發(fā)揮檔案的使用價值；檔案工作人員也要主動出擊，多宣傳檔案的價值，及時更新檔案條文目錄，提供各種便利條件，讓職工能及時查閱到最新的檔案信息，從而使全體職工養(yǎng)成使用檔案的良好習(xí)慣。筆者相信，隨著檔案管理體系的進(jìn)一步完善，檔案開發(fā)利用的被動局面將會得到改善。

[1]葛秋蓉.創(chuàng)建三甲醫(yī)院優(yōu)化檔案工作的幾點(diǎn)做法[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2014（20）:75-77.

[2]丁紅.新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對策[J].中國現(xiàn)代醫(yī)生，2014,52(2):116-118.

[3]劉玉梅.推動醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的思考[J].赤子,2012(21):15.

[4]朱霞惠，何敏.科學(xué)挖掘衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案的利用價值[J].中國醫(yī)藥導(dǎo)報，2010，7（5）:146.

[5]徐同偉.新時期加強(qiáng)醫(yī)院信息化管理的思考[J].科技信息，2014(9):132.

[6]朱霞惠.提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理水平的幾點(diǎn)做法[J].中國當(dāng)代醫(yī)藥，2010,17(3):121.

An Analysis on Satisfaction Degree of Files Management in a Hospital

GE Qiu-rong
Taizhou People's Hospital，Taizhou，Jiangsu Province，225300 China

ObjectiveTo investigate and learn about the satisfaction degree of the hospital staff in a hospital,and to put forward ways to Improve the level of archives management.Methods356 hospital staff were selected randomly,self-devisedquestionnaire were used to make a face-to-face survey.ResultsThe satisfaction degree of the hospital staff is generally not high;there are significant difference between doctors and support services personnel with development and utilization frequency of archives and satisfaction degree.ConclusionThe hospital staff is not satisfied with files management,the hospital should take effective measures to improve efficiency of archives utilization,service attitude,service process.

Archives;Satisfaction degree;Statistics

R197.32

A

1672-5654（2015）03（c）-0174-03

2014-12-22）

葛秋蓉（1975-）,女，江蘇泰州人，本科，館員，研究方向：檔案管理。