王善華

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理理念根本還是強化系統(tǒng)思維意識，是人與體系、標準的相接合，實際工作實踐表明，由于平時不重視文件材料的形成、收集和整理，在預(yù)驗收或正式驗收之前突擊收集、整理，造成項目檔案不完整、不準確的錯誤做法，給項目的運行、維修、管理帶來較大困難。如何做好工程項目檔案管理工作，為項目建設(shè)管理各項工作服務(wù)，是檔案管理人員、項目建設(shè)人員及工程技術(shù)人員的共同責任。

一、企業(yè)工程檔案管理的現(xiàn)狀及難點

企業(yè)工程檔案為項目投產(chǎn)后正常生產(chǎn)維護、檢修或改造、擴建的重要依據(jù)。也是保證建設(shè)項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)地為建設(shè)項目檔案竣工驗收提供依據(jù)。盡管檔案管理重要性認識不斷提高，但目前仍存在問題值得思考和重視。

1.項目檔案管理工作重視程度不夠及范圍、職責界定不清

建設(shè)項目前期、建設(shè)過程到竣工驗收，各級領(lǐng)導非常重視立項、投資、設(shè)計、招投標、安全、質(zhì)量、進度、決算、竣工驗收等各環(huán)節(jié)的工作，但對辦理過程和形成結(jié)果的依據(jù)性文件材料只關(guān)心是否辦理完畢，不關(guān)心文件材料的集中和安全管理，以散存在個人手中為普遍存在的問題，造成形成文件責任者與文件管理者責任不清，沒有做到項目檔案工作與項目建設(shè)同步，沒有嚴格執(zhí)行建設(shè)項目檔案“統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一管理”的管理原則。在遺留項目中有的建設(shè)單位，在建設(shè)過程中對檔案管理的責任就界定不清，準備接受驗收時，又將自行負責的各階段文件材料口頭委托施工單位進行整理、組卷，施工單位對這部分文件材料的形成過程不了解，只能在案卷外觀質(zhì)量上達到要求，其內(nèi)容的完整性和準確性達不到要求，是遺留項目驗收、在建項目檔案管理中存在的普遍問題。

2.企業(yè)檔案管理人才隊伍問題

企業(yè)發(fā)展沒有充分考慮到檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)和能力培訓，檔案管理工作在引進和發(fā)展現(xiàn)代化辦公設(shè)備與辦公技術(shù)的同時，未能根據(jù)檔案管理工作特點強化人才隊伍建設(shè)，不能實現(xiàn)工作人員與辦公技術(shù)、辦公設(shè)備的無縫配合及與現(xiàn)代化辦公網(wǎng)絡(luò)的良好融合，大大降低了公司人員在檔案管理工作中的配合度，很大程度上制約了整體辦公效益的提升。

3.建設(shè)單位各級管理、工程技術(shù)人員檔案管理意識淡薄。

各級管理、工程技術(shù)人員是建設(shè)項目前期和管理中文件材料的主要形成者和具體執(zhí)行者，是建設(shè)項目檔案進行收集、積累的主要來源。在對遺留和在建工程項目的檔案管理進行分析時，大部分建設(shè)單位存在人員少、兼職多，缺乏檔案管理基礎(chǔ)和專業(yè)知識，他們習慣將自己形成的、具有參考和利用價值的文件材料放在“手邊”方便再利用，主觀意識上對建設(shè)項目過程中檔案“統(tǒng)一管理”有抵觸情緒，待項目檢查和驗收有關(guān)聯(lián)時再做“回憶錄”，臨近整體項目竣工驗收時，才感到檔案管理工作麻煩、壓力很大或由于工作變動又沒有被監(jiān)督交接“私人財產(chǎn)”，使原本有價值、憑證作用且無法補救的文件材料遺失和沒有利用的機會，是建設(shè)項目管理的文件材料收集不全的因素。

4.項目參建單位對項目建設(shè)文檔的收集不夠重視。

建設(shè)項目檔案管理不僅是建設(shè)單位單方面的工作，項目檔案從形成、整理、審核到移交，需要建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備供應(yīng)及安裝等參建單位共同來完成，是一項密切配合的工作，各參建單位之間存在一種互動的關(guān)系。項目檔案管理的質(zhì)量，關(guān)鍵取決于建設(shè)單位的組織管理，只有建設(shè)單位做好參建單位的組織、協(xié)調(diào)和管理，使他們明確各自在建設(shè)項目檔案工作中應(yīng)該承擔的責任，并給予積極配合，才能保證項目檔案的順利進行。

