肖永菊

【摘 要】高校人事檔案傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時代對信息的需求。在信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的環(huán)境影響下，加快高校我人事檔案信息化建設(shè)步伐勢在必行。通過分析高校人事檔案信息建設(shè)化的現(xiàn)狀及主要問題，進一步提出了高校人事檔案信息化建設(shè)的對策。

【關(guān)鍵詞】高校人事；檔案；信息化

1 高校人事檔案信息化建設(shè)的必要性

高校人事檔案信息化建設(shè)是指各高校的領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門的高度重視下，統(tǒng)一規(guī)劃和組織采取一切有效措施和途經(jīng)，充分應(yīng)用計算機通信及網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)，對潛在于高校人事檔案中的信息資源（非保密性的人事檔案信息）進行整理、開發(fā)、管理并提供利用服務(wù)，實現(xiàn)高校人事檔案信息資源向社會效益和人才效益的轉(zhuǎn)化。

高校人事檔案雖然是個人學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷的原始記錄，但我國檔案法明確規(guī)定：人事檔案屬于國家，是國家信息資源的一部分。每位職工的人事檔案記載的信息都是與其切身利益密切相關(guān)的，在職工的職稱評聘、工資晉升、基層選拔人才以及人事糾紛等方面都發(fā)揮著重要的作用。因此，可以看出人事檔案的使用頻率非常高，傳統(tǒng)的高校人事檔案工作無法適應(yīng)新時期的發(fā)展要求，迫切需要網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下地方高校人事檔案信息化建設(shè)，從而為人事部門的工作提供系統(tǒng)、有序、及時的人事信息，有利于優(yōu)化地方高校整體的人力資源結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)資源共享，進一步提升地方高校人事檔案整體管理水平很有必要。

2 地方高校人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

2.1 人事檔案意識薄弱

一直以來，地方高校教師和部分中高層行政領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作重視程度不夠，認(rèn)為與教學(xué)、科研工作沒有直接聯(lián)系，不能為高校創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只在干部晉升、人員調(diào)動或?qū)W生畢業(yè)時才會被人想起。這種認(rèn)識直接導(dǎo)致了地方高校上至管理部門，下至教師，對人事檔案的管理漠不關(guān)心，使地方高校人事管理陷入一個管理盲區(qū)。

2.2 人事檔案管理制度不完善

大多數(shù)地方高校在人事檔案的建設(shè)與管理方而沒有形成符合本學(xué)校的人事管理的相關(guān)制度和規(guī)定，僅僅把國家、省市的文件進行一番改頭換面，這樣形成的制度既缺乏可操作性，又沒有明確的針對性，對地方高校的人事檔案管理起不到明顯的促進作。有的高校雖然制定了相應(yīng)的制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無法加以落實，也直接影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。

2.3 地方高校人事檔案管理工作沒有很好地實現(xiàn)信息化支撐，難以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息采集、共享

有的地方高校即使建有基于網(wǎng)絡(luò)的人事檔案管理平臺，所采用的技術(shù)大多很落后，有的甚至是被淘汰技術(shù)，先進的技術(shù)和理念都沒有得到很好的應(yīng)用。主要原因就是，重視硬件建設(shè)輕視軟件、系統(tǒng)管理平臺建設(shè)的現(xiàn)象比較嚴(yán)重。管理平臺的欠缺或低水平建設(shè)導(dǎo)致了地方高校內(nèi)部、高校與高校之間的信息共享率極低，甚至是“零”。

2.4 人事檔案管理隊伍建設(shè)落后，無法達到科學(xué)管理要求

由于部分地方高校人事檔案管理人員都以兼職為主， 檔案管理專業(yè)畢業(yè)的極少。專兼職檔案人員接受檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)的不多，缺乏系統(tǒng)的檔案理論知識和基本技能。甚至有的不會使用掃描儀和檔案管理專業(yè)軟件等，無法開展信息咨詢、網(wǎng)絡(luò)檢索等服務(wù)，難以制作數(shù)字檔案。在高校人事檔案管理隊伍建設(shè)方面，十分缺乏既懂檔案管理又懂現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型人才，這樣直接導(dǎo)致在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字化檔案的接收、傳遞、 存儲、利用一體化等的應(yīng)用，阻礙地方高校人事檔案信息化建設(shè)，嚴(yán)重影響著人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化進程。

