李百毅

企業(yè)即時(shí)通訊價(jià)值

李百毅

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南車青島四方機(jī)車車輛股份有限公司

近年來，隨著公司業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，公司進(jìn)入迅速成長階段。同時(shí)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，如何利用現(xiàn)代信息手段加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)、外溝通與協(xié)調(diào)，加快反應(yīng)速度是公司面臨的一個(gè)重要挑戰(zhàn)。隨著公司的發(fā)展，企業(yè)員工之間的溝通方式也越來越多，如：移動(dòng)設(shè)備、電子郵件、即時(shí)通信工具，音視頻會(huì)議等。這些通信手段的應(yīng)用滿足了公司通信的需求，但堆積在一起的各種通信手段使企業(yè)通信系統(tǒng)復(fù)雜臃腫，放慢了公司的信息化進(jìn)程，桎梏了公司的進(jìn)一步發(fā)展。目前，通信多媒體技術(shù)已在社會(huì)上得到廣泛應(yīng)用。隨著移動(dòng)技術(shù)、社交網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，其功能、應(yīng)用領(lǐng)域也在不斷擴(kuò)充。如：QQ、MSN等大量免費(fèi)的個(gè)人即時(shí)通訊軟件的大量應(yīng)用，在方便溝通的同時(shí)，也給企業(yè)的IT管理等方面帶來了諸多挑戰(zhàn)。為了應(yīng)對(duì)這種挑戰(zhàn)，企業(yè)即時(shí)通訊應(yīng)運(yùn)而生，作為企業(yè)溝通必備的工具，逐漸被各企業(yè)所認(rèn)知，但是企業(yè)即時(shí)通訊對(duì)于企業(yè)的好處有多少，相信大多數(shù)企業(yè)未必盡知。其實(shí)企業(yè)即時(shí)通訊不止對(duì)企業(yè)的溝通方面有價(jià)值，同時(shí)對(duì)于企業(yè)內(nèi)部管理、業(yè)務(wù)集成、信息安全都有不可小覷的作用。

1 前言

隨著技術(shù)的發(fā)展與溝通方式的變化，作為互聯(lián)網(wǎng)最普及的基礎(chǔ)服務(wù)之一，即時(shí)通訊用戶規(guī)模每年都在穩(wěn)步地增長。隨著電子商務(wù)應(yīng)用和企業(yè)信息化建設(shè)的深入發(fā)展，即時(shí)通信軟件在各種環(huán)境下凸顯出的需求越發(fā)強(qiáng)烈。目前，我國的即時(shí)通訊市場(chǎng)無論在用戶人數(shù)、活躍程度、人均擁有賬戶數(shù)都創(chuàng)下了世界之最。用戶基數(shù)成為即時(shí)通訊市場(chǎng)強(qiáng)而有力的驅(qū)動(dòng)因素。針對(duì)企業(yè)領(lǐng)域的應(yīng)用情況，即時(shí)通訊又分出了重要的一脈支流——企業(yè)即時(shí)通訊。

2 企業(yè)溝通中出現(xiàn)的問題

很多企業(yè)在使用企業(yè)即時(shí)通訊之前都有存在這樣一個(gè)問題。而事實(shí)上，企業(yè)即時(shí)通訊的產(chǎn)生是為了補(bǔ)足個(gè)人即時(shí)通訊面對(duì)商業(yè)應(yīng)用時(shí)表現(xiàn)出來的欠缺。個(gè)人通訊主要是以人與人之間的感情交際為溝通前提，再加上個(gè)人通訊本身集成的許多娛樂因素，以及溝通過程中信息的安全問題，在工作過程中給企業(yè)辦公埋下了很多隱患。以個(gè)人為單位的通訊架構(gòu)加大了企業(yè)對(duì)人脈的管理難度，一旦員工離職，客戶的通訊極有可能會(huì)隨之流失。

3 企業(yè)即時(shí)通訊能幫助企業(yè)完善哪些問題

企業(yè)即時(shí)通訊是一種全新的運(yùn)營模式，其賬戶由企業(yè)管理員同一申請(qǐng)，并按照企業(yè)的通訊架構(gòu)分層級(jí)清晰顯明，適合任何規(guī)模的企業(yè)操作，更滿足了企業(yè)內(nèi)外協(xié)作、架構(gòu)管理及管控方面的需求。若有員工離職其賬號(hào)仍由企業(yè)收回，避免人脈流失問題。除了完全剔除娛樂因素之外，以“IM+門戶+應(yīng)用功能”使企業(yè)即時(shí)通訊成為一個(gè)功能整合體。并且可以與其它通訊手機(jī)完全融合，實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄，如視頻會(huì)議、協(xié)同辦公、短信平臺(tái)、在線客服、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控等等，并提供第三方CC_API接口實(shí)現(xiàn)CC與其他軟件終端的運(yùn)行和對(duì)接，企業(yè)只需通過簡(jiǎn)單的操作便能迅速部署，以最大程度地將企業(yè)資源轉(zhuǎn)化為商業(yè)價(jià)值。

企業(yè)即時(shí)通訊可以減少員工上班娛樂時(shí)間

QQ、MSN等這些免費(fèi)個(gè)人即時(shí)通訊工具開放的娛樂功能為企業(yè)辦公埋下了隱患。根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，辦公室員工每小時(shí)因?yàn)閭€(gè)人即時(shí)通訊軟件平均被打擾11次，每年對(duì)美國經(jīng)濟(jì)造成5880億美元的損失。被打擾的工作者不但浪費(fèi)了時(shí)間，而且造成工作效率的低下。

