文/中國石油集團測井有限公司 王宏備 郭楊鋒

機關(guān)工作人員每天都要面對大量的數(shù)據(jù)、文件以及其他各種材料，其中有電子的，也有紙質(zhì)的，如果不進行適當(dāng)?shù)恼怼w類，查找起來肯定不方便，資源共享就更難了。工作中，我們一般都會對電子和紙質(zhì)的材料進行適當(dāng)整理，但往往查找時還是很費勁，甚至?xí)r間久了有些材料都不記得文件名，使用電腦自帶的搜索功能都沒辦法找到。然而，我們只要稍微系統(tǒng)地做些工作，通過EXCEL表格對工作進行一些必要的記錄和管理，配合服務(wù)器、網(wǎng)站等硬件軟件支持，就可以輕松實現(xiàn)資料表單化、數(shù)據(jù)化、數(shù)據(jù)庫化，做到查找方便、利用便捷、共享便利，從而大大提高辦公效率。

一、利用EXCEL建立文檔數(shù)據(jù)庫，便捷保存、查閱、利用與督辦

EXCEL表格經(jīng)常用來進行各種數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計分析和輔助決策等操作，對機關(guān)工作人員來說，幾乎是天天都要打交道，而我們也可以利用EXCEL表格建立個人工作文檔數(shù)據(jù)庫，輕松實現(xiàn)文件存儲、查閱和利用。

方法是建立一個EXCEL表格文件，在文件中從第一列開始依次建立“日期”“一級分類”“二級分類”“目前狀態(tài)”“文檔簡述”“鏈接”“備注”等屬性列，通過這些屬性列對文檔進行描述、跟蹤、保存，實現(xiàn)一張表格了解全部工作?！叭掌凇睂傩院苊髁?，就是文檔產(chǎn)生的日期；“一級分類”屬性是對文檔進行的第一次分類，可以是公司會議、公司文件、公司榮譽，或者是處室活動，又或者是集團文件、集團會議等等；“二級分類”則是對文檔“一級類別”的進一步細化，比如公司文件可進一步劃分為制度類、任務(wù)類、通報類；“目前狀態(tài)”屬性是對文檔涉及事件目前的完成情況進行描述，可以是準(zhǔn)備中、落實中，也可以是已完成等等；“文檔簡述”屬性對文檔所涉及全部工作事件進行簡單描述，以備日后查閱時能及時了解整個工作事件的主要情況；“鏈接”則是本文檔所對應(yīng)的文件資料夾進行鏈接；“備注”是對需要特殊說明事項的補充。

舉例說明，假如公司8月25日下發(fā)了關(guān)于規(guī)范公文格式的文件，并且要求9月1日起全部按新標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。記錄可以是這樣的：“日期”填8月25日，“一級類別”填公司文件，“二級類別”填制度類，“目前狀態(tài)”填落實中，“文檔簡述”填公司關(guān)于規(guī)范公文格式的通知，“鏈接”下填文件，把對應(yīng)的文件通過日期編號都放置在一個文件夾里并設(shè)置對應(yīng)的鏈接。通過這樣的記錄和文件管理，就可以實現(xiàn)對文檔的分類保存、有效鏈接，便捷對文檔的查閱和利用。

通過EXCEL表格的“篩選”功能，可以對屬性里所有的類別進行篩選，通過勾選想要查看的類別，EXCEL表格就會篩選出該類別情況下的所有工作文檔。假如要查看所有的公司制度，只需在“一級類別”下拉框里勾選“公司文件”，“二級類別”下拉框里勾選“制度類”，這樣EXCEL表格就把所有的公司制度都篩選出來了；又或查看“落實中”文檔，只需在“狀態(tài)”下拉框里勾選“落實中”，EXCEL表格同樣就把所有落實中的文檔都篩選出來了，以便定期跟蹤督辦。通過EXCEL表格的“查找”功能，還可在“文檔簡述”里對關(guān)鍵詞進行檢索，便捷文檔的利用。

