文/華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院附屬同濟(jì)醫(yī)院感染性疾病研究所　胡錦裳

秘書管理協(xié)調(diào)能力的探討

文/華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院附屬同濟(jì)醫(yī)院感染性疾病研究所胡錦裳

【摘要】在秘書的日常工作中，其管理協(xié)調(diào)能力是企業(yè)內(nèi)部溝通的紐帶，關(guān)系著企業(yè)內(nèi)部人際關(guān)系的和諧，良好的管理協(xié)調(diào)能力可以有效的促進(jìn)企業(yè)工作的順利進(jìn)行，進(jìn)而可以有效的保證企業(yè)的生產(chǎn)利益。本文首先介紹了秘書管理協(xié)調(diào)能力的概念和意義，進(jìn)而介紹了秘書管理協(xié)調(diào)能力的特點和遵循的原則，最后介紹了加強秘書管理協(xié)調(diào)能力的措施。希望秘書人員能夠有效的增強管理協(xié)調(diào)能力，進(jìn)而可以有效的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】秘書；管理協(xié)調(diào)能力；交流

一、前言

作為一名合格的秘書，必須具備參謀能力、管理能力和協(xié)調(diào)能力。其中管理協(xié)調(diào)能力是秘書工作的核心任務(wù)。在現(xiàn)實的企業(yè)經(jīng)營中，秘書是輔助領(lǐng)導(dǎo)辦公而存在的，秘書對上下級關(guān)系的處理和管理協(xié)調(diào)能力關(guān)乎著企業(yè)發(fā)展決策的實行，同時也關(guān)系著秘書工作是否成功的進(jìn)展。因此，秘書的職能不是為特定的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，而是服務(wù)于整個企業(yè)。因此，加強秘書的管理協(xié)調(diào)能力是十分重要的。

二、秘書管理協(xié)調(diào)能力的概述

（一）秘書管理協(xié)調(diào)能力的概念。在秘書的日常工作中，管理協(xié)調(diào)能力是指為實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)而進(jìn)行的在各部分交流溝通活動。秘書往往為了實現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)，需要協(xié)調(diào)人員之間的關(guān)系和資源分配，以便激發(fā)員工的積極性，使其能夠更好的工作。在秘書的管理協(xié)調(diào)能力中，需要完成計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制四個方面的工作，秘書需要在管理協(xié)調(diào)之前制定一個有效的計劃，然后對計劃進(jìn)行組織和領(lǐng)導(dǎo)，最后達(dá)到控制的目的，秘書管理協(xié)調(diào)能力的高低，關(guān)系著企業(yè)發(fā)展的順利情況，是企業(yè)需要重視的問題。

（二）秘書管理協(xié)調(diào)能力的意義。秘書管理協(xié)調(diào)能力對企業(yè)的發(fā)展具有重要的作用，在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部改革的時候。秘書可以對其進(jìn)行參謀，起到一定的輔助作用。在企業(yè)的發(fā)展中，秘書要處理企業(yè)內(nèi)部的矛盾關(guān)系，同時要聽取企業(yè)內(nèi)部的意見，是企業(yè)發(fā)展內(nèi)部溝通的橋梁。因此，秘書管理協(xié)調(diào)能力的順利進(jìn)行，是企業(yè)發(fā)展的可靠保證。

三、秘書管理協(xié)調(diào)能力的特點和遵循的原則

（一）秘書管理協(xié)調(diào)能力的特點。在秘書的管理協(xié)調(diào)工作中，秘書的工作具有服務(wù)性特點、機要性特點、間接性特點和主動性特點，這導(dǎo)致秘書工作具有獨特的性質(zhì)，需要秘書在進(jìn)行工作時，要掌握各方面工作的進(jìn)程，明確自己的職責(zé)范圍，同時和企業(yè)內(nèi)部上下級保持良好的溝通。

（二）秘書管理協(xié)調(diào)能力遵循的原則。在秘書的日常工作中，要遵循以下幾點原則，才能保證秘書工作穩(wěn)定的進(jìn)行。首先秘書在工作時要遵守事實性的原則，因為秘書對領(lǐng)導(dǎo)的工作具有一定的參謀作用，如果秘書的工作失去了事實性，就會導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)的工作出現(xiàn)問題，進(jìn)而影響到整個企業(yè)的決策實行。所謂事實性原則，需要秘書慎言慎行，要在做出決策之前，仔細(xì)考慮和認(rèn)真分析，以便保證企業(yè)發(fā)展的正常運行；在秘書的工作中，還要遵循合理溝通的原則，對于秘書的工作性質(zhì)來講，溝通是最主要的協(xié)調(diào)技巧，可以維持企業(yè)上下級的良好關(guān)系，秘書在進(jìn)行溝通時，要選擇合理的方式進(jìn)行溝通，否則就會影響到企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)關(guān)系。最后，在秘書的工作中，要遵守不卑不亢的原則，因為秘書是企業(yè)內(nèi)部溝通的橋梁，在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行溝通時，保證不卑不亢的原則可以讓每個人都感覺到公平，這樣才能維持好和諧的企業(yè)內(nèi)部關(guān)系。以上原則需要秘書在實際工作中，要認(rèn)真遵守，努力實行，只有這樣，才能夠有效的保障企業(yè)內(nèi)部的溝通，進(jìn)而可以有效的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步。

