鐘++梅

摘要：教師是學(xué)校的主體，教師業(yè)務(wù)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，是教學(xué)和科研生產(chǎn)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是促進(jìn)教學(xué)交流、改進(jìn)教研工作、提高教學(xué)質(zhì)量的重要信息資源。加強(qiáng)對教師業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化建設(shè)，完善教師業(yè)務(wù)檔案管理，對提高中等職業(yè)學(xué)校管理水平有重要作用。文章分析教師業(yè)務(wù)檔案和綜合檔案、人事檔案的區(qū)別和聯(lián)系，探討教師業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容，收集整理方法和如何提供利用，以期為建立和利用教師業(yè)務(wù)檔案提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案；教師業(yè)務(wù)；建立

中圖分類號：G275.9文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1003-4374（ 2015 ）02-0058-03

綜合檔案、人事檔案、教師業(yè)務(wù)檔案的區(qū)別和聯(lián)系

綜合檔案室，設(shè)立在中等職業(yè)學(xué)校辦公室，綜合管理學(xué)校在教學(xué)、科研、管理各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，對學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。人事檔案室，設(shè)立在人事科，管理記錄個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料。教師業(yè)務(wù)檔案室，設(shè)立在教務(wù)科，管理教師個(gè)人在教師業(yè)務(wù)水平和工作科研能力以及履行崗位職責(zé)情況的記錄材料。綜合檔案室管理學(xué)校的綜合檔案，綜合檔案分黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、儀器設(shè)備類、基建類、財(cái)會(huì)類、外事類、聲像類和實(shí)物類十大類。人事檔案室保管人事檔案，人事檔案包括個(gè)人的履歷材料，自傳材料，考察、考核、鑒定、審計(jì)材料，學(xué)歷學(xué)位、職業(yè)、技術(shù)職務(wù)（稱）評聘、科研學(xué)術(shù)、培訓(xùn)材料，政審材料，黨團(tuán)材料，獎(jiǎng)勵(lì)材料，處分材料，工資、聘（錄）用、任免、調(diào)動(dòng)、軍（警）銜、轉(zhuǎn)業(yè)復(fù)員、出國、會(huì)議代表，其他材料等十大類材料。教師業(yè)務(wù)檔案室保管教師業(yè)務(wù)檔案，教師業(yè)務(wù)檔案包括：個(gè)人簡歷、業(yè)務(wù)自傳，學(xué)歷、學(xué)位、職務(wù)、職稱材料，歷年來的授課任務(wù)、班務(wù)管理工作，歷年來的教學(xué)效果、師生評教、年度考核材料，歷年來參加的科研課題，歷年來發(fā)表的論文、著作，歷年來的獲獎(jiǎng)、懲罰情況，工作以來進(jìn)修培訓(xùn)、學(xué)習(xí)聽課情況，兼職、任職情況等。教師業(yè)務(wù)檔案可以做為教師職稱晉級、評優(yōu)考核的主要依據(jù)，做為教師工作的量化考核、進(jìn)修培訓(xùn)、崗位調(diào)動(dòng)、職務(wù)聘任、工資晉升、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等的參考資料。然而，目前中等職業(yè)學(xué)校很少設(shè)立有教師業(yè)務(wù)檔案室的。教師業(yè)務(wù)檔案的管理幾乎是空白，分散在各職能業(yè)務(wù)部門或教師個(gè)人手上，沒有建立統(tǒng)一的分類歸檔范圍、規(guī)范管理辦法和歸屬管理部門進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。教師評職稱時(shí)，都是自己到各職能業(yè)務(wù)部門收集個(gè)人的相關(guān)材料進(jìn)行整理。學(xué)校各種教育、教學(xué)水平檢查，學(xué)校評估申報(bào)時(shí)，各職能業(yè)務(wù)部門都需要從個(gè)人手上或者在各部門收集準(zhǔn)備大量的材料，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。有時(shí)會(huì)出現(xiàn)重復(fù)收集一個(gè)人的材料，有時(shí)會(huì)因時(shí)間久遠(yuǎn)造成材料收集不全，出現(xiàn)重復(fù)工作或材料缺失。因此，筆者建議在教務(wù)科增設(shè)教師業(yè)務(wù)檔案室，制定統(tǒng)一的分類歸檔范圍和管理辦法對教師業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理。按歸檔范圍將在崗教師的業(yè)務(wù)檔案收集建檔管理，教師調(diào)離時(shí)，業(yè)務(wù)檔案隨人事檔案一起轉(zhuǎn)出，為接收單位快速、全面的了解人才信息提供保障依據(jù)。同時(shí)，為了保持學(xué)校教師業(yè)務(wù)檔案的完整性，可采取贈(zèng)送的方式，復(fù)制一份留存學(xué)校，以備學(xué)校提供查找利用。建立教師業(yè)務(wù)檔案室使中職學(xué)校的檔案管理進(jìn)一步完善，查閱檔案時(shí)，學(xué)校的文件資料可以到學(xué)校綜合檔案室，教職員工的人事材料可以到人事檔案室，教師的個(gè)人業(yè)務(wù)、工作業(yè)績材料可以到教師業(yè)務(wù)檔案室，從而形成全方位的檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，為學(xué)校的教育教學(xué)健康、快速發(fā)展提供更有效的檔案信息服務(wù)保障。

