陳麗伊

（瓊臺師范高等?？茖W校 海南 ?？?571100）

論高校檔案信息化建設中的利與弊

陳麗伊

（瓊臺師范高等?？茖W校 海南 ?？?571100）

隨著計算機在各領域的廣泛應用及無紙化辦公的普及，對傳統(tǒng)檔案工作模式提出了新的要求，隨著信息技術的不斷發(fā)展更新，高校檔案信息化建設成為檔案工作改革和發(fā)展的必然趨勢。高校檔案信息化建設的主要目標就是為了迎合時代發(fā)展的需求，屬于一項系統(tǒng)性的建設工程。然而在高校檔案信息化建設過程中出現(xiàn)了不少問題，從而導致高校檔案信息化進程緩慢。文章圍繞高校檔案信息化建設中的重要性及意義、存在問題等幾方面來討論，其目的就是為了在檔案信息化工作中如何趨其利，避其弊。

高校；檔案信息化；利弊

近年來，隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的迅速發(fā)展，信息技術已經(jīng)滲透到人們的生活領域和工作領域。高校作為人才、信息等資源共享聚集地。隨著高校信息化水平的迅速提高，對高校檔案工作也提出了新的挑戰(zhàn)，高校檔案信息化建設是高校檔案部門面臨的新課題。

自2001年12月教育部門辦公廳發(fā)出《關于加快推進教育系統(tǒng)政務信息化建設的通知》以來，全國各高校政務信息化建設迅速發(fā)展。高校檔案部門緊跟高校檔案信息化發(fā)展的步伐，在發(fā)展與建設的將近10年里，取得了明顯的成效。但是，隨之高校檔案信息化進程中也出現(xiàn)諸多不足之處。下面，就其檔案信息化建設過程中的利與弊談點個人見解。

一、高校檔案信息化建設的重要意義

傳統(tǒng)的高校檔案，是一種完全封閉式的內(nèi)部資源，管理模式也只是原始簡單地保管。隨著高校教育事業(yè)的發(fā)展，高校檔案數(shù)量急劇增加、內(nèi)容頁日漸豐富，各種檔案載體也隨之增加，迫切需要科學高效檔案管理辦法和工具。而高校檔案信息化建設正是充分運用了現(xiàn)在化設備和自動化、網(wǎng)絡化的管理方式取代原有的手工管理，完成了檔案采集、儲存、保管、檢索、開發(fā)利用等工作。

1、檔案信息化建設有利于提高檔案工作效率。

隨著檔案信息化建設的實施，辦公自動化的應用以及檔案網(wǎng)絡管理軟件的運用，從而實現(xiàn)網(wǎng)上收集、移交、儲存、查閱等，這就使得檔案工作變得更為簡便，為檔案部門工作人員節(jié)省了部分時間和精力，能把更多的時間和精力用于檔案資料的整理，數(shù)據(jù)統(tǒng)計、檔案編研等工作，提高了工作效率，也避免了檔案材料破壞裝訂和因實體借閱造成的磨損。

2、檔案信息化便于查閱利用。

檔案信息化的網(wǎng)絡服務給利用閱讀檔案創(chuàng)造了新的模式。全新的超文本，超媒體閱讀和自動化檢索方式。高校通過檔案信息化，能全天候為利用檔案的師生服務，利用者可通過互聯(lián)網(wǎng)24小時可進入網(wǎng)站閱讀檔案信息。利用者從被動的利用檔案變?yōu)橹鲃拥奶剿鳌?/p>

3、檔案信息化建設有利于高校資源整合優(yōu)化。

檔案中記載著學校過去各項工作執(zhí)行情況和效果，對于學校確定新的方針政策具有重要的參考作用，高校檔案中的教學類、基建類、設備類、科研類、財會類等五大類檔案為學校的教學科研和發(fā)展建設起著關鍵作用。信息資源共享已經(jīng)是發(fā)展趨勢，檔案是信息資源中的一種特殊形式。檔案信息化建設可以讓各種散亂的信息資源實現(xiàn)最優(yōu)化配置并，與高校辦公自動化系統(tǒng)接軌，使得檔案部門的信息與學校教務、科研、設備、財會等重要部門實現(xiàn)資源整合優(yōu)化。檔案信息化建設的本質(zhì)要求就是建立一個豐富、完整的檔案信息資源庫，并做好相應的數(shù)據(jù)庫維護工作，通過跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨部門的計算機網(wǎng)絡，檔案信息資源與其他信息資源一起構成綜合的網(wǎng)絡信息資源，從而實現(xiàn)高校信息資源庫的整合優(yōu)化達到共享的目的。

二、高校檔案信息化建設中出現(xiàn)的弊端及對策

全國大部分高校都已經(jīng)啟動了檔案信息化建設工作，然而在各高校進行檔案信息化建設的工作中也逐漸顯露出了檔案信息化的一些弊端，如何避其弊正是現(xiàn)在要討論的問題。

1、檔案信息數(shù)字化后的安全保存問題

大量紙質(zhì)檔案通過掃描上傳到檔案管理軟件，傳統(tǒng)檔案保護與管理手段已無法確保這些檔案信息的完整與安全。個別檔案利用者可直接通過復制與原始檔案一致的內(nèi)容，進行篡改，也可在電子文件上的簽名、印章修改。由于紙質(zhì)檔案材料轉化為電子文件后是保存在磁盤、硬盤、光盤等介質(zhì)上，而這些介質(zhì)一旦出現(xiàn)損壞，就意味著所有的電子檔案信息都會遺失。而磁盤硬盤的保存條件和環(huán)境要求是很高的。因此對于軟盤、磁盤、硬盤等的保護要做到：購買統(tǒng)一規(guī)格磁盤硬盤，確保質(zhì)量；保證它們的存放環(huán)境，注意存放的空間和溫濕度的控制，溫濕度分別為14-20攝氏度，40%-50%內(nèi)；定期每2年把原有的磁盤、硬盤、光盤上的材料轉儲一次，作為檔案信息的備份。