四、加強秘書管理協(xié)調(diào)能力的對策

（一）加強專業(yè)能力學(xué)習(xí)與實踐。秘書加強管理協(xié)調(diào)能力，需要不斷加強專業(yè)能力的學(xué)習(xí)與實踐，才可以有效的保證工作的正確性，從而可以有效的適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步，進(jìn)而可以促進(jìn)企業(yè)利潤的增長。秘書在工作中，要把專業(yè)能力的學(xué)識與實踐放在重點位置，要不斷增強自身的知識水平和處理問題的能力。例如在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行工作時，要掌握好處理事情的方式，不要盲目的進(jìn)行處理。秘書必須要注意自身的言行舉止，保持合理的形象，負(fù)責(zé)會嚴(yán)重影響到自身的工作效率。如在企業(yè)內(nèi)部的會議中，秘書需要進(jìn)行溝通和輔助領(lǐng)導(dǎo)開展會議，但是在會議的中途，秘書離席去洗手間，沒有和領(lǐng)導(dǎo)打招呼，同時，沒有把相關(guān)文件交給同事進(jìn)行代為處理，導(dǎo)致企業(yè)會議因為秘書的失誤而中止一段時間，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)十分不滿意其行為。如果在會議上，秘書與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)打招呼或者交由其他人員代為處理，就不會出現(xiàn)這樣的鬧劇。在秘書的工作中，要不斷吸收經(jīng)驗并且加以實踐，才能有效的增加自身的工作經(jīng)驗，進(jìn)而可以有效的提升自身的管理協(xié)調(diào)能力。因此，秘書要不斷對專業(yè)能力進(jìn)行學(xué)習(xí)與實踐。

（二）加強觀察和分析的能力。在秘書日常工作中，需要善于觀察，同時要對出現(xiàn)的問題加以分析，要時常對于自身出現(xiàn)的問題加以反思，只有這樣才能保證自身工作的合理進(jìn)行，進(jìn)而可以保證企業(yè)的生產(chǎn)效益。秘書在工作的過程中，要對細(xì)小的情節(jié)加以觀察，并且加以分析和思考，在其中可以獲得有用的知識信息，另外秘書還要通過這部分信息對未來可能出現(xiàn)的問題加以預(yù)防，進(jìn)而有助于秘書工作的發(fā)展進(jìn)步。在秘書的細(xì)心觀察下，如果發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)該對其進(jìn)行細(xì)致的思考，選出合理的方案來對問題進(jìn)行解決，以便達(dá)到處理問題的最佳效果，為企業(yè)的發(fā)展減少影響，如果秘書發(fā)現(xiàn)問題時，不進(jìn)行細(xì)致的思考，會導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部的溝通不協(xié)調(diào)，進(jìn)而可能會阻礙企業(yè)的發(fā)展。因此，在秘書的日常工作中，要不斷提高觀察能力，要對問題進(jìn)行思考和分析，以便加強自身處理問題的能力和工作經(jīng)驗。

（三）找好角色定位。在秘書的管理協(xié)調(diào)工作中，秘書是溝通企業(yè)內(nèi)部關(guān)系的橋梁。但是在日常的工作中，秘書要找正自身的角色定位，處理好和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，秘書在工作中要服從領(lǐng)導(dǎo)的安排，但是不能盲目的服從，對問題要有自身的見解，如果自身的觀點和領(lǐng)導(dǎo)的安排具有一定的利益沖突時，要以合理的方式向領(lǐng)導(dǎo)反映，以便取得良好的解決方案。在向領(lǐng)導(dǎo)反映問題時，要理解領(lǐng)導(dǎo)的個性，不要盲目的揭露領(lǐng)導(dǎo)的過失，要三思而后行，選擇合理的方案向領(lǐng)導(dǎo)匯報，才能保證問題的及時處理，同時不會影響到與領(lǐng)導(dǎo)的溝通。因此，在秘書的日常工作中，找正自身的角色定位，可以較好的促進(jìn)工作的正常運行，是秘書人員必須掌握的技能之一。

（四）掌握辦事分寸。在企業(yè)的日常工作中，秘書是溝通領(lǐng)導(dǎo)與員工的紐帶，可以促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部良好的人際關(guān)系建立，是企業(yè)發(fā)展的有效保障。在秘書的日常工作中，要掌握辦事的分寸，辦事要選擇正確的方法，并且在和員工的溝通交流中，要保持語氣的謙和性，并且要對每名員工予以尊重，這樣才會致使秘書的工作能夠順利進(jìn)行，同時在與領(lǐng)導(dǎo)的溝通方面，秘書的工作不能對領(lǐng)導(dǎo)低聲下氣，要充分的掌握正確的方法，要對自身具有信心，在與領(lǐng)導(dǎo)的溝通交流中，要表現(xiàn)出從容不迫的氣質(zhì)，只有這樣才能處理好企業(yè)內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)，有利于企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步，因此，秘書在日常的工作中，要掌握好辦事的分寸。

（五）掌握辦事方法。在秘書的日常工作中，秘書的工作量較為繁重，對秘書的要求較高，但是在日常工作中，不要急于求成，要掌握正確的方法，不要對員工以權(quán)力壓人，秘書管理協(xié)調(diào)工作主要是和員工的交流和溝通，對于不同的見解，應(yīng)該以公平的心態(tài)來對待，以公正的態(tài)度和員工進(jìn)行交流，而不是對不同的意見進(jìn)行打壓，只有抓住合理的方法，選擇適當(dāng)?shù)臏贤〞r機，才能準(zhǔn)確的處理好工作任務(wù)，從而可以保證工作任務(wù)的順利進(jìn)行，進(jìn)而可以保證企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

五、結(jié)語

在企業(yè)的發(fā)展中，秘書的管理協(xié)調(diào)能力起著促進(jìn)發(fā)展的作用，是溝通企業(yè)內(nèi)部人際關(guān)系的橋梁。希望通過本文對秘書管理協(xié)調(diào)能力的相關(guān)介紹，可以讓秘書運用合理的方法加強管理協(xié)調(diào)能力，從而可以使企業(yè)內(nèi)部更加具有凝聚力，可以更好的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步。

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