胡愛(ài)雪

【摘 要】在如今社會(huì)科學(xué)發(fā)展迅速的形勢(shì)下，對(duì)工程檔案要求越來(lái)越高，借助檔案資料，能夠更好地了解企業(yè)的過(guò)去，把握現(xiàn)在，規(guī)劃未來(lái)。檔案是歷史的第一手資料，它見(jiàn)證各種事實(shí)關(guān)系，和反映一個(gè)單位的歷史面貌。本人從事檔案工作多年，深刻體會(huì)到檔案管理的重要性，其中路橋建設(shè)項(xiàng)目檔案管理貫穿項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，是建設(shè)項(xiàng)目管理的重要組成部分。本文在完善與提高檔案水平的同時(shí)，結(jié)合自己多年的檔案管理實(shí)踐，從工程檔案的定義、檔案的管理和作用出發(fā)，分析了如何提高路橋建設(shè)工程檔案管理并提出建議，特與同行探討。

【關(guān)鍵詞】工程；檔案

1.工程檔案的定義

工程檔案是將工程項(xiàng)目在工程建設(shè)活動(dòng)中形成的技術(shù)資料和文件材料，按照項(xiàng)目檔案組卷要求，經(jīng)系統(tǒng)整理排列著錄編目而形成并歸檔的，具有參考價(jià)值的文字、圖表、圖紙、聲像等各種載體材料。

2.檔案的管理

2.1檔案管理的基本流程

檔案管理包括檔案的收集、整理、價(jià)值鑒定、保管、編目和檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯和研究以及檔案利用等八個(gè)環(huán)節(jié)。

2.2檔案管理的基本原則

2.2.1統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則

具體內(nèi)容主要包括三個(gè)方面：（1）按照規(guī)定，國(guó)家級(jí)檔案分別由各級(jí)、各類檔案保管機(jī)構(gòu)集中管理；（2）全國(guó)檔案工作在各級(jí)人民政府的領(lǐng)導(dǎo)下，由各級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一、分級(jí)、分專業(yè)管理；（3）對(duì)黨政檔案和黨政檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理。

2.2.2維護(hù)檔案的完整與安全原則

檔案的完整性包括檔案材料收集齊全和整理系統(tǒng)兩個(gè)方面。收集齊全是指凡有保存價(jià)值的檔案都要盡量收集齊全，實(shí)現(xiàn)一個(gè)單位、一個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)地區(qū)直至整個(gè)國(guó)家真正有保存價(jià)值的檔案完整。安全是指檔案不丟失，內(nèi)容不泄密。

2.2.3便于社會(huì)各方面的利用原則

便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，滿足社會(huì)對(duì)檔案的需要，這是檔案工作的根本目的。

3.檔案的作用

3.1行政作用

檔案記載了機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人過(guò)去活動(dòng)的所有狀況，其中包括行政職權(quán)的法律依據(jù)，開展事務(wù)的過(guò)程及結(jié)果，工作的經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)等，這些資料都可以成為某個(gè)機(jī)關(guān)或團(tuán)體開展行政工作的重要參考依據(jù)。正如謝倫伯格所說(shuō)：“檔案是一個(gè)政府藉以完成其工作的基本行政工具。”檔案擁有大量的信息資料，可以為黨、政、軍等機(jī)關(guān)、企事業(yè)等單位的領(lǐng)導(dǎo)提供大量的工作和業(yè)務(wù)管理證據(jù)及咨詢資料，借以熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、可以為決策、處理各種問(wèn)題提供參考依據(jù)。

3.2業(yè)務(wù)作用

檔案涉及的內(nèi)容非常廣泛，尤其是記載了各行各業(yè)建設(shè)和生產(chǎn)活動(dòng)的情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，這些資料都可以成為當(dāng)前開展生產(chǎn)建設(shè)時(shí)重要的咨詢研究、統(tǒng)計(jì)監(jiān)督的情報(bào)信息。實(shí)踐證明，充分利用這些檔案資料，對(duì)促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展，提高經(jīng)濟(jì)效益，具有直接的作用。

3.3文化作用

檔案是人類文明的產(chǎn)物，是人類文化的積淀和延續(xù)，它蘊(yùn)含了大量的文化信息和社會(huì)發(fā)展規(guī)律，許多史學(xué)家都是借助檔案成就了著名的歷史文化著作。

3.4法律作用

在政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、外交等活動(dòng)中，檔案的作用依然顯著，尤其是在解決領(lǐng)土爭(zhēng)端等方面，檔案的法律作用表現(xiàn)得十分突出；另一方面，在維護(hù)權(quán)益方面，檔案可以起到非常重要的法律證明作用。