二、強化工程項目檔案管理的對策

1.人員素質(zhì)建設(shè)與能力培養(yǎng)

人的管理理念依然是企業(yè)檔案管理的主要因素，其素質(zhì)和能力的培養(yǎng)應(yīng)視為基礎(chǔ)中的重點進行，因此需要引導全體檔案管理工作人員在與公司主體業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的法律、合同及其他相關(guān)領(lǐng)域廣泛涉獵，拓寬知識面，全面提升文化與業(yè)務(wù)工作素養(yǎng)。

2.將項目管理的要求與檔案工作的要求緊密結(jié)合、同步進行

工程檔案管理工作只有與項目建設(shè)緊密結(jié)合、融入項目建設(shè)同步之中才會有生命力。從項目的提出開始、項目建設(shè)各階段中到項目竣工全過程，檔案的形成、收集、整理都要同時跟上，合格的竣工檔案與竣工驗收同步進行。只要高度重視過程監(jiān)管，緊密結(jié)合、同步進行，健全管理體制和工作網(wǎng)絡(luò)，堅持“統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一管理”原則，才能逐步實現(xiàn)項目檔案管理同步化、制度化、網(wǎng)絡(luò)化。

3.明確建設(shè)單位自身檔案管理及職責范圍

檔案管理首先應(yīng)明確自身檔案管理職責范圍：按照建設(shè)項目各階段檔案管理范圍、責任劃分，除施工文件、監(jiān)理文件由施工單位、監(jiān)理負責各自范圍內(nèi)各類文件的收集到歸檔；生產(chǎn)準備和試運行階段的文件由使用單位和建設(shè)單位共同完成收集到歸檔；其它各階段文件（項目立項、設(shè)計及基礎(chǔ)、項目管理、工藝設(shè)備、涉外、消防、財務(wù)和器材、竣工驗收文件）的收集到歸檔均是建設(shè)單位的職責范圍。其次是建設(shè)單位對監(jiān)督、指導各參建單位將項目檔案工作與項目建設(shè)同步負有責任。只有明確了檔案管理的職責，才能避免出現(xiàn)分工不明的現(xiàn)象

4.充分發(fā)揮建設(shè)單位在項目檔案管理中監(jiān)督指導的作用

一是將項目檔案的管理制度化，納入合同管理中，在項目招投標和簽訂合同時，設(shè)立專門的條款，明確規(guī)定各參建單位對項目文件的責任及完成標準。明確設(shè)計單位、各施工單位以及監(jiān)理單位提交有關(guān)基礎(chǔ)資料和文件的期限、份數(shù)、質(zhì)量要求和對項目文件的監(jiān)督、審查責任。用合同作為約束各參建單位強有力的法律依據(jù)。二是發(fā)揮監(jiān)理單位的重要作用，依照《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》，監(jiān)理單位對項目文件特別是竣工圖、竣工文件的完整、準確、系統(tǒng)，負有監(jiān)督、指導、檢查、審核、簽認的責任。三是針對項目實際編制建設(shè)項目檔案管理辦法，對項目建設(shè)文件材料從形成積累、質(zhì)量要求、整理編目到移交歸檔及責任部門提出統(tǒng)一要求，并在項目建設(shè)各階段嚴格執(zhí)行。通過建設(shè)單位和各參建單位的共同努力，逐步實現(xiàn)建設(shè)項目檔案遵循：施工中把“形成關(guān)”，交工驗收時把“歸檔關(guān)”，建設(shè)、監(jiān)理單位共同把“質(zhì)量關(guān)”，保證項目檔案的齊全、完整、準確。才不會在對檔案進行匯總整理時出現(xiàn)遺失，缺失，漏失的現(xiàn)象。

總之，檔案管理工作需要協(xié)調(diào)各部門，從而做到從上而下，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)檔案管理工作不僅要適應(yīng)企業(yè)的運行特點和發(fā)展趨勢，還要具備良好的前瞻性與可拓展性，在發(fā)展生產(chǎn)技術(shù)與生產(chǎn)規(guī)模的同時，對企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作作出深入的分析和適當?shù)墓ぷ髡{(diào)整，公司的檔案管理改革經(jīng)驗表明，企業(yè)需要加強檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)及能力培訓，建立標準化、制度化的檔案管理體系，優(yōu)化檔案利用工作，最大限度發(fā)掘檔案資料的信息與資源價值，推動公司及行業(yè)走向信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展道路。

（作者單位：新疆油田公司燃氣公司）