李向東，云慶輝，段　曄，晉　虎

基于B/S架構的器材設備科管理信息系統(tǒng)探析之五：采購流程管理

李向東，云慶輝，段曄，晉虎

目的：設計并實現(xiàn)基于B/S架構的設備采購流程管理模塊，規(guī)范醫(yī)院設備采購流程，推進醫(yī)院信息化建設。方法：利用面向服務的體系結構（service-oriented architecture，SOA）作為主體架構，以互聯(lián)網信息服務管理器作為發(fā)布工具開發(fā)模塊的各項功能。結果：醫(yī)院各科室通過院內局域網，在IE瀏覽器中輸入該系統(tǒng)所在服務器的IP地址即可輕松實現(xiàn)在線辦理設備采購業(yè)務，各臨床科室也可以通過IE瀏覽器查詢本科室的設備采購進度情況。結論：該系統(tǒng)為醫(yī)院各科室查詢設備采購進度情況提供了便利，使設備采購流程得到了有效的規(guī)范和優(yōu)化。

信息化；B/S；面向服務的體系結構；采購

0　引言

伴隨著醫(yī)院信息化建設的不斷深入，絕大多數(shù)醫(yī)院在經營理念上已由過去的計劃經濟逐步向市場經濟并軌，在新形勢下設備采購管理也發(fā)生了巨大的變化[1-2]。由于高科技的發(fā)展，國內外各種先進醫(yī)療設備大批引進醫(yī)院，對醫(yī)療設備管理水平的要求也越來越高，因此，對醫(yī)療設備從采購到維護的整個環(huán)節(jié)需要嚴格的科學管理，傳統(tǒng)的設備管理方式已經不能滿足當前設備管理的需求。為了適應醫(yī)院信息化建設的需要，提高設備的利用率和管理人員的工作效率，建立一個新的醫(yī)療設備信息管理系統(tǒng)是醫(yī)院信息化建設的一項重要內容。

通過應用醫(yī)療設備管理軟件，對醫(yī)療設備效益分析與采購進行管理，有效提高了醫(yī)院醫(yī)療設備管理工作的水平和效率，使醫(yī)療設備管理更加準確、細致，降低了醫(yī)院的醫(yī)療成本，防止了醫(yī)院固定資產的流失、閑置。

1　采購流程管理的意義

醫(yī)療設備是醫(yī)學裝備中十分重要的組成部分，具有精密度高、配套性強、價格昂貴、技術更新快以及安裝條件和工作環(huán)境要求高等特點，是醫(yī)院創(chuàng)造經濟效益和社會效益的必要載體，在醫(yī)院建設和發(fā)展中起著重要的支撐作用[3]。對于醫(yī)療設備采購的管理必須順應社會的發(fā)展規(guī)律實現(xiàn)信息化管理。通過系統(tǒng)結合流程來提高采購效率，完成醫(yī)療設備的采購。

（1）采購結合流程管理本質上更加方便，過程嚴格有序，信息交流便捷，與供應商協(xié)同有據可查，可大幅度降低采購成本、縮短周期。

（2）采購流程的管理使采購過程更加透明、規(guī)范，嚴格控制采購過程，可杜絕采購過程中的腐敗。采購信息由采購員通過系統(tǒng)直接生成采購記錄，交由下一步負責人審批方可進入下一步，避免了采購中的黑洞。

（3）實現(xiàn)標準化的采購流程。系統(tǒng)管理采購管理模塊是在對業(yè)務流程進行優(yōu)化的基礎上進行的，嚴格按軟件規(guī)定流程進行，規(guī)范采購行為，有利于建立良好的采購環(huán)境，杜絕采購過程中的隨意、差錯，減少損失。