3 地方高校人事檔案管理信息化實施途徑探索

3.1 地方高校各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，是做好人事檔案管理工作的前提

首先領(lǐng)導(dǎo)要定期了解人事檔案工作情況，研究解決遇到的問題，加強督促、檢查與指導(dǎo)，確保檔案工作有人抓、有人管、有人落實。其次充分利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺，依托校園網(wǎng)，建立自己的檔案網(wǎng)站和網(wǎng)頁，占領(lǐng)網(wǎng)絡(luò)這個宣傳陣地，開展檔案信息服務(wù)的窗口，這是新世紀(jì)檔案宣傳工作的新形式，也是未來檔案宣傳工作的主要陣地。三是地方高校應(yīng)不定期聯(lián)合舉辦檔案專業(yè)知識講座、宣傳欄等，廣泛開展檔案宣傳，讓更多的師生員工了解專業(yè)知識，關(guān)心并積極參與到單位和個人的檔案管理中來。通過以上形式，可增強地方高校領(lǐng)導(dǎo)、教職工檔案意識，擴大檔案工作社會影響力，推動高校人事檔案事業(yè)發(fā)展的重要途經(jīng)。

3.2 建章立制規(guī)范管理，是地方高校人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化的關(guān)鍵

在認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》《人事制度管理條例》等的法律法規(guī)文件，同時根據(jù)國家組織、人事、教育部門與國家檔案部門的人才需要，以及人事檔案的特殊性和高校人才集中等具體情況聯(lián)合制訂統(tǒng)一的、專門的地方高校人事檔案政策法規(guī)，建立健全科學(xué)合理且符合地方高校實際的人事檔案管理制度，此外，統(tǒng)一地方高校人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，如：制訂統(tǒng)一的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化標(biāo)準(zhǔn)以及設(shè)備配備、庫房設(shè)施和保護條件等標(biāo)準(zhǔn)，是實現(xiàn)地方高校人事檔案制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的必然要求。

3.3 以信息技術(shù)做支撐，努力實現(xiàn)地方高校人事檔案原有、現(xiàn)有資源數(shù)字化，實現(xiàn)資源共享

地方高校人事檔案管理信息化的目標(biāo)是檔案內(nèi)容數(shù)字化、信息資源網(wǎng)絡(luò)化、利用方式便捷化。為實現(xiàn)此目標(biāo)，必須要有先進的技術(shù)做支撐和地方高校之間的相互支持配合，并在實踐中及時引入前沿的信息技術(shù)加以改進。目前，此方法的支撐技術(shù)已經(jīng)非常成熟。檔案管理部門應(yīng)對一些重要、利用頻率高的檔案原件逐步實現(xiàn)數(shù)字化處理，并形成多媒體數(shù)據(jù)庫。同時加緊系統(tǒng)平臺建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，在堅持安全保密的原則下，建立訪問查詢權(quán)限，發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)作用，先實現(xiàn)高校內(nèi)部信息查詢等共用共享、再實現(xiàn)地方高校之間的互聯(lián)互通。軟、硬件平臺要立足自主共同研發(fā)，保證立卷、歸檔、保管、借閱、編研、移交等過程逐步全程實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)庫化，形成數(shù)據(jù)庫群，進而提高地方高校人事檔案資料的使用效率。

3.4 加強地方高校檔案管理工作信息化人員隊伍建設(shè)，是檔案管理信息化建設(shè)的保障

首先，要有高度的責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，樂于奉獻的精神，扎實的檔案管理知識和科學(xué)知識。二是，熟練掌握現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和先進的檔案管理專業(yè)技能。三是，加強地方高校人事檔案信息化隊伍建設(shè)，培養(yǎng)能掌握數(shù)據(jù)庫、信息管理等技術(shù)的復(fù)合性人才。這種專業(yè)技術(shù)型的檔案管理人員不僅能夠熟練掌握業(yè)務(wù)知識、操作業(yè)務(wù)流程，而且還能不斷更新升級軟件，變被動運用為主動開發(fā)，實現(xiàn)人事檔案工作從簡單管理型服務(wù)轉(zhuǎn)變研究開發(fā)型服務(wù)，為地方高校人事檔案管理邁向現(xiàn)代化、高層次打好堅實的基礎(chǔ)。

總之，逐步推進網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下地方高校人事檔案信息建設(shè)各項工作，實現(xiàn)高校人事檔案管理科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化使檔案管理人員所追求的目標(biāo)。與時俱進，勇于創(chuàng)新，使檔案管理專業(yè)人員努力的方向。

【參考文獻】

[1]林華葉.高校人事檔案信息化建設(shè)的原則及關(guān)鍵問題[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2008（21）：181-183.

[2]李嬌.高校檔案網(wǎng)站的信息資源整合研究[D].中山大學(xué)，2008（6）.

[責(zé)任編輯：鄧麗麗]