文/青島市城陽(yáng)區(qū)海洋與漁業(yè)局　趙建火

淺議檔案信息電子化存在的問(wèn)題與對(duì)策

文/青島市城陽(yáng)區(qū)海洋與漁業(yè)局趙建火

【摘要】21世紀(jì)伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息電子化的應(yīng)用也得到了快速提升，當(dāng)今時(shí)代對(duì)于文件的起草、簽發(fā)等都是利用計(jì)算機(jī)來(lái)完成任務(wù)，檔案信息電子化在應(yīng)用中也存在許多問(wèn)題，本文對(duì)檔案信息電子化存在的主要問(wèn)題進(jìn)行分析，檔案信息電子化的解決對(duì)策做出論述。

【關(guān)鍵詞】電子化；問(wèn)題；對(duì)策

檔案信息的存在形式是以計(jì)算機(jī)讀取文件，提高了檔案信息管理的效率，在單位應(yīng)用越來(lái)越廣泛。

一、檔案信息電子化存在的問(wèn)題

（一）檔案信息電子化缺乏通用性。雖然我國(guó)的計(jì)算機(jī)型號(hào)比較多，但是缺乏通用性，設(shè)備比較單一，導(dǎo)致各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互相協(xié)調(diào)利用，雖然計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)在不斷地更新，但是功能卻比較少，管理系統(tǒng)不能滿足文件檢索和信息管理共用，檔案信息電子軟件不統(tǒng)一，出版信息編輯比較遲鈍，檔案系統(tǒng)在運(yùn)用中和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不一致，對(duì)于中文所處的環(huán)境多種多樣，數(shù)據(jù)庫(kù)違背了一致性原則，由于數(shù)據(jù)在交換中比較復(fù)雜，限制了檔案信息電子化的發(fā)展進(jìn)程。

（二）檔案信息電子化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。就目前而言，即使我國(guó)計(jì)算機(jī)發(fā)展水平比較先進(jìn)，但是我國(guó)規(guī)范化的特征是檔案信息的基礎(chǔ)工作，在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中違背了應(yīng)該遵守的規(guī)范制度，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)在移植中存在許多問(wèn)題，在使用計(jì)算機(jī)過(guò)程，對(duì)于病毒問(wèn)題不加以防范，計(jì)算機(jī)軟件的壽命會(huì)縮短，檔案信息系統(tǒng)的執(zhí)行和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)執(zhí)行不規(guī)范，對(duì)用戶而言需求量比較大，在組織管理中比較困難，不能滿足檔案信息電子化的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

（三）計(jì)算機(jī)應(yīng)用領(lǐng)域狹窄。我國(guó)部分經(jīng)濟(jì)發(fā)展落后的地區(qū)，檔案部門沒(méi)有能力配備計(jì)算機(jī)，一些小的檔案管理機(jī)構(gòu)還停留在紙質(zhì)狀態(tài)，在使用紙質(zhì)進(jìn)行檔案管理中忽視了效率。

（四）檔案信息人員技術(shù)落后。紙質(zhì)檔案向檔案信息電子化變革，檔案信息量相應(yīng)增加，檔案信息電子化的程序比較復(fù)雜，造成檔案管理者沒(méi)有意識(shí)到社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r，信息處理人員技術(shù)比較落后，對(duì)于計(jì)算機(jī)的使用方法不了解，沒(méi)有能力去勝任計(jì)算機(jī)開(kāi)發(fā)系統(tǒng)工作，對(duì)于檔案管理缺乏認(rèn)識(shí)，限制了檔案收集效率，檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代化檔案信息處理速度比較慢，因而對(duì)檔案信息電子化工作缺乏信心，甚至出現(xiàn)有些員工面對(duì)新技術(shù)的產(chǎn)生，對(duì)檔案信息電子化厭倦心理，不注重原始檔案管理，對(duì)于遺失的重要檔案不進(jìn)行總結(jié)。

（五）檔案信息容易被篡改、丟失。有些工作人員會(huì)主動(dòng)地篡改檔案，電子化的檔案被改，不會(huì)留下任何信息，有的人會(huì)故意刪除優(yōu)盤上的重要信息，我們很難找到篡改證據(jù)，對(duì)于檔案信息電子化，檔案的保密性原則受到了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，大部分信息會(huì)遺留在計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上，同一個(gè)計(jì)算機(jī)終端，對(duì)于其他網(wǎng)絡(luò)終端傳輸，數(shù)量不受限制，現(xiàn)在的辦公軟件，普遍使用計(jì)算機(jī)，許多重要的資料在網(wǎng)絡(luò)中都能找到，當(dāng)計(jì)算機(jī)軟件被病毒所侵，保存在計(jì)算機(jī)的資料可能會(huì)丟失。

