夏剛

[摘 要]在信息化時(shí)代背景下，高校檔案管理信息化管理對(duì)于高校的教育發(fā)展有著重要的意義。本文基于當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及問(wèn)題，對(duì)其應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行探討，以促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理信息化建設(shè)水平的提升。

[關(guān)鍵詞]高校；檔案管理；信息化建設(shè)

在信息化科技迅猛發(fā)展的形勢(shì)下，高校傳統(tǒng)的檔案管理模式不能滿足現(xiàn)代高校管理的需求，加強(qiáng)高校信息化管理建設(shè)，將現(xiàn)代信息技術(shù)充分利用到檔案管理工作中，不僅為高校的檔案管理提供了便捷的服務(wù)，促進(jìn)檔案資料的深度利用，還能推動(dòng)高校文化科技的傳播利用，是實(shí)現(xiàn)高校數(shù)字化、智能化、現(xiàn)代化的必然要求。因此，基于高校檔案管理信息化實(shí)施的必要性和意義，高校更應(yīng)該正視檔案管理信息化，不斷優(yōu)化建設(shè)質(zhì)量。

一、當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）管理思想陳舊，改革意識(shí)欠缺

雖然，當(dāng)前檔案信息化管理在高校檔案管理工作中得到應(yīng)用，但受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，仍然無(wú)法利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的全面整合及快捷分配。在高校檔案管理工作的實(shí)際開(kāi)展中，較多領(lǐng)到?jīng)]有意識(shí)到信息化管理的重要性，檔案管理思想依然陳舊，依然被過(guò)去傳統(tǒng)工作模式所限制和影響。很多檔案管理工作者無(wú)法看清檔案管理的實(shí)際需求，更缺乏高度的創(chuàng)新改革意識(shí)。

（二）管理手段落后，工作有待完善

當(dāng)前，高校對(duì)檔案信息化管理工作投入的資金較少，導(dǎo)致檔案管理信息化工作中計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、縮微、檔案保護(hù)等技術(shù)缺乏足夠的資金保障，檔案管理信息化建設(shè)處于紙上談兵的局面。較多高校的檔案信息化管理仍然停留在日常的簡(jiǎn)單管理和較多人為操作的層面。有些高校即使通過(guò)現(xiàn)代科技建立的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，但仍沒(méi)有盡其所用。另外，有的高校與軟件公司合作研發(fā)的檔案管理軟件系統(tǒng)，也因缺少科學(xué)的操作程序和技能而使得軟件實(shí)用性缺失，這都成為檔案管理信息化建設(shè)的瓶頸。

（三）電子文件歸檔難，管理效率不高

我國(guó)高校檔案管理信息化還處于相對(duì)初級(jí)的階段，電子文件及檔案管理電子化還是一個(gè)新的課題。較多高校并未對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的處理，較為嚴(yán)重的電子檔案的管理問(wèn)題，電子檔案與紙質(zhì)檔案有著質(zhì)的不同，對(duì)其收集及歸檔是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。當(dāng)前高校檔案管理部門(mén)卻對(duì)包含文字材料、數(shù)據(jù)、表格、圖像及聲音的不同電子檔案的歸檔管理工作難以落實(shí)到位，在其歸檔過(guò)程中，操作的隨意性較大，存在的問(wèn)題較多，導(dǎo)致管理效率不高。

（四）隊(duì)伍素質(zhì)不高，制約檔案管理信息化建設(shè)

目前，已有一部分高校符合檔案管理信息化建設(shè)的開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)，但卻因?yàn)槿狈?zhuān)業(yè)的方案管理人員限制了檔案管理信息化工作實(shí)施。就現(xiàn)狀來(lái)看，較多高校檔案管理部門(mén)通常都成為了安置富余人員的機(jī)構(gòu)，檔案管理人員專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)極不合理，缺乏掌握現(xiàn)代信息化設(shè)備操作技能、精通檔案管理業(yè)務(wù)的專(zhuān)業(yè)管理人才，整個(gè)檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)較低，不能適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需求。