除了檔案信息資源的保存問題，還存在檔案信息的網(wǎng)絡安全問題。檔案信息網(wǎng)絡的安全受到載體損害、設備故障或破壞、操作失誤、程序缺陷、病毒、網(wǎng)上竊聽與篡改、黑客攻擊、技術淘汰等眾多因素的威脅。一旦出現(xiàn)以上情況，檔案信息數(shù)據(jù)庫會出現(xiàn)遺失，錯亂，甚至會導致檔案信息外泄等情況發(fā)生。高校應該采取有效措施對數(shù)字化檔案資源進行安全管理和維護，要做到：有效地應用身份認證、文件加密、權限控制、安全審計、病毒防護、防火墻、安全備份等安全技術，確保檔案信息資源的安全、有效和網(wǎng)絡系統(tǒng)正常運行。

2、檔案信息化的投入成本大于利用價值

高校檔案信息化建設的前期需要投入大量資金購買設備，如高校檔案管理軟件系統(tǒng)、計算機、掃描儀、大量磁盤硬盤、交換機、服務器。在信息化建設前期需要投入大量的人力來進行檔案信息數(shù)字化，而在信息化建設后期也會遇到檔案管理設備老化及更換的問題，這些都需要高校對檔案部門的投入大量的人力和物理。而在近幾年里，由于全國各大高校都紛紛檔案信息化建設，在過程中發(fā)現(xiàn)了問題：為了實現(xiàn)檔案的信息化，高校進行盲目的投入和建設，使得檔案信息化建設的投入和檔案利用價值出現(xiàn)反比例現(xiàn)象，即檔案信息化建設投入成本大于檔案利用率，檔案資源被浪費。所以各高校在檔案信息化建設過程中，不能盲目的投入和建設，要認真結合本校實際情況以及檔案服務對象的特點，按輕重緩急、先易后難的方式開展檔案信息化建設的工作，避免造成人力、物力、財力的浪費。

3、檔案信息化缺乏統(tǒng)一的標準規(guī)范

高校在檔案信息化建設中出現(xiàn)了缺乏相關標準的規(guī)范和支撐的問題：許多高校出現(xiàn)了檔案信息化建設中各自為政、標準不一的局面，只能自我摸索、自我完善、自我發(fā)展，處于獨立開發(fā)與封閉自我建設的模式。而檔案信息化作為一項復雜的社會工程，涉及項目管理，技術應用和業(yè)務運行等方面，如缺少標準來規(guī)范，整個工作如散沙一盤。在建設高校檔案信息化的過程中，應當借助于各種規(guī)范及標準的制定和落實，分工協(xié)作和技術工作提供依據(jù)及標準。在建設檔案信息化網(wǎng)絡的溝通信息的共享更加需要統(tǒng)一的規(guī)范和統(tǒng)一的標準，高校的檔案部門立足于檔案信息化建設并根據(jù)國內(nèi)標準及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出統(tǒng)一的信息化建設標準，有效推進檔案信息化建設。

4、檔案管理人員業(yè)務水平偏低

檔案管理工作一項專業(yè)性很強的工作，高校檔案信息化建設更要求管理人員具有較高的知識層次和先進技術水平。然而目前多數(shù)高校來看，尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結構合理、科學高效的檔案管理隊伍，檔案人員的數(shù)量和質(zhì)量還不符合檔案信息化的要求。很多高校的檔案部門工作人員年齡結構偏高、學歷結構和職稱結構偏低是普遍存在的現(xiàn)象，缺乏相應的專業(yè)技術人才，特別是具備檔案管理和現(xiàn)代化科學技術的人才。所以很多檔案管理人員在高校檔案信息化建設的工作中感到力不從心，影響了檔案信息化的進程。高校檔案信息化要建設檔案人才管理體系是實現(xiàn)高校檔案信息化建設的保證。因此要做到：重視高校檔案隊伍的素質(zhì)建設；必須積極引進檔案管理專業(yè)人才和計算機專業(yè)人才；加強檔案信息化知識的培訓工作，在檔案管理人員中大力推廣和普及檔案信息化知識，通過專題講座、實際操作、參觀學習等形式使檔案管理人員掌握檔案信息化知識。

加強高校檔案信息化建設是高校檔案事業(yè)適應時代和社會發(fā)展的必然選擇，檔案信息化建設也是一項長期而艱巨的任務，各高校一定要從本單位實際情況出發(fā)，認清檔案信息化建設的利與弊，并要積極做到趨其利，避其弊，實現(xiàn)高校檔案信息化工作的跨越。

[1]楊明萍.高校檔案信息化建設要把握的幾個問題[J].檔案與建設，2006（8）.

[2]國家檔案局.全國檔案信息化建設實施綱要[R].2002（11）.

[3]何玲.檔案信息化建設相關問題的探討[J].檔案學通訊。2004（5）.

[4]王淑敏，尉遲勵.關于加強檔案信息化建設的幾點思考[J].檔案天地，2002（5）.