（4）通過規(guī)范采購流程，有利于信息的管理、審核，促進采購管理定量化、科學化，為決策提供更多、更準確、更及時的信息，使決策依據更充分。

2　技術架構

B/S架構是隨著Internet技術的興起，對客戶端和服務器進行改進的一種結構[4-5]，本模塊就是采用這種架構，其具有以下優(yōu)勢：

（1）維護和升級方式簡單。目前，軟件系統(tǒng)的改進和升級越來越頻繁，B/S架構的產品明顯體現(xiàn)著更為方便的特性。對一個稍微大一點的醫(yī)院來說，系統(tǒng)管理人員如果需要在幾百甚至上千部計算機之間來回奔波，效率和工作量是可想而知的，但B/S架構的軟件只需要管理服務器就可以了，所有的客戶端只是瀏覽器，根本不需要做任何的維護。無論用戶的規(guī)模有多大、有多少分支機構，都不會增加維護升級的工作量，所有的操作只需要針對服務器進行；如果是異地，只需要把服務器連接專網即可實現(xiàn)遠程維護、升級和共享。所以，客戶機越來越“瘦”而服務器越來越“胖”是將來信息化發(fā)展的主流方向。今后，軟件升級和維護會越來越容易，而使用起來會越來越簡單，這對用戶人力、物力、時間、費用的節(jié)省是顯而易見的、驚人的。

（2）成本降低，選擇更多。B/S架構的軟件只需要1臺上網的計算機即可使用，客戶端零安裝。

（3）系統(tǒng)擴展性好。B/S架構相對于C/S架構擴展性強，可以選擇不同的技術和架構，異構系統(tǒng)之間更加方便集成和整合。

（4）系統(tǒng)集中部署。系統(tǒng)集中部署在服務器上，包括Web應用服務器、數(shù)據庫服務器。系統(tǒng)運行所需的所有軟件都安裝在服務器上，數(shù)據也集中存儲在服務器上，數(shù)據的集中存儲管理使得數(shù)據更加實時、安全、統(tǒng)一和完整。

3　系統(tǒng)概述

設備采購管理在醫(yī)院有很重要的地位，通過采購管理降低設備成本是醫(yī)院增加利潤的一個極有潛力的途徑。采購也會影響庫存，采購管理不當，會造成大量多余的庫存，庫存會占用醫(yī)院的大量資金、增加管理成本。采購管理本身的好壞會影響供貨的及時性、供貨價格和供貨質量，而這些都與醫(yī)院最終設備的價格、質量和及時性直接相關。

本系統(tǒng)不僅對采購一般設備的流程管理進行了規(guī)范，而且還可以根據采購設備的特點自定義采購流程，方便采購設備工作的展開。

4　系統(tǒng)目標

采購系統(tǒng)幫助采購人員控制并完成從采購計劃、采購合同直到合同跟蹤全部過程的管理，可有效地監(jiān)控采購計劃的實施、采購成本的變動及供應商交貨履約情況，從而幫助采購人員選擇最優(yōu)秀的供應商和采購策略，確保采購工作高質量、高效率及低成本地完成，使醫(yī)院處于最佳的供貨狀態(tài)。本系統(tǒng)支持采購流程管理的方式有2種：（1）按照標準的流程進行采購；（2）根據設備的特點自定義采購流程。重點要實現(xiàn)的目標有：（1）實現(xiàn)對供應商信息的動態(tài)管理和維護；（2）科學、準確、靈活地制訂采購計劃和采購策略，指導和規(guī)范醫(yī)院日常的采購經營活動，保證采購設備的及時準確，確保使用的持續(xù)進行；（3）實時動態(tài)地查詢物資庫存情況，避免盲目采購造成庫存積壓；（4）對醫(yī)院采購計劃的編制、審批、分配、下達進行監(jiān)督和控制，對物資采購合同的編制、醫(yī)院日常訂貨、到貨檢驗、計量、入庫、付款結算進行跟蹤和追溯；（5）根據采購設備的特點為其設置特定的采購流程，實現(xiàn)采購的靈活性。

