摘要：本文從學(xué)校檔案管理工作普遍存在的問(wèn)題并針對(duì)問(wèn)題提出對(duì)策，以適應(yīng)新常態(tài)下學(xué)校檔案管理的需要，進(jìn)一步提升學(xué)校的管理水平，具有一定的指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

學(xué)校檔案是歷史的鏡子，記錄著學(xué)校的過(guò)去和現(xiàn)在，承載著未來(lái)的發(fā)展方向。學(xué)校檔案記錄了學(xué)校的一切活動(dòng)，保存?zhèn)洳閷W(xué)校各種文字材料的總和，它是研究改進(jìn)、提高教育事業(yè)的不可多得的寶貴史料和學(xué)校管理工作不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量一所學(xué)校管理和教育教學(xué)工作水平的標(biāo)尺之一。新常態(tài)下做好學(xué)校檔案的管理工作，對(duì)整個(gè)學(xué)校有著極其重要的意義。

一、當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作普遍存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段，很多學(xué)校對(duì)檔案管理工作不夠重視，檔案管理資源不足和管理手段不高，其主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）檔案管理工作不規(guī)范

雖然部分學(xué)校按照檔案法的要求，加強(qiáng)了對(duì)檔案的領(lǐng)導(dǎo)和管理，并且按照國(guó)家檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，建立了規(guī)范的檔案館，但是仍然有部分學(xué)校因各種原因，檔案管理工作還沒(méi)有完全規(guī)范，檔案管理沒(méi)有納入法制管理，科學(xué)管理軌道。檔案大多分散到校內(nèi)各部門多家管理，專兼職管理人員配備不到位，管理制度不健全。由于缺乏及時(shí)歸檔意識(shí)，導(dǎo)致一些基層單位檔案長(zhǎng)期不整理，不裝訂，管理水平低，收集渠道不通暢。

（二）硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)，檔案資料不全

學(xué)校檔案應(yīng)客觀完整記錄學(xué)校各方面的工作，為學(xué)校發(fā)展留下真實(shí)的軌跡。但目前在很多學(xué)校普遍存在如下的現(xiàn)象：一是有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，容易缺失或遭受破壞。二是檔案保管設(shè)備不齊全，規(guī)格不一，不能滿足新時(shí)期檔案多樣化的需要。檔案的錯(cuò)歸錯(cuò)放、隨意歸檔、資料不全的現(xiàn)象，也使得學(xué)校檔案管理工作的開(kāi)展加大了難度。

（三）開(kāi)發(fā)檔案信息滯后，利用效果不明顯

學(xué)校檔案工作的宗旨是為教育教學(xué)服務(wù)，為師生服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。但事實(shí)上許多學(xué)校特別是基層學(xué)校，教學(xué)及科研檔案的利用效果并不理想。原因有二：一是檔案工作人員兼職太多，許多學(xué)校檔案人員兼做著文書(shū)工作，有的還兼做人事、信息、接待、會(huì)務(wù)等諸多工作，縱使檔案人員長(zhǎng)有三頭六臂也未必能靜下心來(lái)做好檔案工作。每年能按期做好文書(shū)檔案，及時(shí)接收教學(xué)檔案那已經(jīng)是很不錯(cuò)的了，哪有時(shí)間從事信息開(kāi)發(fā)，檔案編研工作。第二，許多學(xué)校的檔案人員來(lái)自教師隊(duì)伍中不能擔(dān)任教學(xué)工作的人員，這些人對(duì)教育教學(xué)管理工作陌生，對(duì)檔案業(yè)務(wù)也知之甚少，通過(guò)培訓(xùn)才能勉強(qiáng)上崗，水平基本處在手工操作階段，編研能力有限，學(xué)術(shù)水平不高，對(duì)教學(xué)、科研檔案無(wú)所適從，收集、立卷、整理、保管和提供利用等工作不能有效開(kāi)展。開(kāi)發(fā)信息資源，主動(dòng)提供利用水平有待于提高。

