賀曉光

（科大訊飛股份有限公司， 安徽 合肥 230000）

引言

辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個非?；钴S和具有很強(qiáng)生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息化社會的產(chǎn)物。它是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流（Workflow）的概念，以計算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使單位或系統(tǒng)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作而達(dá)到提高行政效率的目的。殘聯(lián)作為一個特殊的群眾團(tuán)體，承擔(dān)政府委托的管理服務(wù)殘疾人的職能。全省16各地市、110多個縣區(qū)均建立了殘聯(lián)機(jī)構(gòu)，為實現(xiàn)殘聯(lián)橫向和縱向協(xié)同辦公，提高殘聯(lián)系統(tǒng)的內(nèi)部管理效率，充分運用已有資源，采用ASP+SQL、B/S技術(shù)設(shè)計和實現(xiàn)行政辦公自動化（OA）系統(tǒng)十分必要。

一、建設(shè)行政辦公自動化系統(tǒng)的背景與意義

各級殘聯(lián)承擔(dān)各類殘疾人的管理與服務(wù)職能，殘疾人事業(yè)及殘疾人的生活、醫(yī)療、康復(fù)、教育、就業(yè)、扶貧、救助、文化、體育、無障礙環(huán)境、信訪維權(quán)等方方面面，可謂千頭萬緒。與此同時，因殘疾人首先作為人的社會屬性，除了認(rèn)定殘疾之外，他們的社會生活事務(wù)分散在政府多個職能部門，殘聯(lián)除了系統(tǒng)內(nèi)有上下級工作協(xié)調(diào)和指導(dǎo)關(guān)系外，還得與政府各個有關(guān)部門有工作事務(wù)往來。傳統(tǒng)的文件管理方式管理事務(wù)已經(jīng)越來越不能適應(yīng)工作要求。

從內(nèi)部來說，首先機(jī)關(guān)辦文，采取紙質(zhì)面簽的方式效率低下，且有的領(lǐng)導(dǎo)因公務(wù)外出，無法在辦公室及時簽批重要擬文或辦文的意見。雖然通過電話匯報，但往往無重要依據(jù)可以保存，極大影響工作效果；從信息傳遞方式來看，普通紙質(zhì)文件信息傳遞成本過大。一份文件一般通過專遞寄送，全省16個地市、110多個縣市區(qū)，全部寄出，需要很多郵寄費，無疑增加了行政成本，且文件在傳遞中也有可能丟失或損毀，時效性大打折扣。即便是采用傳真，但往往由于其傳真機(jī)自身的特點，字跡不清，圖片無法辨認(rèn)；熱敏材質(zhì)易受外界溫度影響不易保存。最重要的是無法展現(xiàn)紅頭紅印文件的原貌。即便是通過電子郵件，其文件的電子化、郵箱的多樣化，保密性差的特點也會給文件傳遞帶來很多不便；最后，從文件的管理借閱，也就是文件信息共享來看，紙質(zhì)文件保存條件要求高，要花費更多的物力、財力和人力，且檢索十分不便。下級殘聯(lián)或其他單位、個人申請調(diào)閱需要書面的憑據(jù)，時效性也很差。

從外部來說，由于政府電子政務(wù)建設(shè)較早、使用較早，有些與殘聯(lián)聯(lián)合下發(fā)的文件，往往直接從它的電子化途徑解決，而殘聯(lián)辦公系統(tǒng)卻無法跟進(jìn)，不協(xié)調(diào)，影響辦文效率。

為解決上述存在的問題，提高機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公水平，提升服務(wù)效能建設(shè)，更好地適應(yīng)殘疾人事業(yè)的新發(fā)展、新變化，建設(shè)殘聯(lián)內(nèi)網(wǎng)協(xié)同辦公系統(tǒng)（即OA系統(tǒng)）十分必要。該系統(tǒng)要實現(xiàn)省市縣三級全覆蓋，橫向進(jìn)行公文擬制、發(fā)布，縱向進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)交換，真正實現(xiàn)殘聯(lián)系統(tǒng)內(nèi)部溝通網(wǎng)絡(luò)化，公文信息無紙化，日常事務(wù)管理電子化的目標(biāo)。利用該系統(tǒng)，可以將人、財、物、信息、文件等各項資源整合在一個統(tǒng)一的平臺上，方便各單位快速傳遞各類文件和信息，提高日常辦公效率；方便各級工作人員相互交流，提高溝通效率；方便人員查詢各類信息資料，提升資源利用率，進(jìn)而全面提升殘聯(lián)系統(tǒng)工作水平，為殘疾人事業(yè)發(fā)展提供保障。

二、行政辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計

省殘聯(lián)行政辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)需要契合殘聯(lián)信息化建設(shè)整體規(guī)劃布局，應(yīng)當(dāng)充分運用既存的網(wǎng)絡(luò)軟硬件資源與其他系統(tǒng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，合理采用技術(shù)路線進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計。

（一）開發(fā)及實現(xiàn)環(huán)境

在辦公自動化開發(fā)上，筆者采用的是ASP＋SQL技術(shù)的結(jié)合。ASP技術(shù)是一項動態(tài)網(wǎng)頁技術(shù)，相對較為簡單，結(jié)合腳本程序，可以實現(xiàn)辦公自動化的絕大多數(shù)應(yīng)用。鑒于省殘聯(lián)既存的網(wǎng)站系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)都是采用Winserver2008作為網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)，SQL2008作為數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，為節(jié)約投資，且便于以后的數(shù)據(jù)互聯(lián)共享，本次設(shè)計沿用SQL?；贏SP技術(shù)、SQL數(shù)據(jù)庫、IIS服務(wù)器組件、Windows Server 2008，采用B/S結(jié)構(gòu)。對于用戶登錄，采用cakey數(shù)字證書予以身份認(rèn)證，加強(qiáng)安全性。應(yīng)用AJAX無刷新技術(shù)，異步傳輸XMLhttp請求，用于在提交頁面時，減少刷新，獲得友好的操作體驗。公文擬制編輯，采用多種OFFICE集成組件，實現(xiàn)編輯留痕、文件套紅，同時支持WPS集成。

