□封俊紅，張 捷，朱曉姝3

（1.廣西高校復(fù)雜系統(tǒng)優(yōu)化與大數(shù)據(jù)處理重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室，廣西 玉林 537000；2，3.玉林師范學(xué)院 計(jì)算機(jī)科學(xué)與工程學(xué)院，廣西 玉林 537000）

一種基于Excel 2010環(huán)境下VBA技術(shù)的實(shí)用文件管理工具

□封俊紅1，張 捷*2，朱曉姝3*

（1.廣西高校復(fù)雜系統(tǒng)優(yōu)化與大數(shù)據(jù)處理重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室，廣西 玉林 537000；2，3.玉林師范學(xué)院 計(jì)算機(jī)科學(xué)與工程學(xué)院，廣西 玉林 537000）

針對(duì)紛繁復(fù)雜的文件管理問(wèn)題，利用Excel 2010新環(huán)境下的VBA技術(shù)，在Excel 2010中開(kāi)發(fā)了一個(gè)基于VBA技術(shù)的實(shí)用文件管理工具，實(shí)現(xiàn)將指定文件夾中的所有文件名提取出來(lái)保存到Excel工作表中，并自動(dòng)添加和刪除與真實(shí)文件的超鏈接.借助Excel方便快捷的查找功能，快速地實(shí)現(xiàn)文件的搜索和定位，方便地進(jìn)行相關(guān)主題文獻(xiàn)的歸類(lèi)、注解、閱讀和更新.

Excel 2010；VBA；文件管理;文獻(xiàn)歸類(lèi)；超鏈接

0 引言

V isual Basic for Applications（VBA）是一種Visual Basic的一種宏語(yǔ)言，是VBA的一個(gè)子集，主要能用來(lái)擴(kuò)展Windows的應(yīng)用程式功能，特別是Microsoft Office軟件[1].也可說(shuō)是一種應(yīng)用程式視覺(jué)化的Basic Script.1994年發(fā)行的Excel 5.0版本中，即具備了VBA的宏功能.VBA可使常用的過(guò)程或者進(jìn)程自動(dòng)化，可以創(chuàng)建自定義的解決方案，最適用于來(lái)定制已有的桌面應(yīng)用程序.

使用VBA技術(shù)，既可以在Office文檔中進(jìn)行自動(dòng)化操作[2-8]，也可以利用VBA提供的對(duì)象開(kāi)發(fā)獨(dú)立的應(yīng)用程序來(lái)操作Office文檔[9，10].我們前面的研究中對(duì)這兩方面均有涉及，文獻(xiàn)[2]將在Powerpoint中引入VBA技術(shù)，使得在Powerpoint中就可以制作人機(jī)交互式的多媒體課件，在Powerpoint讀取存放在文本文件中的題目顯示在幻燈片中，用戶(hù)在幻燈片中作答后，Powerpoint比較用戶(hù)的答案和存放在文本文件中的標(biāo)準(zhǔn)答案，根據(jù)正確與否作出相應(yīng)的提示.文獻(xiàn)[9]通過(guò)對(duì)Word對(duì)象和Powerpoint對(duì)象的操作，實(shí)現(xiàn)了一個(gè)獨(dú)立的應(yīng)用程序，完成文件夾下的所有Powerpoint文件轉(zhuǎn)換成Word文件，包括其中的圖、表等復(fù)雜對(duì)象都能很好的轉(zhuǎn)化.

這篇論文是在我們以前研究的基礎(chǔ)上，在Office2010被普遍使用的新環(huán)境下，針對(duì)微軟提供的VBA的新變化，進(jìn)行了相應(yīng)的研究，結(jié)合實(shí)際工作的需求，在Excel 2010中開(kāi)發(fā)了一個(gè)基于VBA技術(shù)的實(shí)用工具，此工具對(duì)日常的文檔管理、文檔檢索具有很大的作用，能自動(dòng)顯示指定文件下的文件到Excel文件的工作表中，能根據(jù)文件夾下文件的變化進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，能自動(dòng)對(duì)顯示的文件名添加和刪除超級(jí)鏈接到文件夾下文件，以便點(diǎn)擊文件名能自動(dòng)打開(kāi)對(duì)應(yīng)的文件.這個(gè)工具利用Excel的查找功能，能快速地搜索文件是否存在，特別是要檢索一篇文獻(xiàn)是否已經(jīng)下載過(guò)特別方便；此工具能將方便的對(duì)自己近期要處理的文檔進(jìn)行自動(dòng)鏈接，處理完后進(jìn)行自動(dòng)取消鏈接；能利用Excel的工作表針對(duì)不同的主題對(duì)文檔進(jìn)行歸類(lèi)，解決了相同文檔在不同文件夾中的存放多個(gè)副本的問(wèn)題.