教師業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容

教師業(yè)務(wù)檔案具體包括以下內(nèi)容：

個(gè)人基本信息

個(gè)人履歷、教齡、身份證、各種學(xué)歷學(xué)位、職稱、教師或職業(yè)資格、雙師、教師崗前培訓(xùn)、繼續(xù)教育等證書、教學(xué)、科研崗位聘任書、合同或協(xié)議書復(fù)印件、學(xué)術(shù)團(tuán)體或社會(huì)團(tuán)體任職證明復(fù)印件。

教學(xué)工作材料

包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)任務(wù)安排表、課程設(shè)計(jì)、教案、課件、試卷（含標(biāo)準(zhǔn)答案、評分標(biāo)準(zhǔn)）、聽課記錄、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、教學(xué)質(zhì)量考核、學(xué)生評教、教師評學(xué)、督導(dǎo)、專家的評價(jià)、擔(dān)任班主任情況、社會(huì)實(shí)踐調(diào)研材料、年度考核。

教師進(jìn)修培訓(xùn)材料

業(yè)務(wù)進(jìn)修、崗位培訓(xùn)、出國深造等材料。

教學(xué)改革材料

教學(xué)改革立項(xiàng)申請書、結(jié)題復(fù)印件、精品課程、說課稿、特色專業(yè)、教學(xué)成果獎(jiǎng)、結(jié)題材料、教學(xué)論文等文件復(fù)印件。

科研材料

科研項(xiàng)目立項(xiàng)、結(jié)題材料、科研論文、出版教材及其他有保存價(jià)值的自編參考資料、藝術(shù)作品、創(chuàng)造發(fā)明、專利技術(shù)、調(diào)研報(bào)告、議案、提案、學(xué)術(shù)活動(dòng)或會(huì)議材料。

獎(jiǎng)懲材料

教學(xué)和科研成果獲獎(jiǎng)證書或文件復(fù)印件、其他單項(xiàng)或綜合獎(jiǎng)勵(lì)（如書法、演講、體育）、評優(yōu)、評先等證書或文件復(fù)印件、教學(xué)事故登記表。

資歷證書復(fù)印件

英語、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、崗位資格、職稱、學(xué)歷等證書復(fù)印件。

其他

業(yè)余愛好、特長.參加協(xié)會(huì)、學(xué)術(shù)會(huì)議、訪問學(xué)者、學(xué)術(shù)交流等有價(jià)值的檔案材料。

凡是教師的個(gè)人基本狀況、工作量化、工作態(tài)度、工作業(yè)績、培訓(xùn)進(jìn)修、繼續(xù)教育、專業(yè)技術(shù)水平、學(xué)術(shù)水平、學(xué)術(shù)研究方向、學(xué)術(shù)地位、社會(huì)地位和在學(xué)術(shù)界的影響等能反映教師個(gè)人工作業(yè)績、業(yè)務(wù)水平的材料都可以收集建檔。教師業(yè)務(wù)檔案不僅反映教師個(gè)人的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作實(shí)績，成為學(xué)校考核、培養(yǎng)、獎(jiǎng)懲教師的重要依據(jù)，而且還能體現(xiàn)學(xué)校的師資隊(duì)伍建設(shè)和辦學(xué)力量水平。

教師業(yè)務(wù)檔案的收集整理

教務(wù)科應(yīng)配備專職檔案管理員管理教師業(yè)務(wù)檔案，并在各部門設(shè)立兼職檔案管理員協(xié)助專職檔案管理員工作。要在各教學(xué)業(yè)務(wù)部門和教師隊(duì)伍中大力宣傳《檔案法》，增強(qiáng)檔案意識，使各教學(xué)業(yè)務(wù)部門和教師能自覺按教師業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍上交散存于各部門和個(gè)人手中的檔案材料。教師業(yè)務(wù)檔案建檔的對象包括：專任教師、兼職教師、外聘教師、返聘教師、教輔人員。根據(jù)教師業(yè)務(wù)檔案的形成規(guī)律，可采取每年集中收集兩次，分別在放寒假前和放暑假前收集。零散的材料可按照“隨辦隨歸”的原則在活動(dòng)項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)歸檔。

