閆靚

摘 要：檔案管理以其系統(tǒng)性、全面性的特點(diǎn)在社會(huì)生產(chǎn)生活發(fā)展中起到重要作用，有助于規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，提高決策效率。進(jìn)入新時(shí)代以來(lái)，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步給各行各業(yè)帶來(lái)了機(jī)遇，也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，檔案管理工作也不例外，云計(jì)算、云系統(tǒng)為檔案管理提供了交流與服務(wù)的平臺(tái)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展也同樣給檔案工作帶來(lái)了一定程度的風(fēng)險(xiǎn)。本文從大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)入手進(jìn)行詳細(xì)分析，提出幾點(diǎn)基于這一背景條件下的檔案管理方式變革策略，望可供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案工作

科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步帶來(lái)生產(chǎn)生活的變革，這種變革體現(xiàn)在社會(huì)生活的方方面面，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展帶來(lái)的數(shù)據(jù)信息的急速膨脹，進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，“大數(shù)據(jù)”的概念逐漸被人們所接受，其具有規(guī)模性、多樣性、高速性與價(jià)值性，科學(xué)預(yù)測(cè)表明，至21世紀(jì)20年代末全球電子形式存儲(chǔ)資料將達(dá)到35ZB，十年間將實(shí)現(xiàn)40倍增長(zhǎng)，這種爆炸式增長(zhǎng)是難以想象的，其產(chǎn)生的影響亦是難以估量的，各行各業(yè)的管理方式在這一背景下都在發(fā)生深刻變革，檔案管理作為一項(xiàng)以資料收集整理保存為基礎(chǔ)的工作，其任務(wù)量的改變今非昔比，探究其管理方式的變革措施迫在眉睫。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)已經(jīng)在世界范圍內(nèi)引起廣泛的關(guān)注，商業(yè)、金融、軍事等領(lǐng)域在這一背景下已經(jīng)制定了眾多變革策略，檔案管理工作所受到的影響雖然滯后，卻發(fā)展迅速，每年已有檔案的數(shù)字化量與新增資料的數(shù)量呈現(xiàn)幾何級(jí)增長(zhǎng)趨勢(shì)，給檔案管理工作帶來(lái)了諸多挑戰(zhàn)。

1.要求轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

相比于傳統(tǒng)檔案管理觀念，大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案觀具有兩個(gè)顯著的特點(diǎn)，即大檔案觀與大服務(wù)觀，所謂大檔案觀是指拓寬檔案信息的范疇，將具有保存價(jià)值的文件、數(shù)據(jù)、視頻、音頻等都視作檔案，對(duì)前人所遺留下來(lái)的文件選擇進(jìn)行數(shù)字化，形成基于信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的統(tǒng)一的電子檔案形式。大服務(wù)觀是新時(shí)代提出的新要求，是以人為本理念的體現(xiàn)，相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理工作被動(dòng)、滯后的特點(diǎn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案服務(wù)要求兼具多元化、開(kāi)放性與先進(jìn)性，以客戶的實(shí)際需求為導(dǎo)向，需要檔案工作人員主動(dòng)問(wèn)詢、提供建議，實(shí)現(xiàn)智慧型、人文性服務(wù)，這對(duì)從業(yè)人員的綜合素質(zhì)提出了較高要求。

2.要求提升檔案管理技術(shù)手段

大數(shù)據(jù)時(shí)代自身便是以高新技術(shù)為依托，在這一背景下實(shí)現(xiàn)信息資料的管理也需要技術(shù)手段作為支撐。傳統(tǒng)檔案管理方式以紙質(zhì)檔案為主，從業(yè)人員不需掌握各種計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)相關(guān)技術(shù)，通過(guò)手工方式就可完成檔案資料收集、整理、編目、保存或是銷毀等環(huán)節(jié)，然而，在以云計(jì)算為基礎(chǔ)的大數(shù)據(jù)時(shí)代中，檔案管理將是各種數(shù)字技術(shù)與信息技術(shù)的集合體，要求建立完備的云檔案系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)價(jià)值?！按髷?shù)據(jù)”對(duì)檔案管理技術(shù)手段的需求具體表現(xiàn)在以下方面：

①數(shù)據(jù)存儲(chǔ)容量，隨著數(shù)據(jù)資料的幾何級(jí)爆炸式增長(zhǎng)，如何利用有限的條件存儲(chǔ)幾近無(wú)限的信息資源成為一個(gè)愈來(lái)愈明顯的問(wèn)題，給現(xiàn)有的存儲(chǔ)技術(shù)帶來(lái)了極大挑戰(zhàn)。同時(shí)，數(shù)據(jù)資料的形式也呈現(xiàn)多樣化發(fā)展趨勢(shì)，從最初的紙張文件發(fā)展為現(xiàn)在的文檔、圖片、視頻、音頻等等，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的多樣化有利于查閱者獲得更生動(dòng)、更全面的信息，但也進(jìn)一步加大了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用難度，在存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇、數(shù)據(jù)分類、備份方法等諸多方面都存在不少難題尚未解決。