系統(tǒng)優(yōu)勢：本系統(tǒng)采用B/S結構，方便快捷、操作簡單。采購流程實現(xiàn)自定義管理，可根據采購設備的特點設置采購流程。系統(tǒng)提供豐富、靈活的業(yè)務分析報表，包括采購訂單執(zhí)行情況明細表、采購訂單執(zhí)行情況匯總表等，同時支持靈活設置報表查詢分析條件，幫助醫(yī)院快速、準確地獲取支持采購決策和業(yè)務控制的相關信息。

5　模塊介紹

一般的設備采購有規(guī)范化的流程，這樣可保證采購工作的嚴謹性和有效性，如圖1所示。

圖1　設備采購管理模塊流程圖

自定義采購流程是根據采購設備的特點或付款的方式自定義符合其特點的流程。例如有些醫(yī)療設備必須從國外引進，需建立外貿采購流程；再者，付款方式不同，采購的流程也不盡相同，可根據一次性付款、分2次付款、分3次付款、萬元以內等不同方式分別建立符合其特點的采購流程，規(guī)范其工作。

采購流程自定義實現(xiàn)核心代碼：

protected void ImgBtn_Save_Click(object sender，ImageClickEventArgs e)

{

stringstrErr="";

if(tb_FLOWDEPLOY_ID.Text.Trim()=="")

{

strErr+="標識不能為空！\n";

}

if(tb_FLOWNAME.Text=="")

{

strErr+="預算編號不能為空！\n";

}

if(strErr!="")

{

MessageBox.Show(this，strErr);

return;

}

constint FIELD_COUNT=10;//字段數(shù)

SqlConvert.DbField[]arr=new SqlConvert.Db－Field[FIELD_COUNT];

int i=0;

arr[i++]=SqlConvert.GetDbField_Ora("FLOWDEPLOY_ID"，this.tb_FLOWDEPLOY_ID.Text，HISPlus. SqlManager.FIELD_TYPE.STR);

arr[i++]=SqlConvert.GetDbField_Ora("FLOWNAME"，this.tb_FLOWNAME.Text，HISPlus.SqlManager.FIELD_TYPE.STR);

arr[i++]=SqlConvert.GetDbField_Ora("REMARKS"，this.tb_REMARKS.Text，HISPlus.SqlManager.FIELD_TYPE.STR);

DataSetds_exist=DbHelperOra.Query("select* from eq_flowdeploy where FLOWDEPLOY_ID='"+ tb_FLOWDEPLOY_ID.Text+"'");

stringsql=string.Empty;

if(ds_exist!=null&&ds_exist.Tables[0].Rows. Count＞0)

{

sql=SqlConvert.GetSqlUpdate("eq_flowdeploy"，arr，i，"FLOWDEPLOY_ID='"+tb_FLOWDEPLOY_ID.Text+"'");

}

else

{

sql=SqlConvert.GetSqlInsert("eq_flowdeploy"，arr，i);

}

int ii=DbHelperOra.ExecuteSql(sql);

if(ii＞0)

{

this.Response.Write("＜script＞alert('更新成功');＜/script＞");

}

else

{

this.Response.Write("＜script＞alert('更新失敗');＜/script＞");

}

}

6　一般采購流程的詳細分析

6.1采購前準備

設備采購前由科室提出采購申請及購置計劃，經院領導逐級批準審核后交由器材設備科統(tǒng)一進行集中采購，采購前準備主要采用公開、公平、公正的原則進行設備招標，器材設備科與中標供應商簽訂合同，實施采購，采購流程為：公司草擬合同→科室簽訂合同→設備科簽訂合同。

設備招標應準備好招標文件。招標文件是整個投標過程中所遵循的法律性文件，是投標和評標的依據，也是構成合同內容的關鍵。因醫(yī)療設備比較特殊，因此招標文件中的商務部分要對投標廠商及所投標的醫(yī)療設備的資質文件有明確要求。招標文件的技術條款對需要采購設備的技術功能和配置需要提出要求。簽訂合同時應仔細閱讀，以防合同中出現(xiàn)漏洞而產生事后合同糾紛。在采購前應做好充分的準備工作，凡是和采購有關的問題都應事先考慮到，并制訂相應的對策。