可參照人事檔案的整理方法進(jìn)行教師業(yè)務(wù)檔案的分類整理。遵循整體密不可分的原則，把教師業(yè)務(wù)檔案的有關(guān)材料按人物一類別一年度的分類方法一人一檔、一個(gè)號進(jìn)行整理、上架，確保檔案的完整性和連續(xù)性。由于人事檔案和教師業(yè)務(wù)檔案會(huì)隨個(gè)人的調(diào)動(dòng)而轉(zhuǎn)走，而綜合檔案室的檔案則一直保存在學(xué)校，或按有關(guān)規(guī)定移交檔案館保存，存在一定的穩(wěn)定性和持續(xù)性。當(dāng)綜合檔案、人事檔案和教師業(yè)務(wù)檔案中有交叉的內(nèi)容時(shí)，如：綜合檔案中教學(xué)類的歸檔范圍有教師獲獎(jiǎng)情況，教師論文、著作，教師授課統(tǒng)計(jì)表；科研類中有論文專著、科研成果獲獎(jiǎng)材料、專利證書與人事檔案中的科研學(xué)術(shù)、獎(jiǎng)勵(lì)材料以及教師業(yè)務(wù)檔案中的歷年來的授課任務(wù)、發(fā)表的論文、著作、獲獎(jiǎng)情況有交叉。人事檔案中的履歷材料，自傳材料，考核、鑒定材料，科研學(xué)術(shù)材料，培訓(xùn)材料，獎(jiǎng)勵(lì)材料，處分材料，聘（錄）用、任免材料與教師業(yè)務(wù)檔案中的個(gè)人簡歷、業(yè)務(wù)自傳，學(xué)歷、學(xué)位、職務(wù)、職稱材料，年度考核材料，歷年來參加的科研課題，歷年來發(fā)表的論文、著作，歷年來的獲獎(jiǎng)、懲罰情況，兼職、任職情況有交叉。在處理檔案內(nèi)容交叉問題時(shí)，綜合檔案要按照檔案部門的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理歸檔，人事檔案要嚴(yán)格按人事、組織部門的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理歸檔，并堅(jiān)持以綜合檔案、人事檔案優(yōu)先的原則，原件（個(gè)人學(xué)歷、職稱證書、獲獎(jiǎng)證書除外）優(yōu)先存入綜合檔案，其次到人事檔案，最后再到教師業(yè)務(wù)檔案，沒有原件的情況下可存復(fù)印件。教師業(yè)務(wù)檔案中可制作相應(yīng)的表格填寫進(jìn)行保存。如：《教師個(gè)人情況一覽表》、《教師授課教學(xué)任務(wù)一覽表》、《教師擔(dān)任班主任情況一覽表》、《教師聽課記錄表》、《教師參加教研活動(dòng)記錄表》、《教師參加科研情況一覽表》、《教師發(fā)表論文、著作一覽表》等由個(gè)人填寫，相關(guān)業(yè)務(wù)部門審核。為了確保教師業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的真實(shí)性，收集到的材料要做好審核鑒定工作，杜絕把假材料歸檔。在收集材料的過程中，必須向有關(guān)形成材料的部門收集。個(gè)人報(bào)送材料要驗(yàn)原件及相關(guān)的原始材料，鑒別好的復(fù)印件要加蓋“此件與原件一致”的印章，確保歸檔材料的真實(shí)性。有條件的學(xué)?？梢話呙柙４骐娮訖n，或制作成電子檔案，用檔案管理軟件進(jìn)行管理。材料審核后，為便于裝訂、保管、利用和延長檔案的壽命，對不規(guī)則、皺折、卷角、破損的材料，進(jìn)行剪裁、折疊、托裱，裱糊時(shí)應(yīng)選用化學(xué)漿糊，或在漿糊中摻入殺蟲粉，以防蟲蛀。檔案材料上的大頭針、回形針、釘書針等金屬物要去除，以防止氧化生銹損毀檔案。

