曾慶宇

摘要：檔案管理是國家機關單位和企業(yè)進行社會經(jīng)濟活動的一個重要依據(jù)，是企事業(yè)單位發(fā)展中重要組成部分。隨著社會經(jīng)濟和科學技術的發(fā)展，檔案管理記錄了一個企事業(yè)的發(fā)展歷史，能夠為企事業(yè)未來的發(fā)展提供有利的決策依據(jù)，能夠符合信息化社會的發(fā)展要求。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；措施

一、檔案管理科學化的重要性和規(guī)范性

檔案管理中的基礎工作，其實就是對檔案進行收集、整理、保存等基礎性的工作，但在進行檔案管理的基礎工作中，可以獲得檔案資源的信息，給后續(xù)的檔案管理工作做好準備。檔案管理工作對于企事業(yè)單位來說都非常重要，而對于檔案進行規(guī)范化管理，就是為企事業(yè)單位和相關人才提供更好的檔案服務。一般來講，很多企事業(yè)進行檔案管理工作時，都必須嚴格按照規(guī)范進行嚴謹?shù)牟僮?。因為檔案資源極易發(fā)生丟失、損壞等情況，在進行檔案管理基礎工作時，管理人員會對檔案的完整性和真實性進行分析，以盡量提高檔案資源的完整性。檔案管理基礎工作可以將檔案編號、分類信息等數(shù)據(jù)輸入電腦，這樣就可以對檔案進行快速檢索。然而在進行檔案編號和信息輸入的時候不能馬虎，盡量保證數(shù)據(jù)信息的真實性，這樣才能給檔案的快速檢索提供條件。當開展實際工作的時候，需要對檔案管理模式進行全面創(chuàng)新，提高檔案管理科學化水平是檔案工作者長足發(fā)展的支撐。要形成完善的檔案管理制度，以此來為檔案管理科學化水平的提高提供支撐。而檔案管理的基礎工作就是將現(xiàn)代檔案管理的工作鏈條貫穿好的那一條“繩子”，進行了優(yōu)秀的檔案管理基礎工作以后，原本繁亂的檔案就已經(jīng)整理到了現(xiàn)代化檔案管理的框架之內，只要按照檔案管理正常程序走下去，就能保證檔案管理的規(guī)范性。但是，在實際管理中，每個單位或者部門都有自己的檔案管理體制和管理方法，在運作方式和信息化程度上，實現(xiàn)企業(yè)之間、部門之間的信息互通和共享，使檔案信息作用得到發(fā)揮和實現(xiàn)。檔案管理的重要性，是因為檔案的內容幾乎包含各個方面的信息，所以檔案管理工作與千家萬戶都有緊密的聯(lián)系，保護廣大企事業(yè)人員的合法權益。做好檔案管理對國家檔案系統(tǒng)運行具有積極的影響作用。檔案管理也屬于國家檔案管理系統(tǒng)資源的關鍵組成部分，檔案管理中的數(shù)據(jù)可以為國家進行相關政策的改動提供參考數(shù)據(jù)，在此基礎上國家再通過調查和分析，以實現(xiàn)利益最大化為目標，維護檔案管理方面的完整性、真實性和準確性，制定并推出合理的政策，保障社會人員的切身利益。在健全社保檔案具體管理制度方面，要根據(jù)實際工作情況，業(yè)務流程制定明確的規(guī)定，保障檔案管理的科學性和社會性。從而實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化、制度化，保證檔案信息的準確性和完整性。

