文/山東省臨沂市中醫(yī)醫(yī)院　趙常婷

新時(shí)期醫(yī)院電子檔案管理的發(fā)展與思考

文/山東省臨沂市中醫(yī)醫(yī)院趙常婷

【摘要】電子檔案的出現(xiàn)為檔案管理工作提供了更多的便利，大大提高了檔案管理人員的工作效率，成為了新時(shí)期檔案管理工作的一個(gè)亮點(diǎn)。如今電子文件是醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案具有一定的優(yōu)勢(shì)，但是在實(shí)際的管理工作中仍然存在一定的問(wèn)題，所以，醫(yī)院在實(shí)行電子檔案管理時(shí)，要處理好由此引起的各種問(wèn)題。本文主要分析研究了目前醫(yī)院電子檔案管理村在的問(wèn)題，并提出了相關(guān)的解決措施。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；醫(yī)院；電子檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

隨著計(jì)算機(jī)的普及和科技的發(fā)展進(jìn)步，紙質(zhì)檔案逐漸向電子檔案過(guò)度。電子檔案的應(yīng)用有效地減輕了工作人員的工作量，提高工作效率和工作質(zhì)量，還有利于文件的完善。新時(shí)期醫(yī)院電子檔案管理對(duì)工作人員的專業(yè)能力和素質(zhì)提出了更高的要求，如何實(shí)現(xiàn)電子檔案的科學(xué)收集、整理、管理、和儲(chǔ)存成為檔案管理人員面臨的新問(wèn)題。

一、醫(yī)院電子檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平不高。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理時(shí)代，要求醫(yī)院檔案管理人員在掌握基礎(chǔ)的科學(xué)文化知識(shí)和檔案專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還要對(duì)醫(yī)院科學(xué)研究和醫(yī)學(xué)相關(guān)知識(shí)有所了解，在如今的電子檔案時(shí)代，計(jì)算機(jī)操作技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是檔案管理者必備的工作技能。而大部分醫(yī)院檔案管理中缺乏高水平的專業(yè)人才，大部分由行政、醫(yī)技部門站崗者擔(dān)當(dāng)，檔案管理人員普遍存在專業(yè)知識(shí)老化、管理水平滯后的問(wèn)題，不符合現(xiàn)代化檔案管理工作的實(shí)際需要。

（二）檔案管理缺乏必要的資金投入。電子檔案的管理需要長(zhǎng)期的資金投入，而醫(yī)院對(duì)檔案管理方面的工作缺乏足夠的重視，對(duì)醫(yī)療設(shè)備和儀器的投入力度較大而忽略了檔案管理所需硬件環(huán)境等的資金投入，專業(yè)檔案軟件配置老化想象嚴(yán)重，掃描儀、刻錄機(jī)等硬件設(shè)備的購(gòu)置方面資金投入不足，檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)建設(shè)水平不高。

（三）電子文件的特性帶來(lái)的問(wèn)題。與普通紙質(zhì)文件不同，電子文件具有較強(qiáng)的依賴性，保存環(huán)境特殊，并具有信息易共享，難識(shí)別的特征，這一系列的特征為檔案管理工作提供了諸多便利，但是在方便的同時(shí)也帶來(lái)了新的問(wèn)題，文件資料對(duì)操作軟件極強(qiáng)的依賴性給重要文件的安全管理帶了隱患；而且電子文件很容易被修改和復(fù)制，這樣就難以保存檔案的原始記錄，檔案將面臨盜竊、修改、丟失甚至銷毀的危險(xiǎn)；此外，電子文件沒(méi)有正本與副本的差異，在檔案的收集和管理工作中難以對(duì)其進(jìn)行正確決斷；最后，存儲(chǔ)電子文件的光盤和其他儲(chǔ)存介質(zhì)的保存問(wèn)題也是一個(gè)問(wèn)題。

（四）醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)制度不完善。目前醫(yī)院電子檔案的管理缺乏一套完善的管理制度來(lái)規(guī)范檔案的管理，醫(yī)院對(duì)電子文件的特性沒(méi)有充分的了解，所以不能準(zhǔn)確預(yù)測(cè)電子文件管理中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理制度存在許多不完善的地方。大部分醫(yī)院沒(méi)有制定完備的電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等一些列配套的管理制度，檔案管理過(guò)程隨性強(qiáng)，醫(yī)院信息管理水平有待提高。

二、加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案質(zhì)量的幾點(diǎn)思考

（一）提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，更新檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，在具備檔案專業(yè)的理論知識(shí)外，使其掌握必要的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子文件知識(shí)，通曉知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)和基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)知識(shí)，提高工作人員的計(jì)算機(jī)運(yùn)用和操作能力，對(duì)電子文件的管理發(fā)揮必要的監(jiān)督作用。

（二）加大對(duì)電子檔案管理的資金投入，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對(duì)電子檔案管理的重視程度，對(duì)檔案管理加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備，購(gòu)買高性能的計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、文件管理軟件等，還要配置必要的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，提高文件管理的安全性；為電子文件建立安全有效的儲(chǔ)存空間，加強(qiáng)對(duì)光盤等儲(chǔ)存載體的保存管理，檔案庫(kù)房配置好除濕、空調(diào)、滅火設(shè)備。

（三）嚴(yán)格把關(guān)電子信息的歸檔，做好電子信息的動(dòng)態(tài)管理。

首先，對(duì)電子信息進(jìn)行嚴(yán)格的檢查、鑒定和驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，確保電子信息的專業(yè)性和安全性。其次，加強(qiáng)對(duì)電子信息的動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)對(duì)其進(jìn)行更新和補(bǔ)充，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。

（四）不斷建立健全電子檔案管理制。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的電子檔案管理制度，并明確檔案管理中責(zé)任的歸屬，做到有章可循。電子檔案從收集到利用整個(gè)過(guò)程的工作納入到科室文件處理和檔案管理程序中，并將其納入到相關(guān)人員崗位職責(zé)中，規(guī)范檔案管理行為。

三、結(jié)束語(yǔ)

電子信息是時(shí)代的產(chǎn)物，新時(shí)期醫(yī)院電子檔案的管理是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期投入的重要工作，未來(lái)的工作中將面臨更多的問(wèn)題，所以需要從管理方法和管理創(chuàng)新方面不斷改進(jìn)，緊跟時(shí)代步伐，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理和利用，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的安全、高效管理和利用。

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