當(dāng)然，可以根據(jù)需要適當(dāng)增減文檔屬性，也可以對一些特別工作單獨建表管理，重點是適合自己的需要，方便自己的工作，從而提高辦公效率。

二、利用EXCEL建立電子工作日志，便捷查閱、統(tǒng)計、總結(jié)與考核

工作日志常見的是寫在筆記本上，又或者一些專業(yè)的云筆記軟件，也有的是以寫日記的形式記錄。這些記載方式都有各自的優(yōu)點，紙質(zhì)記錄具有不可修改的特性，對于備查非常重要；云筆記軟件記錄非常方便，可以隨時隨地在有網(wǎng)的地方記錄上傳，還可以在電腦以外的終端上實現(xiàn)；寫日記的形式記錄在內(nèi)容上更加豐富。但上述的方法都有一個致命的弱點，就是不方便統(tǒng)計工作量。比如秘書崗位要統(tǒng)計今年起草了多少份匯報總結(jié)材料，相信在上述的記錄方式中都有記載，但是統(tǒng)計時只能是一個個去數(shù)，所以說對于總結(jié)工作、統(tǒng)計數(shù)據(jù)不是很方便。同樣利用EXCEL表格來建立工作日志，其效果就不一樣了。

EXCEL電子日志功能上主要包含兩個部分，一是常說的工作日志，主要記載我們每天都做了什么；二是工作量記錄。從形式上主要由四部分屬性列構(gòu)成，第一列為日志生成的“日期”。第二列為“工作日志”，從功能上講，除填寫當(dāng)日所做的工作外，還需填寫年度、月度、周工作計劃，以及填寫周總結(jié)、月總結(jié)和年度總結(jié)。第三“列”（含一定數(shù)量子列）為“當(dāng)日工作量記錄”，填寫“當(dāng)日完成的工作量”，凡能量化的工作量都盡量量化。第四列為“備注”，對需要特殊說明事項的補充。“當(dāng)日工作量記錄”屬性列由若干個可量化的工作量項目構(gòu)成。比如今天起草了1篇匯報材料、上報1篇信息、參加2個會議、審核2份文件、接待2批9人次客人、歸檔4份檔案，在電子日志的第一列就填寫日志對應(yīng)的日期；在“工作日志”列就應(yīng)把上述工作進一步細化后記錄下來，比如參加2個會議應(yīng)細化為參加了第28次總經(jīng)理辦公會和機關(guān)黨委會；在“當(dāng)日工作量記錄”屬性列對應(yīng)的“起草材料（份）”“上報信息（條）”“參加會議（次）”“審核文件（件）”“接待來賓（批）”“接待來賓（人）”“歸檔檔案（份）”7個統(tǒng)計項里分別填寫“1”“1”“2”“2”“2”“9”“4”；在“備注”屬性里填寫需要備注的事項，也可以省去。當(dāng)查看或總結(jié)工作時只需把某一時期的工作量數(shù)字相加即可，EXCEL表格可以輕松實現(xiàn)，相較一篇篇日志地去數(shù)肯定是方便很多?？梢愿鶕?jù)工作需要，適當(dāng)增減一些日志屬性，以求更加方便工作。

工作日志中的年度、月度、周工作計劃分別填寫在元旦、每月1號和每周一之前的對應(yīng)行中，以便指導(dǎo)本年度、本月和本周按計劃開展工作。工作日志中的年度、月度、周工作總結(jié)分別填寫在12月31日、每月最后1天和每周日之后的對應(yīng)行中，以便落實周、月和年度考核，肯定成績，查找不足，改進工作。通過這樣的記載，可以隨時對全年工作計劃和完成情況一目了然，還可以根據(jù)工作完成情況隨時調(diào)整下一步工作重點，以全面完成年初工作計劃任務(wù)。

EXCEL電子工作日志是對全年每一天工作進行記錄、備查、統(tǒng)計，對全年工作計劃和完成情況全面把控，實現(xiàn)工作內(nèi)容表單化、數(shù)據(jù)化、信息化，從而提高辦公效率。