6.2集中采購

集中采購是指將集中采購目錄內的貨物、工程、服務集中進行采購，降低分散采購的選擇風險和時間成本，避免多次重復安排相同項目的采購而產生降低工作效率、喪失采購效益等弊端。如果要求采購人各自去找專家驗收，勢必會增大困難，也會耗費更多的時間、精力和財力等，而如果由集中采購機構出面組織一個專家驗收小組，將整批采購項目一次性驗收完畢后，再交付采購人，就會減少諸多采購人的驗收工作量，節(jié)省了大量的時間、人力等。同時，集中驗收也會加強對驗收人員的監(jiān)督，更便于對采購項目的質量把關。

醫(yī)療設備屬于特殊資質的設備，在實際工作中發(fā)現(xiàn)某些供應商提供的文件與實際產品不符，存在冒用其他廠家產品的資質文件、偽造非法的授權書等情況。通過嚴格的審核程序，必要時通過網上查閱和向其他競爭對手了解、確認相關的信息，以確保集中采購的合法性、公平性和嚴肅性[6-7]。

6.3設備驗收

醫(yī)療設備驗收工作是設備從招標采購到正常使用的整個過程中的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院設備科驗收工作人員為了確保新購設備的質量和安全使用，必須遵循一整套完整、合理、規(guī)范的驗收流程。做好醫(yī)療設備的安裝驗收工作，對于加強設備管理及在后續(xù)使用中充分發(fā)揮設備效能具有重要的意義。同時，購買醫(yī)療設備是一項涉及重大金額的經濟貿易行為，通過簽訂合同來保護雙方的合法權益，通過驗收檢驗是否滿足合同的要求來保障醫(yī)院的利益得以實現(xiàn)。

設備到貨后需由醫(yī)院專業(yè)人員進行設備驗收工作，檢查出廠合格證、設備說明書、質量證明書等是否齊全，按照裝箱單檢查清點并做好記錄和交接手續(xù)，最重要的一點是安裝調試，發(fā)現(xiàn)質量異議及時通知供貨商進行調換。設備驗收時即可為設備建立一套完整的采購檔案，為后續(xù)設備投入使用的維修、檢測提供依據。

6.4設備計量質控

醫(yī)療設備的計量質控是醫(yī)院質量控制管理的一項重要內容，它是指醫(yī)院在醫(yī)療服務質量保證方面的指揮和控制組織協(xié)調的活動。

隨著數(shù)字化、智能化和大規(guī)模集成電路的應用，醫(yī)療設備技術復雜程度越來越高，其維修技術、部件、元器件來源逐漸走向專業(yè)化和個性化，在這種條件下，醫(yī)院計量站面臨單一質控向預防維護、校準與計量、安全監(jiān)督、智能控制等多功能、多職責和多任務轉化。設備投入使用前的計量質控可以有效地減少因設備故障而造成的醫(yī)療事故。

6.5設備檔案

設備檔案，是指設備從規(guī)劃、設計、制造、安裝、調試、使用、維修、改造、更新至報廢的全過程中形成的圖紙、文字說明、憑證和記錄等文件資料，通過不斷收集、整理、鑒定等工作建立的檔案。

設備檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，也是設備管理工作的重要組成部分。設備的正常運行及維護保養(yǎng)是設備管理工作的基本任務，設備檔案管理工作為這一基本任務順利、經濟地完成提供了基本技術支持。

