郭俊強++范夢洋++蘇沛++焦雙酉

摘 要：近年來，“物聯(lián)網(wǎng)”一詞變得愈來愈熱，各種物聯(lián)網(wǎng)設備應運而生。在此趨勢下，本文提出了“智能檔案柜”的研究理念，旨在開發(fā)出一款便于檔案管理的產(chǎn)品，使得檔案錄入、查詢、提取之類的工作變得便捷可靠。

關鍵詞：檔案管理；智能；自動化；文字識別

一、研究背景

檔案管理是一項極其繁瑣的工作，從檔案的收集、整理，到著錄、提取，整個過程紛繁復雜。目前對于檔案的管理均采用檔案柜進行存放和計算機系統(tǒng)進行系統(tǒng)錄入的方法。這種方法遠遠達不到工作人員的需求。目前有些檔案柜雖然應用了較為先進的設備或技術，但面對大量的檔案數(shù)據(jù)的存儲，仍然得不到滿足。傳統(tǒng)的檔案柜，只是對檔案進行了規(guī)則化的整理以及保密。在查找方面存在著很大的弊端。

二、問題提出

為了更好的實現(xiàn)檔案管理的智能化，提高工作人員對檔案的存取的效率，本小組提出一種新型的智能檔案柜。進行檔案提取時，檔案管理員只需輸入需要查找的人名、編號或其他信息后確認，所需檔案自動開啟它的柜門。進行檔案存儲時，檔案管理員只需對檔案封面信息進行掃描，檔案的基本信息便會自動錄入檔案管理系統(tǒng)內(nèi)。

三、功能介紹

智能檔案柜具有自動化存取、自動化信息錄入、安全性監(jiān)測等功能。廣泛應用于干部人事、財務綜合等各種檔案管理。大大方便了用戶使用，減輕了勞動強度，提高了工作效率和自動化水平。智能檔案柜存儲空間可自動進行優(yōu)化分配。節(jié)省檔案存取時間。操作簡單易懂，處理功能卓越，可實行檔案網(wǎng)絡化管理，并可與中心的MRP、ERP系統(tǒng)進行無縫集成。系統(tǒng)運行過程中，計算機對自動檔案柜的運行狀態(tài)進行實時監(jiān)控，并進行必要的數(shù)據(jù)交換。智能檔案柜就是在檔案柜的基礎上加安裝了單片機控制器，溫濕度傳感器，字跡識別攝像頭等，通計算機自動化的監(jiān)控檔案柜的安全情況。通過專門的軟件進行管理，并與電腦連接使用的檔案柜。

（一）自動化存取。* 功能介紹： （1）檔案存入：檔案信息錄入后，柜門會自動開啟一個空閑的柜子，進行檔案的存放。（2）檔案提?。涸诮K端上查詢要找的檔案信息，找到檔案后，自動開啟需求檔案的檔案柜門，進行檔案的提取。 * 功能原理：檔案柜采用了自動門技術，開機時只要在上位機點擊開門，檔案柜即依空閑位自動打開柜門；完成操作任務關閉上位機時，檔案柜自動關閉柜門。

* 功能特點：自動化：無需自己開啟柜門，找到相應的檔案后，自動的開啟，進行檔案的提取。方便快捷：只需要輸入查找的檔案信息，系統(tǒng)會迅速的為你找到相應的檔案。智能化：掃描結束，信息錄入，自動開啟空閑的檔案柜門，進行檔案的存放，解決了尋找空閑柜子的麻煩。

（二）自動化信息錄入功能。* 功能介紹。將寫好的檔案，在字跡識別攝像頭進行掃描，識別字體，獲取檔案進行錄入。并將信息錄入到檔案庫中，方便以后的查詢，提取。* 功能原理。利用 OCR（光學字符識別）技術通過檢測暗、亮的模式確定其形狀，然后用字符識別方法將形狀翻譯成計算機文字；采用光學的方式將紙質文檔中的文字轉換成為黑白點陣的圖像文件，并通過識別軟件將圖像中的文字轉換成文本格式，供文字處理軟件進一步編輯加工 。* 功能特點： 實時性強：能夠隨時對一個檔案進行命名存儲。 隨意性：不僅可以進行手寫檔案的存放與錄入，也可以對打印檔案的存放和錄入

（三）安全性監(jiān)測。* 功能介紹。（1）顯示檔案柜的溫濕度，在到達預警溫濕度時，進行報警，避免檔案的損壞。（2）顯示檔案名稱及日期 。* 功能特點。安全化：溫度過高時，可能存在火災的情況，進行報警，并及時檢修。方便快捷：不需要定時查看檔案柜的安全情況。在出現(xiàn)文件損壞的情況時，會自動的報警提醒。

四、前景展望

智能檔案柜可廣泛用于部隊、政府、醫(yī)院、銀行、公檢法系統(tǒng)、金融機構、院校、圖書館、檔案館、研究所、設計所、海關、企業(yè)和事業(yè)單位等。以上領域每天都會產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)，并且將這些數(shù)據(jù)放入磁帶、檔案或紙張等存儲介質中。這樣會造成大量存儲介質的產(chǎn)生。而傳統(tǒng)的管理方法，就是將存儲介質存放在簡單的鐵皮柜中，依靠專門的人員進行管理。而且隨著數(shù)據(jù)量的增加，就會造成人力成本大大提高，工作效率低下等情況。而智能檔案柜就可以解決以上所遇到的全部問題，并且還能夠提高信息化建設的效率，明顯增加實際利益。智能檔案存儲柜通過軟件進行檔案的查找、借閱和歸還等操作，并可以進行智能定位，方便管理者查找和管理，節(jié)省管理成本，提高工作效率。

智能檔案柜與傳統(tǒng)的檔案柜功能迥異有以下幾點： （1）方便性高：自動打開要查找的檔案，無需繁瑣的一個個地查找。（2）臨時性強：通過對手寫檔案以及打印檔案的掃描，直接進行存檔，更好的解決的對臨時檔案的存檔處理。（3）安全性好：添加報警功能，能夠更好的對檔案柜進行安全檢測，避免檔案柜的損壞。

參考文獻：

[1] 基于無線傳感器網(wǎng)絡技術的溫濕度數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)的研究，孟未來，2007.05.15

[2] 智能檔案柜，北京旭航電子新技術有限公司，2012.09.20