王佳偉，宋波

（河北民族師范學(xué)院，河北 承德 067000）

基于平衡計(jì)分卡理論構(gòu)建高校辦公室工作運(yùn)行新模式

王佳偉，宋波

（河北民族師范學(xué)院，河北 承德 067000）

我國高等教育實(shí)行大眾化以后，全國各地一批地方高等?？茖W(xué)校紛紛升格為本科學(xué)院，地方高等教育迎來了前所未有的歷史機(jī)遇。地方性新建本科院校在提升本科辦學(xué)水平的同時，又面臨著國家對教育改革所提出的新要求，在新要求下如何解決好學(xué)校定位、如何提升辦學(xué)水平，將直接制約著地方高等教育的發(fā)展。在此過程中，新建本科院校如何提升辦公室行政管理水平，發(fā)揮好服務(wù)支持功能，更是關(guān)系到學(xué)校整體發(fā)展的問題。本文以平衡計(jì)分卡理論為基礎(chǔ)，探討高校辦公室工作的新理念、新方法與新模式，服務(wù)于新升格本科院校的轉(zhuǎn)型與發(fā)展。

平衡計(jì)分卡理論；辦公室工作；新升格本科院校

我國高等教育實(shí)行大眾化以后，全國各地一批地方高等?？茖W(xué)校紛紛升格為本科學(xué)院，地方高等教育迎來了前所未有的歷史機(jī)遇。

2014年2月26日，國務(wù)院常務(wù)會議已通過《關(guān)于加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育的決定》，中國高等教育的人才培養(yǎng)結(jié)構(gòu)將發(fā)生重大變化。2014年3月教育部副部長魯昕在演講中談到中國教育結(jié)構(gòu)調(diào)整和現(xiàn)代職業(yè)教育將進(jìn)行較大改革，中國將以建設(shè)現(xiàn)代職業(yè)教育體系為突破口，對教育結(jié)構(gòu)實(shí)施戰(zhàn)略性調(diào)整，而這一調(diào)整集中在高中和高等教育階段。中國現(xiàn)有近2500所高等院校，改革完成后，將有1600-1700多所學(xué)校轉(zhuǎn)向以職業(yè)技術(shù)教育為核心，淡化學(xué)科、強(qiáng)化專業(yè)，培養(yǎng)技術(shù)技能型人才，以就業(yè)為導(dǎo)向，轉(zhuǎn)變?yōu)閼?yīng)用型本科院校。

新建本科院校正處于發(fā)展的起步階段,在積極提升本科辦學(xué)水平的同時，又面臨著國家對教育改革所提出的新要求。在此過程中，新建本科院校如何提辦公室升行政管理水平，發(fā)揮好服務(wù)支持功能，更是關(guān)系到學(xué)校整體發(fā)展的問題。因此，新升格院校要實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，必須從戰(zhàn)略思維的高度規(guī)范行政管理工作，制定有效的行政運(yùn)行機(jī)制。

一、新建本科院校發(fā)展中存在的主要問題

首先，辦學(xué)追求規(guī)模化效應(yīng)，脫離自身現(xiàn)狀。新建本科院校本科層次辦學(xué)時間短、基礎(chǔ)薄弱，盲目擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，容易使新升格院校發(fā)展后勁不足，容易忽視、放棄本校辦學(xué)特色不能有效地滿足高校改革的新要求。

其次，科研工作易忽視成果轉(zhuǎn)化問題。新升格本科院校為提升競爭力，加大了科研各方面投入，且對教師提出了更高的科研要求。但高校在如何將科研成果轉(zhuǎn)化生產(chǎn)力方面著力不足，科研項(xiàng)目與支持地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展關(guān)系度不高，科學(xué)研究與地方經(jīng)濟(jì)脫節(jié)，這直接影響到對新升格院校發(fā)展的支持。