1 Excel2010中的VBA

與前面的office版本不同，Excel2010中的VBA和宏是隱藏的，需要相應(yīng)設(shè)置才可以顯示，需要啟用"開(kāi)發(fā)工具"選項(xiàng)卡，步驟如下：（1）在“文件”選項(xiàng)卡上，選擇“選項(xiàng)”以打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框.（2）單擊該對(duì)話(huà)框左側(cè)的“自定義功能區(qū)”.（3）在該對(duì)話(huà)框左側(cè)的“從下列位置選擇命令”下，選擇“常用命令”.（4）在該對(duì)話(huà)框右側(cè)的“自定義功能區(qū)”下，從下拉列表框中選擇“主選項(xiàng)卡”，然后選中“開(kāi)發(fā)工具”復(fù)選框.具體設(shè)置如圖1所示.

圖1 啟用"開(kāi)發(fā)工具"選項(xiàng)卡

進(jìn)行以上設(shè)置之后，Excel 2010中就出現(xiàn)了“開(kāi)發(fā)工具”的選項(xiàng)卡，里面就可以看到“Visual Basic”、“宏”、“插入”和“設(shè)計(jì)模式”等按鈕.在“插入”按鈕下會(huì)出現(xiàn)如圖2所示的常用控件，這些控件可以添加到Excel文檔中，在Excel工作表中添加里面的“命令按鈕”、“組合框”，“復(fù)選框”等控件，實(shí)現(xiàn)類(lèi)似可視化編程軟件中提供的UI界面設(shè)計(jì).“設(shè)計(jì)模式”按鈕用于將Excel轉(zhuǎn)換到設(shè)計(jì)狀態(tài)，此時(shí)空間下的代碼不執(zhí)行，雙擊進(jìn)入可以進(jìn)行代碼編寫(xiě)和修改，選中此按鈕時(shí)，四周會(huì)顯示一個(gè)實(shí)線(xiàn)框.沒(méi)有實(shí)線(xiàn)框表示一般模式，此時(shí)單擊其中的“命令按鈕”等控件，會(huì)執(zhí)行里面編寫(xiě)的代碼，執(zhí)行對(duì)應(yīng)的操作.

圖2 “插入”按鈕下的常用控件

2 基于VBA技術(shù)的實(shí)用文件管理工具

2.1 Excel中的UI界面

在“設(shè)計(jì)模式”下，設(shè)計(jì)如圖3所示的用戶(hù)界面，此界面可以完成如下功能.

圖3 Excel中設(shè)計(jì)的UI界面

（1）搜索指定文件夾下的所有文件

（2）將搜索到的所有文件顯示到“Sheets”所指的工作表中

（3）對(duì)“Sheets”下面所指的工作表，根據(jù)“Start”和“Number”所指的范圍進(jìn)行自動(dòng)超鏈接和取消超鏈接

其中，“Sheets”標(biāo)簽下面的組合框用于選擇當(dāng)前Excel文件中的所有工作表，“Start”和“Number”下的文本框用于指定該工作表的范圍，下面的文本框用于指定要處理的文件夾，“RefreshFile”命令按鈕用于進(jìn)行文件搜索和顯示到Excel工作表中，命令按鈕“Hyperlink”和“Non Hyperlink”用于對(duì)指定工作表中指定范圍的文件名自動(dòng)添加和取消超鏈接，以便直接在Excel工作表中點(diǎn)擊文件名直接打開(kāi)對(duì)應(yīng)的文件.

