隨鳳華

【摘 要】資產(chǎn)檔案管理對(duì)學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重大作用，針對(duì)資產(chǎn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，從“以服務(wù)師生作為最根本出發(fā)點(diǎn)”等六個(gè)方面做出了對(duì)策，為和諧校園建設(shè)提供便捷的信息服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】資產(chǎn)檔案管理；分級(jí)管理；創(chuàng)新；信息化建設(shè)

固定資產(chǎn)檔案是指作為固定資產(chǎn)的設(shè)備、儀器、儀表以及房屋建筑物等從規(guī)劃、計(jì)劃、建造、購(gòu)置、安裝、調(diào)試、使用、維修、改造、更新直至報(bào)廢全過(guò)程中形成的有保存價(jià)值的圖紙、文字、說(shuō)明、憑證和記錄等文字資料，通過(guò)不斷收集，整理簽字等工作歸檔建立的資產(chǎn)檔案。資產(chǎn)檔案管理的主要內(nèi)容包括：資產(chǎn)配置檔案、資產(chǎn)使用檔案、資產(chǎn)處置檔案、資產(chǎn)清查檔案、資產(chǎn)信息化管理、資產(chǎn)績(jī)效管理和資產(chǎn)監(jiān)督檢查等。

1.做好資產(chǎn)檔案工作的意義

資產(chǎn)檔案工作既是學(xué)校建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是學(xué)校發(fā)展的一項(xiàng)重要任務(wù)，更是整個(gè)檔案事業(yè)體系的重要組成部分。資產(chǎn)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，是學(xué)校建設(shè)發(fā)展活動(dòng)的最終見(jiàn)證。隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，辦公信息化極大地促進(jìn)了檔案管理現(xiàn)代化，資產(chǎn)檔案在推進(jìn)學(xué)校整體建設(shè)中發(fā)揮越來(lái)越大的作用。

通過(guò)加強(qiáng)對(duì)資產(chǎn)檔案管理，單位能隨時(shí)快速的了解從組建以來(lái)每年購(gòu)置的全部資產(chǎn)狀況；加強(qiáng)了購(gòu)入資產(chǎn)的管理，避免了重復(fù)購(gòu)置和浪費(fèi)，對(duì)閑置資產(chǎn)和使用效率較低的資產(chǎn)進(jìn)行處置（如調(diào)配、變賣、出租等）提高資金利用效率；員工離職或工作變工時(shí)，可以快速完整的進(jìn)行資產(chǎn)交接，避免了不必要的資產(chǎn)流失；核查盤點(diǎn)以及折舊計(jì)算不僅快速而且準(zhǔn)確；為單位資產(chǎn)評(píng)估，決策提供更為可靠地依據(jù)，避免單位在資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)上可能造成的遺漏和隱患。

2.資產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

長(zhǎng)期以來(lái)，我校高度重視資產(chǎn)的管理與檔案的收集，堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅的態(tài)度，做了大量基礎(chǔ)性工作，取得了一定的成效。但我們也必須清醒的意識(shí)到，資產(chǎn)檔案工作是新時(shí)期的一項(xiàng)創(chuàng)新實(shí)踐工作，在資產(chǎn)檔案管理中也存在著一些問(wèn)題。

（1）沒(méi)有形成分級(jí)管理的模式。資產(chǎn)檔案涉及面廣，管理系部處室多，范圍分散。因工作職能不同，資產(chǎn)檔案利用、共享程度不高。

（2）檔案管理隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，人員變動(dòng)比較頻繁，相應(yīng)的制度不到位。管理人員整體的管理意識(shí)淡薄，各處室、系部分保管對(duì)自己的職責(zé)、權(quán)限不明，原有的制度僅流于形式。

（3）處置、調(diào)撥手續(xù)滯后。按照固定資產(chǎn)管理規(guī)定，在盤查的過(guò)程中，清查出的已經(jīng)損壞、超出使用年限并無(wú)法繼續(xù)使用的閑置固定資產(chǎn)，個(gè)別部門沒(méi)有及時(shí)辦理固定資產(chǎn)報(bào)廢審批手續(xù)，造成資產(chǎn)虛增。另外，在盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)個(gè)別老師工作部門已經(jīng)變動(dòng)，但固定資產(chǎn)還在其保管名下，沒(méi)有及時(shí)辦理移交手續(xù)。還有，固定資產(chǎn)在部門之間已經(jīng)發(fā)生了調(diào)撥，但調(diào)撥單不能到位，在盤點(diǎn)時(shí)形成盤盈盤虧現(xiàn)象。

3.做好資產(chǎn)檔案管理工作的對(duì)策

3.1以服務(wù)師生作為最根本出發(fā)點(diǎn)

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅猛發(fā)展，科技進(jìn)步的日新月異，檔案要求也不斷增加，高校檔案工作的外延更加寬泛，內(nèi)涵不斷豐富。這就要求我們轉(zhuǎn)變觀念，跟上時(shí)代的步伐，把思想和行動(dòng)統(tǒng)一到習(xí)近平同志十八大的講話精神上來(lái)，堅(jiān)定不移的樹(shù)立和落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，更好的完成新世紀(jì)新階段我們肩負(fù)的歷史任務(wù)，大膽探索，以資產(chǎn)檔案管理為點(diǎn)，以服務(wù)師生最根本利益為目的，把檔案工作融入到構(gòu)建和諧校園工作中去，推動(dòng)檔案工作與和諧校園建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.2制定切實(shí)可行的規(guī)章制度，推動(dòng)資產(chǎn)檔案的發(fā)展

