邵瑩瑩

山東棗莊嶧城區(qū)法律援助中心

機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策

邵瑩瑩

山東棗莊嶧城區(qū)法律援助中心

科學(xué)、規(guī)范的機(jī)關(guān)檔案管理，能夠提高機(jī)關(guān)管理的工作效率及管理質(zhì)量，為機(jī)關(guān)工作的有序、平穩(wěn)運(yùn)行提供保障，但在實(shí)際管理中還存在眾多的問(wèn)題，本文筆者就簡(jiǎn)單分析目前機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上提出切實(shí)有效的改革措施。

機(jī)關(guān)工作；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

一、機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案管理理念需更新

一些行政機(jī)關(guān)檔案管理理念陳舊，在工作中還存在著“為保管而保管”、“重保管輕利用”的思想，對(duì)于檔案的重視程度不夠。隨著科技水平的不斷提高，檔案管理工作領(lǐng)域新的問(wèn)題層出不窮，沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)的管理理念是不行的，其產(chǎn)生的不良后果已經(jīng)顯現(xiàn)，同時(shí)檔案工作的滯后也嚴(yán)重影響了單位整體效能的發(fā)揮。

（二）檔案保管條件需改善

多數(shù)單位檔案室存放空間不足，設(shè)施、設(shè)備不齊全，庫(kù)房、辦公、閱覽功能不區(qū)分。還有一些檔案室像“雜貨鋪”，檔案資料隨意存放，一些很重要的檔案象廢紙一樣丟在一角，存在嚴(yán)重的丟失、霉變隱患。更有甚者檔案室存在嚴(yán)重的安全隱患，安全防范設(shè)施不達(dá)標(biāo)，在這種保管條件之下，一旦發(fā)生火災(zāi)等事故或者自然災(zāi)害，很多珍貴檔案可能毀之一旦，造成不可彌補(bǔ)的損失。

（三）檔案管理技術(shù)需提高

雖然目前都在提倡信息化辦公、無(wú)紙化辦公，但是許多單位的檔案室依然沿用傳統(tǒng)的手工檢索、查詢方法，存在著查找不全面、查詢效率低的問(wèn)題，還容易出現(xiàn)檔案破損、檔案丟失等情況。有的檔案室雖然配備了計(jì)算機(jī)，但是缺乏相應(yīng)的配套設(shè)施，沒(méi)有連網(wǎng)，不能掃描，有的沒(méi)有應(yīng)用軟件，使先進(jìn)的設(shè)施成了擺設(shè)，發(fā)揮不了作用。有的檔案室與檔案形成部門設(shè)備、技術(shù)不兼容，接收檔案困難。

（四）管理人員素質(zhì)需提升

一是檔案管理人員專業(yè)技術(shù)不高，對(duì)檔案相關(guān)法律法規(guī)不了解，不明白歸檔范圍、保管期限等相關(guān)規(guī)定，或者沒(méi)能嚴(yán)格完成對(duì)檔案的保護(hù)、修復(fù)等基本工作；二是檔案管理人員不重視提高自身素養(yǎng)，導(dǎo)致面對(duì)新的設(shè)備、新的技術(shù)無(wú)從下手，不能順利完成上級(jí)分配任務(wù)；三是檔案管理人員中專職人員較少，存在著大量的兼職人員，導(dǎo)致了檔案工作效率低下；四是檔案部門對(duì)管理人員缺乏有效的培訓(xùn)與激勵(lì)機(jī)制等，導(dǎo)致管理發(fā)展滯后于技術(shù)發(fā)展。

二、改進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

（一）增強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作的服務(wù)理念

首先要從服務(wù)內(nèi)容改變，從檔案數(shù)量要求向質(zhì)量要求轉(zhuǎn)變，要堅(jiān)持“以利用為中心”的檔案工作指導(dǎo)方針，加大檔案編研的工作力度。檔案編研工作就是充分挖掘和發(fā)揮檔案資源作用，適時(shí)把相關(guān)的信息轉(zhuǎn)化成編研成果，直接為機(jī)關(guān)的中心工作服務(wù)，從而使編研成果發(fā)揮出最大的社會(huì)效益；其次要改變服務(wù)方式，由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變。新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)立足收藏，面向未來(lái)，大膽改革現(xiàn)有的檔案管理模式，在檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、服務(wù)化、開放性上下大氣力，建立管理科學(xué)、反應(yīng)敏捷、運(yùn)行靈活的管理體制，改變“重保管、輕利用”的做法，將重點(diǎn)放在檔案資源的開發(fā)利用上，努力實(shí)現(xiàn)服務(wù)方式的社會(huì)化、多元化、優(yōu)質(zhì)高效化。

（二）提升機(jī)關(guān)檔案管理工作的資源建設(shè)

