劉季

黑龍江省佳木斯市婦幼保健院信息科

醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理建設(shè)探究

劉季

黑龍江省佳木斯市婦幼保健院信息科

檔案的現(xiàn)代化管理為政府機(jī)關(guān)、企業(yè)已經(jīng)跟人提供了重要的數(shù)據(jù)信息。檔案管理工作的意義重大。在檔案管理工作過(guò)程中，經(jīng)歷了紙質(zhì)化歸檔的人工管理和目前的與現(xiàn)代化新機(jī)技術(shù)結(jié)合，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程。兩者對(duì)比。新型的數(shù)據(jù)信息檢索式管理，更具有優(yōu)勢(shì)。檔案管理理念也至關(guān)重要。本文就醫(yī)院如何進(jìn)行科學(xué)的數(shù)據(jù)庫(kù)檔案管理以及檔案管理的建設(shè)進(jìn)行了論述。

科學(xué)管理；數(shù)據(jù)庫(kù)；硬件；分類；技術(shù)融合

一、科學(xué)的檔案管理理念對(duì)檔案管理的作用

檔案管理已經(jīng)與信息技術(shù)相互融合，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，微機(jī)設(shè)備實(shí)現(xiàn)了檔案信息的數(shù)據(jù)化。能夠便捷的檢索與管理。但是僅僅利用現(xiàn)代化技術(shù)，就認(rèn)為檔案的管理已經(jīng)高效化，無(wú)差別化了這是錯(cuò)誤的理念。對(duì)數(shù)據(jù)檔案的管理也需要科學(xué)的檔案管理理念。優(yōu)化檔案的管理。以高效率規(guī)范管理為目標(biāo)。從而保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的正常高效工作。當(dāng)然，科學(xué)的檔案管理方法是不唯一的，具有選擇性。選擇適合企業(yè)與機(jī)關(guān)自身的管理方法就一定可以提升管理效率。

二、當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題（醫(yī)院為例）

檔案管理工作越來(lái)越受到人們的關(guān)注。從求學(xué)、求職、購(gòu)買(mǎi)住宅乃至出外旅行都會(huì)需要個(gè)人信息的證明。這就需要檔案信息保存完整，無(wú)遺漏無(wú)錯(cuò)誤。傳統(tǒng)的檔案管理是以紙張形式存在。這種方式在一定時(shí)期內(nèi)發(fā)揮了巨大的作用。但是隨著檔案量的不多增多，這種方式對(duì)人力和物力的要求不斷增大，難以實(shí)現(xiàn)。并且紙質(zhì)文件的保存時(shí)間也有一定限制，容易丟失文件?，F(xiàn)在打多數(shù)單位都已經(jīng)建立的與信息技術(shù)融合的電子化，數(shù)據(jù)庫(kù)化的檔案信息管理系統(tǒng)。數(shù)據(jù)的管理快捷了，通過(guò)終端計(jì)算機(jī)，進(jìn)行關(guān)鍵字的搜索，可以快速的找到需要的檔案信息。但不得不承認(rèn)的是，目前檔案管理仍然還存在一些問(wèn)題。比如個(gè)人調(diào)取檔案信息手續(xù)相對(duì)繁瑣、檔案信息具有保密性，涉及不同的審閱范圍。如何在電子數(shù)據(jù)庫(kù)中體現(xiàn)這些保密性。同時(shí)電子信息檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在一些企業(yè)，只是購(gòu)買(mǎi)一些軟件系統(tǒng)。這些系統(tǒng)基本都都能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與檢索。可是卻沒(méi)有人關(guān)注系統(tǒng)的漏洞和如何更好的進(jìn)行管理。軟件系統(tǒng)應(yīng)該有分類檔案管理功能，有多級(jí)權(quán)限登錄功能。而這些恰恰是很多隨意購(gòu)買(mǎi)的軟件系統(tǒng)沒(méi)有的。與其說(shuō)這些軟件系統(tǒng)是一個(gè)檔案管理工具，不如說(shuō)只是一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的簡(jiǎn)單管理工具，是不適合用于檔案管理的。此外，也是最重要的一點(diǎn)。就是檔案管理人員是否具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)。英雄不問(wèn)出身，工作人員是相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的好不是相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的也可以。但是一定要具有責(zé)任心，去認(rèn)真從事這份工作，以做好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理工作為目標(biāo)?？晒ぷ魅藛T工作哦懈怠，造成錯(cuò)誤出現(xiàn)的事情屢屢發(fā)生。醫(yī)院是個(gè)特殊的場(chǎng)所，更加需要具有責(zé)任心的工作人員