根據(jù)檔案材料的不同類別，檔案的排序可按檔案形成時(shí)間的先后順序、材料的內(nèi)容主次、功能性質(zhì)等進(jìn)行排序。排列好的材料要編號。順序號包括類號和份號，用鉛筆標(biāo)注在右上角。如：“1-1、1—2……”就是“第一大類第一份、第一大類第二份……”，“2 -1-1、2-1-2- - - - -”即“第二大類第一小類第一份、第二大類第一小類第二份……”。每份材料在右下角或左下角編寫頁碼。材料排列好后要編寫目錄，目錄中的類號用漢字一、二……表示，單獨(dú)占一行，份號用阿拉伯?dāng)?shù)字排列并登記材料名稱，重新擬寫或修改的標(biāo)題用“[]”標(biāo)注，各類材料之間要留出一定的空格填寫后續(xù)的材料。每份材料最后形成的時(shí)間做為材料的形成時(shí)間，并用8位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫表示。整理好的教師業(yè)務(wù)檔案按順序號排列上架永久保存。保管教師業(yè)務(wù)檔案要配備有鐵門、鐵窗、鐵柜的專用庫房，做好防光、防火、防盜、防塵、防鼠、防蟲、防潮、防高溫工作。

教師業(yè)務(wù)檔案的提供利用

教師業(yè)務(wù)檔案是學(xué)校合理使用人才、培養(yǎng)人才、開發(fā)人力資源的重要材料，要制定出相應(yīng)的檔案管理制度進(jìn)行管理，如：《教師業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔制度》、《教師業(yè)務(wù)檔案移交接收制度》、《教師業(yè)務(wù)檔案管理制度》、《教師業(yè)務(wù)檔案查（借）閱制度》、《教師業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《教師業(yè)務(wù)檔案工作崗位責(zé)任制》、《教師業(yè)務(wù)檔案庫房管理制度》、《教師業(yè)務(wù)檔案保密制度》等。組織和個(gè)人享有對教師業(yè)務(wù)檔案的知情權(quán)和利用權(quán)。教師業(yè)務(wù)檔案不像人事檔案需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)、組織批準(zhǔn)才能查閱、摘抄、復(fù)印，也不像綜合檔案公開提供校內(nèi)人員頻繁利用。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門因工作需要可調(diào)閱教師業(yè)務(wù)檔案。教師本人可查閱、摘抄、復(fù)印或借出本人的業(yè)務(wù)檔案，但有關(guān)量化和評價(jià)的內(nèi)容不得查閱和借出。需要查閱他人的業(yè)務(wù)檔案，需經(jīng)本人同意，且不得外借，只能在教師業(yè)務(wù)檔案室查閱，也不能摘抄或復(fù)印。

檔案管理員可以利用教師業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行編研、專題研究，統(tǒng)計(jì)出當(dāng)前學(xué)校師資隊(duì)伍建設(shè)的各種結(jié)構(gòu)比例、數(shù)據(jù)，為各種教育教學(xué)檢查、學(xué)校評估提供材料依據(jù)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也可通過了解各學(xué)科之間的教師結(jié)構(gòu)現(xiàn)況、比例關(guān)系等，為學(xué)校的專業(yè)發(fā)展、學(xué)科建設(shè)、師資規(guī)劃等作決策。通過把組織能力強(qiáng)、學(xué)術(shù)水平高的領(lǐng)導(dǎo)和知識全面、多元智能結(jié)構(gòu)的科研骨干以及能有效實(shí)現(xiàn)科研思路的生產(chǎn)技術(shù)人員合理組合，可促進(jìn)多出成果、快出成果，推動(dòng)學(xué)校教學(xué)科研生產(chǎn)水平的快速提高。通過教師業(yè)務(wù)檔案了解教師專業(yè)知識能力結(jié)構(gòu)，可以為教師量身打造其培訓(xùn)計(jì)劃，利于充分開發(fā)教師的智力資源，并在教師業(yè)務(wù)檔案的基礎(chǔ)上評選出骨干教師，成立名師專家?guī)欤⒚麕煒I(yè)務(wù)檔案，創(chuàng)名師品牌，以名師為點(diǎn)帶動(dòng)教師的整體發(fā)展，形成人人爭當(dāng)名師，你追我趕的名師效應(yīng)。教師教學(xué)、教改工作材料體現(xiàn)教師的工作業(yè)績，學(xué)?？梢酝ㄟ^考核教師業(yè)務(wù)檔案，為學(xué)校年度考核、評優(yōu)、評先等評定工作提供依據(jù)。人事科在職稱評定的過程中，可以調(diào)閱教師個(gè)人業(yè)務(wù)檔案作為參考，一份完整的教師業(yè)務(wù)檔案以其真實(shí)的內(nèi)容及精確的量化尺度，為教師職稱評審提供依據(jù)，彌補(bǔ)人事檔案的不足，教師業(yè)務(wù)檔案與人事檔案一起，構(gòu)成了學(xué)校人才資源的信息庫，為信息資源充分共享、快速傳播有效利用提供依據(jù)。