張娣 齊慶青* 武明輝 王朝 賈朝霞 賈晨

【摘 要】隨著信息化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化逐漸成為趨勢(shì)。利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公模式，優(yōu)化辦公流程，用于保健院的公文管理、業(yè)務(wù)申請(qǐng)管理、物品領(lǐng)用管理、請(qǐng)假申請(qǐng)管理等方面，從而提升保健院的管理能力及辦公效率。本文從北京婦幼保健院OA系統(tǒng)應(yīng)用與設(shè)計(jì)原理、系統(tǒng)功能、管理流程等方面，闡述保健院OA系統(tǒng)應(yīng)用與設(shè)計(jì)。

【關(guān)鍵詞】OA系統(tǒng) 辦公自動(dòng)化 辦公室管理 應(yīng)用 設(shè)計(jì)

OA系統(tǒng)是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（Office Automation System）的簡(jiǎn)稱(chēng)，是指將現(xiàn)代化辦公方式和計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合的一種新型的辦公方式，是面向組織的日常運(yùn)作和管理，工作人員及管理者同時(shí)使用的應(yīng)用辦公系統(tǒng)。隨著信息化的不斷發(fā)展，使得數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)廣泛地應(yīng)用在各個(gè)單位中。目前計(jì)算機(jī)技術(shù)已作為各單位辦公的主要載體，同時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，讓辦公的總體活動(dòng)以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備作為主要的渠道[1]，在以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、管理科學(xué)等一系列科技突出的現(xiàn)代化技術(shù)為支撐的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)一種無(wú)紙化辦公模式。

1 OA系統(tǒng)應(yīng)用與設(shè)計(jì)原則

（1）充分認(rèn)識(shí)OA系統(tǒng)在落實(shí)醫(yī)院管理理念、提高辦事效率、固化辦公流程方面的重要性。

（2）確保數(shù)據(jù)安全和系統(tǒng)良好運(yùn)行，讓工作人員在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行編輯與查詢(xún)。

（3）流程設(shè)計(jì)和管理盡量做到詳盡和人性化。

2 OA系統(tǒng)的功能

2.1 公文管理

公文管理的主要內(nèi)容包括收文管理、發(fā)文管理、傳閱管理以及簽報(bào)管理等功能。

2.2 事務(wù)管理

事務(wù)管理及時(shí)管理保健院的日常事務(wù)，包括申請(qǐng)管理、固定資產(chǎn)管理、考勤管理、請(qǐng)假管理、物品領(lǐng)用管理、院章申請(qǐng)管理等事務(wù)。

2.3 輔助辦公

根據(jù)保健院實(shí)際工作需要設(shè)置用戶角色管理、實(shí)現(xiàn)各類(lèi)表單查詢(xún)與統(tǒng)計(jì)分析等輔助辦公功能。

3 業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)

3.1 涉及的業(yè)務(wù)表單

本次涉及的業(yè)務(wù)表單共計(jì)14張，分別為《收文批辦單》、《業(yè)務(wù)工作申請(qǐng)單》、《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)單》、《考勤情況月報(bào)表》、《請(qǐng)假單》、《中層干部請(qǐng)假單》、《中層干部周工作計(jì)劃表》、《物品領(lǐng)用申請(qǐng)單》、《院章申請(qǐng)單》、《檔案移交登記簿》、《計(jì)算機(jī)維護(hù)報(bào)修表》、《輪轉(zhuǎn)醫(yī)生登記表》、《通訊稿》、《醫(yī)師輪轉(zhuǎn)出科考核評(píng)分表》。

3.2 各業(yè)務(wù)表單流程設(shè)計(jì)

保健院的辦公室是北京婦幼保健院的行政事務(wù)管理部門(mén)，負(fù)責(zé)北京婦幼保健院的日常行政管理，承擔(dān)北京婦幼保健院行政管理、各科室相關(guān)計(jì)劃管理、對(duì)內(nèi)對(duì)外事務(wù)處理等相關(guān)職能。保健部是婦幼保健院的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)部門(mén)，負(fù)責(zé)婦幼保健院的業(yè)務(wù)特色建設(shè)，承擔(dān)婦幼保健院業(yè)務(wù)管理、科研教學(xué)管理、人才培養(yǎng)管理、對(duì)內(nèi)對(duì)外業(yè)務(wù)交流、各科室相關(guān)業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)職能。設(shè)計(jì)保健院OA系統(tǒng)是為了提高行政管理效率，有效的解決和處理行政管理中各種事務(wù)性問(wèn)題。OA系統(tǒng)中各業(yè)務(wù)表單具體流程如下。

（1）收文批辦單（如圖1）。

圖1 《收文批辦單》業(yè)務(wù)流程

（2） 業(yè)務(wù)工作申請(qǐng)單（如圖2）。

圖2 《業(yè)務(wù)工作申請(qǐng)單》業(yè)務(wù)流程

（3）固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)單（如圖3）。

圖3 《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)單》業(yè)務(wù)流程

（4）請(qǐng)假單（如圖4）。

圖4 《請(qǐng)假單》業(yè)務(wù)流程

（5）物品領(lǐng)用申請(qǐng)單（如圖5）。

圖5 《物品領(lǐng)用申請(qǐng)單》業(yè)務(wù)流程

（6）院章申請(qǐng)單（如圖6）。

圖6 《院章申請(qǐng)單》業(yè)務(wù)流程

（7） 其他業(yè)務(wù)表單（略）。

4 結(jié)語(yǔ)

OA 系統(tǒng)針對(duì)保健院管理需求提供統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)支持環(huán)境，計(jì)劃應(yīng)用OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)保健院大多數(shù)日常辦公的功能需求，滿足保健院在實(shí)際管理中的需要[2]。應(yīng)用OA系統(tǒng)能在一定程度上提高公文管理的辦公效率[3]。0A系統(tǒng)的應(yīng)用，全部的辦公流程都是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)，也就是只需要進(jìn)人OA系統(tǒng)，找到相關(guān)的功能鍵，就可以快速實(shí)現(xiàn)公文處理。另外0A系統(tǒng)在公文管理中的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了公文處理流程的規(guī)范化。同時(shí)實(shí)現(xiàn)了資源的有效共享，大大減少了人力成本與時(shí)間成本的浪費(fèi)。設(shè)計(jì)OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的根本目的是提高工作效率、提高保健院的管理水平和工作質(zhì)量，為不同管理層級(jí)之間信息的上傳下達(dá)提供便利[4]，也可以使保健院辦公管理逐步走向規(guī)范化、制度化、信息化和現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)：

[1] 葉蕾.OA系統(tǒng)在公文管理中的應(yīng)用與設(shè)計(jì)[J].計(jì)算機(jī)光盤(pán)軟件與應(yīng)用，2014（1）：43-45.

[2] 宋杰，韓媛媛，吳家鋒.醫(yī)院管理中OA 系統(tǒng)的應(yīng)用與設(shè)計(jì)[J].中國(guó)病案，2013，14（3）：25-27.

[3] 許曉冰.OA系統(tǒng)在辦公室管理中的應(yīng)用[J].讀寫(xiě)算（教育教學(xué)研究），2014（16）：398.

[4] 耶航.OA系統(tǒng)在企業(yè)信息管理中的應(yīng)用與實(shí)現(xiàn)[J].新材料新裝飾，2014（10）：155.158.

*通訊作者：齊慶青。