石其海

（內(nèi)蒙古興安盟扎賚特旗音德爾鎮(zhèn)政府 內(nèi)蒙古興安盟 137600）

蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理存在的問題及對策探究

石其海

（內(nèi)蒙古興安盟扎賚特旗音德爾鎮(zhèn)政府 內(nèi)蒙古興安盟 137600）

鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委和政府作為黨在農(nóng)村的基層組織和基層政權(quán),是農(nóng)村各項工作的直接組織者、領(lǐng)導(dǎo)者和推動者,也是黨和政府聯(lián)系廣大農(nóng)民群眾的橋梁和紐帶,處于承上啟下的特殊地位,在全面建設(shè)小康社會的今天發(fā)揮著越來越重要的作用。而鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府的一項重要的基礎(chǔ)性工作，真實地記錄著鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展、歷程，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)各方面建設(shè)的歷史見證，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)社會主義新農(nóng)村的歷史進程中的地位和作用異常重要。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作是基層檔案工作的一個縮影，是開展新農(nóng)村建設(shè)的一個必不可少的基礎(chǔ)性工作。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作；檔案管理制度；檔案資料

鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委和政府作為黨在農(nóng)村的基層組織和基層政權(quán),是農(nóng)村各項工作的直接組織者、領(lǐng)導(dǎo)者和推動者,也是黨和政府聯(lián)系廣大農(nóng)民群眾的橋梁和紐帶,處于承上啟下的特殊地位,在全面建設(shè)小康社會的今天發(fā)揮著越來越重要的作用,而鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府的一項重要的基礎(chǔ)性工作，真實地記錄著鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展歷程，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)各方面建設(shè)的歷史見證，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)社會主義新農(nóng)村的歷史進程中的地位和作用異常重要。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作是基層檔案工作的一個縮影，是開展新農(nóng)村建設(shè)的一個必不可少的基礎(chǔ)性工作。然而經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn),在檔案管理工作上鄉(xiāng)鎮(zhèn)還存在著一定的問題。本文從客觀，科學的角度剖析當前蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理存在的主要問題，并提出科學合理的解決辦法。

一、檔案管理的各項制度不夠健全。

1、立卷歸檔制度不夠健全，不科學，立卷歸檔范圍不夠全面。在文件資料收集時不夠齊全，組卷不合理，排放混亂無序，不夠系統(tǒng)。案卷的標題不夠明確，檔案編號混亂，檔案目錄編寫不夠科學；在黨政，人大，工團，基建等形成的具有考察利用的文件材料收集不夠及時，特別是一些影像錄音資料不能及時存檔，或者是根本就把這一部分內(nèi)容的檔案資料放棄了，雖然在活動過程中有錄音，有影像，可是沒有把這些作為珍貴的檔案保存，造成了立卷歸檔的遺漏。

2、解決措施：一個政府部門的檔案是非常多的，這些檔案如果都讓檔案員一個人來完成整理，是不現(xiàn)實的，因為檔案員不可能對每個部門，每個崗位的工作都了如指掌。檔案的歸檔原則是文書處理部門立卷歸檔，也就是說這些文件資料的生產(chǎn)部門自己立卷整理，然后統(tǒng)一交到檔案管理部門集中統(tǒng)一管理。這樣做的好處是專業(yè)部門整理自己的文件資料比較系統(tǒng)，有條理，也比較熟悉文件生產(chǎn)的來龍去脈。

檔案的分類編號一般可以根據(jù)文教資料的類型，如文書，科技，實物等類別來分。也可以根據(jù)產(chǎn)生的部門機構(gòu)來分，各個部門的檔案資料就可以按照文書——科技——實物等大類別下分類，每個站辦所等部門產(chǎn)生的文件是一個整體，交到檔案管理員手中，管理員就容易分類保管了。

各部門在開展在工作中保存下來的影像，錄音，實物等資料，要經(jīng)過縝密篩選，出自己部門保留一份之外，一定要交到檔案報關(guān)員手中一份，由他進行統(tǒng)一的保存管理。

檔案的編號可以根據(jù)每個部門的活動，統(tǒng)一設(shè)計編號，可以按照年度—保管期限—序號來編寫。比如2014—永久—1，就是2014年永久性資料檔案第一卷（第一件）。序號可以是每個站辦所重新編號，也可以是統(tǒng)一一個大的流水編號。在編寫檔案目錄時，可以先設(shè)計案卷目錄表，全引目錄表，歸檔文件目錄表。這三種表要統(tǒng)一格式，目錄和每卷檔案的標題，日期，責任者等要一一對應(yīng)，以便于日后的檢索查找。

