許紅亞

摘要：秘書人員的大部分工作都是從有效的溝通開始的，因此，文秘專業(yè)學(xué)生口語溝通能力的培養(yǎng)尤為重要。本文從秘書口語溝通能力培養(yǎng)的必要性、要求、措施三方面分別加以論述。

關(guān)鍵詞：文秘學(xué)生；培養(yǎng)；口語溝通能力

文秘專業(yè)的學(xué)生，今后就業(yè)方向主要是組織的文員、秘書工作，而文員、秘書工作大多數(shù)都涉及到辦文、辦事、辦會，許多具體的工作都是從有效的溝通開始。發(fā)揮秘書部門的樞紐作用，使秘書部門真正成為組織上情下達(dá)、下情上報(bào)、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外的咽喉，離不開秘書人員良好的口語溝通能力，由此可見，文秘專業(yè)學(xué)生口語溝通能力的培養(yǎng)是她們在學(xué)校里必不可少的一門學(xué)習(xí)內(nèi)容。

一、秘書口語溝通能力培養(yǎng)的必要性

沒有有效的溝通，就沒有協(xié)調(diào)的發(fā)展。溝通是人與人之間思想、信息的交換。著名管理學(xué)家馬納德說：“溝通是把一個組織中的成員聯(lián)系在一起，以實(shí)現(xiàn)共同的目標(biāo)的手段”。秘書部門處于組織的中心位置，一方面，領(lǐng)導(dǎo)的決策指令要通過秘書部門傳達(dá)下去，下級的請示報(bào)告等需要秘書部門遞送上去，這就要求秘書部門溝通組織內(nèi)部的公眾關(guān)系；另一方面，秘書作為組織內(nèi)外聯(lián)系的“窗口”，經(jīng)常跟隨領(lǐng)導(dǎo)外出工作，和外部公眾交際，還需做好組織與外部公眾的溝通工作。即秘書要溝通組織內(nèi)外部公眾的關(guān)系。只有有效的溝通，才能保證信息的暢通，才能使組織與公眾彼此了解、相互信任，才能使組織整體協(xié)調(diào)發(fā)展。

二、秘書口語溝通能力的基本要求

（一）發(fā)音準(zhǔn)確，口齒清晰

發(fā)音準(zhǔn)確，口齒清晰，是秘書人員語言表達(dá)的最基本的要求。作為秘書人員，說好普通話是口語交際的基礎(chǔ)。秘書人員應(yīng)掌握必要的語音基礎(chǔ)知識，這包括音節(jié)、音素、輔音、元音、聲母、韻母、聲調(diào)等。同時，還應(yīng)熟練掌握語調(diào)的輕重緩急、抑揚(yáng)頓挫，使聽者很容易聽清聽懂。這些口語表達(dá)的基本要求，直接關(guān)系到溝通的效果，也直接影響著秘書工作效率的高低。

（二）用語要準(zhǔn)確規(guī)范

秘書工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，決定了在語言表達(dá)上必須準(zhǔn)確規(guī)范。秘書的口語溝通，首先要做到語言準(zhǔn)確、恰當(dāng)，不用方言土語，能準(zhǔn)確表達(dá)意圖；其次，表達(dá)時不言過其實(shí)，不嘩眾取寵；再次是說話要簡明扼要，少說空話、套話，廢話；最后是用語要得體，講究語言藝術(shù)，掌握分寸感，要清楚什么該說，什么不該說。

（三）條理清楚，中心突出

秘書工作要與各種不同的人打交道，有上級領(lǐng)導(dǎo)，有各部門負(fù)責(zé)人及公司內(nèi)部員工，還有來自基層的普通老百姓，工作紛繁復(fù)雜，面對不同場合、不同人員、不同事務(wù)，秘書人員都要采取不同的溝通方式，這就要求秘書人員語言表達(dá)必須做到條理清楚、中心突出。只有這樣才能快速、準(zhǔn)確、有效的傳情達(dá)意，才能使溝通達(dá)到高質(zhì)高效。

（四）態(tài)度要親切、自然、大方

秘書工作不僅是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，也是為群眾服務(wù)的。秘書人員的言談舉止、工作風(fēng)貌直接代表著領(lǐng)導(dǎo)或組織的形象，所以，秘書在與部門員工溝通、接打電話、接待群眾來訪、進(jìn)行調(diào)查研究等活動時，態(tài)度要親切、自然、大方，切忌打官腔，高高在上，或扯皮說些無關(guān)痛癢的話，或漠不關(guān)心、敷衍塞責(zé)。

三、提高學(xué)生口語溝通能力的措施

文秘專業(yè)本身開設(shè)有《講演與口才》這門課程，但要把課本理論知識轉(zhuǎn)化為學(xué)生實(shí)實(shí)在在的講話技能，卻是一項(xiàng)長期的反復(fù)練習(xí)實(shí)踐的過程，這就需要教師采取多種方法，激發(fā)學(xué)生的自信心與興趣，為學(xué)生營造語言鍛煉的環(huán)境與機(jī)會，使課堂內(nèi)外都成為學(xué)生語言鍛煉的場所。

