包志芳

摘 要：干部人事檔案不僅是考察和選擇使用干部的重要憑據(jù)，更是國(guó)家檔案管理工作的重要組成部分。對(duì)于學(xué)校而言，其不但是為貫徹執(zhí)行黨的方針路線，對(duì)選拔人才、知人善任進(jìn)行服務(wù)的重要內(nèi)容之一，更是隸屬于學(xué)校管理的范疇。但是不可否認(rèn)的是，隨著社會(huì)科技經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，以及多元化思潮的不斷迸發(fā)，目前學(xué)校干部人事檔案的管理出現(xiàn)了諸多問(wèn)題，甚至?xí)?duì)整個(gè)學(xué)校的發(fā)展乃至社會(huì)的精神文明及文化建設(shè)產(chǎn)生重大的影響，鑒于此，充分認(rèn)識(shí)和改正這些問(wèn)題，并對(duì)傳統(tǒng)的干部人事檔案管理方法進(jìn)行改革，是當(dāng)下不得不去面臨和解決的問(wèn)題。本文以“學(xué)校干部人事檔案的管理和改革”為研究對(duì)象，通過(guò)對(duì)其重要性、以及目前管理工作中所存在的問(wèn)題進(jìn)行分析認(rèn)知，進(jìn)而從思想認(rèn)識(shí)、管理基礎(chǔ)和質(zhì)量以及人員素質(zhì)等幾個(gè)方面來(lái)指出具體的改革措施，望對(duì)我校學(xué)校干部人事檔案的管理工作提出具體的、有針對(duì)性的措施與見(jiàn)解，促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的開(kāi)展與進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；干部人事檔案；管理改革

干部人事檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，是組織、人事等有關(guān)部門(mén)按照黨的政策在培養(yǎng)選拔和任用干部等工作中形成的記載干部人事經(jīng)歷、政治、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的文件材料。干部人事檔案以干部個(gè)人為單位，便于集中保管和提供利用。筆者在2014年12月參加了由南平市人事局組織的學(xué)校干部人事檔案規(guī)范化整理的工作，有幾點(diǎn)深切認(rèn)識(shí)和體會(huì)：

1 學(xué)校干部人事檔案管理工作的重要性

學(xué)校是培育知識(shí)分子和培養(yǎng)人才相對(duì)集中的地方，發(fā)掘人才、重用人才更是其一切管理工作的重中之重。而干部作為學(xué)校管理層面的靈魂人物，加強(qiáng)對(duì)其人事檔案的管理工作，對(duì)于整個(gè)學(xué)校的檔案管理工作而言，既是基礎(chǔ)，也是不容忽視的存在。

1、學(xué)校干部人事檔案是學(xué)校和干部教工的聯(lián)系紐帶

干部人事檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，是學(xué)校干部管理資料的核心內(nèi)容，是各所學(xué)校推進(jìn)干部人事制度改革、干部教師隊(duì)伍建設(shè)等工作的重要參考資料。干部人事檔案記載了干部的自然狀況、社會(huì)關(guān)系和歷史、現(xiàn)實(shí)的表現(xiàn)，把這些材料存放保管在單位組織人事部門(mén)，可使廣大教職工對(duì)單位有一種歸屬感和信任感，加強(qiáng)了個(gè)人和組織的聯(lián)系。同時(shí)，對(duì)干部、教工形成一種無(wú)形的約束力，促使他們能夠更好地為學(xué)校的穩(wěn)定和發(fā)展做好本職工作，使學(xué)校的各項(xiàng)管理工作能夠順利實(shí)施。