再次，行政權(quán)力高于學(xué)術(shù)權(quán)力。新升格本科院校在管理體制上為省地兩級政府共管共建，學(xué)院行政級別的升格，提高了干部的待遇，而一線教師短時期內(nèi)難以共享升級成果，若不轉(zhuǎn)變現(xiàn)狀，將會導(dǎo)致出現(xiàn)行政至上、唯官是大的現(xiàn)象，導(dǎo)致新入職的青年才俊脫離清貧的一線崗位，紛紛投入到行政崗位的懷抱，行政權(quán)力的服務(wù)職能體現(xiàn)不出來。

二、新升格本科院校辦公室行政管理工作普遍存在的問題

（一）服務(wù)職能未能充分體現(xiàn)

新升格本科院校多為地方性高等?？茖W(xué)校升格而來，在管理理念上與老牌本科院校相比有很大差距，對地方性本科院校來說，觀念和管理理念的轉(zhuǎn)變尚需要一段時間的實(shí)踐、磨合與提升。

（二）行政運(yùn)行機(jī)制缺乏整體性、戰(zhàn)略性

隨著地方性本科院校規(guī)模的擴(kuò)大，行政管理部門的設(shè)置逐步膨脹，行政功能的條塊分割愈演愈烈，行政性事務(wù)工作雖能做到各司其職，行政部門設(shè)置能夠做到清晰界定，但缺乏整體性、戰(zhàn)略性，在學(xué)校工作部署中時常出現(xiàn)部門責(zé)任互相推諉無人負(fù)責(zé)、工作職能相互交叉、缺乏牽頭協(xié)調(diào)等現(xiàn)象。

（三）工作流程化弱，“雜”而無章

高校辦公室工作涉及面廣，涉及學(xué)院發(fā)展的方方面面。而新升格本科院校在辦公室工作中缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的程序，有時甚至出現(xiàn)辦事無章可循的尷尬局面，這些都與高校改革和發(fā)展的需要不適應(yīng)，這將會進(jìn)一步削弱辦公室工作的服務(wù)職能，對于整個學(xué)院頂層目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)極為不利。

（四）辦公室工作團(tuán)隊(duì)缺乏持續(xù)戰(zhàn)斗力

新升格本科院校由地方性高等?？茖W(xué)校升格而來，受傳統(tǒng)行政管理工作理念的束縛，受傳統(tǒng)工作方式、經(jīng)驗(yàn)的影響，學(xué)院、系、部各層級辦公室行政管理人員整體水平不高，整體上缺乏經(jīng)營理念和開拓進(jìn)取精神，難以滿足學(xué)院所面臨的新形勢的需要，辦公室工作團(tuán)隊(duì)缺乏持續(xù)的戰(zhàn)斗力。

三、平衡計(jì)分卡理論

1996年，哈佛大學(xué)教授卡普蘭與復(fù)興全球戰(zhàn)略集團(tuán)總裁諾頓首次提出平衡計(jì)分卡（Balanced Score Card，簡稱BSC）思想，隨后經(jīng)過兩人不斷的實(shí)踐與理論創(chuàng)新，2004年平衡計(jì)分卡理論最終形成。

平衡計(jì)分卡理論即是一種高效的戰(zhàn)略管理工具，又是一種實(shí)用性強(qiáng)的戰(zhàn)略性績效管理工具。平衡計(jì)分卡理論既可運(yùn)用在企業(yè)績效管理工作中，又可以在非營利性組織的管理實(shí)踐中使用。將平衡記分卡理論運(yùn)用到高校辦公室建設(shè)與管理中，可以使辦公室工作更加系統(tǒng)化、規(guī)范化，使辦公室工作戰(zhàn)略指向性更加明確，大大提高工作的有效性。