當(dāng)然不可能完全杜絕使用即時(shí)通訊工具，唯一的辦法是用一種即時(shí)通訊可控的方式來讓娛樂功能徹底從你的辦公室里剔除。企業(yè)即時(shí)通訊可以幫你很好解決這個(gè)問題。諸如IBM Sametime、微軟Lync等作為企業(yè)用戶設(shè)計(jì)的功能配置，一方面完全隔離了所有與工作無關(guān)的娛樂功能，另一方面還配備了豐富的互聯(lián)網(wǎng)辦公工具，諸如離線文件傳送、共享、在線截圖、企業(yè)短信發(fā)送、多人群組文字、遠(yuǎn)程協(xié)助、視頻語音會(huì)議等，為員工打造一個(gè)純粹的企業(yè)溝通協(xié)作平臺(tái)，提高工作效率。

企業(yè)即時(shí)通訊可加快企業(yè)內(nèi)部溝通

企業(yè)即時(shí)通訊特有的組織結(jié)構(gòu)樹型目錄與成員名片，這些特點(diǎn)對(duì)于能夠使異地辦公的公司成員也能夠如同處在同一間辦公室，無需自己再與同事相互添加個(gè)人賬號(hào)，像CC企業(yè)即時(shí)通訊只需企業(yè)管理員在后臺(tái)設(shè)置，所有的人員變動(dòng)都會(huì)同步更新到所有員工賬號(hào)的通訊列表。層級(jí)關(guān)系、電子名片以及員工招聘都可一目了然，有助于企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通。例如員工根據(jù)不同的條件定位快速找到目標(biāo)同事，查看聯(lián)系人的在線狀態(tài)信息，并可利用即時(shí)文字、圖片、語言、視頻、短信等各種溝通手段快速發(fā)起溝通對(duì)話，高效、快捷地提高辦事效率。

企業(yè)即時(shí)通訊可加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的IT管理

相比個(gè)人即時(shí)通訊的不可遙控，企業(yè)即時(shí)通訊給予了企業(yè)管理者足夠的管理權(quán)限。諸如IBM Sametime、微軟Lync等企業(yè)即時(shí)通訊是以企業(yè)/機(jī)構(gòu)為主體來申請(qǐng)用戶賬號(hào)，而所有公司的下屬成員賬號(hào)均由企業(yè)統(tǒng)一開設(shè)、分配、管理。企業(yè)管理者可針對(duì)不同的員工職務(wù)信息，進(jìn)行相關(guān)的權(quán)限控制。比如決定員工是否可使用通訊工具、是否可對(duì)外溝通、是否可使用文件傳送、共享、在線截圖等，是否具有第三方消息接收、是否可進(jìn)行短信收發(fā)等。同樣作為企業(yè)管理者可查看到完整的監(jiān)控記錄，針對(duì)不同用戶身份定義不同的角色和權(quán)限能力，讓不同層級(jí)的員工可以各就其能、各盡其職。另外，當(dāng)員工離職時(shí)企業(yè)可將其賬號(hào)進(jìn)行回收，避免客戶資源的流失。

企業(yè)即時(shí)通訊可消除企業(yè)的“信息孤島”

“信息孤島”指的是相互之間在功能上不關(guān)聯(lián)互動(dòng)、信息不共享互換以及信息與業(yè)務(wù)流程和應(yīng)用相互脫節(jié)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。在IT信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，企業(yè)進(jìn)行的每一次局部的IT應(yīng)用都可能與以前的應(yīng)用不配套，也即是說，幫助企業(yè)日理萬機(jī)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)間很難做到相互兼容，從而很可能造成設(shè)備閑置、資源浪費(fèi)、信息冗余的困局。在企業(yè)業(yè)務(wù)需要統(tǒng)一的環(huán)境下，企業(yè)即時(shí)通訊能夠通過開放的第三方接口將企業(yè)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合進(jìn)來，如OA、ERP、CRM、流程審批系統(tǒng)等，所起的作用是從中形成一個(gè)有機(jī)的整體，修補(bǔ)原本被割斷的密切相連的業(yè)務(wù)流程，使企業(yè)業(yè)務(wù)能夠完整、順利的執(zhí)行和處理。

企業(yè)即時(shí)通訊能夠保障企業(yè)溝通的信息安全

個(gè)人即時(shí)通訊的安全隱患問題一直是引起企業(yè)用戶恐慌的源頭。盡管現(xiàn)在個(gè)人即時(shí)通訊技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入成熟階段，但它并非最安全的通信工具。缺乏完善的安全機(jī)制，它很容易讓蠕蟲病毒進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，竊取企業(yè)機(jī)密，并在不留下任何痕跡的情況下將機(jī)密傳遞給企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。類似IBM Sametime、微軟Lync這種專業(yè)企業(yè)即時(shí)通訊的優(yōu)勢(shì)在于，它可以從技術(shù)、商務(wù)、安全、管理人員以及服務(wù)流程等各方面制定嚴(yán)格細(xì)致的安全標(biāo)準(zhǔn)，如采用基于CA認(rèn)證的128位銀行級(jí)別數(shù)據(jù)加密傳輸模式，數(shù)據(jù)備案加密保存、SSL高安全訪問數(shù)據(jù)加密鑰等等。

4 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)即時(shí)通訊系統(tǒng)通過對(duì)各種信息進(jìn)行集成和高效的協(xié)作共享，不僅加強(qiáng)了企業(yè)信息流轉(zhuǎn)的效率，整合了企業(yè)資源，提高了整體工作效率、而且還提高了企業(yè)的整體反應(yīng)能力，使企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中處于有利地位。所以企業(yè)級(jí)的即時(shí)通訊系統(tǒng)，是企業(yè)建立高效、可視化、信息交流、共享平臺(tái)的必然選擇。

10.3969/j.issn.1001-8972.2015.02.026