2、學(xué)校干部人事檔案促進(jìn)了教師隊(duì)伍的建設(shè)管理

學(xué)校教師隊(duì)伍的建設(shè)是學(xué)校培養(yǎng)適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)需要的合格人才的重要保證。教師是學(xué)校教育過(guò)程中的主體，起著重要的主導(dǎo)作用，教師的素質(zhì)和水平直接影響教育教學(xué)質(zhì)量。學(xué)校干部人事檔案真實(shí)地記錄了全校每位教師的個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷水平、專業(yè)技術(shù)考核、思想品德、工作業(yè)績(jī)等原始材料。學(xué)校依照這些原始材料，就可以了解每位教師的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平，合理地使用每一位教師，使其在教學(xué)崗位上發(fā)揮更重要的作用。同時(shí)，在選拔優(yōu)秀人才、評(píng)定職稱時(shí)也可把個(gè)人人事檔案作為重要的依據(jù)，從而調(diào)動(dòng)教師的積極性，促進(jìn)了教師隊(duì)伍的建設(shè)和管理。

2 學(xué)校干部人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

事實(shí)證明，雖然目前我國(guó)大部分學(xué)校已經(jīng)認(rèn)識(shí)到干部人事檔案管理工作的重要性，但是卻不能從根本上理解解決很久以前遺留至今的問(wèn)題，這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在干部人事檔案管理的意識(shí)淡薄、管理機(jī)制和管理方法的落后以及管理質(zhì)量的參差不齊。對(duì)于廣大學(xué)校而言，這些問(wèn)題的出現(xiàn)，是由多方面原因所造成的，唯有正確看待和充分認(rèn)知這些問(wèn)題，才能有目的、有針對(duì)性的找到解決的方法，才能更好的促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的開(kāi)展。

1、管理的意識(shí)淡薄

干部人事檔案工作是組織人事工作的重要組成部分，是干部工作、人才工作的基礎(chǔ)性工作和重要環(huán)節(jié)，管理好干部人事檔案在干部選拔任用工作中具有重大的意義。由于干部人事檔案工作是一項(xiàng)內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，是一項(xiàng)不引人注目、默默無(wú)聞的工作，因此有的同志會(huì)忽視了它的重要性。有的同志認(rèn)為干部人事檔案工作是人事檔案工作人員的事情，與自己關(guān)系不大；有的同志雖然在口頭上講干部人事檔案工作的重要性，但在實(shí)際工作中卻不太重視。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和干部人事制度改革的深化，一些人產(chǎn)生了錯(cuò)覺(jué)，以為干部人事檔案只是干部身份的記錄，可有可無(wú)。這些認(rèn)識(shí)和做法都是錯(cuò)誤的、有害的，在干部人事檔案管理過(guò)程中，出現(xiàn)了許多問(wèn)題，可以說(shuō)，管檔意識(shí)的淡薄是制約干部人事檔案工作的一個(gè)重要因素。

2、管理的機(jī)制和方法滯后

從這次的檔案規(guī)范化整理工作來(lái)看，各個(gè)學(xué)校對(duì)干部人事檔案的管理方法不同。有的學(xué)校干部人事檔案隸屬于組織部門(mén)，有的隸屬于人事部門(mén)，有的隸屬于辦公室，個(gè)人干部人事檔案材料非常不齊全。從工作性質(zhì)上來(lái)講，干部檔案應(yīng)與文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等一并歸入校綜合檔案室管理。但是許多學(xué)校并沒(méi)理順關(guān)系，材料較分散。如反映教學(xué)情況、教學(xué)獎(jiǎng)懲的材料沒(méi)有及時(shí)歸入個(gè)人人事檔案，而是作為教師業(yè)務(wù)檔案存放在教務(wù)處。分散的管理格局，使干部檔案材料不能全面地反映干部的真實(shí)面貌，不能準(zhǔn)確地反映個(gè)人的真實(shí)情況，也不能準(zhǔn)確地評(píng)價(jià)一個(gè)人。管理的方法也只是單一的傳統(tǒng)模式，就是把記載干部本人原始基本狀況的履歷表、登記表、任免表、工資表裝入個(gè)人人事檔案，記載信息簡(jiǎn)單，不能全面反映干部的特征。干部檔案信息載體形式單一，使用價(jià)值低，管理手段相對(duì)落后，基本處于手工操作階段。

