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淺談檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與弊端

2015-09-23 15:09:21季珍娟趙國云
卷宗 2015年9期
關(guān)鍵詞:檔案管理人員數(shù)字

季珍娟 趙國云

摘 要:信息時(shí)代的到來,目前,檔案管理工作也不斷應(yīng)用這項(xiàng)技術(shù),大大降低了管理人員的勞動強(qiáng)度,提高了工作效率,實(shí)現(xiàn)了很多傳統(tǒng)管理無法比擬的優(yōu)點(diǎn),本文就這些優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)分析,同時(shí)對其存在的問題也進(jìn)行了深入地分析,同時(shí)提出了有針對的建議和措施,從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的進(jìn)一步提升。

關(guān)鍵詞:數(shù)字;檔案;管理人員

1 引言

現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展,不斷推動著數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用,檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)性很強(qiáng)的任務(wù),需要大量的人力資源消耗。隨著數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)不斷應(yīng)用到這個(gè)領(lǐng)域之中,檔案管理工作不斷降低工作人員的勞動強(qiáng)度,提高了工作效率,實(shí)現(xiàn)了檔案管理的無紙化、集約化的方式。但是這種數(shù)字化的檔案管理模式還是存在一定的問題,下面就針對其主要優(yōu)勢和問題進(jìn)一步討論分析。

2 優(yōu)勢

(一)立卷方式更加到位

單位的主要業(yè)務(wù)科室在檔案立卷問題上在過去的條件下一直存在很多問題,例如立卷不及時(shí)、很多的檔案材料提供不夠系統(tǒng),不夠完整,但是隨著現(xiàn)代數(shù)字化檔案的建設(shè),各個(gè)業(yè)務(wù)科室可以將有關(guān)的材料進(jìn)行分類處理之后進(jìn)一步通過網(wǎng)絡(luò)傳給檔案管理人員,檔案管理人員在根據(jù)提交方的初步分類,整理材料,實(shí)現(xiàn)對各類檔案立卷的有效性,在檔案材料的完整性、系統(tǒng)性方面有了更加堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保障。

(二)工作效率更加提高

在以前的檔案管理中,業(yè)務(wù)科室提交檔案需要在上班時(shí)間去檔案室提交。很多時(shí)候多個(gè)部門都去檔案室,但是檔案室的管理人員人數(shù)畢竟還是有限的,不能同時(shí)接受多個(gè)部門的檔案提交工作,因此,需要一個(gè)一個(gè)來,整體的檔案提交的工作效率大大降低,隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,檔案資料的提交只需要通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)便可以完成,大大提高了檔案提交的工作效率。各個(gè)業(yè)務(wù)科室在提交材料的時(shí)間上也沒有了具體的限制,隨時(shí)隨地便可以提交材料,方便了相應(yīng)的工作需要。同時(shí)這種網(wǎng)絡(luò)提交的檔案管理系統(tǒng)將進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)科室對材料的初步處理,這種初步處理將大大提高檔案室工作人員的工作效率,他們在后期的整理工作中將正確、及時(shí)地處理這些材料信息。

(三)查閱檢索根據(jù)方便

隨著這種數(shù)字信息化的檔案管理工作,檔案材料進(jìn)入電腦之中,實(shí)現(xiàn)的電子化、無紙化的管理方式,這些也進(jìn)一步降低了檔案查閱工作的方便程度,在查閱相應(yīng)檔案的時(shí)候只要有查閱權(quán)限,在自己的權(quán)限范圍下,進(jìn)行有效檢索,只要輕松敲擊鼠標(biāo)便可以實(shí)現(xiàn),大大降低了傳統(tǒng)查閱檔案的繁瑣,降低的檔案室管理人員的工作強(qiáng)度,他們只有對整個(gè)檢索系統(tǒng)進(jìn)行有效維護(hù)便可以輕松實(shí)現(xiàn)查閱管理工作。

3 存在的問題

這種數(shù)字信息化的檔案管理方式有著十分便利、快捷的優(yōu)勢,在工作效率、時(shí)間安排方面存在很多方便之處,但是由于這種管理方式還處在發(fā)展階段,很多技術(shù)也是不夠穩(wěn)定,很多的管理還存在問題,影響其發(fā)展的進(jìn)度。