（四）檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度欠缺

由于檔案管理人員的工作量相對(duì)較大，很多學(xué)校的檔案管理也有很多種類，例如，一些學(xué)校不僅僅具有學(xué)歷教育，還有非學(xué)歷教育。其中學(xué)歷教育主要分成成人教育以及全日制教育，還包括在校學(xué)生的材料、成績(jī)、名字等資料的管理。因此，學(xué)校的檔案管理工作非常繁重。然而，在這樣繁重的工作當(dāng)中，檔案管理人員的待遇卻相對(duì)較低，這樣嚴(yán)重影響了基層學(xué)籍檔案管理人員的工作態(tài)度，過(guò)多的流動(dòng)人口也不利于學(xué)籍檔案的管理工作。

二、做好學(xué)校檔案管理工作應(yīng)采取的措施

（一）增強(qiáng)檔案意識(shí)健全各項(xiàng)制度

增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是搞好檔案工作的重要保證。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常向全體教職工宣傳《檔案法》，通過(guò)舉辦檔案法講座、開(kāi)展檔案知識(shí)競(jìng)賽來(lái)提高教職工的檔案意識(shí)。其次，制定明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制，從而使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。第三，建立檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，使檔案資料進(jìn)、出室及時(shí)真正實(shí)現(xiàn)資源共享。第四，各部門要積極參與和配合，及時(shí)收集有關(guān)資料，使檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性得到保證。

（二）實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

隨著社會(huì)科技的進(jìn)步，檔案管理的現(xiàn)代化、信息化已是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，一方面利用現(xiàn)代化高科技手段提高檔案工作效率，使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。另一方面利用現(xiàn)代化管理手段將管理檔案信息及時(shí)提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各教研組和社會(huì)有關(guān)部門，提供查閱便利，提高使用利用率，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好檔案工作。

（三）多點(diǎn)開(kāi)花，豐富檔案管理工作內(nèi)容

檔案工作是一項(xiàng)積累性工作。首先需要檔案工作者在日常工作中注重學(xué)校各類材料的收集和整理，全方位收集相關(guān)檔案資料，倡導(dǎo)全體師生支持學(xué)校，積極提供有記錄價(jià)值的教育教學(xué)資料，也要努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源，比如收集分散的知名校友檔案等，使室藏檔案內(nèi)容豐富充實(shí)起來(lái)。

（四）不斷強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)

檔案管理是一種管理和知識(shí)服務(wù)的工作。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，管理人員應(yīng)該不斷加強(qiáng)這種服務(wù)意識(shí)。要提高檔案管理人員服務(wù)意識(shí)主要包括以下幾點(diǎn)：第一，檔案工作人員要建立不斷學(xué)習(xí)方針、政策，樹(shù)立正確的人生觀和價(jià)值觀。第二，要求檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)與檔案有關(guān)的法律法規(guī)，了解學(xué)校檔案的真實(shí)面貌。第三，一定要熟練掌握學(xué)籍檔案管理方面的工作，掌握專業(yè)技能，如計(jì)算機(jī)等管理工具。不斷優(yōu)化自身的專業(yè)性。第四，要適當(dāng)?shù)奶岣邔W(xué)校檔案管理人員的待遇，激發(fā)他們工作的積極性。

（五）努力與校園文化建設(shè)相結(jié)合

學(xué)校檔案是展示學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)成果的重要載體，因此學(xué)校檔案工作要站在廣闊的社會(huì)文化背景之下努力體現(xiàn)多姿多彩的生命魅力和獨(dú)具個(gè)性的文化氛圍，最大范圍反映學(xué)校的文化風(fēng)貌。為更好的滿足校園文化建設(shè)的需要，使檔案室的檔案信息資源能夠通過(guò)多種渠道與方式開(kāi)發(fā)和傳遞給利用者，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的活化和共享，檔案工作者要爭(zhēng)取校領(lǐng)導(dǎo)的支持進(jìn)一步完善學(xué)校檔案室的功能建設(shè)，努力與德育教育各類活動(dòng)相結(jié)合，把檔案室建設(shè)成集宣傳、教育、信息服務(wù)和學(xué)術(shù)交流于一體的文化機(jī)構(gòu)，成為校園文化建設(shè)的重要基地。

科學(xué)規(guī)范的檔案管理才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，才可以提升學(xué)校的管理水平。做好檔案的保管和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且還可以為學(xué)校的發(fā)展和進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。使檔案管理工作不斷邁上規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的道路。

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作者簡(jiǎn)介：劉盈（1970.3）女，壯族，廣西百色人，大學(xué)本科，百色市祈福高中從事辦公室、檔案管理工作，研究方向：檔案管理。