6.6設備登記

采購的醫(yī)療設備經過驗收、質控和建檔后還需要進行設備登記。設備登記將會記錄該醫(yī)療設備的詳細信息，如設備編號、規(guī)格型號、技術參數(shù)等。這些設備信息在設備投入使用時將會提供重要的指導作用，并在后期的保修、維修中具有很高的參考價值，為以后購買該類設備提供了數(shù)據參考，方便了全院設備的統(tǒng)一管理。

6.7財務付款結算

財務結算工作主要是指收款或者付款工作。首先，結算要心細，不能出錯，出錯要自己承擔責任；其次，一定要審查結算憑證是否規(guī)范，有審批；第三，認真審核支票或者匯票，不可缺項。財務付款結算的主要工作是錄入每筆結算的詳細信息，認真核對支票和匯票的信息，制訂打印財務報表等。該模塊簡化了用戶的操作步驟，使財務結算更加清晰、準確。

6.8設備條碼管理

隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，醫(yī)療設備的不斷更新、引進，設備管理變得越來越復雜。為了能夠有效方便地管理設備，該模塊應用了目前比較先進的條碼識別技術。在設備投入使用前，每臺設備都將被粘貼一個唯一的一維碼，該一維碼是設備生命周期中唯一一個可以有效識別的憑證。在設備后期維護和質量控制中掃描該一維碼將會自動識別設備的基本信息，進一步使用具有遠程訪問數(shù)據庫功能的手持數(shù)據終端，根據條碼信息訪問醫(yī)療設備信息數(shù)據庫，可獲得醫(yī)療設備所有信息[8]。

7　結語

該模塊的引入使得醫(yī)院設備采購流程得到了大大的簡化和規(guī)范，使采購管理以及設備管理進入了數(shù)字化階段，提高了醫(yī)院的工作效率。一個好的系統(tǒng)在醫(yī)院投入使用后可以提高醫(yī)院的整體管理水平和工作效率，有效地填補管理中的漏洞，為現(xiàn)代化醫(yī)療譜寫新篇章。

[1]黨偉.醫(yī)療耗材庫存與采購控制管理[J].中國醫(yī)院管理，2011，31（9）:93-94．

[2]徐開敏.淺析醫(yī)院物資材料的采購管理[J].醫(yī)學信息，2011，24（6）:3 269-3 270．

[3]向國駒.淺談醫(yī)療儀器設備招標采購[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2006，27（3）:55-56．

[4]應俊，陳廣飛，何史林，等.基于B/W/S結構臨床科室醫(yī)療信息平臺的開發(fā)[J]．醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2008，29（6）:47-48．

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[8]朱秀麗.淺談條形碼技術在現(xiàn)代醫(yī)院耗材管理中的應用[J]．醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2013，34（9）:121-122．

（收稿：2014-05-29修回：2014-09-11）

Equipment department management information system based on B/S architecture:purchase process management

LI Xiang-dong,YUN Qing-hui,DUAN Ye,JIN Hu
(Department of Equipment,Xijing Hospital of the Fourth Military Medical University,Xi'an 710032,China)

Objective To develop an equipment purchase process management module based on B/S architecture to standardize hospital equipment purchase process and promote hospital informatization.Methods Service-oriented architecture (SOA)was adopted as the main architecture,and internet information service(IIS)manager was used as the publishing tool.Results All the departments could visit the system through hospital intranet and perform on-line equipment purchase and inquiry for progress.Conclusion The system facilitates the inquiry of all departments for the progress of equipment purchase,and standardizes and optimizes the equipment purchase process.[Chinese Medical Equipment Journal，2015，36（5）：134-137]

informatization;B/S;SOA;procurement

[中國圖書資料分類號]R318；TP311.13；R139.324A

1003-8868（2015）05-0134-04

10.7687/J.ISSN1003-8868.2015.05.134

李向東（1963—），男，博士，副教授，副主任醫(yī)師，主任，主要從事醫(yī)療設備及耗材管理方面的研究工作。

710032西安，第四軍醫(yī)大學西京醫(yī)院器材設備科（李向東，云慶輝，段曄，晉虎）