東莞理工學(xué)院成教學(xué)院 楊惠平

當(dāng)今企業(yè)的競爭力不但取決于自身擁有的技術(shù)以及資源優(yōu)勢，還取決于企業(yè)的管理水平。不少外資企業(yè)在本國已經(jīng)建立并完善了自身的管理體系，可該體系由于企業(yè)所處的環(huán)境轉(zhuǎn)到了中國，會出現(xiàn)局部甚至全部的失效，導(dǎo)致外資企業(yè)要面臨巨大的經(jīng)營與投資風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)控制聚焦于和資金相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)管理與控制，是相當(dāng)重要的企業(yè)管理環(huán)節(jié)，但很多實(shí)務(wù)工作者并未給予其足夠的重視。本文通過案例研究，幫助外資企業(yè)做好在中國境內(nèi)經(jīng)營時(shí)的財(cái)務(wù)內(nèi)控工作，從而提升其對中國經(jīng)濟(jì)的推動作用。

一、MH公司財(cái)務(wù)組織簡述

總部位于巴西的MH公司，主要投資人是俄羅斯財(cái)團(tuán)。MH所屬集團(tuán)的業(yè)務(wù)遍布全世界，在很多國家都有分支機(jī)構(gòu)，總共擁有員工2萬多名，分布在50多個(gè)國家和地區(qū)。2007年MH公司在北京成立海外分公司，初創(chuàng)時(shí)公司只有10多名員工，現(xiàn)在已經(jīng)發(fā)展到200多名員工，在9個(gè)中心城市開展了業(yè)務(wù)，成功扭轉(zhuǎn)了虧損的局面，進(jìn)入了穩(wěn)定發(fā)展的階段。

現(xiàn)在，MH公司財(cái)務(wù)部共有4名員工，1名中級會計(jì)師、3名初級會計(jì)師（4人中碩士1名，本科生3名）。這4人中，1人是主管會計(jì)，是公司的第一批員工，非常了解公司的發(fā)展歷程以及業(yè)務(wù)狀況，且擁有管理的敏銳性，擁有會計(jì)上崗證，不過并不是會計(jì)科班，因此在工作中存在一些不足之處；1人是會計(jì)，對公司的認(rèn)識并不太深，再加上公司多次更換經(jīng)營地址以及人員的更替，使得其對公司的經(jīng)營細(xì)節(jié)沒有頭緒，從而做賬時(shí)有些片面；另外2人是外包財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)外派的臨時(shí)工作人員，而且公司經(jīng)營時(shí)期已經(jīng)換了幾次人，因此他們只會重視財(cái)會操作上的問題，而并不考慮這樣的操作會否為企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展帶來不利影響。再有，MH公司的人事部只設(shè)置了1名人事助理，而沒有安排部門負(fù)責(zé)人，出于員工收入保密的考慮，工資相關(guān)的財(cái)務(wù)操作都由財(cái)務(wù)主管自己完成。當(dāng)前，公司還沒有一個(gè)清晰明確的工資核算機(jī)制，只有一個(gè)非?；\統(tǒng)的工資指引，將人員分為幾個(gè)級別，不同級別對應(yīng)不同的工作，但沒有針對具體崗位設(shè)置工資標(biāo)準(zhǔn)。

二、以COSO為基礎(chǔ)分析MH公司內(nèi)部控制存在的問題

（一）控制環(huán)境不理想

（1）未明確會計(jì)崗位的具體職責(zé)。當(dāng)前，MH公司并未明確會計(jì)以及出納的崗位職責(zé)，會計(jì)會做一部分出納負(fù)責(zé)的資金往來工作，而出納則會做一部分會計(jì)負(fù)責(zé)的會計(jì)憑證工作等。

（2）人員職業(yè)素質(zhì)有待提升?，F(xiàn)在，公司有些員工并不具備專業(yè)的職業(yè)能力，雖然兢兢業(yè)業(yè)地工作，但是卻并沒有為公司帶來明顯的經(jīng)濟(jì)效益。此外，公司個(gè)別管理層人員會有假公濟(jì)私的行為，將部分工作推給下級人員完成，自己則享受空閑時(shí)光，嚴(yán)重浪費(fèi)了公司的資源。

（3）內(nèi)部控制力度不夠。作為經(jīng)營企業(yè)，自然注重自身的經(jīng)濟(jì)利益，因此會時(shí)刻將經(jīng)濟(jì)利益擺在首位，把主要精力都投放到產(chǎn)品與銷售方面，自然就會忽視了內(nèi)部控制。