四、平衡計(jì)分卡理論在高校辦公室工作中應(yīng)用的初步探索

圖1 高校辦公室工作的戰(zhàn)略地圖模板

根據(jù)平衡計(jì)分卡理論，結(jié)合非營利性組織的特點(diǎn)，本文使用戰(zhàn)略地圖工具將高校辦公室工作繪制成‘高校辦公室工作的戰(zhàn)略地圖’（圖1）。該戰(zhàn)略地圖共分為五個層面，分別為學(xué)院目標(biāo)與定位層面，利益相關(guān)者層面，辦公室工作定位層面，內(nèi)部流程層面，學(xué)習(xí)與成長層面。

（一）戰(zhàn)略層面—明確學(xué)院辦學(xué)定位

學(xué)院目標(biāo)與定位層面處于最高層面，是一切工作的核心，辦公室行政管理工作也由該層面統(tǒng)領(lǐng)。作為新升格本科院校，本科院校建設(shè)的要求與新的應(yīng)用型院校建設(shè)的新要求是該層面設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)，學(xué)院層面結(jié)合本校實(shí)際與特色，進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，學(xué)院各部門尤其是辦公室各科室應(yīng)緊緊圍繞學(xué)院目標(biāo)與定位開展工作，以便提升工作效率與工作效用。

（二）利益相關(guān)者層面——找準(zhǔn)服務(wù)對象

第二層面為利益相關(guān)者層面。第一層面目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)取決于利益相關(guān)者層面的各種需求是否能夠得到滿足。新生本院校辦公室工作目標(biāo)是否得以實(shí)現(xiàn)，與辦公室相關(guān)的各單位、部門、教學(xué)單位等的需求能否得到滿足密切相關(guān)。只有滿足、實(shí)現(xiàn)了利益相關(guān)者層面的需求，第一層面的、與辦公室工作相關(guān)的目標(biāo)才能夠得以實(shí)現(xiàn)。

該層面內(nèi)容為高校辦公室工作的對象，即高校辦公室工作對誰開展。只有明確了服務(wù)對象，高校辦公室工作人員才能夠認(rèn)清楚角色，認(rèn)清楚開展不同工作時應(yīng)該承擔(dān)的不同角色。本部分將辦公室工作的利益相關(guān)者分為內(nèi)外兩部分，第一部分體現(xiàn)在協(xié)調(diào)左右、貫通上下方面，包括上級領(lǐng)導(dǎo)、平級各職能部分、各教學(xué)單位或教研室、學(xué)生等；第二部分體現(xiàn)在聯(lián)系內(nèi)外方面，包括對外宣傳統(tǒng)戰(zhàn)等。

（三）辦公室工作定位層面

第三層面為工作定位層面。第三層面的具體內(nèi)容取決于前兩個層面的內(nèi)容的確定。第二層面利益相關(guān)者層面找出利益相關(guān)者之后，需要進(jìn)一步確定各相關(guān)者在辦公室工作上的需求，需求確定之后，辦公室工作的定位也就非常清晰。

辦公室定位層面包括：工作類型定位、發(fā)展目標(biāo)定位、管理層次定位、服務(wù)面向定位、服務(wù)功能定位。在工作類型定位上，明確獨(dú)立于領(lǐng)導(dǎo)層與具體部門之外的大綜合職能部門，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的橋梁與紐帶。在發(fā)展目標(biāo)定位上，應(yīng)該明確指向?qū)⑥k公室建設(shè)為綜合的行政管理機(jī)構(gòu)，這是辦公室發(fā)展的客觀方向。在管理層次定位上，表現(xiàn)在要加強(qiáng)學(xué)校機(jī)構(gòu)的戰(zhàn)略職能的管理與自我完善的建設(shè)式管理。在服務(wù)面向定位上，根據(jù)其溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的性質(zhì)決定其服務(wù)面向的多元化定位。在服務(wù)功能定位上，體現(xiàn)由戰(zhàn)略到具體、自下向上傳遞與綜合、左右向中的共性整合。