（一）加強(qiáng)朗讀與背誦，打好說話的基本功

加強(qiáng)朗讀與背誦，可以為學(xué)生口語溝通能力的提高打下堅(jiān)實(shí)的基本功。教師選取一些唐詩宋詞、現(xiàn)代詩歌、優(yōu)美的散文或一些時政新聞等，作為學(xué)生普通話訓(xùn)練的素材，可通過多媒體播放朗誦音頻視頻讓學(xué)生觀摩學(xué)習(xí)，要求學(xué)生每日至少朗讀半個小時。長期的朗讀練習(xí)，可以使學(xué)生從中體會到作品的意境、語言、情感、節(jié)奏，學(xué)會把握語言表達(dá)時音調(diào)的高低、音量的大小、速度的快慢、情感的起伏等，提高學(xué)生的語言表達(dá)藝術(shù)。背誦可以使學(xué)生積累文化底蘊(yùn)，即胸有筆墨才能說出來，腹中空空者必言語膚淺、詞不達(dá)意，何談溝通效果，工作效率。

（二）課堂上采取多種形式激勵學(xué)生人人發(fā)言

中職生正處于青春期，有的學(xué)生大膽開朗，有的學(xué)生內(nèi)向敏感，有的學(xué)生自我逆反，雖然學(xué)生性格表現(xiàn)各不相同，但共同點(diǎn)是他們正年輕，都具有新奇感、好勝心、旺盛的精力，只要教師善于激勵引導(dǎo)，就可激發(fā)學(xué)生的潛能，使他們勇于開口、樂于表現(xiàn)。教師可以循序漸進(jìn)地提高學(xué)生發(fā)言的興趣與表達(dá)水平，如繞口令練習(xí)，采用分組競賽形式，組內(nèi)接力要不斷加快語速，看哪組又準(zhǔn)又快，學(xué)生好勝心被激發(fā)出來，沒挨到自己時主動不停地練習(xí)，既鍛煉了學(xué)生思維的敏捷性，又提高了學(xué)生對易混淆語音的字的準(zhǔn)確辨別。另外，全員參與的方式還減輕了膽小內(nèi)向同學(xué)發(fā)言的壓力，因?yàn)閷W(xué)生從小學(xué)就開始接觸繞口令，心理上感覺難度不大，可以較容易地使學(xué)生從順利過關(guān)中激發(fā)自信心。教師還可采用講笑話、分角色表演短劇、講小故事、模仿脫口秀等形式讓學(xué)生活動起來，活動時可以先小組后個人、善表現(xiàn)者帶動后進(jìn)者，以競賽的形式，以榜樣的力量，以輕松活潑的課堂氛圍為每個學(xué)生提供暢所欲言的舞臺，使學(xué)生在一次次的練習(xí)中逐步提高口語表達(dá)能力。

（三）在實(shí)踐中提高口語溝通能力

實(shí)踐是提高學(xué)生口語溝通能力最好的途徑。每個人生活中都要與不同的人打交道，如在學(xué)校與老師、同學(xué)的溝通；在校外與父母、親戚、陌生人的溝通等。教師可鼓勵學(xué)生在日常生活中積極主動的與人交談，如家里來了親戚要主動打招呼；路上遇到熟人禮貌問好；買東西時與營業(yè)員討價(jià)還價(jià)；旅游時與當(dāng)?shù)厝伺收劦?，使學(xué)生在日常生活中有意識的鍛煉自己的溝通技能。另外，還可通過參與不同形式的實(shí)習(xí)實(shí)踐提高口語交際技能，如讓學(xué)生參加志愿者服務(wù)活動，經(jīng)常到校外參與一些禮儀服務(wù)、公益活動；讓學(xué)生負(fù)責(zé)學(xué)校一些會務(wù)、晚會的籌備工作；讓學(xué)生負(fù)責(zé)家長會的導(dǎo)引、接待工作；安排學(xué)生到企業(yè)實(shí)習(xí)，在工作中學(xué)習(xí)與上級、同事溝通交流等等。這些實(shí)踐可以使學(xué)生學(xué)會察言觀色，學(xué)會與不同的人溝通，更牢固的掌握人際交往中的禮貌禮節(jié)，并教會學(xué)生什么該說什么不該說，為學(xué)生積累了大量口語交際的經(jīng)驗(yàn)。所以，使學(xué)生勇于實(shí)踐，樂于實(shí)踐，是提高口語交際能力的最好途徑。

（四）樹立學(xué)習(xí)理念，使溝通適應(yīng)時代發(fā)展

面對知識經(jīng)濟(jì)時代和創(chuàng)建學(xué)習(xí)型社會的時代要求，新世紀(jì)的秘書必須樹立學(xué)習(xí)理念、培養(yǎng)良好的學(xué)習(xí)能力，努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)文化知識和專業(yè)技能，提高文化素養(yǎng)和專業(yè)基本功，這樣才能適應(yīng)新時代工作的需要。秘書具有廣博的知識，把握時代脈搏，了解時代語言特色，既可以使秘書能正確領(lǐng)會文件精神、領(lǐng)導(dǎo)意圖，恰當(dāng)有效地傳遞、溝通信息，又能使秘書在與群眾溝通時，了解他們的關(guān)注點(diǎn)、需求點(diǎn)，找到共同話題，做到言之有理、言之有物，從而提高辦事效率。

總之，提高文秘學(xué)生的口語溝通能力，是一項(xiàng)長期的工程，需要教師與學(xué)生的共同努力，教師要采取各種行之有效的措施，鼓勵與督促學(xué)生實(shí)踐練習(xí)，學(xué)生要做到思想重視、實(shí)踐積極、持之以恒，這樣才能使學(xué)生的口語溝通能力穩(wěn)步提高。