三、醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中的重要原則

3.1 醫(yī)院檔案信息主要?jiǎng)澐譃椴』夹畔ⅲòv）和醫(yī)護(hù)人員信息，必須實(shí)時(shí)進(jìn)行記載和更新。因此在已經(jīng)建設(shè)上要進(jìn)行拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)規(guī)劃，形成內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)模式。檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中的硬件性能高，減少硬件設(shè)備損壞，不能工作，影響數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新的情況發(fā)生。

3.2 檔案管理人員要熟練操作系統(tǒng)，掌握信息技術(shù)知識(shí)和數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)知識(shí)。醫(yī)護(hù)人員也要學(xué)會(huì)簡(jiǎn)單的電子數(shù)據(jù)的傳送與接收，讓檢查結(jié)果快速的通過(guò)數(shù)據(jù)設(shè)備傳遞，盡快為病患減輕痛苦解除困擾。

3.3 檔案管理理念要科學(xué)，使用檔案發(fā)展的全宗管理原則也是不錯(cuò)的選擇。雖然全宗原則強(qiáng)調(diào)一個(gè)來(lái)源單位的檔案應(yīng)當(dāng)集中保管，但也沒(méi)有忽視對(duì)同一來(lái)源檔案之間的差異化管理。隨著社會(huì)實(shí)踐的發(fā)展，同一全宗內(nèi)檔案的種類、載體類型及其管理要求日益多樣化、復(fù)雜化、專門(mén)化，這使得對(duì)全宗的集中統(tǒng)一保管難以實(shí)施。自由來(lái)源原則為專門(mén)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)提供理論基礎(chǔ)自由來(lái)源原則認(rèn)為全宗不僅是歷史性、客觀性的，也可以是邏輯性的，這是對(duì)全宗理論的重大發(fā)展。像許多行業(yè)性、專業(yè)性很強(qiáng)的檔案就要求打破傳統(tǒng)全宗范圍的限制，而按照行業(yè)或?qū)I(yè)系統(tǒng)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理

四、工作人員素質(zhì)提升，可以使得檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理更加規(guī)范高效

4.1 做好宣傳，提升責(zé)任心：素質(zhì)提升不是空談。從自身做起，讓責(zé)任心投影到行動(dòng)當(dāng)中，首先就需要打造一個(gè)認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作氛圍。以廣播的形式，至員工的一封信，座談交流等做種形式，宣揚(yáng)責(zé)任心對(duì)工作的幫助，對(duì)自身素質(zhì)能發(fā)揮切實(shí)的作用。從而讓工作人員真正的認(rèn)識(shí)到責(zé)任重大。

4.2 免費(fèi)培訓(xùn)，帶薪學(xué)習(xí)是有效的方法

每個(gè)員工的能力不同，這是客觀存在的。但是可以通過(guò)培訓(xùn)的方式，聘請(qǐng)能力強(qiáng)，經(jīng)驗(yàn)豐富的專家來(lái)為員工培訓(xùn)。通過(guò)親身的接觸，了解不足，然后知道彌補(bǔ)，獲得素質(zhì)和技能的提升。對(duì)于一些檔案管理工作出色的醫(yī)院，我們可以去學(xué)習(xí)優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)，去“取經(jīng)”解惑。這時(shí)候帶薪學(xué)習(xí)，能夠鼓勵(lì)員工學(xué)習(xí)的積極性。從而得到能力提升的機(jī)會(huì)，實(shí)地學(xué)習(xí)。

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