（二）風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制不健全 MH公司自成立以來，一直沒有建立風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制，更沒有專門的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)，而且公司的領(lǐng)導(dǎo)層也并不覺得進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估有什么特別的意義。例如：部分銷售人員并沒有征得公司的同意就私自與客戶簽訂了合同，為公司后續(xù)經(jīng)營埋下了隱患；再如，負(fù)責(zé)接洽客戶或者供應(yīng)商的部門應(yīng)該是銷售部門和采購部門，但公司的實(shí)際情況是這些人幾乎都是和質(zhì)管部聯(lián)系的，這樣會嚴(yán)重影響公司人員的穩(wěn)定性。

（三）控制活動不完善 現(xiàn)金控制方面，因?yàn)闃I(yè)務(wù)性質(zhì)的關(guān)系，公司的員工幾乎都在不停的出差之中，公司剛成立的時(shí)候，員工們都是先向財(cái)務(wù)借款，出差之后憑發(fā)票抵扣的。雖然這兩年控制的手段嚴(yán)格了一些，但是仍然存在嚴(yán)重的現(xiàn)金預(yù)支情況；應(yīng)收賬款控制方面，應(yīng)收賬款能夠有效反映出公司的經(jīng)營狀況，并衡量資金運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常。最近一段時(shí)間，該公司的應(yīng)收賬款開始漸漸增多，代表著其必須采取相應(yīng)的控制措施。通常資金的周轉(zhuǎn)率越高，那么相應(yīng)的公司回款的效率就越高，公司的運(yùn)營就越順暢。圖1顯示MH公司的應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率越來越低，因此需要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整與處理；成本費(fèi)用控制方面，該公司的成本水平處于行業(yè)的平均線上，不過深入研究的話，能夠發(fā)現(xiàn)企業(yè)整體的差旅費(fèi)用過高。這主要是由于當(dāng)前MH公司還是主打市場銷售的發(fā)展戰(zhàn)略，各部門都在盡一切力量增加公司的銷售收入，因此沒有好好研究應(yīng)該如何節(jié)省開支。通過圖2，不難發(fā)現(xiàn)該公司差旅費(fèi)的變化比較大。因?yàn)闆]有科學(xué)的管理，所以7月到年末這段時(shí)間的差旅費(fèi)會呈現(xiàn)暴增的趨勢。

圖1 應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率變化圖

圖2 差旅費(fèi)總圖（單位：萬元）

（四）信息更新不順暢以及項(xiàng)目性不強(qiáng)

（1）信息更新嚴(yán)重滯后。MH公司現(xiàn)在的財(cái)務(wù)軟件是新近發(fā)展起來的一間西班牙公司開發(fā)的，在我國并沒有推廣開來，使用的企業(yè)不多。這套系統(tǒng)是基于現(xiàn)代的財(cái)務(wù)管理理念開發(fā)的，因此對于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的處理與控制非常得當(dāng)。不過，因?yàn)橄到y(tǒng)投入使用的時(shí)間并不長，所以有不少功能還有待進(jìn)一步完善。例如：系統(tǒng)功能的交叉性很差，同樣的操作在不同界面下需要反復(fù)進(jìn)行，影響財(cái)務(wù)人員的工作效率；另外，如果有新增的或者需要調(diào)整的信息，系統(tǒng)也無法采集此類數(shù)據(jù)。這都嚴(yán)重影響了會計(jì)信息的更新，使得財(cái)務(wù)部的工作量變得很大，但是工作效率卻并未提高，甚至有一定程度的降低。

（2）做賬系統(tǒng)太過簡單。MH公司使用的財(cái)務(wù)系統(tǒng)是當(dāng)前非常普遍的ERP軟件項(xiàng)目，可該公司在實(shí)際的使用過程中并沒有調(diào)用或者反映出這類功能模塊的價(jià)值。雖然MH公司只是服務(wù)性的公司，而且在我國的業(yè)務(wù)范圍與規(guī)模都還不是很大，可隨著公司的不斷發(fā)展，業(yè)務(wù)量會逐年遞增，做賬系統(tǒng)涉及到的項(xiàng)目也會越來越多，需要體現(xiàn)出該財(cái)務(wù)軟件的項(xiàng)目功能控制性。

（五）內(nèi)部監(jiān)控力度有待提升

（1）雖然MH公司制定了一系列的相關(guān)規(guī)章與制度，但是執(zhí)行的力度則微乎其微，基本上只是一種形式。例如：公司有標(biāo)準(zhǔn)格式的供銷合同提供給業(yè)務(wù)人員，并要求他們在簽訂合同的時(shí)候，要以公司發(fā)放的版本為基礎(chǔ)，可實(shí)際操作過程中業(yè)務(wù)人員會不時(shí)修改合同中的條款，總經(jīng)理因?yàn)椴⒉涣私鈽I(yè)務(wù)的實(shí)際操作流程，而且也沒有仔細(xì)查看合同就同意蓋上公章，這就使得公司設(shè)立的標(biāo)準(zhǔn)格式合同形同虛設(shè)。