3、管理的質(zhì)量不高

干部人事檔案管理的核心是提高檔案的質(zhì)量。但是從這次的規(guī)范化整理來(lái)看，各校都存在著檔案卷宗質(zhì)量不高普遍現(xiàn)象。有的個(gè)人人事檔案沒(méi)有及時(shí)歸檔，材料很不齊全，不能反映出個(gè)人的真實(shí)情況；有的材料沒(méi)有經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒別，不應(yīng)或重復(fù)歸檔，造成資源浪費(fèi)；有的整理不規(guī)范，裝訂不整齊等狀況，大大降低了干部人事檔案的利用價(jià)值。

3 學(xué)校干部人事檔案管理工作改革措施

1、充分認(rèn)識(shí)新形勢(shì)下加強(qiáng)干部人事檔案工作的重要意義

胡錦濤同志指出：“檔案事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面。借助檔案，我們能夠更好地了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見(jiàn)未來(lái)。”在新的形勢(shì)和新的任務(wù)下，檔案工作者應(yīng)該從全局和戰(zhàn)略的高度，認(rèn)真深刻地理解上級(jí)的有關(guān)文件精神，進(jìn)一步加強(qiáng)干部人事檔案工作，改革傳統(tǒng)的干部人事檔案材料的陳舊觀念和管理模式，充分發(fā)揮干部人事檔案工作的作用。

2、夯實(shí)基礎(chǔ)，狠抓業(yè)務(wù)工作

（1）注重人事檔案資料的收集

人事檔案材料的平時(shí)收集是檔案完整性、齊全性、準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)保證。在資料收集方面建立收集工作崗位責(zé)任制，使平時(shí)的收集工作落實(shí)到人，還要發(fā)揮檔案工作者的主觀能動(dòng)性，改變檔案員只滿足于現(xiàn)狀坐等接收，別人交多少就收多少，交什么就收什么的情況，采取各種有效措施，把應(yīng)該歸檔的個(gè)人檔案全部收集起來(lái)，調(diào)整和補(bǔ)充現(xiàn)有的個(gè)人檔案信息，使個(gè)人檔案材料更加完整齊全。與此同時(shí)，在高速發(fā)展的信息時(shí)代，一切工作都已節(jié)奏的快和準(zhǔn)尉基本要素，因此在檔案信息的收集和整理方面，快速可以使其增值、落后也有可能喪失一切價(jià)值。因此檔案管理人員還必須無(wú)時(shí)無(wú)刻保持一種能夠緊張、高效地工作狀態(tài)，不僅能夠依靠常規(guī)的判斷與方法進(jìn)行干部人事檔案的管理和手機(jī)，還能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)資料、及時(shí)歸檔。換言之，這需要其具備眼觀六路、耳聽(tīng)八方的技能，需要其擁有敏銳的信息感知度，及時(shí)了解最先進(jìn)的信息動(dòng)態(tài)，做到及時(shí)收集，為領(lǐng)導(dǎo)的快速?zèng)Q策提供最最強(qiáng)有力的支持。

（2）注重人事檔案的歸檔質(zhì)量

明確歸檔的質(zhì)量要求，要熟練掌握個(gè)人人事檔案材料的范圍，把應(yīng)該歸檔的文件應(yīng)完整地歸檔，遵循人事檔案材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持材料之間的有機(jī)能聯(lián)系，保證歸檔檔案的質(zhì)量，提高人事檔案的利用價(jià)值和意義。當(dāng)今世界競(jìng)爭(zhēng)的本質(zhì)其實(shí)是人才的競(jìng)爭(zhēng)，要想在競(jìng)爭(zhēng)中求得生存、實(shí)現(xiàn)發(fā)展，歸根到底就是需要注重培養(yǎng)人才、發(fā)掘人才。而對(duì)于學(xué)校而言，人事檔案管理恰恰能為此提供最大程度的便利。因此，人事檔案管理工作要注意真實(shí)、全面的反應(yīng)人員信息，包括來(lái)自學(xué)歷、職稱以及外語(yǔ)、計(jì)算機(jī)等等級(jí)證明材料；收集和整理各類科研成果，包括學(xué)術(shù)論文以及期刊著作發(fā)表等情況。本著一切利于學(xué)校人才配置、利于人才培養(yǎng)和專業(yè)設(shè)置的目的，全面、高效、細(xì)致地進(jìn)行此方面工作，提升檔案管理工作的質(zhì)量。