二、強(qiáng)化高校檔案管理系信息化建設(shè)的應(yīng)對(duì)措施

（一）重視檔案管理信息化建設(shè)，加大建設(shè)投入

要提高高校檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量，首先需要高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)引起重視，根據(jù)學(xué)校實(shí)際發(fā)展情況制定切實(shí)的檔案管理規(guī)劃，協(xié)調(diào)好學(xué)校各部門(mén)工作，強(qiáng)化信息共享。同時(shí)高校要從政策和資金上加大檔案管理信息化建設(shè)的投入，加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證檔案信息化所需的硬件及軟件設(shè)施的有效配置，將檔案信息化建設(shè)付諸于實(shí)踐。

（二）檔案管理規(guī)范化，工作流程標(biāo)準(zhǔn)化

高校開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)需要在規(guī)范的管理工作標(biāo)準(zhǔn)與工作流程下開(kāi)展，這是最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。首先，高校應(yīng)該制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等規(guī)范性文件，結(jié)合高校管理部門(mén)的實(shí)際情況制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如：檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)。其次，高校要建立標(biāo)準(zhǔn)的工作流程與規(guī)章制度，即涵蓋無(wú)紙化檔案使用制度、重要檔案查詢、檔案資料收集整理及歸檔保存等，通過(guò)管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化使高校在統(tǒng)一規(guī)范的管理軟件與管理標(biāo)準(zhǔn)中進(jìn)行檔案信息化管理。

（三）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息庫(kù)建設(shè)，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理

在高校檔案管理工作中，實(shí)施信息數(shù)字化管理能有效防止出現(xiàn)紙質(zhì)檔案受損壞的問(wèn)題。為了提升數(shù)字化檔案管理水平，高校應(yīng)該結(jié)合其實(shí)際情況建立檔案數(shù)據(jù)信息庫(kù)，根據(jù)教學(xué)科研檔案、黨政管理檔案、教學(xué)設(shè)備檔案、人力資源檔案及基建檔案等主要類(lèi)型，進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的建立數(shù)據(jù)庫(kù)，方便不同種類(lèi)檔案的整理與保管，方便快速的檢索查找與信息資源的共享。當(dāng)然，檔案管理的信息化建設(shè)也容易造成網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題的產(chǎn)生，需要高校做好網(wǎng)絡(luò)安全管理工作。高校應(yīng)該在檔案管理信息系統(tǒng)中加強(qiáng)防御軟件的使用，并結(jié)合物理、邏輯等安全隔離防范措施對(duì)網(wǎng)絡(luò)“黑客”、“病毒”等危險(xiǎn)因素進(jìn)行及時(shí)防范；同時(shí)，要規(guī)范檔案管理人員工作，避免因工作失誤而致使網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊、設(shè)備出現(xiàn)故障引發(fā)的檔案信息遺失和損毀。

（四）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)，提高信息化管理水平

高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力直接影響著高校檔案管理工作的水平。檔案信息化管理建設(shè)過(guò)程中，需要從業(yè)務(wù)素質(zhì)、職業(yè)技能、道德素質(zhì)等方面加強(qiáng)對(duì)檔案隊(duì)伍的素質(zhì)建設(shè)。首先，高校應(yīng)不斷引進(jìn)擁有較高職業(yè)道德、且熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能的復(fù)合型人才，強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍的的素質(zhì)力量。其次，高校要建立完善的檔案管理員工培訓(xùn)機(jī)制，從現(xiàn)代檔案管理的數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)及檔案法等方面加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提升檔案管理人員的信息化水平。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，新時(shí)期，高校應(yīng)該重視檔案管理信息化，加大投入力度，積極地完善信息化檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。并在實(shí)際檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，科學(xué)認(rèn)識(shí)其出現(xiàn)的問(wèn)題，尋求有效措施確保檔案管理信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。

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