（2）日常監(jiān)控工作也非常不到位，最簡單的例子就是公司的打卡要求，雖然公司明確要求員工每天打卡，記錄上下班時(shí)間，但是員工不打卡或者漏打卡的現(xiàn)象非常普遍，使公司的規(guī)定淪為一紙空文，導(dǎo)致看起來公司有很多監(jiān)管制度，但是卻未進(jìn)行有效的執(zhí)行。

三、MH公司內(nèi)部控制體系完善建議

（一）營造適合財(cái)務(wù)控制工作開展的氣氛

（1）公司的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)提升自身的財(cái)務(wù)控制意識，帶頭遵守相關(guān)的財(cái)務(wù)控制制度，尊重制度的權(quán)威性，不進(jìn)行任何的特權(quán)操作。

（2）提升員工的企業(yè)意識以及職業(yè)規(guī)范意識，做到獎懲有據(jù)、口徑一致、絕無特殊化。

（3）完善企業(yè)當(dāng)前的績效考評以及監(jiān)督機(jī)制。將考評的權(quán)利從部門中分離出來，以不同形式重點(diǎn)考核工作的完成情況。

（4）在公司建立起制度的權(quán)威性，讓企業(yè)全體員工將財(cái)務(wù)控制擺在其應(yīng)有的位置上。

（二）完善財(cái)務(wù)控制工作

（1）強(qiáng)化對預(yù)算的管理。舊有的公司預(yù)算編制都是總經(jīng)理一人負(fù)責(zé)，因此，存在很大的局限。為了滿足預(yù)算的合理性，應(yīng)該讓各部門的負(fù)責(zé)人也參與到預(yù)算的編制過程中來，按照部門的具體情況以及未來的工作計(jì)劃，科學(xué)合理地制定預(yù)算；同時(shí)，公司需要規(guī)范預(yù)算的管理，具體管理模式見圖3。制定好了年度預(yù)算以后，可以根據(jù)公司的經(jīng)營狀況，以滾動預(yù)算法分配預(yù)算，這樣能夠避免預(yù)算與公司實(shí)際情況脫節(jié)的現(xiàn)象。

（2）改進(jìn)現(xiàn)金收支控制機(jī)制。企業(yè)進(jìn)行現(xiàn)金控制主要是為了平衡好資產(chǎn)的流動能力與盈利能力之間的關(guān)系，從而保證企業(yè)的長期經(jīng)營能力。企業(yè)需要做好現(xiàn)金的收支控制工作，既保證現(xiàn)金能夠滿足企業(yè)的運(yùn)營需要，又保證不積存大量的現(xiàn)金。首先，企業(yè)的現(xiàn)金必須通過合法渠道獲得，而且符合法律法規(guī)的要求；其次，確?，F(xiàn)金的安全性，不得出現(xiàn)任何舞弊行為。相應(yīng)的，需要建立起規(guī)范的現(xiàn)金收入控制機(jī)制，見圖4。此外，還需要建立起規(guī)范的現(xiàn)金支付控制機(jī)制，見圖5。

圖3 預(yù)算管理模式

圖4 現(xiàn)金收入控制機(jī)制

圖5 現(xiàn)金支付控制機(jī)制

（3）完善應(yīng)收應(yīng)付款控制機(jī)制。MH公司需要安排專人負(fù)責(zé)應(yīng)收應(yīng)付款：公司和客戶以及供應(yīng)商的業(yè)務(wù)信息均由該負(fù)責(zé)人記錄，從而便于公司需要時(shí)進(jìn)行查詢；另外，還應(yīng)每天對應(yīng)收以及應(yīng)付的款項(xiàng)匯總表進(jìn)行更新。MH公司需要規(guī)定客戶的付款時(shí)間。在與客戶進(jìn)行的服務(wù)業(yè)務(wù)過程中，公司應(yīng)要求客戶支付合同金額50%的預(yù)付款；當(dāng)業(yè)務(wù)全部結(jié)束之后，客戶將剩余的款項(xiàng)一次性付清；當(dāng)公司確認(rèn)收到客戶的全部合同價(jià)款之后，再將相應(yīng)服務(wù)的證書或者報(bào)告提交給客戶。MH公司需要建立嚴(yán)格的財(cái)務(wù)內(nèi)控獎懲機(jī)制。假設(shè)客戶按時(shí)將合同的價(jià)款匯到公司的賬戶，那么就應(yīng)該給予業(yè)務(wù)人員一定的現(xiàn)金獎勵；相反，假設(shè)客戶在預(yù)付款應(yīng)支付的截止日期之前仍未付款，那么公司就會對業(yè)務(wù)人員進(jìn)行警告處罰。