2.2 命令按鈕“RefreshFile”的功能和實(shí)現(xiàn)

圖4 文件夾不存在對(duì)話(huà)框

圖5 文件夾存在處理完后對(duì)話(huà)框

圖6 命令按鈕“RefreshFile”的實(shí)現(xiàn)代碼

“RefreshFile”命令按鈕用于將上面文本框中顯示的文件夾中的所有文件羅列出來(lái)，并在該Excel文件的“All”工作表中顯示.根據(jù)文本框中文件夾是否有效，進(jìn)行不同的處理.如果文件夾不存在，顯示如圖4所示的對(duì)話(huà)框，如果存在，則進(jìn)行文件搜索、顯示文件名到工作表、最后顯示如圖5所示的對(duì)話(huà)框.命令按鈕“RefreshFile”的實(shí)現(xiàn)代碼如圖6所示，首先判斷指定的文件夾是否存在，若不存在，顯示文件夾不存在的對(duì)話(huà)框，如圖4所示；若存在，執(zhí)行自定義的AllFile函數(shù)，執(zhí)行相應(yīng)的操作.AllFile用于完成文件夾和其子文件夾下所有文件的搜索，搜索到一個(gè)文件顯示該文件名到該Excel文檔的“All”工作表中，根據(jù)搜索到的文件數(shù)數(shù)目，自動(dòng)調(diào)整文件名顯示的位置.此函數(shù)用到了使用了“FindFirstFile”、“FindNextFile”和“FindClose”3個(gè)API（Application Program Interface）函數(shù)查找文件，因此在前面進(jìn)行了聲明.該函數(shù)使用VBA中Excel對(duì)象的“Sheets”集合、“Sheet”工作表對(duì)象、“Range”屬性，使用“Activate”、“Select”等方法來(lái)自動(dòng)操作Excel文檔.AllFile函數(shù)的實(shí)現(xiàn)代碼如圖7所示.

圖7 自定義函數(shù)AllFile的實(shí)現(xiàn)代碼

2.3 命令按鈕“Hyperlink”和“Non Hyperlink”的功能和實(shí)現(xiàn)

在圖3中指定工作表和開(kāi)始行數(shù)和總行數(shù)后，單擊命令按鈕“Hyperlink”會(huì)對(duì)指定范圍的文件名進(jìn)行超鏈接處理，將Excel中的文件名和文件夾中的實(shí)際文件進(jìn)行鏈接，連接后的字體會(huì)變大，顏色變成藍(lán)色，點(diǎn)擊文件名會(huì)自動(dòng)打開(kāi)對(duì)應(yīng)的文件.“Non Hyperlink”用于對(duì)指定范圍的文件名取消超級(jí)鏈接，取消后字體會(huì)變小，顏色會(huì)恢復(fù)到黑色.

命令按鈕“Hyperlink”的實(shí)現(xiàn)代碼如圖8所示，首先判斷工作表是否指定，如果沒(méi)有設(shè)置，則彈出提示對(duì)話(huà)框，選擇工作表組合框；如果設(shè)置好了，自動(dòng)激活該工作表，根據(jù)設(shè)置的開(kāi)始行數(shù)和總行數(shù)，對(duì)該范圍的文件名添加超級(jí)鏈接，使用了Excel對(duì)象的Hyperlinks的Add方法，對(duì)應(yīng)的代碼為ActiveSheet.Hyperlinks.Add Anchor: = Selection, Address:= Selection. Text, TextToDisplay : = Selection.Text.命令按鈕“Non Hyperlink”的實(shí)現(xiàn)代碼和“Hyperlink”類(lèi)似，修改Add方法為Delete方法，對(duì)應(yīng)的代碼為Selection.Hyperlinks. Delete.

圖8 “Hyperlink ”的實(shí)現(xiàn)代碼

2.4 組合框“Sheets”的自動(dòng)更新功能

除了第一張表用于UI界面操作之外，組合框“Sheets”會(huì)自動(dòng)列出Excel文檔中的所有工作表的名稱(chēng)，添加、修改和刪除工作表后，再次打開(kāi)Excel文檔，該列表會(huì)自動(dòng)更新.假定UI界面工作表的名稱(chēng)是“Operation”， 完成此功能的代碼如圖9所示.該代碼在Excel文檔打開(kāi)時(shí)（Workbook_Open）執(zhí)行，首先清空組合框的下拉列表內(nèi)容，然后根據(jù)Excel文檔中的工作表數(shù)目，獲取工作表名稱(chēng)添加到組合框下拉列表中，最后自動(dòng)選擇組合框的第一項(xiàng).