（二）功能模塊的設(shè)計

根據(jù)省殘聯(lián)應(yīng)用實際和各級殘聯(lián)的業(yè)務(wù)需要，主要是設(shè)計的功能模塊如下圖所示：

1.個人辦公管理。主要是用戶進(jìn)入系統(tǒng)后，能一目了然的方式顯示用戶需要處理的主要工作內(nèi)容，包括待辦事項、溝通平臺、我的配置等模塊。

2.公務(wù)郵件管理。為系統(tǒng)內(nèi)部提供電子郵件服務(wù)，用于用戶之間傳遞各類電子文檔（便簽、報告、公文等），涵蓋了收發(fā)普通電子郵件的主要功能。公務(wù)郵件系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)上傳統(tǒng)的郵件系統(tǒng)處于隔離，所有郵件均來自于系統(tǒng)內(nèi)部，突出專有性、可靠性。集成個性簽名、手機(jī)短信等功能。

3.公文管理。這是整個系統(tǒng)最為重要的模塊，也是核心模塊，是省、市殘聯(lián)根據(jù)行文要求建立的統(tǒng)一處理平臺（省級擬文，可下發(fā)給市縣兩級，市級擬文，可下發(fā)給縣區(qū)級，縣區(qū)級只有收文功能），提供對發(fā)文流程靈活定制功能，省市兩級可自己配置部門和人員權(quán)限。按照擬稿-初核-復(fù)核-審簽-定稿-編文號-清稿打印-加印-歸檔等流程完成公文擬制，通過公文分發(fā)、發(fā)文登記、發(fā)文追蹤、文檔借閱等子模塊實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)。

4.行政應(yīng)用管理。主要包括車輛使用管理、固定資產(chǎn)使用管理、會議管理等，對單位用車及資產(chǎn)占用、使用情況進(jìn)行統(tǒng)計和動態(tài)管理。會議管理包含會議申請、會議室查詢、申請追蹤、會議查詢、與會安排等功能。

5.信息資源管理。對單位的各類信息資料進(jìn)行動態(tài)管理，各個信息欄可以自己購建，為內(nèi)部人員提供信息發(fā)布、查閱和知識學(xué)習(xí)的平臺，可建立一個公共資料庫、文檔中心，從而實現(xiàn)信息的共享與互通。

6.事項任務(wù)管理。事項管理，用戶可根據(jù)工作需要，自定義某一工作主題，集成平臺中的公文管理、領(lǐng)導(dǎo)交辦、請示匯報、會議管理、工作計劃、總結(jié)等，整合實現(xiàn)該專題工作涉及的全部資料。任務(wù)管理，可以實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)的網(wǎng)上辦理、反饋，對任務(wù)進(jìn)行跟蹤、預(yù)警等。

7.系統(tǒng)管理等其他模塊。省殘聯(lián)各處室、單位，市、縣（區(qū)）殘聯(lián)機(jī)構(gòu)及人員設(shè)定、登錄人員賬號、角色、權(quán)限管理、工作流設(shè)置、各功能模塊的參數(shù)設(shè)定等。

三、行政辦公自動化系統(tǒng)的實現(xiàn)

辦公自動化系統(tǒng)的實現(xiàn)主要分兩部分內(nèi)容：

1.搭建系統(tǒng)平臺，在省殘聯(lián)機(jī)關(guān)實現(xiàn)辦公自動化。

2.各市、縣（市、區(qū)）實現(xiàn)跟省殘聯(lián)服務(wù)器的接入，將辦公自動化的作用、范圍擴(kuò)大，在整個系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)的全覆蓋。

該系統(tǒng)采用統(tǒng)一用戶管理、統(tǒng)一組織架構(gòu)、統(tǒng)一訪問控制、統(tǒng)一身份認(rèn)證、統(tǒng)一工作流平臺、通用數(shù)據(jù)管理平臺等技術(shù)手段，實現(xiàn)省本級內(nèi)部與下級，市本級內(nèi)部與上下級，縣區(qū)本級內(nèi)部與上級之間的公文事務(wù)管理。

四、結(jié)論

省殘聯(lián)通過這次辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)與實踐，領(lǐng)導(dǎo)和職工的信息化意識明顯增強(qiáng)，對系統(tǒng)使用的積極性和效果日益顯現(xiàn)。這套行政辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)基本上滿足了行政辦公需求，特別是公文擬制、流轉(zhuǎn)以及歸檔和借閱等文件處理，提高了辦公效率，確保了傳遞安全，節(jié)省了行政成本。整個殘聯(lián)系統(tǒng)辦公的全覆蓋，實現(xiàn)了全省公文處理的電子化、規(guī)范化、無紙化。隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，省殘聯(lián)后期信息化建設(shè)應(yīng)根據(jù)應(yīng)用情況和實際需求，推出基于手機(jī)客戶端的開發(fā)，實現(xiàn)移動辦公，并且所有事項、流程與步驟都采用觸發(fā)短信自動通知的方式，同時可引入科大訊飛的語音技術(shù)，逐步向智慧辦公延伸。

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