機(jī)關(guān)檔案工作要從部門和社會(huì)實(shí)際需求出發(fā)，不斷加大檔案收集力度，改善檔案收藏結(jié)構(gòu)，豐富檔案內(nèi)容。一是要在重大活動(dòng)（事件）檔案的收集上求突破。增加重點(diǎn)工程檔案、重大活動(dòng)檔案，部門領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，檔案人員要積極參與，采取錄音、攝影、錄像等方式直接形成重大活動(dòng)的聲像檔案，拓展檔案收藏領(lǐng)域。二是要在民生檔案、微觀領(lǐng)域檔案的收集上求突破。注意做好對(duì)單位職工個(gè)人檔案信息的收集，模范人物、知名人物檔案收集，服務(wù)對(duì)象相關(guān)信息的收集，提高檔案信息的實(shí)用性，增強(qiáng)對(duì)社會(huì)公眾的服務(wù)能力。三是要在新型載體檔案的收集上求突破。充分應(yīng)用現(xiàn)代科技手段，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，應(yīng)用錄像、磁盤、光碟等新型載體完整記錄機(jī)關(guān)重大活動(dòng)(事件)和領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，不斷豐富和充實(shí)檔案館內(nèi)容，為社會(huì)政策和積累各種的信息資源，從而提高檔案的服務(wù)能力。

（三）優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理工作的管理方法

為了增強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的真實(shí)性、可靠性、準(zhǔn)確性，機(jī)關(guān)部門應(yīng)該對(duì)檔案管理方法進(jìn)行優(yōu)化，充分有效的利用現(xiàn)代化帶來(lái)的科技成果，讓檔案管理的工作做到數(shù)字化，信息化。利用現(xiàn)代化的科技成果是實(shí)現(xiàn)檔案工作的健康有序發(fā)展的重要手段，可以有效的提升管理檔案的質(zhì)量和效率，可以有效的縮減檔案管理方面所需的經(jīng)濟(jì)費(fèi)用，可以有效的方便檔案內(nèi)容的查詢，更好地利用檔案的價(jià)值，還能有效減少檔案收集、整理、歸檔中的錯(cuò)誤，例如，1、檔案管理人員可以使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的整理、保存，并建立安全保密系統(tǒng)，增強(qiáng)檔案管理作的保密性，有效防止病毒的入侵；2、建立機(jī)關(guān)檔案借閱、檢索、統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，分門別類的對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的歸檔保存，而且能夠快速檢索某一機(jī)關(guān)檔案的狀態(tài)，且能夠?qū)n案借閱記錄、統(tǒng)計(jì)目錄等進(jìn)行詳細(xì)的了解，更有利于檔案資料的保存，對(duì)機(jī)關(guān)部門系統(tǒng)了解檔案資料有著積極的作用。

（四）重視機(jī)關(guān)檔案管理人員的培養(yǎng)方式

檔案管理人員必須要具有較高的政治思想素質(zhì)和良好的職業(yè)道德，要具有熟練的工作技能和較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，要具有強(qiáng)烈的進(jìn)取精神和善于應(yīng)用現(xiàn)代化手段的管理能力。對(duì)于檔案管理人員，單位一方面加大對(duì)其的專業(yè)培訓(xùn)，多為他們提供交流、考察、學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，提高自身的專業(yè)技術(shù)水平，以更能勝任本職工作；另一方面，注重對(duì)專業(yè)檔案人才的引進(jìn)，尤其是一些學(xué)習(xí)檔案專業(yè)的大學(xué)畢業(yè)生。這些人不僅能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)檔案事業(yè)注入新的活力，帶來(lái)更新、更專業(yè)的管理方法，也能帶動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)整體的向前發(fā)展。

總之，機(jī)關(guān)部門擔(dān)負(fù)著一個(gè)地區(qū)、一個(gè)領(lǐng)域的管理工作，在工作中形成的大量資料是給地區(qū)及更大領(lǐng)域發(fā)展的寶貴財(cái)富，檔案管理工作對(duì)機(jī)關(guān)的社會(huì)化服務(wù)有著突出的現(xiàn)實(shí)意義。機(jī)關(guān)單位檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，順應(yīng)時(shí)代潮流，不斷提高檔案管理水平，更好地為社會(huì)服務(wù)。

[1]胡泓杰.中國(guó)檔案學(xué)的理念與模式[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社，2005

[2]趙闖.政府機(jī)關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].華章，2012（8）

[3]鐘文玉.政府機(jī)關(guān)檔案管理人員素質(zhì)研究[J].城建檔案，2012（7）

邵瑩瑩（1982-），女，山東棗莊嶧城區(qū)法律援助中心，從事檔案管理工作。