文／塔里木大學(xué)檔案館 韓建華

高校檔案管理工作目前很難適應(yīng)新形勢下學(xué)校管理和廣大師生對檔案信息的需求。建設(shè)數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)成為必然選擇，而高校管理正在逐步實(shí)現(xiàn)自動化和智能化，在管理模式和硬件設(shè)備上也為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理提供了基礎(chǔ)，但是高校檔案管理數(shù)字化還需要對軟件部分進(jìn)行升級，一方面是系統(tǒng)軟件的開發(fā)推廣和檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)；另一方面是對管理人員的業(yè)務(wù)技能進(jìn)行培訓(xùn)，尤其是提高信息安全意識。

一、高校檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

隨著當(dāng)前我國科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各大高校的檔案管理部門都已經(jīng)開展檔案數(shù)字化管理工作，從最初的高校檔案目錄數(shù)字化發(fā)展成為當(dāng)前的檔案內(nèi)容數(shù)字化。目前，高校檔案的使用頻率極高，因此如何更加規(guī)范、有效、全面的管理學(xué)生檔案已成為當(dāng)前的熱點(diǎn)問題。檔案管理的數(shù)字化工作將不僅僅局限于對學(xué)校的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，應(yīng)當(dāng)重視數(shù)字化管理高校檔案的工作開展與利用，充分發(fā)揮學(xué)生檔案的作用，滿足各企事業(yè)單位等對學(xué)生檔案的利用需求。

二、高校檔案管理中對數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用實(shí)踐

在對高校檔案管理中不僅僅要做好對電子檔案的記錄以及存儲等方面的工作，還需要對檔案工作的共享進(jìn)行合理的分工?，F(xiàn)對高校檔案進(jìn)行三個層次的分類：高校的原始資料和檔案的掃描件以及檔案數(shù)據(jù)庫。其中高校檔案的原始資料轉(zhuǎn)化為掃描件是檔案數(shù)字化技術(shù)的重點(diǎn)，包括對文件的掃描所采用的掃描儀的選擇以及對文件掃描的清晰度，保證了對圖像的采集工作。但是要在極短的時間內(nèi)對檔案進(jìn)行掃描工作需要將檔案進(jìn)行拆分，利用掃描儀進(jìn)行檔案的掃描工作。

而對建立高校檔案數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)對紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的并存。高校檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)檔案實(shí)體轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，并借助多媒體來對紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理。檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化可以借助多媒體、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮等多種技術(shù)，將現(xiàn)存各種載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，形成文本文件、圖像文件、圖形文件、影像和聲音文件，并存儲到檔案信息數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)了最大可能地保證信息的原始性和真實(shí)性。在建立高校系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫后對隨時發(fā)生的信息變更都可以將形成的檔案資料及時轉(zhuǎn)換成為數(shù)據(jù)文件，保證了高校檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中信息的時效性與真實(shí)性。

三、構(gòu)建高校電子檔案信息安全評價(jià)指標(biāo)體系

電子檔案安全評價(jià)方法有許多，但基于高校電子檔案性質(zhì)，其安全風(fēng)險(xiǎn)的評價(jià)方法主要有定量分析法、定性分析法、定量與定性結(jié)合分析法。信息安全評價(jià)體系的構(gòu)建需遵循科學(xué)性、層次性、全面性、獨(dú)立性、可操作性、動態(tài)穩(wěn)定性等原則。

（一）評價(jià)指標(biāo)的組成。電子檔案信息安全評價(jià)通常涉及檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)學(xué)、密碼技術(shù)學(xué)、信息學(xué)等多個學(xué)科。同時其安全評價(jià)涉及的范圍也是多層次的，包括硬件層、軟件層、網(wǎng)絡(luò)層等。因此其評價(jià)指標(biāo)也是多元化、多學(xué)科交叉、多層次的。

（二）確定指標(biāo)權(quán)重方法。結(jié)合高校電子檔案信息特點(diǎn)，對于諸多安全評價(jià)指標(biāo)，需確定與之對應(yīng)的權(quán)重，對安全級別和要求進(jìn)行分級，避免一概而論帶來的資源浪費(fèi)。通常權(quán)重確定的標(biāo)準(zhǔn)是依據(jù)檔案信息量的大小、重要等級、敏感性等。對于高校電子檔案信息安全評價(jià)指標(biāo)權(quán)重確定的計(jì)算方法主要有：德爾菲法、層次分析法、環(huán)比法等。其中最為常用且實(shí)際效果較符合高校信息化安全管理實(shí)際的是德爾菲法和層次分析法。

（三）綜合評價(jià)方法。綜合評價(jià)是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，許多相關(guān)學(xué)者都對其進(jìn)行了長期的研究，并取得了一定的研究成果。對于高校電子檔案安全的綜合評價(jià)研究，總結(jié)起來大致分為以下幾類：系統(tǒng)模擬與仿真評價(jià)、信息論方法、灰色系統(tǒng)理論與灰色綜合評價(jià)、智能化方法、可拓物元分析法、動態(tài)綜合評價(jià)法、交互式多目標(biāo)的綜合評價(jià)法、交合分析法等。

四、總結(jié)

隨著我國信息數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，高校數(shù)字化檔案管理已經(jīng)逐漸成為一種潮流，在校園行政管理中發(fā)揮著重要的功效。利用數(shù)字化技術(shù)，可以將校園管理相關(guān)資源轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，并以數(shù)字信息的形態(tài)加以保存，不僅避免了紙質(zhì)檔案不易保存且損壞的弊端，還實(shí)現(xiàn)了信息有效共享的功效，極大程度推動了高校檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。