賈寶平

摘 要：文章針對(duì)黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的進(jìn)度控制進(jìn)行了研究，提出了在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中進(jìn)度控制的具體方法，并結(jié)合實(shí)際情況給出了控制工作的具體流程。

關(guān)鍵詞：科技檔案；進(jìn)度控制；管理系統(tǒng)

黑龍江省科技檔案管的主要職能是對(duì)黑龍江省科學(xué)技術(shù)廳所下達(dá)的各種科技項(xiàng)目的相關(guān)檔案資料進(jìn)行存檔管理。但黑龍江省科技檔案的管理工作目前仍然采用傳統(tǒng)方式對(duì)紙件進(jìn)行入庫(kù)、編號(hào)、上架保存，存在著保管困難，查閱費(fèi)時(shí)費(fèi)力服務(wù)效率低下，一但發(fā)生意外原件損毀將出現(xiàn)不可挽回的損失等問(wèn)題。為了提高科技檔案的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，黑龍江省科技檔案館通過(guò)多方籌措資金設(shè)立了黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，通過(guò)這個(gè)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)出一套可以實(shí)現(xiàn)檔案的立卷歸檔、查詢(xún)檢索以及傳輸利用的數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，以便更好的實(shí)現(xiàn)科技檔案的資源共享[1]。

為了保障項(xiàng)目的能夠按期完成，在黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目開(kāi)始之前，編制了項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，而在現(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，項(xiàng)目的外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境都是在不斷變化的，從而，項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度就會(huì)或多或少的產(chǎn)生一定的偏差。因此，就要對(duì)項(xiàng)目通過(guò)使用一些科學(xué)合理的方法進(jìn)行控制[2]。

黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的進(jìn)度控制是一個(gè)動(dòng)態(tài)循環(huán)的過(guò)程，進(jìn)度計(jì)劃控制在項(xiàng)目啟動(dòng)的同時(shí)就隨之開(kāi)始了[3]。在黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程中，主要通過(guò)各種控制方法對(duì)項(xiàng)目實(shí)行實(shí)時(shí)的同步監(jiān)控，定期將項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度情況與計(jì)劃進(jìn)度進(jìn)行對(duì)比分析來(lái)系統(tǒng)地評(píng)價(jià)和掌握項(xiàng)目的進(jìn)展情況，其主要目的在于加強(qiáng)項(xiàng)目的透明度，促使項(xiàng)目在執(zhí)行過(guò)程中能夠有效地按原定進(jìn)度計(jì)劃正常推進(jìn)，避免項(xiàng)目進(jìn)度出現(xiàn)重大偏差，同也便于在出現(xiàn)偏差時(shí)能夠及時(shí)得到改進(jìn)和糾正。保證項(xiàng)目能夠按時(shí)、保質(zhì)、保量完成，以免耽誤工期造成損失。在黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程中，采用的進(jìn)度控制方法主要有以下幾種：

（1）定期招開(kāi)項(xiàng)目執(zhí)行情況專(zhuān)題會(huì)議

在黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，要定期召開(kāi)項(xiàng)目執(zhí)行情況專(zhuān)題會(huì)議，會(huì)議以周為單位，每周進(jìn)行一次。會(huì)議由黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目組組長(zhǎng)進(jìn)行召集，參會(huì)人員包括項(xiàng)目其他各組的負(fù)責(zé)人以及專(zhuān)門(mén)的進(jìn)度監(jiān)督管理人員。項(xiàng)目執(zhí)行情況總結(jié)會(huì)項(xiàng)目進(jìn)度控制的有效方法，也是最常用的方法之一。在會(huì)上項(xiàng)目各組的負(fù)責(zé)人將本組的任務(wù)執(zhí)行情況向其他成員進(jìn)行說(shuō)明，并將工作進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度進(jìn)行比較分析，如有偏差必須說(shuō)明產(chǎn)生原因和擬解決方案。如在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中遇到有難以解決的問(wèn)題也可同時(shí)拿出來(lái)與大家一起協(xié)商討論，尋找解決辦法。

（2）設(shè)立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督人員

在黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的進(jìn)許監(jiān)督人員，該監(jiān)督人員隸屬于項(xiàng)目組的質(zhì)量管理小組。將項(xiàng)目的進(jìn)度監(jiān)督管理納入到質(zhì)量管理過(guò)程中。無(wú)論項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度出現(xiàn)正偏差還是負(fù)偏差，都需要對(duì)其產(chǎn)生的原因進(jìn)行認(rèn)真分析與總結(jié)，并形成報(bào)告提交到項(xiàng)目組。同時(shí)。應(yīng)跟據(jù)偏差程度決定是否需要向CCB（變更控制委員會(huì)）提交申請(qǐng)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行變更，更新項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃以保證項(xiàng)目能夠更好的順利完成。

（3）編制項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告

在黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，采用工作執(zhí)行狀態(tài)報(bào)告對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顟B(tài)報(bào)告對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。工作執(zhí)行狀態(tài)報(bào)告反映了一項(xiàng)工作的現(xiàn)行狀態(tài)。黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目工作執(zhí)行進(jìn)度報(bào)告如表1所示。

黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目通過(guò)項(xiàng)目啟前的編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃書(shū)、進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)評(píng)審與優(yōu)化和項(xiàng)目啟動(dòng)后的定期招開(kāi)項(xiàng)目執(zhí)行情況專(zhuān)題會(huì)議、設(shè)立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督人員、編制項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、設(shè)立應(yīng)急機(jī)制等進(jìn)度控制的具體措施來(lái)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行跟蹤控制，其基本控制流程如圖1所示：

第一步，黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目在啟動(dòng)前先編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，并對(duì)計(jì)劃進(jìn)行評(píng)審與優(yōu)化。

第二步，項(xiàng)目開(kāi)始后按制定好的進(jìn)度計(jì)劃實(shí)施項(xiàng)目，并對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控。

第三步，如果項(xiàng)目進(jìn)度出現(xiàn)偏差，則組織相關(guān)人員對(duì)偏差進(jìn)行分析，判斷是否需要變更原計(jì)劃。

第四步，如果需要對(duì)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，則通過(guò)相應(yīng)的變更流程對(duì)原計(jì)劃進(jìn)行變更，進(jìn)度計(jì)劃更新后執(zhí)行新計(jì)劃，并回到第二步繼續(xù)監(jiān)控。

第五步，如果偏差對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度影響不大，不需要變更原計(jì)劃，則回到第二步，繼續(xù)執(zhí)行原計(jì)劃，并對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度繼續(xù)監(jiān)控。

參考文獻(xiàn)

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