趙月芬

學(xué)校檔案管理是學(xué)校管理工作的一個(gè)重要組成部分。它是學(xué)校集體或個(gè)人在管理、教育教學(xué)和教研等活動(dòng)中形成的有查考利用價(jià)值的各類(lèi)文字、圖像、聲音等材料，它是真實(shí)、完整、系統(tǒng)地反映各項(xiàng)工作活動(dòng)的特點(diǎn)和規(guī)律的歷史記錄，是學(xué)校一切工作的綜合反映，是體現(xiàn)全校教職工勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶。學(xué)校檔案主要有人事檔案、文書(shū)檔案、教學(xué)和教師業(yè)績(jī)檔案、基建設(shè)備檔案、聲像實(shí)物檔案。具體涉及有關(guān)文件；計(jì)劃；總結(jié)；學(xué)校歷史沿革、校史、校志、大事記；各種規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)錄；干部任免、考核培訓(xùn)；名冊(cè)、報(bào)表；學(xué)校黨員教育、理論學(xué)習(xí)、黨員示范課活動(dòng)形成的材料；學(xué)期教師任課安排、總課表；學(xué)生名冊(cè)；轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、會(huì)考、畢業(yè)證書(shū)存根；畢業(yè)生學(xué)籍卡；教育質(zhì)量評(píng)估、學(xué)校錄取名冊(cè)、試卷分析材料；課外活動(dòng)、對(duì)外公開(kāi)課形成的文件材料；學(xué)校運(yùn)動(dòng)會(huì)材料；獎(jiǎng)學(xué)生、學(xué)科競(jìng)賽獲獎(jiǎng)材料；德育工作材料；班主任工作材料；學(xué)生常規(guī)管理材料；三好學(xué)生材料及其他獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)材料；財(cái)務(wù)審計(jì)收費(fèi)許可材料；固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表；綠化衛(wèi)生工作文件；團(tuán)組織改選、團(tuán)干部任免的批復(fù)、通知；團(tuán)內(nèi)開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)形成的材料；學(xué)生會(huì)、少先隊(duì)工作文件；學(xué)校教代會(huì)文件材料等等方方面面的內(nèi)容。它既是一個(gè)學(xué)校長(zhǎng)期教育教學(xué)活動(dòng)中各個(gè)方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，又是促進(jìn)學(xué)校在今后工作中揚(yáng)長(zhǎng)補(bǔ)短不斷繼續(xù)前進(jìn)的重要條件。學(xué)校檔案是教育職能部門(mén)督導(dǎo)評(píng)估的信息源泉，有利于提升學(xué)校綜合辦學(xué)水平。因此，學(xué)校檔案管理員要重視工作策略的研究，加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，使之成為促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的強(qiáng)力助推器。

一、完善檔案工作管理體制

完善檔案工作管理體制，成立領(lǐng)導(dǎo)組，建立檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)國(guó)家檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，建立綜合檔案室，完善管理體制，形成一把手總負(fù)責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，上下協(xié)調(diào)、齊抓共管、縱橫制約的管理體系。配備受過(guò)檔案管理培訓(xùn)、具有中級(jí)職稱(chēng)的人員作為檔案管理人員，綜合檔案室建議歸口在辦公室。各處室必須配備1名兼職檔案管理員，做好本處室的檔案材料的收集、整理、移交等工作。在全校形成以綜合檔案室為中心，輻射至各處室的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。建立健全檔案工作管理體制，完善檔案工作各項(xiàng)制度，如、、制定《檔案人員工作職責(zé)》《檔案室管理制度》《檔案保密制度》、《檔案利用制度》等工作制度。此外還要把檔案工作納入學(xué)校工作目標(biāo)管理責(zé)任制的檢查考核之中，做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，管理有措施，開(kāi)發(fā)利用有目標(biāo)，在細(xì)節(jié)上保證檔案管理的順利開(kāi)展。

學(xué)校檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的系統(tǒng)工程，它集專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性、科學(xué)性于一體。在信息化社會(huì)中，學(xué)校檔案管理人員必須是一個(gè)綜合型的人才。要保證檔案管理機(jī)制正常運(yùn)轉(zhuǎn)，檔案員必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，強(qiáng)化素質(zhì)提升。檔案員要學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)理論，會(huì)編制檔案管理的各類(lèi)檢索工具，如：文書(shū)、教學(xué)檔案全引目錄、案卷目錄、全宗介紹、專(zhuān)題目錄等，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索。了解國(guó)內(nèi)外檔案工作及其發(fā)展情況，更新知識(shí)，提高管理水平。同時(shí)還要具有一定的書(shū)法及裝裱技能。檔案員的工作常與文字打交道，因此必須要有較高的文字書(shū)寫(xiě)能力和較強(qiáng)的文字系統(tǒng)概括能力。只有具備了一定文字修養(yǎng)，才能將零散的文件與各種各類(lèi)材料編纂成黨政管理、教學(xué)活動(dòng)、教育科研等活動(dòng)中需要的文件、匯編等材料，為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。信息技術(shù)在檔案工作中廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)替代了傳統(tǒng)的手工操作。檔案員必須掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理，迅速有效地收集信息，完整安全地保護(hù)信息，及時(shí)準(zhǔn)確地提供信息，最大限度地運(yùn)用信息。檔案員要善于學(xué)習(xí)新知識(shí)，進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)教育，不斷更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高自己的科學(xué)文化和專(zhuān)業(yè)理論水平。在干中學(xué)，在學(xué)中干，準(zhǔn)確地把握檔案事業(yè)發(fā)展面臨的新形勢(shì)、自身發(fā)展的新情況和所處的新環(huán)境，不斷進(jìn)行檔案工作的探索和創(chuàng)新。