需要歸檔的本級文件：

（1）各種會議記錄，會議紀要。

（2）工作計劃，規(guī)定，方案，安排，總結(jié)，小結(jié)，匯報，簡報，通報，通知。

（3）各種綜合的或?qū)ｎ}的調(diào)查，檢查，考察報告等。

（4）向上級請示，與其他單位往來的文書，對下級的指示，批復(fù)，通知。

（5）各種決議，決定，規(guī)定，標準，規(guī)范，條例，辦法，制度，守則，要求。

（6）各級領(lǐng)導(dǎo)的報告，講話，發(fā)言稿或提綱、記錄。

（7）各種報表，名冊，登記表，簿冊，數(shù)據(jù)，憑證。

（8）反映本地區(qū)重要活動的照片，錄音帶，錄像帶。

（9）年鑒，大事記，基礎(chǔ)數(shù)字匯編，基本情況綜合。

（10）本鎮(zhèn)制發(fā)的獎狀，獎證，獎?wù)?，獎旗，獎品等?/p>

（11）有關(guān)房產(chǎn)，財產(chǎn)，物資，檔案，債權(quán)，捐贈等的憑證，發(fā)放各種證明，證件的存根。

（12）重要的人民來信及處理材料。

（13）本鎮(zhèn)干部任免，呈批表，調(diào)配培訓，干部名冊，年終統(tǒng)計，報表及干部獎懲等文件。

需要歸檔的上級文件：

（1）上級有關(guān)本鎮(zhèn)工作或問題的決定、決議、指示、批復(fù)以及調(diào)查、檢查、經(jīng)驗材料等。

（2）各級領(lǐng)導(dǎo)同志，人民代表，政協(xié)委員視察本鎮(zhèn)時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像等。

（3）上級發(fā)給本鎮(zhèn)的獎狀，獎冊，獎?wù)拢勂?，獎品?/p>

（4）上級報刊刊載的有關(guān)本鎮(zhèn)的文章。

二、檔案利用與保密還存在很大的疏漏

1、檔案的留存，就是為以后提供查閱，為以后的工作提供可借鑒的地方。然而，在檔案利用上，卻存在著非常大的疏漏。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：單位人員因工作需要調(diào)閱檔案后，不能及時歸還。主要原因就是還有很多人沒有把檔案的重要性認識清楚，還有就是因為檔案的借閱制度不夠健全。借閱的手續(xù)過于簡單化，以至于造成了很多珍貴的檔案雖然保留了，可是卻因后續(xù)的借閱造成丟失，責任人查找不清。在哦借閱單干后，造成檔案序號錯亂，折卷。在所有的檔案里面，很多是涉及黨和國家機密的文件，然而一些工作人員因為工作的疏漏，黨性不強，將借閱后的涉密文件，檔案內(nèi)容外泄，造成了很壞的影響。

2、解決措施：建立健全檔案利用制度和檔案保密制度，在制度中明確要求，凡是本單位人員因工作需要查檔案，一般要在檔案室查閱，如需借出，需辦理妥善的借閱手續(xù)方可拿走，并在2——3天必須歸還，如因工作需要不能歸還，要及時補辦續(xù)借手續(xù)。

查閱機密檔案或摘錄檔案內(nèi)容，需要有領(lǐng)導(dǎo)的批準，并在指定地點查閱。不得翻閱其他檔案文件。檔案管理人員要嚴守國家機密，制定檔案保密守則，嚴格遵守各項保密規(guī)定和保密守則，不是檔案管理人員，未經(jīng)批準，不得隨意出入倉案管理室。

借閱檔案人員還要遵守規(guī)定，要愛惜檔案，不能將檔案私自折卷，抽頁，隨意涂改座記號，不得擅自復(fù)制，轉(zhuǎn)借他人。

三、檔案的保存管理存在問題

1、檔案的保存管理方面，還有較大的問題。目前，大多數(shù)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)蘇木政府還沒有設(shè)立專門的檔案管理部門，沒有專門的檔案室，這就給檔案的留存造成了很大的障礙。還有就是即使有檔案室，但是檔案管理制度不健全，有很大的安全隱患。

2、解決措施：蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府必須設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，有專用的檔案室，配備專門的檔案管理人員，專人負責。非檔案工作人員不得隨意入內(nèi)。檔案室要通風防潮，保持清潔干燥，定期防蟲防鼠，檔案室管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生，每天上下班檢查溫度濕度。每月清理兩次檔案柜的衛(wèi)生，發(fā)現(xiàn)有自己褪色和紙張破損的案卷，要及時的補救。檔案室要保持溫度在攝氏14—24度之間，相對濕度在45%—60%之間。配有消防用具，檔案管理人員不能再工作期間吸煙，離開檔案室必須切斷電源。有專用的檔案箱，檔案柜，并科學合理的排放。

除以上三大點問題以外，還存在著許多小的問題，諸如檔案的統(tǒng)計，檔案的鑒定，檔案的移交等問題，還有檔案的銷毀，在具體的工作中都會遇到，這些問題，就需要檔案管理人員根據(jù)具體的工作情況，制定合理科學的解決方法。

加強和規(guī)范檔案管理是蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的一項重要內(nèi)容，做好檔案工作對新農(nóng)村建設(shè)事業(yè)有著承前啟后的推動作用，更具有總結(jié)過去、指導(dǎo)現(xiàn)在、規(guī)劃未來的參考價值，檔案管理工作的好壞，直接反應(yīng)新農(nóng)村項目建設(shè)成果。蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作項目涉及面廣，牽涉部門多，檔案資料的類型和形成時期不同等特點，鄉(xiāng)鎮(zhèn)蘇木檔案工作應(yīng)該不斷夯實檔案基礎(chǔ)建設(shè)，系統(tǒng)完善檔案管理辦法，持續(xù)加大檔案管理力度和優(yōu)化提高檔案管理人員素質(zhì)上狠下功夫，努力做到檔案資料及時收集、及時封存，以及不漏項、不缺失、不龐雜，真正有效地發(fā)揮檔案的功能和價值。