文/山東省濰坊醫(yī)學院附屬醫(yī)院 王超 王凡 周政敏 劉偉德

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加強醫(yī)院檔案信息開發(fā)利用的探討

文/山東省濰坊醫(yī)學院附屬醫(yī)院 王超 王凡 周政敏 劉偉德

【摘要】有效開發(fā)利用檔案信息資源是發(fā)揮檔案作用的關鍵舉措，本文對檔案信息開發(fā)利用的必要性進行了分析，并從三個方面提出了醫(yī)院檔案開發(fā)利用的途徑和措施。

【關鍵詞】醫(yī)院檔案；信息；開發(fā)；利用

醫(yī)院檔案是記載醫(yī)院歷史發(fā)展過程中最可靠的原始憑證，涵蓋了醫(yī)院黨政、醫(yī)療、科研、信息、人事、財務、基建、設備、文書文件等多方面的信息。在醫(yī)院信息資源中，檔案以其所載信息的原始性、真實性、權威性，在醫(yī)院管理過程中發(fā)揮著重要作用。有效開發(fā)利用檔案信息資源，對檔案信息實行科學管理是充分發(fā)揮檔案價值的關鍵。本文對檔案信息開發(fā)的必要性以及醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用的途徑和措施進行了探析。

一、醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用的必要性

醫(yī)院檔案的開發(fā)利用包括兩個方面：一是開發(fā)，即將檔案資源中所蘊含的各種價值予以揭示，獲取較為系統(tǒng)集中或有特殊價值的檔案信息。一是利用，即及時、有效地為檔案用戶或社會提供所需要的檔案信息。利用是醫(yī)院檔案管理的最終目的。將醫(yī)院每個環(huán)節(jié)產生的大量信息資源進行全面系統(tǒng)地收集、整理、編纂，摘取所需要的信息進行個案分析及系統(tǒng)分析，統(tǒng)計分析各項指標或者動態(tài)趨勢，能提供大量的工作信息，針對信息進行各項技術加工，可獲取醫(yī)院經營管理的需求信息，適時調整開發(fā)方向和重點，超前研究預測利用需求，為醫(yī)院經營管理者進行經營決策提供參考依據，從而提高醫(yī)院的綜合效益。

二、醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用的途徑和措施

（一）建立規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理行為。檔案管理工作是一項嚴肅的、條理性很強的工作。建立完善的規(guī)章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院應根據《檔案法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等有關法規(guī)，制定一套適合本醫(yī)院的檔案管理制度，包括檔案崗位管理制度、歸檔借閱制度、保密制度，檔案保存、鑒定、銷毀制度等。并且應該建立檔案考核量化標準，明確責任，逐級逐人落實，確保醫(yī)院各門類、不同載體的檔案材料的完整收集、移交、管理。

（二）建立檔案的信息化管理機制。建立以計算機通訊、網絡為代表的檔案信息開發(fā)與利用系統(tǒng)。一方面，用計算機軟件建立檔案信息管理系統(tǒng)，可準確高效地對檔案室檔案信息進行檢索、編研、統(tǒng)計。另一方面，普及醫(yī)院內網信息平臺，能使全院數據共享。醫(yī)院檔案室可通過內網向全院用戶開展信息追蹤、專題咨詢、需求分析等深層次服務，從而使檔案獲得最大的社會效益和經濟效益。

（三）檔案管理業(yè)務人才的培養(yǎng)。目前，多數醫(yī)院的檔案管理人員只局限于對檔案的收集、整理、編目、借閱等常規(guī)工作，缺乏對檔案內容進行深層次研究的主動性和能力，檔案的開發(fā)利用多處于被動服務狀態(tài)。檔案信息所具備的知識性與檔案管理工作本身的專業(yè)性決定了檔案管理人員需具備高的職業(yè)素質。要解決檔案開發(fā)利用率低的問題，醫(yī)院需要一個清晰的檔案管理組織架構，優(yōu)化人員結構。尤其是加強醫(yī)院檔案信息化管理的現在，要求檔案管理人員不僅要有熟練的計算機技能，較強的信息檢索能力和英文閱讀能力，還需要具有主動服務的觀念，具有分析處理信息的能力，拓展知識結構，增強開發(fā)利用檔案信息的能力，能將信息服務工作超前介入醫(yī)療、教學、科研和管理工作中，為醫(yī)院提供決策信息。

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