（3）注重人事檔案的整理完善

檔案工作者在收集完各種個(gè)人檔案材料后要及時(shí)進(jìn)行整理、分類，對(duì)多余或重復(fù)的資料進(jìn)行篩選，從事人事檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)定期地對(duì)個(gè)人資料進(jìn)行收集和整理規(guī)范，保證個(gè)人檔案信息能及時(shí)更新、充分反映出個(gè)人的現(xiàn)實(shí)情況，使其個(gè)人人事檔案更具有較高的使用和利用價(jià)值。

3、更新思想觀念，規(guī)范干部人事檔案管理

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，許多學(xué)校的干部檔案管理工作水平有著不同程度的提高。但從目前的狀況看，現(xiàn)有的索引目錄和檢索案卷目錄是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，檔案管理現(xiàn)代化已提上日程。要大膽解放思想，改變過(guò)去那種把干部人事檔案工作神秘化、孤立化的舊觀念，要把干部人事檔案和干部信息結(jié)合起來(lái)。同時(shí)，要沖破傳統(tǒng)的干部人事檔案材料的管理模式，立足于干部檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，規(guī)范干部人事檔案管理。因此要進(jìn)一步完善干部人事檔案查借閱、收集、鑒別歸檔、轉(zhuǎn)遞、檢查核對(duì)等制度，加強(qiáng)與形成干部人事檔案材料部門(mén)的聯(lián)系、協(xié)調(diào)，形成有效的工作機(jī)制，將工作落實(shí)到日常管理中，不斷鞏固和提高干部人事檔案工作水平。

4、加強(qiáng)干部人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高干部檔案管理人員素質(zhì)。

做好干部人事檔案工作，必須建設(shè)一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬的專業(yè)人才隊(duì)伍。學(xué)校干部人事檔案管理人員應(yīng)具備優(yōu)秀的思想政治品質(zhì)、埋頭實(shí)干的優(yōu)良作風(fēng)、無(wú)私奉獻(xiàn)的優(yōu)良品質(zhì)、扎實(shí)的檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)和現(xiàn)代管理能力等。檔案管理人員要經(jīng)得起市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的考驗(yàn)，樂(lè)于奉獻(xiàn)，具有良好的職業(yè)道德和吃苦耐勞的精神。學(xué)校干部人事檔案管理員要通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等形式，成為熟悉組織人事工作和掌握有關(guān)業(yè)務(wù)技能的多面手，深入研究新時(shí)期組織人事工作的特點(diǎn)和需求，增強(qiáng)工作的預(yù)見(jiàn)性和主動(dòng)性，為學(xué)校干部人事檔案工作決策提供高質(zhì)量高效率的服務(wù)。

綜上所述，隨著改革開(kāi)放的深入進(jìn)行以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，不同學(xué)校在其教育教學(xué)以及管理質(zhì)量上都出現(xiàn)了“質(zhì)”的飛躍。雖然不少學(xué)校在干部人事檔案的管理上進(jìn)行了一定程度的改革和創(chuàng)新，但同社會(huì)科技的快速行進(jìn)相比，其還是存在著些許落后與不足，鑒于此就需要廣大學(xué)校在充分認(rèn)識(shí)新形勢(shì)下加強(qiáng)干部人事檔案工作重要意義的前提下，不斷夯實(shí)基礎(chǔ)、狠抓業(yè)務(wù)工作，并且隨時(shí)更新思想觀念，規(guī)范干部人事檔案管理；加強(qiáng)干部人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高干部檔案管理人員素質(zhì)。唯有如此才能與日新月異的社會(huì)經(jīng)濟(jì)與學(xué)校發(fā)展抓概況相適宜，進(jìn)而不斷提高人事檔案管理的價(jià)值。

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