二、提高檔案管理知識與信息化使用價值

檔案是企事業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、技術等活動中形成的具有保存價值的不同載體的歷史記錄，是單位資產(chǎn)的重要組成部分，是維護企業(yè)經(jīng)濟利益，合法權益和歷史面貌的重要憑證，是不可再生資源。檔案信息化管理理順管理機制、強化管理意識、創(chuàng)新管理方法和管理手段，提升質量和水平，使檔案管理工作與時俱進，緊跟信息化發(fā)展的步伐，真正實現(xiàn)檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務于企事業(yè)的發(fā)展和進步。檔案管理的科學化水平對檔案管理的質量有著重要的作用和影響，對決策的制定是非常重要的，而且與人們的利益是息息相關的。在整體上通過將知識管理運用在檔案管理中，能夠實現(xiàn)將知識管理以及信息技術相結合，最終實現(xiàn)將檔案知識存儲以及閱讀結合開來，這樣能夠使得檔案知識服務智能化，能夠滿足用戶多樣化需求，真正使檔案效率不斷提高。將知識管理運用在實際檔案管理中，可以進行篩選信息，這樣的方式能夠實現(xiàn)檔案中知識的管理，真正實現(xiàn)檔案管理的細化。在整體上消除了傳統(tǒng)檔案管理中檔案人員遇到的一些難題，同時也解決了實際中檔案資料查詢以及利用較為困難的狀況，進而提高了實際檔案管理的效率。因此，檔案管理的發(fā)展前程應是數(shù)字化的、網(wǎng)絡化的。結合信息化建設這一核心，大力建設資源數(shù)據(jù)庫，并對信息資源進行深度開發(fā)，構建出特色的、專業(yè)的數(shù)字化信息資源庫，并將檔案管理作用充分發(fā)揮。

三、檔案管理科學化的途徑和策略

科學化管理檔案工作，能提高社會發(fā)展的有效性，并且檔案管理也不斷進入數(shù)字化時代，開始向著更全面系統(tǒng)的發(fā)展階段優(yōu)化，這樣科學化管理工作必然會迎來新的發(fā)展機遇。對檔案管理理念進行有效轉變，并且對相應管理體制進行充分完善。從檔案管理工作的角度來說，實現(xiàn)管理機制轉變是非常重要的一項任務，發(fā)揮著重要作用和影響。首先，需要將我國發(fā)展的具體情況作為重要依據(jù)和參照，對傳統(tǒng)管理模式進行轉變和完善。其次，對全新的管理體系進行有效構建，并且對分層管理方法進行充分的應用，對相關管理人員的責任意識進行有效強化。在對檔案管理科學化目標進行實現(xiàn)的過程中，檔案管理制度建設和機制改革占據(jù)著重要的位置，是其重要途徑。要對檔案管理科學化水平進行相應提高，要對其路徑選擇進行全面、深入的探索和研究，需要對科學方法和制度等進行充分的應用，由此為檔案管理質量提供重要的保障。除此之外，還需要對其改革進行有效深化，在更大程度上提高工作人員的工作主動性和積極性，從而提高其工作質量。結合不同檔案管理部門的職能進行檔案收集和歸檔工作，擴大檔案工作發(fā)揮有效性的資源基礎，不斷豐富檔案資源和加強檔案科學管理水平。同時，需要促進檔案管理工作從用量統(tǒng)計的辦法向用質權衡的角度轉變，要在維護歷史真實，實現(xiàn)檔案資料的系統(tǒng)化和電子化，最終建立一套擁有多樣載體的檔案館藏的系統(tǒng)。要從制度建設入手對檔案管理基礎工作進行強化，對當前的檔案管理組織結構進行審視，找到薄弱環(huán)節(jié)，通過組織調整明確檔案工作的管理領導體系，自上而下對檔案管理工作的責任進行分化和加強。當前計算機技術的發(fā)展，在檔案基礎管理工作中已經(jīng)發(fā)揮著極其重要的作用，在檔案檢索和信息管理工作中已經(jīng)廣泛應用計算機技術，這一技術與檔案管理工作的融合大大提升了檔案檢索的工作效率，使檔案工作更加精準。以信息化建設作為管理工作重點，不斷創(chuàng)新檔案管理思想觀念和管理模式，構建獨具特色的數(shù)字化信息管理庫。才能更好的完善檔案工作效率，同時還拓展了服務領域，具有非常高的實用價值。

檔案管理是一項長期的、任重而道遠的工作，保證檔案管理工作的健康開展，促使檔案信息資源充分發(fā)揮出應有作用，進而促進單位各項工作的全面發(fā)展?？傊?，結合自身檔案特點，管好、用好檔案，不斷學習，吸納新知識，努力使檔案管理工作邁上一個新臺階。

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