3.5教育作用

檔案可以成為宣傳教育的生動(dòng)素材，因?yàn)樗鴼v史知識(shí)、文化信息，人們可以通過(guò)它更加直觀地了解事件真相，起到一定的教育作用。

3.6查憑作用

許多檔案都可以為事件的真實(shí)虛偽、存在與否起到憑證作用。如行政公文、學(xué)歷學(xué)籍、宅基舊址等等，都可憑檔案查詢。

4.提高路橋建設(shè)工程檔案管理的建議

4.1健全制度，實(shí)行崗位責(zé)任制

完善管理辦法，根據(jù)公司檔案管理的需要制定規(guī)定或指南，做到有章可依。在形成檔案的各有關(guān)部門之間建立嚴(yán)格的檔案管理渠道，實(shí)行參建單位項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制。

4.2完善基礎(chǔ)設(shè)施，改善檔案保管環(huán)境

檔案保管設(shè)施設(shè)備符合國(guó)家有關(guān)要求。檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公室實(shí)行三分開，庫(kù)房面積要滿足現(xiàn)存檔案的需要，并留有發(fā)展的需要。

4.3維護(hù)路橋建設(shè)工程檔案的完整與安全，依法制定文件材料立卷歸檔細(xì)則

工程一開始，建設(shè)單位要根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》及交通部《公路工程檔案編制辦法》，制定工程材料立卷歸檔細(xì)則，以正式文件下發(fā)給參加建設(shè)的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理 、質(zhì)監(jiān)等單位，明確規(guī)定各參建單位的歸檔內(nèi)容和范圍，包括專業(yè)隊(duì)伍階段性工作完成后，撤離前的資料整理和交接，這樣可以改變以往建設(shè)項(xiàng)目的參建單位無(wú)專人負(fù)責(zé)、無(wú)專柜保管、無(wú)制度約束的無(wú)序檔案管理狀況，為各參建單位文件材料的收集和檔案工作人員的督導(dǎo)提供了有利的條件，并為竣工材料的積累打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.4加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

高速公路工程檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到路橋建設(shè)路工程檔案管理的重要性、艱巨性，突破舊的管理概念和固有的模式，學(xué)習(xí)研究國(guó)家基礎(chǔ)建設(shè)方面的政策、法規(guī)，增強(qiáng)法制觀念和依法辦事能力，嚴(yán)格執(zhí)行路橋建設(shè)工程檔案管理職責(zé)，積極參與路橋建設(shè)工程檔案管理的各項(xiàng)活動(dòng)，在實(shí)踐中鍛煉、提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，使路橋建設(shè)工程檔案更好地服務(wù)于路橋建設(shè)建設(shè)的需要。同時(shí)，要抓好建設(shè)單位有關(guān)人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)工作應(yīng)放在工程開工階段進(jìn)行，并作為路橋建設(shè)工程檔案工作的重點(diǎn)和突破口，通過(guò)對(duì)路橋建設(shè)工程項(xiàng)目各參建單位的項(xiàng)目部、駐地辦經(jīng)理和檔案人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案意識(shí)，明確其檔案管理分工職責(zé)使其主動(dòng)參與項(xiàng)目檔案的管理與控制。切實(shí)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和檔案管理水平。

4.5加強(qiáng)督導(dǎo)，嚴(yán)把竣工驗(yàn)收關(guān)

路橋建設(shè)工程檔案要達(dá)到完整，齊全成套，檔案人員必須從工程一開始就嚴(yán)格把關(guān)，把工作做到前面，要了解工程進(jìn)展情況，主動(dòng)配合參建單位，深入現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查研究，對(duì)工程檔案工作實(shí)行全過(guò)程的跟蹤，要積極督促配合設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)等部門對(duì)工程檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)的法律、法規(guī)。重點(diǎn)檢查隱蔽工程驗(yàn)收記錄是否有監(jiān)理人員簽章，監(jiān)理人員的簽字是工程監(jiān)理的依據(jù)；其次是大量的設(shè)計(jì)變更是否齊全、是否在施工過(guò)程中就在施工圖上修改到位；特別要注意的是，一項(xiàng)工程有總承包和分成包單位的，要嚴(yán)格審查各分包單位承建部分的竣工圖是否與總圖一致，是否同一標(biāo)識(shí)，是否相互銜接，只要有一個(gè)分包單位的文件材料達(dá)不到要求，就不予以驗(yàn)收。

5.結(jié)束語(yǔ)

工程檔案是工程建設(shè)過(guò)程中不同時(shí)期或階段產(chǎn)生的各類材料的合理匯總，而技術(shù)資料又是工程檔案的重要組成部分。所以我們要在工程建設(shè)的不同階段，及時(shí)完成需歸檔技術(shù)資料的收集整理工作，這樣才能為工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。 [科]

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