二、檔案信息電子化的解決對(duì)策

（一）提高電子化的標(biāo)準(zhǔn)。計(jì)算機(jī)提供有價(jià)值的檔案信息，必須要發(fā)揮計(jì)算機(jī)的功能，在利用中去除缺點(diǎn)，發(fā)揚(yáng)優(yōu)點(diǎn)，提高電子化服務(wù)，提高文字加工效率，檔案信息電子化被廣泛的應(yīng)用到管理領(lǐng)域，檔案信息接近科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了信息共享性，時(shí)間不再受制約，在注重電子軟件發(fā)展的同時(shí)，要注意軟硬件發(fā)展要相互結(jié)合，在電子檔案搜集中要注重規(guī)范性，檔案信息要保證安全，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展局面。

（二）減少檔案信息電子化投入。新的技術(shù)可以促進(jìn)電子化的發(fā)展，在檔案信息電子化的投入中，可以選擇一次性的投入，減少信息加工費(fèi)用，期望政府在檔案信息電子化有過(guò)多的投入不現(xiàn)實(shí)，對(duì)于較多的檔案信息可以選擇拷貝，在處理數(shù)據(jù)格式中采用統(tǒng)一性原理，達(dá)到數(shù)據(jù)交流中更加方便快捷的效果，政府應(yīng)該出面，把檔案信息管理納入標(biāo)準(zhǔn)化管理理念的信息體系當(dāng)中，開(kāi)發(fā)部門組織要進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)，減少重復(fù)開(kāi)發(fā)軟件現(xiàn)象，鼓勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)化管理，拓寬電子化的服務(wù)范圍，提高檔案信息電子化的地位，進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，延長(zhǎng)系統(tǒng)軟件的使用壽命，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)向數(shù)字化模式發(fā)展。

（三）擴(kuò)大檔案信息電子化的使用范圍。對(duì)于發(fā)展落后的地區(qū)，政府應(yīng)該重視檔案管理部門的發(fā)展，對(duì)檔案信息管理工作進(jìn)一步加強(qiáng)，采用合理的方法投入資金使用，配備必用的設(shè)備工具，開(kāi)發(fā)系統(tǒng)軟件，培養(yǎng)高素質(zhì)人才，鼓勵(lì)使用檔案信息電子化，可以避免環(huán)境帶來(lái)的麻煩，減少工作時(shí)間，重視計(jì)算機(jī)的使用標(biāo)準(zhǔn)，政府對(duì)檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)設(shè)定期的匯報(bào)、評(píng)語(yǔ)，運(yùn)用最新科學(xué)技術(shù)成果，了解檔案信息電子化的真實(shí)情況，實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化的推廣。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)。實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案向檔案信息電子化發(fā)展，離不開(kāi)現(xiàn)代化的高技術(shù)人才，從整體提高管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人員的思想教育，有些檔案機(jī)密性比較強(qiáng)，檔案管理人員要嚴(yán)格遵守檔案管理原則，管理人員之間相互監(jiān)督，把檔案信息管理工作落到實(shí)處，重視優(yōu)秀人才的成長(zhǎng)，培養(yǎng)競(jìng)爭(zhēng)理念，掌握計(jì)算機(jī)的基本知識(shí)，建立一支師資力量強(qiáng)悍的隊(duì)伍，管理人員要熱愛(ài)本職工作，提高信息人員的技術(shù)水平，進(jìn)行定期的培訓(xùn)，檔案信息處理中出現(xiàn)的特殊情況，檔案管理工作者要積極地采取先進(jìn)的方法處理，對(duì)檔案要及時(shí)保存，對(duì)保存的檔案做好標(biāo)記，從多個(gè)領(lǐng)域進(jìn)行優(yōu)秀人才的聘用，提高檔案管理效率，降低紙質(zhì)使用率，培養(yǎng)科學(xué)創(chuàng)新理念，在掌握文件管理方式以外，還要了解和自己工作相關(guān)的其他知識(shí)，充實(shí)自己的知識(shí)領(lǐng)域，把管理學(xué)掌握扎實(shí)，制定嚴(yán)格的管理制度，在工作中不拖拉，為檔案管理做出貢獻(xiàn)。

（五）減少電子檔案篡、改丟失的現(xiàn)象。為了減少檔案信息的篡改、丟失現(xiàn)象的發(fā)生，在保存檔案之前必須進(jìn)行核對(duì)，建立法律法規(guī)體系，宣傳電子檔案的重要作用，檔案必須真實(shí)，管理人員要守法懂法，國(guó)家檔案管理部門在管理中要做到遵守合法性原則。

對(duì)于計(jì)算機(jī)文件數(shù)量的增加，文件保存系統(tǒng)要更加科學(xué)，定期的對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，對(duì)于電子文件要精細(xì)分類，牢記檔案管理的規(guī)則，按照科學(xué)的方法進(jìn)行保存。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案信息電子化比紙質(zhì)檔案更加科學(xué)化，在檔案管理中擔(dān)任著重要的角色，提高了工作效率，適應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展，成了信息發(fā)展的必然趨勢(shì)。

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