二、運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息，使檔案管理工作具成效

隨著新的信息技術(shù)不斷地在學(xué)校中應(yīng)用，教師有可能針對(duì)學(xué)生的特性展開(kāi)教育，同時(shí)每個(gè)學(xué)生也可以根據(jù)自身的意愿獲取并再現(xiàn)知識(shí)，并向其他人發(fā)送信息。這就是教育信息化的最基本的特質(zhì)。就其內(nèi)涵，就是利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息資源高度共享，發(fā)掘社會(huì)智能潛能，在學(xué)校乃至社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)層面上促進(jìn)教育的優(yōu)質(zhì)發(fā)展。以信息化校園為標(biāo)志的教育信息化，既為培養(yǎng)學(xué)生創(chuàng)造性思維方式提供了可能，更為發(fā)現(xiàn)每一個(gè)學(xué)生的價(jià)值，開(kāi)掘每一個(gè)人的潛能，發(fā)展每一個(gè)學(xué)生的個(gè)性，使其具備獨(dú)立之思想、自由之精神提高了廣闊的舞臺(tái)。

檔案管理信息化是學(xué)校信息化的重要組成部分，越來(lái)越成為學(xué)校工作的關(guān)鍵程序和環(huán)節(jié)。從發(fā)展的角度說(shuō)，教育信息化的實(shí)質(zhì)就是檔案信息化。

信息化檔案的預(yù)期效果表現(xiàn)為：校園各群體之間可以方便、快捷地相互交流。學(xué)校的各方面信息可以得到有效的利用，大大促進(jìn)學(xué)校的科學(xué)管理，提高學(xué)校管理水平；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以全面及時(shí)地了解全校的各方面的信息；各部門(mén)可以便捷交流，更協(xié)調(diào)地為教學(xué)科研服務(wù)；利用互聯(lián)網(wǎng)發(fā)掘社會(huì)智能潛力，形成社會(huì)資源與學(xué)校資源互補(bǔ)與整合。能更好地利用學(xué)校的多種教學(xué)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)軟硬件共享?？梢詼p少學(xué)校在硬件上的開(kāi)支，更好地發(fā)揮各種教學(xué)設(shè)備的效益；學(xué)校教育教學(xué)資源和圖書(shū)資料信息可以得到最充分的利用。例如開(kāi)放（解密）文件、各種電子圖書(shū)可以直接在網(wǎng)上瀏覽，隨意下載，不用歸還。

三、提供有效服務(wù)，強(qiáng)化利用價(jià)值

做好學(xué)校檔案管理工作，就是更好地為教育教學(xué)服務(wù)。換言之，就是強(qiáng)化學(xué)校檔案室的服務(wù)功能，努力開(kāi)發(fā)其教育功能，使檔案由過(guò)去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開(kāi)發(fā)利用為主。利用檔案信息，為師生服務(wù)，為各級(jí)、各類(lèi)查閱檔案資料者服務(wù)。利用學(xué)校檔案，為社會(huì)和各方面提供學(xué)生原始的學(xué)籍信息和學(xué)業(yè)證明。利用學(xué)校歷年來(lái)在各種科研、教學(xué)、文體書(shū)畫(huà)競(jìng)賽中所取得的實(shí)物檔案材料，包括匾、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、錦旗、照片等開(kāi)展對(duì)外宣傳，提高學(xué)校知名度，提高學(xué)校的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。檔案人員還要及時(shí)對(duì)利用的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學(xué)的態(tài)度，把學(xué)校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮出更大的作用。一所學(xué)校的檔案管理水平，就是這所學(xué)校綜合辦學(xué)水平的縮影。作為學(xué)校檔案管理員，要在實(shí)踐中研究工作策略，不斷提高檔案管理水平，更好地為學(xué)校的管理、教育、教學(xué)工作服務(wù)，從不同層面實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理創(chuàng)新，推動(dòng)學(xué)校教育發(fā)展步伐。

四、樹(shù)立先進(jìn)工作理念，不斷創(chuàng)新檔案管理工作

長(zhǎng)期以來(lái)受計(jì)劃運(yùn)行和行政模式等特點(diǎn)的，學(xué)校的檔案管理模式存在著較為嚴(yán)重的傳統(tǒng)性的傾向，其管理方式或手段是手工的，這對(duì)學(xué)校所帶來(lái)的影響，已越來(lái)越多地為人們所認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)這一行為的轉(zhuǎn)變，應(yīng)成為學(xué)校檔案管理改革的重點(diǎn)。要用化管理手段替代傳統(tǒng)的手工管理，盡快做好庫(kù)藏條目錄入工作，實(shí)現(xiàn)檔案條目檢索自動(dòng)化，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。技術(shù)的更新已成為衡量檔案工作現(xiàn)代化與否的標(biāo)志之一。因此，檔案部門(mén)要積極參與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)。認(rèn)真解決檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動(dòng)化的銜接，研究解決文檔一體化問(wèn)題。采取多種形式，主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校中心工作結(jié)合起來(lái)，為教學(xué)、科研服務(wù)，使學(xué)校檔案管理走上主導(dǎo)地位，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的化、多元化和優(yōu)質(zhì)高效化。

檔案管理的好壞往往要通過(guò)對(duì)管理水平的評(píng)價(jià)來(lái)確定。根據(jù)發(fā)展的需要，對(duì)檔案館管理水平的評(píng)價(jià)不能單純地看場(chǎng)所、設(shè)備和館藏。檔案管理主要應(yīng)看檔案館對(duì)資源的開(kāi)發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對(duì)館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩?hù)和檔案員的管理。檔案管理人員要面向用戶(hù)，走向用戶(hù)，想用戶(hù)之所想，急用戶(hù)有之所急，館員與用戶(hù)之間的配合關(guān)系將更加融洽與協(xié)調(diào)。