王獻(xiàn)飛
摘 要:高校檔案利用是高校檔案事業(yè)發(fā)展的動力,如何做好新時期高校檔案利用工作,是擺在我們每個高校檔案工作者面前的重要課題,本人結(jié)合自己的工作實踐,對新時期高校檔案利用工作的意義、利用工作方式、目前利用工作存在的不足及如何使檔案利用工作適應(yīng)新形勢等方面進行了分析探討。
關(guān)鍵詞:高校檔案;利用;認(rèn)識;體會
高校檔案是高校領(lǐng)導(dǎo)及師生員工從事教學(xué)、科研及一切管理活動的真實記錄,是學(xué)校的寶貴財富。這些檔案之所以被我們采用科學(xué)手段保留下來,是因為它具有承載有用信息、記錄歷史經(jīng)驗及教訓(xùn)、指導(dǎo)現(xiàn)實工作的重要功能,可以滿足人們對檔案信息資源的利用需求。而檔案的這一功能是通過利用工作體現(xiàn)出來的。各類檔案只有提供利用才能發(fā)揮出所含信息的實現(xiàn)指導(dǎo)和歷史研究的巨大作用,實現(xiàn)其自身價值。
早些時候檔案利用工作是直接傳遞檔案信息為各項工作服務(wù)的工作,這一工作直接面對用戶,把檔案工作其他環(huán)節(jié)的工作成果呈現(xiàn)給利用者,他在整個檔案工作中占有極其重要的位置,是全部檔案工作的生命力所在。作為承擔(dān)檔案利用第一線任務(wù)的利用科學(xué),高校檔案工作者必須對利用工作的重要性具有足夠的認(rèn)識。下面我就從檔案利用工作的意義、利用工作方式、目前利用工作存在的不足和如何使檔案利用工作適應(yīng)新形勢等方面,談一下自己的認(rèn)識和體會。
1 高校檔案利用工作的重要意義
1.1 提供檔案利用是實現(xiàn)檔案工作目的的有效和直接手段
檔案工作包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用及信息化等多個環(huán)節(jié)的工作,在通過了專兼職檔案干部進行了大量工作之后,才得到寶貴的規(guī)范化的檔案信息資源,獲得這些資源的最終目的不是存儲,而是提供利用,是要讓檔案中蘊含的有用信息在指導(dǎo)現(xiàn)實工作和進行歷史研究中發(fā)揮作用,高校檔案工作者所從事的提供利用工作正是承擔(dān)了這樣的使命,是以不同的方式把檔案信息直接傳遞給利用者,使利用者通過利用檔案,創(chuàng)造出新的物質(zhì)和精神財富,從而實現(xiàn)了檔案的利用價值,實現(xiàn)了檔案工作的目標(biāo)。比如為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)性和參考性文件,解決學(xué)校大事;為教學(xué)評估、實驗室評估、“211”工程驗收、職稱評定,為個人提供學(xué)歷、身份、工齡、工資、房產(chǎn)土地所有權(quán)等檔案材料,提供可靠地真實依據(jù),解決自身的社會和生活問題。
1.2 檔案利用工作是對外聯(lián)系的窗口
檔案利用工作每天面對的是來自校內(nèi)外的各級各類人員,高校檔案館利用部門是名副其實的窗口單位,我們通過提供各類檔案服務(wù),和各類利用者建立了聯(lián)系,又通過他們和他們的所在單位建立了聯(lián)系,一方面使利用者了解了我們的檔案工作,擴大了檔案工作的宣傳,另一方面也是我們不斷地了解利用者的需求。只有建立了這樣的聯(lián)系,才會使檔案館與利用者形成一種相互依存關(guān)系,是檔案工作有所作為,更好的為學(xué)校和社會服務(wù),這樣檔案工作才會有新的活力。
1.3 檔案利用工作可以有效促進檔案業(yè)務(wù)建設(shè)
檔案利用工作是檢驗前面各個環(huán)節(jié)工作質(zhì)量的一個關(guān)口,在提供利用的過程中,可以發(fā)現(xiàn)各類檔案是否齊全、完整;電子目錄和檔案實體是否相符等等,據(jù)此提出補充、修改、完善意見,這對提高各類檔案的歸檔率和案卷質(zhì)量必將起到重要的促進作用,因此說,提供利用工作是推動檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)不斷完善的一種動力。目前高校檔案館在檔案的利用中,要結(jié)合各個時期檔案利用工作的特點和規(guī)律,對常用的檔案目錄進行了整理,歸納出符合自身的檔案利用特點,在利用中編制各類簡便的檢索工具,如:針對本、??啤⒊扇私逃煽儐?