一是依據(jù)財(cái)政部36號(hào)令《事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理辦法》及《江蘇省行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理辦法》制定與本校檔案工作相互銜接和相互配套并切實(shí)可行的規(guī)章制度；二是依據(jù)徐州市關(guān)于認(rèn)真貫徹實(shí)施財(cái)政部《行政單位國(guó)有資產(chǎn)管理暫行辦法》和《事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理暫行辦法》的通知，制定各類文件材料的歸檔范圍，明確職責(zé)。要把資產(chǎn)檔案管理工作做為一項(xiàng)重要的日常工作，常抓不懈，規(guī)范程序，把好出入關(guān)，健全好賬卡信息，確保資產(chǎn)賬和實(shí)物賬保持一致。最后，要嚴(yán)格檢查。每年對(duì)各部門的固定資產(chǎn)賬目檢查一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

3.3健全管理體制，形成分級(jí)管理模式

要結(jié)合單位自身的管理體制、組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、檔案材料的形成規(guī)律建立一個(gè)縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)各部門配備兼職檔案信息員，從而做到從上而下，層層有人負(fù)責(zé)，形成上下配合，左右協(xié)作的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，這是做好檔案收集工作的基礎(chǔ)。專職檔案管理人員應(yīng)與各部門信息員經(jīng)常聯(lián)系，加強(qiáng)對(duì)平時(shí)收集工作的檢查和指導(dǎo)工作，做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，盡可能防止和減少文件資料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還豐富了室藏，促進(jìn)了收集工作的開(kāi)展。

3.4加強(qiáng)規(guī)范管理，齊抓共管促進(jìn)檔案工作的運(yùn)行

隨著社會(huì)分工越來(lái)越細(xì)，信息技術(shù)的應(yīng)用和普及使檔案形成主體日益多元化，這些都對(duì)檔案管理者提出了更高的要求。首先，我們應(yīng)將傳統(tǒng)的手工操作管理方式向現(xiàn)代化、智能化管理轉(zhuǎn)變。其次，單位在人、財(cái)、物方面給予保證。配備專用檔案柜，配備專職檔案管理人員，規(guī)范完善檔案管理工作，有保留價(jià)值的檔案及時(shí)歸檔立卷，保證檔案的齊全性和完整性。再次，建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門配合。要加強(qiáng)與各部門的溝通，避免歸檔時(shí)遺漏。階段工作結(jié)束或年度工作完結(jié)，專職檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)上門將所形成的文件材料收集歸檔，把大量分散的檔案資料進(jìn)行加工、分析鑒別、歸檔集中，從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)，變死材料為活信息；更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤，愛(ài)崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案材料形成時(shí)間的規(guī)律，主動(dòng)收集，跟蹤收集，把握文件收集的主動(dòng)權(quán)。

3.5解放思想，更新觀念，創(chuàng)新管理方法，增強(qiáng)管理意識(shí)

做好新時(shí)期資產(chǎn)檔案工作，必須立足創(chuàng)新，將傳統(tǒng)保守的理念向改革開(kāi)放轉(zhuǎn)變，不斷適應(yīng)變化的新情況。我們要樹(shù)立改革、開(kāi)放、整合、融入的發(fā)展新理念，另外，檔案管理工作還應(yīng)加強(qiáng)宣傳，通過(guò)多種渠道、多種形式、多種場(chǎng)合適時(shí)宣傳檔案知識(shí)和檔案法規(guī)，全面提高資產(chǎn)檔案管理意識(shí)，增強(qiáng)對(duì)我校資產(chǎn)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，提高工作積極性和主動(dòng)性使其自覺(jué)的配合好文件資料的收集和歸檔工作，以有利于檔案工作的順利開(kāi)展。在建設(shè)和諧校園的過(guò)程中發(fā)揮資產(chǎn)檔案自身的獨(dú)特作用，為師生提供快捷的信息服務(wù)。

3.6加強(qiáng)信息化建設(shè)

2008年我們開(kāi)始試行資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，作為資產(chǎn)檔案管理重要的基礎(chǔ)性工作，要求資產(chǎn)管理人員定期將單位新增資產(chǎn)錄入系統(tǒng)；擬處置資產(chǎn)要通過(guò)系統(tǒng)申報(bào)；資產(chǎn)收益在系統(tǒng)進(jìn)行登記。定期與財(cái)務(wù)部門進(jìn)行資產(chǎn)核對(duì)保證單位資產(chǎn)與財(cái)務(wù)賬賬相符，實(shí)物與價(jià)值賬相符。建立國(guó)有資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，依據(jù)國(guó)有資產(chǎn)信息管理庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。資產(chǎn)信息化管理是金財(cái)工程的統(tǒng)一要求，是實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理動(dòng)態(tài)化，預(yù)算編制精細(xì)化的重要舉措，有利于提高工作效率，降低管理成本，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理與預(yù)算管理的有機(jī)結(jié)合。檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。

資產(chǎn)檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的工作。檔案管理工作以觀念創(chuàng)新為先導(dǎo)，以管理創(chuàng)新為基礎(chǔ)，以財(cái)務(wù)創(chuàng)新為主線，以機(jī)制創(chuàng)新為動(dòng)力，遵循資產(chǎn)檔案管理工作的客觀發(fā)展規(guī)律，把解放思想與實(shí)事求是相結(jié)合，讓資產(chǎn)檔案管理工作更好的為我校建設(shè)和師生發(fā)展服務(wù)，為和諧校園建設(shè)提供快捷的信息服務(wù)。 [科]