(一)檔案材料網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)牟话踩?/p>

現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)時(shí)候,存在很多的電腦高手,他們經(jīng)常性地對自己感興趣的資料進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)攻擊,獲取其中有價(jià)值的信息,各個(gè)單位的檔案一旦通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞之后,就給這些電腦黑客帶來很多機(jī)會,造成單位的業(yè)務(wù)材料的流失,這種材料流失將直接影響企業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)利益。目前,數(shù)字信息化的檔案系統(tǒng)在信息保密工作中還是存在很多漏洞,信息傳送的安全性不能得到保障。

(二)存儲空間有限將直接影響檔案管理的有序性

傳統(tǒng)的檔案管理需要有房間存儲那些紙質(zhì)的檔案材料,數(shù)字信息化的檔案管理需要的電腦內(nèi)存和空間,但是畢竟我們在電子檔案的管理中,檔案資料是逐年增多的,存儲空間畢竟也存在有限性,這也是影響檔案管理的有序開展,目前出現(xiàn)了基于網(wǎng)絡(luò)空間的云空間技術(shù),但是對于一些單位的核心檔案、機(jī)密檔案在云空間的儲存還是存在很多風(fēng)險(xiǎn)的。存儲電腦一旦出現(xiàn)問題,與傳統(tǒng)的檔案管理方式不同的,也是致命的就是當(dāng)存儲電腦出現(xiàn)問題,不能打開之后,造成一些數(shù)據(jù)信息的丟失,這樣將降低這種數(shù)字信息檔案的可靠性。

(三)電子化、紙質(zhì)化的兩重保障,將進(jìn)一步降低工作效率

基于數(shù)字信息管理存在一定問不可靠性,很多單位在進(jìn)行電子化檔案管理的同時(shí),還在同步實(shí)行傳統(tǒng)的紙質(zhì)化的檔案管理工作,這種兩重管理一方面保證了檔案信息的安全可靠管理,另一方面大大降低了檔案管理的工作效率,管理人員的工作量不但沒有降低,反而增加了。

4 改進(jìn)建議

在數(shù)字信息化的檔案管理工作中,需要從軟硬兩個(gè)方面進(jìn)行有效管理,下面提出一系列的有針對性的建議:

(一)硬件方面

首先在存在空間方面需要有針對性的加強(qiáng),不斷擴(kuò)展單位的電子化的存儲空間,增加儲存空間的可靠性和安全性,不斷加強(qiáng)安全密鑰的管理,實(shí)現(xiàn)定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查毒,及時(shí)補(bǔ)上電腦中的安全漏洞等。對檔案室的建設(shè)不斷投入資金,在各種硬件方面不斷加大投資力度,增強(qiáng)硬件設(shè)施的可靠性,這樣才能進(jìn)一步避免整個(gè)電腦儲存空間存在一定的問題。

(二)軟件方面

數(shù)字信息化檔案管理工作的軟件就是人員的管理。加強(qiáng)人員的技術(shù)培訓(xùn)需要進(jìn)一步加強(qiáng),這是此項(xiàng)工作的主要軟件建設(shè),檔案室的工作人員存在人員老化、知識結(jié)構(gòu)單一,缺乏信息數(shù)字化的技術(shù)培訓(xùn),因此,開展有針對技術(shù)培訓(xùn)工作是提升該項(xiàng)工作的主要方式之一。在培訓(xùn)內(nèi)容不僅需要有專業(yè)的技術(shù)方面,還要有相應(yīng)保密意識的教育,同時(shí),也要對檔案管理的責(zé)任心、仔細(xì)程度進(jìn)行有效管理。同時(shí),不斷提高管理人員的工作積極性,在物質(zhì)和精神兩個(gè)層面進(jìn)行有效管理,不斷鼓勵(lì)管理人員的工作熱情,這種工作態(tài)度將直接影響他們從事工作的效率。

5 結(jié)語

隨著信息技術(shù)不斷應(yīng)用到檔案管理工作之中,在工作的便利程度等方存在很多優(yōu)勢,同時(shí)還有一定的問題,這種問題的解決需要在軟硬件上不斷加強(qiáng)管理,實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息化的檔案管理工作的有效開展。

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