、畢業(yè)證號、學(xué)位證號、三聯(lián)單、博、碩錄取名冊、休學(xué)、復(fù)學(xué)等內(nèi)容編制檢索工具,裝訂成冊,放在所需庫房,提供查詢;統(tǒng)一學(xué)位檔案案卷目錄(博士、碩士)整理了黨群、行政目錄(以前手寫 )。并對考研題進行加工整理,主要通過按學(xué)院、學(xué)科合理的進行編序列號,區(qū)分年代、分類組裝成盒,做到了隨用隨取。與此同時,又做出了與之配合使用的查考題的目錄索引,一年一本合訂成冊。另外在檔案管理方法上,(在三聯(lián)單檔案盒外貼上標(biāo)簽,注明省份,在不用看案卷目錄的情況下,直接取卷,根據(jù)不同時期檔案利用工作的中心,臨時調(diào)整不同檔案位置,比如錄取名單等,放在最近的地方,以提高利用效率,過了這個階段又放原位置)利用者填寫成績單小卡片,考研題小卡片等。以上這些做法,在利用過程中節(jié)省了時間,減少了人員堆積,使高校檔案館的利用工作方便、快捷、準(zhǔn)確、有序。
2 提供檔案利用方式
檔案利用方式是多種多樣的,應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要和條件選擇適應(yīng)的提供方式,或者多種方式并用。其中主要包括:
2.1 檔案原件外借
這是最基本的服務(wù)方式,在檔案工作現(xiàn)代化程度較低的時期,這種方式最常用。這種方式的憑證性、依據(jù)性最強,就是在當(dāng)今信息化時代,也有很多需求是必須提供檔案原件的。這種原件外借具有一定風(fēng)險,就是丟失和破損的風(fēng)險,應(yīng)當(dāng)慎重提供。必須建立建全制度,做好借、閱的檔案登記與記錄工作,同時對外借檔案要建立催還制度。
2.2 制發(fā)檔案復(fù)制件
這種方式用的最為普遍,高校檔案館利用部門每天大量的工作都是在提供檔案復(fù)制件,如學(xué)生成績單、各類的錄取名冊、考研題等等,以前檔案利用部門在工作中更多的是以檔案原件制成復(fù)制件,現(xiàn)在經(jīng)過數(shù)字化工作,信息部門對部分利用頻率高的檔案進行掃描、上傳、存儲成了電子全文,就可以在不動原件的情況下,從網(wǎng)上檢索,直接打印出所需檔案復(fù)制件,本、專科成績單已經(jīng)實現(xiàn)了這種檢索利用,是非常便捷的。
2.3 出具證明檔案
目前高校檔案館所提供的檔案信息加工品,主要是根據(jù)檔案原件開據(jù)的檔案證明和出具學(xué)生辦理出國留學(xué)等手續(xù)所需的中英文對照件。對于高校檔案館來說,這兩種方式每天都是離不開的,工作的關(guān)鍵是對原件的查詢一定要真實、準(zhǔn)確。
3 目前提供利用工作存在的問題和解決辦法
3.1 存在的問題
主要的問題是利用方式有些滯后,一度固守傳統(tǒng)的服務(wù)方式,雖然有些高校檔案管理系統(tǒng)運行已有多年了,但一直沒有在系統(tǒng)上做綜合查詢方面的嘗試,這里除了存在有些工作環(huán)節(jié)缺乏協(xié)調(diào)的原因外,主要原因還是缺乏創(chuàng)新意識,沒有激發(fā)出改革傳統(tǒng)服務(wù)方式的愿望,觀念上沒有適應(yīng)新形勢,由此造成服務(wù)方式上的單一,同時服務(wù)上也缺乏主動性。
3.2 解決辦法
(1)增強創(chuàng)新意識,力求多接受新事物,多在信息服務(wù)上動腦筋,增強服務(wù)的主動性。檔案數(shù)字化是高校檔案館今后工作的重心工作,數(shù)字化的根本目的是利用,當(dāng)前應(yīng)適應(yīng)館內(nèi)實際,對新的“管理辦法”和“分類”要認(rèn)真學(xué)習(xí),深刻領(lǐng)會。做好對新的“分類”法的實施準(zhǔn)備工作。
(2)積極學(xué)習(xí)信息化管理技能,力爭在最短的時間內(nèi)盡快掌握查詢方法,不光學(xué)會查詢本、專科成績單,對其各類檔案也要學(xué)會檢索,體現(xiàn)檔案綜合查詢,實現(xiàn)檔案查、借、閱的計算機目錄檢索工作,以全新的方式為校內(nèi)利用者提供快捷的檔案信息服務(wù),發(fā)揮檔案在學(xué)校各項工作中“無可替代的作用”。
總之,高校檔案利用是高校檔案工作永恒的話題,在高校改革不斷深入和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的今天,它賦予了新的內(nèi)涵,值得我們?nèi)ド钊胩剿?,大膽實踐,我們每一個高校檔案工作者要深入實際,開拓創(chuàng)新,力爭把高校檔案利用工作做好做扎實。