圖9 組合框“sheats”的實(shí)現(xiàn)代碼

3 結(jié)論

本文在Excel 2010環(huán)境下，探討了使用VBA技術(shù)的一種應(yīng)用，在Excel工作表中實(shí)現(xiàn)對(duì)指定文件夾下文件的管理，實(shí)現(xiàn)文件的快速查找、定位和超鏈接功能，該工具能夠?qū)ξ募A中的所有文件進(jìn)行掃描，將文件名自動(dòng)保存到Excel工作表中，能對(duì)指定的文件名自動(dòng)添加和刪除與真實(shí)文件的超鏈接.從日常工作的使用情況來(lái)看，極大地方便了用戶(hù)對(duì)雜論文章的文件的整理，特別是文件特別多，又經(jīng)常對(duì)文件夾添加和刪除文件的情況.對(duì)科研工作者來(lái)說(shuō)，可以使用Excel中的這個(gè)工具，方便地進(jìn)行相關(guān)主題文獻(xiàn)的歸類(lèi)、注解、閱讀和更新. ■

[1]VBA[EB/OL] Http://Baike.Haosou.Com/Doc/4307200-4511084.Html.

[2]張捷，李露璐，封俊紅.在Powerpoint中引入VBA技術(shù)制作交互式多媒體教學(xué)課件[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2014，10(5)：1063-1065.

[3]郗德才.大學(xué)英語(yǔ)四、六級(jí)單詞提?。夯赪ord的VBA自然語(yǔ)言處理[J].海外英語(yǔ)，2013，(23)：115-117.

[4]何劍.基于A(yíng)utoIt3和VBA的Word操作題自動(dòng)批量批改程序的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].揚(yáng)州職業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2014，(01)：36-39+59.

[5]郭彥.基于WordVBA技術(shù)的試卷自動(dòng)排版系統(tǒng)的設(shè)計(jì)[J].電子制作，2014，(01)：65.

[6]胡海英.基于WordVBA技術(shù)的試卷自動(dòng)排版系統(tǒng)的設(shè)計(jì)[J].電子技術(shù)與軟件工程，2014，(03)：64.

[7]喬洪亮.探究計(jì)算機(jī)一級(jí)Word和Excel操作自動(dòng)評(píng)分的實(shí)現(xiàn)[J].電子測(cè)試，2014，(03)：15-16+3.

[8]鄧秀蘭，李廣振.基于VBA技術(shù)的Word自動(dòng)判卷系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)[J].計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化，2012，(09)：219-221.

[9]張捷，封俊紅.基于VBA的PPT文檔轉(zhuǎn)換為Word文檔的研究與實(shí)現(xiàn)[J].微型電腦應(yīng)用，2009，25(2)：62-64，61.

[10]王德東.PowerPoint到Word文件的轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)[J].中國(guó)水運(yùn)(下半月)，2012，(12)：100-101+11.

【責(zé)任編輯 謝明俊】

Practical File Management Tool Base on VBA in Excel 2010

FENG Jun-hong1, ZHANG Jie2, ZHU Xiao-shu3
(1. Guangxi Complex System Optimization and Data Processing Key Lab, Yulin, Guangxi 537000; 2. School of Mathematics and Information Science, Yulin Normal University, Yulin, Guangxi, 530004)

Aimed at the complicated file management issues, VBA in Excel 201 is employed to develop a practical file management tool base on VBA. This tool can extract all filenames from the specified folder, and save them to the worksheet in Excel. It can also automatically add or delete the hyperlinks between the filename and the real file in folder. By means of convenient and efficient look-up function of Excel, file’s searching and locating are quick implemented, and the classification, annotation, reading and update of the literature related subject are conveniently conducted.

Excel 2010; VBA; file management, literature classification; hyperlink

TP311.11

A

1004-4671（2015）02-0108-06

2015-03-01

玉林師范學(xué)院重點(diǎn)項(xiàng)目(2014YJZD05)，廣西高校科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目重點(diǎn)項(xiàng)目（KY2015ZD099，2013ZD055），廣西自然科學(xué)基金(2013GXNSFAA019337)，玉林師范學(xué)院博士科研啟動(dòng)基金(G2014005)。

封俊紅（1973～），女，碩士，講師，主研領(lǐng)域：數(shù)據(jù)挖掘、大數(shù)據(jù)處理；*