（四）內(nèi)部流程層面

第四層面為流程層面，流程層面具體表現(xiàn)在辦公室工作的五大職能上。包括：綜合性業(yè)務(wù)流程、協(xié)調(diào)性業(yè)務(wù)流程、參謀性業(yè)務(wù)流程、服務(wù)性業(yè)務(wù)流程、監(jiān)督性業(yè)務(wù)流程。五大流程的具體確定是在明確第一層面戰(zhàn)略目標(biāo)與定位，熟知第二層面辦公室工作利益相關(guān)者層面的需求，擺正第三層面辦公室的工作定位的基礎(chǔ)上，制定具有可操作性的工作流程，以確保辦公室工作的效率與效用。

在綜合性業(yè)務(wù)流程方面，掌握好綜與合的平衡，具體做好收集、掌握與梳理、抽象之間的關(guān)系，不僅要做到收與發(fā)，還要做到不重復(fù)、不積壓、不拖沓。在協(xié)調(diào)性業(yè)務(wù)流程方面，要做到協(xié)與調(diào)的平衡，既要建立好連接，又要調(diào)整好秩序排列。在參謀性業(yè)務(wù)流程方面，要做到參與謀的平衡，參與是為了切實(shí)的謀劃，謀劃為更好的參與。在服務(wù)性業(yè)務(wù)流程上，要做到服與務(wù)的平衡，既要做到明確無誤的接受指令，又要在行動上拿出切實(shí)可行的措施并體現(xiàn)在行動上。在監(jiān)督性業(yè)務(wù)流程上，要做到監(jiān)與督的平衡，在工作中既要對行為進(jìn)行整體檢查、把握，又要對行為進(jìn)行原則上的督促。

（五）學(xué)習(xí)與成長層面

第五個層面為學(xué)習(xí)與成長層面。該層面的設(shè)置是為了保障第四層面—流程層面更好、更順暢的運(yùn)行而設(shè)計(jì)。好的流程需要人來運(yùn)行，要想使好的流程能夠持續(xù)、良好、順暢的運(yùn)行下去，必須要有一支學(xué)習(xí)型隊(duì)伍。學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，能夠?yàn)榱己玫牧鞒痰倪\(yùn)行提供人力、組織、信息等方面的支持，能夠提升高校辦公室無形資本的價(jià)值。

第五層面包括：人力資本、組織資本、信息資本三個方面。在人力資本方面，高校辦公室要組建一支素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、相對穩(wěn)定的辦公室工作人員隊(duì)伍。圍繞人才的選拔、錄用、培養(yǎng)、使用、激勵等內(nèi)容，構(gòu)建良好的文化環(huán)境、制度環(huán)境、人際環(huán)境，以便提升辦公室隊(duì)伍的整體質(zhì)量，保證辦公室工作的專業(yè)化。在組織資本方面，要制定切實(shí)可行制度，制度化是建立科學(xué)的高效辦公室運(yùn)行、管理機(jī)制的基礎(chǔ)。在信息資本方面，營造良好的工作氛圍，建立健全知識共享體系，將每一個人在工作中學(xué)到的新知識、新技能、新技巧內(nèi)化成每一個人的知識與技能，加速信息共享的速度。

五、結(jié)束語

新升格本科院校在轉(zhuǎn)型期中，高校辦公室工作至關(guān)重要，她是領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手、也是順承上下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的橋梁。本文將平衡計(jì)分卡—戰(zhàn)略地圖引入到辦公室工作中，從五個方面進(jìn)行闡述，描述了各層面之間關(guān)系的同時，對每一層面的構(gòu)建提出看法與注意事項(xiàng)。希望通過本文能夠加強(qiáng)對辦公室工作的重視，推動辦公室工作更有成效。

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2095-3763（2015）04-0126-03

2015-03-17

王佳偉（1986-），女，河北承德人，河北民族師范學(xué)院館員，主要研究方向信息服務(wù)、圖書館管理。

2013年承德市科學(xué)技術(shù)研究與發(fā)展計(jì)劃項(xiàng)目“新升格本科院校行政管理工作規(guī)范化研究”（項(xiàng)目編號20132205）。