孟曉華

摘要：檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規(guī)范的檔案管理，是衡量一個單位管理水平的重要尺度。單位檔案記載著這個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。

關鍵詞：檔案管理；提高；工作效率

一、增強服務意識，提高服務水平，爭取領導重視

無論任何單位的任何一項工作，都必須得到領導的重視，才能使這項工作順利開展，檔案工作也如此。領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。檔案管理人員應該充分發(fā)揮其主觀能動性，以實際行動去影響并爭取領導的重視。要使單位的檔案工作更好的發(fā)展，領導和檔案人員都必須同時重視檔案工作。檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個根本工作是內(nèi)因，領導的重視是外因，外因必須通過內(nèi)因起作用。然而如何發(fā)揮主觀能動性，爭取領導重視，檔案管理人員應當做到如下幾點：

（一）加大檔案宣傳力度，使領導增強檔案管理意識

有的單位領導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個單位可有可無，因此，對領導加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關文件、材料給領導看，在領導的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關的材料，很可能會使領導看后受到啟發(fā)，并在實踐中加以應用。檔案管理人員要經(jīng)常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，使領導更加重視檔案工作。

（二）愛崗敬業(yè)，使領導滿意自己的工作

領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。

二、拓寬視野，加強現(xiàn)有資源的綜合利用，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理

（一）增強責任感，提高管理意識

檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，細心辦事的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，不斷開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。

（二）不斷加強學習，掌握管理技能

目前，電子計算機技術(shù)在檔案管理中的廣泛運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質(zhì)的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡文化的綜合型檔案管理人才。

（三）利用現(xiàn)有資源，整理檔案

檔案記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都依照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。因此，要發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。

三、單位管理的優(yōu)化政策和措施

（一）運用專業(yè)體系完善單位的管理制度

沒有規(guī)矩不成方圓。對于事業(yè)單位工作檔案的管理工作者，對相關的領導者而言，一方面，領導者和相關單位合作制定相應的制度，從根本上解決檔案收集不完整，收集困難的問題，結(jié)合專業(yè)的知識體系出臺適當?shù)膽土P措施及硬性規(guī)定；另一方面，對于工作者，定期地進行培訓，培養(yǎng)自身的素質(zhì)，提高工作能力，使工作者意識到該部門是責任重大的部門，擔負著整個管理計劃的開展， 將工作壓力其變換成動力，提高工作熱情，促進事業(yè)單位工作檔案收集整理工作的高效進行。

（二）提高從業(yè)人員工作參與度，把握工作規(guī)律

在事業(yè)單位的工作過程中應該增加工作人員和老員工、工作人員之間的互動交流活動，增加工作人員的參與程度，進而打造一個活躍高效的工作環(huán)境，幫助初入門的工作人員更好學習思想政治工作規(guī)律。初步進入工作環(huán)境的工作人員，對事業(yè)單位規(guī)規(guī)矩矩的思想和工作模式不大適應，對于思想政治方面，在工作環(huán)境上可以鼓勵工作人員對書本上或者老員工所講的內(nèi)容不明白的地方提出疑問，提高在工作中對于掌握思想政治工作規(guī)律的參與程度，進而激發(fā)工作人員學習進步的主觀能動性。經(jīng)過相關部門人員的不斷努力，近期事業(yè)單位檔案管理的工作有了突飛猛進的變化，很多地區(qū)的檔案管理得到改善，相關的工作人員在工作態(tài)度和工作積極性上也有很大的進步。事業(yè)單位其他方面的工作與檔案收集整理是息息相關的，材料管理工作的提升，對其他工作起到了很大的促進作用。

四、注重管理團隊建設，完善管理制度

首先，對于管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升來講。各級組織人事部門應選擇在政治方面較為可靠，且具有較強責任心的共產(chǎn)黨員來負責干部檔案的各項管理工作。同時，主管部門也應該定期的組織檔案員參與專業(yè)、系統(tǒng)的業(yè)務知識培訓，管理人員自身也要不斷的學習積累，注重自身專業(yè)素養(yǎng)與政治覺悟的提升，認真負責的對待管理工作的各個環(huán)節(jié)，進而從整體上提高檔案管理隊伍專業(yè)素養(yǎng)的提升。其次，在管理制度完善上，應注重信息化管理機制的建設，不論是檔案的收集、歸檔，還是利用等方面都要制定嚴格的管理制度，并以此來避免出現(xiàn)虛假材料。同時，對于案卷整理工作的相關細則也要做出進一步優(yōu)化，從而為其各項整理工作的科學、全面開展提供有力保障，也為考察、任用干部人員提供更準確、真實的信息內(nèi)容。

總之，基于我國現(xiàn)代企事業(yè)管理的現(xiàn)狀，檔案人應積極吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，來適應檔案管理工作的新形勢。

參考文獻：

[1]蔡和，龐巖.淺談事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策[J].檔案與建設，2009（12）

[2]呂亞軍.檔案收集工作理念感悟[J].赤峰學院學報，2011

[3]付春華.關于檔案收集工作的思考[J].周口師范學院學報，2007

[4]李彩霞.提高檔案利用效果的途徑與辦法[J].蘭臺世界，2008（10）