（三）運(yùn)用更先進(jìn)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng) 基于企業(yè)當(dāng)前的實(shí)際運(yùn)用情況以及未來的發(fā)展定位，MH公司通過深入的研究與分析，引入ERP財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)最適合，并把運(yùn)用新系統(tǒng)分成了前后兩部分：

（1）做好系統(tǒng)應(yīng)用之前的基礎(chǔ)工作。既然要開發(fā)新的系統(tǒng)，那么自然是要改進(jìn)當(dāng)前系統(tǒng)中存在的不足與問題，因此，當(dāng)前的使用人員需要將系統(tǒng)中的優(yōu)點(diǎn)以及問題全部列出來，再將實(shí)際工作中需要添加的系統(tǒng)功能提出來。然后，列明各項(xiàng)具體操作流程，并說明流程里面需要改善的功能，這樣能夠讓ERP開發(fā)企業(yè)更了解企業(yè)的真實(shí)需求。再次，準(zhǔn)備好全面的數(shù)據(jù)，并提前核算好各項(xiàng)結(jié)果，并用這組數(shù)據(jù)測試軟件的功能，找出存在的疏漏。最后，備份當(dāng)前系統(tǒng)中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，等ERP系統(tǒng)正式投入使用之后，直接導(dǎo)入這些數(shù)據(jù)，建立初始的財(cái)務(wù)信息。

（2）做好系統(tǒng)投入使用之后的準(zhǔn)備。具體包括：制度方面，向直接操作系統(tǒng)的人員提供操作指南，并為不同人員設(shè)定不同的權(quán)限，非核心負(fù)責(zé)人無法讀取重要的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)以及信息；人員方面，明確系統(tǒng)操作人員的工作職責(zé)以及系統(tǒng)維護(hù)任務(wù)，要求所有人員正確使用系統(tǒng)，不得外泄數(shù)據(jù)或者隨意剔除、添加數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)方面，做好數(shù)據(jù)備份工作。

（四）建立企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)監(jiān)督機(jī)制

（l）監(jiān)督應(yīng)收帳款。應(yīng)聯(lián)合多部門監(jiān)督公司的應(yīng)收賬款：財(cái)務(wù)人員管理資金往來以及進(jìn)銷存；業(yè)務(wù)部則監(jiān)督業(yè)務(wù)員以及協(xié)議管理員的工作；倉儲部負(fù)責(zé)做好進(jìn)出庫管理。該聯(lián)合監(jiān)督組織擁有明確的分工，彼此會定期檢查對方的工作。

（2）監(jiān)督供應(yīng)商資信。公司的業(yè)務(wù)流程中與供應(yīng)商有交集的包括：采購部以及財(cái)務(wù)部等。不同部門可以聯(lián)合起來構(gòu)建企業(yè)完整的監(jiān)督體系。當(dāng)然，各部門的工作有輕重之分，財(cái)務(wù)部作為重要的監(jiān)督部門，需要安排專人跟進(jìn)監(jiān)督工作的開展情況，如果發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)操作的行為必須及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的處理。

（3）監(jiān)督采購環(huán)節(jié)。對于MH企業(yè)來說，與采購工作有交集的部門包括：采購部、財(cái)務(wù)部等。另外，公司的相關(guān)部門還應(yīng)該深入市場實(shí)地調(diào)研原料的價(jià)格，如果存在不合理的高價(jià)購買情況，必須追究有關(guān)工作負(fù)責(zé)人的責(zé)任。

（4）強(qiáng)化內(nèi)審機(jī)制。財(cái)務(wù)部必須不定期抽查各業(yè)務(wù)操作的規(guī)范性；做好內(nèi)審范圍內(nèi)的工作；維護(hù)內(nèi)審部門的完全獨(dú)立性。

［1］王海軍：《外資企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制規(guī)范化管理評價(jià)之我見》，《中國總會計(jì)師》2011年第3期。

［2］莊學(xué)斌：《加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制》，《中國電力企業(yè)管理》2008年第10期。

［3］劉艷春：《淺議企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制》，《內(nèi)蒙古煤炭經(jīng)濟(jì)》2010年第5期。

［4］鄭雪勤：《企業(yè)加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的探討》，《行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)》2011年第6期。

［5］張燕：《SHIDE加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制防范各種錯誤與舞弊》，《中國商界(下半月)》2009年第6期。