②數(shù)據(jù)安全，科技的進(jìn)步是一把雙刃劍，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供了信息存儲(chǔ)與共享的平臺(tái)，卻也增大了信息丟失、泄露甚至毀損的可能性，即便是在靜態(tài)條件下，計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備癱瘓、系統(tǒng)出現(xiàn)故障等情況也時(shí)有發(fā)生，數(shù)據(jù)丟失的情況屢見(jiàn)不鮮，且這一風(fēng)險(xiǎn)隨著軟件復(fù)雜程度、系統(tǒng)數(shù)據(jù)規(guī)模的提升也在不斷增加，成為威脅檔案安全性的重要因素；而在動(dòng)態(tài)條件下，信息泄露可能性更大，尤其是機(jī)密文件、隱私信息，即便在整理與查閱過(guò)程中小心謹(jǐn)慎，也不可避免地會(huì)在用戶終端上留下痕跡，而這些蛛絲馬跡很可能被惡意利用，成為黑客盜取信息的橋梁。

③數(shù)據(jù)查閱，海量數(shù)據(jù)資源需要計(jì)算平臺(tái)擁有一流的算法與計(jì)算能力，具有強(qiáng)大的檢索功能與信息處理功能，其內(nèi)存大，配置高，這本身就是一種挑戰(zhàn)，而如何在這些紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)資料中獲得查閱者所需要的信息也是一個(gè)值得思考的問(wèn)題，目前的檔案查詢系統(tǒng)時(shí)常出現(xiàn)等待時(shí)間過(guò)長(zhǎng)甚至無(wú)法響應(yīng)的情況，效率較低，故建立大容量搜索引擎是必然趨勢(shì)，這也是檔案利用服務(wù)首先需要解決的挑戰(zhàn)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理方式變革策略分析

1.規(guī)范檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)全流程控制

制度是行為的保障，沒(méi)有一個(gè)科學(xué)合理的制度進(jìn)行約束，管理工作很難有條不紊地進(jìn)行，因此，實(shí)現(xiàn)變革首先應(yīng)制定大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范管理行為。大數(shù)據(jù)背景下，檔案資料繁多、數(shù)據(jù)種類復(fù)雜，需要相應(yīng)制度對(duì)于各個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化，從原始數(shù)據(jù)采集到加工整理、從信息編纂到上傳云服務(wù)平臺(tái)，各類管理行為都需要有章可循，變無(wú)序行為為有序管理。

2.加大檔案資源整合，實(shí)現(xiàn)多方合作

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息源復(fù)雜，分類困難，目前許多檔案資源仍呈現(xiàn)紙質(zhì)化和碎片化狀態(tài)，彼此之間流通存在困難，需要采用計(jì)算機(jī)信息化處理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案資源整合，使其形成一個(gè)完整流通便利的數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而減少不必要的工作流程。在當(dāng)前形勢(shì)下，云計(jì)算與存儲(chǔ)技術(shù)是一種較為可靠的方式，通過(guò)云計(jì)算，數(shù)據(jù)資源可以得到動(dòng)態(tài)擴(kuò)展，并且可實(shí)現(xiàn)合理配置，為檔案管理系統(tǒng)可擴(kuò)展性提供了可能。此外，還應(yīng)注重不同機(jī)構(gòu)之間的配合，實(shí)現(xiàn)資源共享，通過(guò)技術(shù)與人才的多方合作，進(jìn)一步促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)整體發(fā)展。

3.提高檔案管理人員技術(shù)水平，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

如前文所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理工作內(nèi)容發(fā)生了極大轉(zhuǎn)變，從手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑?、人機(jī)交互形式，檔案服務(wù)也不再滿足于靜態(tài)、被動(dòng)，在這種情況下，檔案管理觀念必須轉(zhuǎn)變，檔案工作人員素質(zhì)也繼續(xù)提升。檔案管理人員應(yīng)將自己置于時(shí)代潮流中，學(xué)習(xí)并掌握現(xiàn)代化操作系統(tǒng)與數(shù)據(jù)模型分析技術(shù)，以專業(yè)知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)充實(shí)自我，不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí)，也應(yīng)注重服務(wù)意識(shí)，不同于傳統(tǒng)的“你來(lái)我找”形式，而是主動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，滿足客戶的個(gè)性化、多樣化需求，創(chuàng)設(shè)良好的檔案服務(wù)體系，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理為所需服務(wù)、為社會(huì)服務(wù)的功效。

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