三、利用服務(wù)器，實現(xiàn)組織內(nèi)資源共享、傳輸、匯總

機關(guān)單位一般都有自己的服務(wù)器，如果需要在部門之間建立一個資源共享環(huán)境，利用服務(wù)器實現(xiàn)文件傳輸功能就比較方便了。為什么不選擇現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)大量出現(xiàn)的各種云盤呢？原因很簡單，就是資源保密問題。在自己單位的服務(wù)器上建立資源共享服務(wù)，相對而言就不用擔(dān)心這方面的問題了。只要服務(wù)器磁盤上有空間，在服務(wù)器上實現(xiàn)文件傳輸功能很簡單，客戶機可通過文件傳輸協(xié)議（File Transport Protocol）下載服務(wù)器上的文件或上傳文件到服務(wù)器上，以實現(xiàn)資源共享。

在FTP服務(wù)器上，通過FTP管理軟件建立一個部門資源共享文件夾，文件夾里再建立“共享資料”文件夾和部門每個成員的個人文件夾，個人文件夾可以以成員名字命名。顧名思義，“共享資料”文件夾里存放的是部門人員共享的資料，而個人的文件夾存放的是個人的資料，可以通過FTP管理軟件授權(quán)“共享資料”文件夾對部門全部人員可讀，對部門領(lǐng)導(dǎo)可以讀寫；而個人文件夾只對本人和部門領(lǐng)導(dǎo)可以讀寫，以實現(xiàn)個人資料的相對保密。在“共享資料”文件夾里建立“法規(guī)制度”“工作任務(wù)”“職責(zé)規(guī)范”“總結(jié)匯報”“其他資料”等文件夾，根據(jù)文件夾名稱分別放入相應(yīng)的資料。一般可以在“法規(guī)制度”文件夾里分類存放國家、地方法規(guī)和集團公司、公司制度等資料；在“工作任務(wù)”文件夾里分類存放集團會議資料、公司會議資料、集團重點工作、公司重點工作、部門重點工作等資料；在“職責(zé)規(guī)范”文件夾里分類存放部門職責(zé)、崗位職責(zé)、崗位工作流程、工作標(biāo)準(zhǔn)、績效合同以及各種責(zé)任書等資料；在“總結(jié)匯報”文件夾里分類存放各種總結(jié)、匯報材料以及專項工作總結(jié)匯報等資料；在“其他資料”文件夾里也分類存放其他各種資料。重點是要按名目分類存放，確保在查看時一目了然。通過這樣的工作，把部門可公開資源通過FTP服務(wù)器管理員或部門領(lǐng)導(dǎo)存放在服務(wù)器“共享資料”文件夾里，需要時部門成員登陸FTP服務(wù)器后可以直接查閱或下載，實現(xiàn)資源共享。

在個人文件夾里可以存放個人EXCEL表格電子日志、個人工作總結(jié)、個人業(yè)績量化評價表、崗位工作流程、工作標(biāo)準(zhǔn)以及個人相關(guān)的承諾書等資料，另外建立一個“待審核工作材料”文件夾，存放提交給領(lǐng)導(dǎo)審核的文件。通過這樣的工作，個人把崗位相關(guān)的材料都存放起來，可以隨時供領(lǐng)導(dǎo)查閱，讓領(lǐng)導(dǎo)掌握崗位人員每天工作情況；領(lǐng)導(dǎo)可以在任意時間查閱部門人員提交的材料，也可以對提交的材料或近期工作提出要求或安排。

還可以根據(jù)需要把部門成員的EXCEL表格電子日志的統(tǒng)計項匯總起來，作為部門工作數(shù)據(jù)統(tǒng)計，方便部門工作統(tǒng)計。

只要能登陸機關(guān)單位的服務(wù)器，就可以隨時查閱部門共享資源，也可以隨時更新個人工作日志，隨時提交材料給領(lǐng)導(dǎo)審核，領(lǐng)導(dǎo)也可以隨時查閱部門人員工作情況以及提交的材料，并提出工作要求或安排，從而實現(xiàn)信息化辦公，從根本上提高辦公效率。