鄭穎

摘 要：電算化會(huì)計(jì)檔案對(duì)于企事業(yè)單位的正常運(yùn)行有著重要的意義。電算化會(huì)計(jì)檔案管理是企事業(yè)單位的關(guān)鍵性會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，其質(zhì)量關(guān)乎企事業(yè)單位的發(fā)展與前途。我國(guó)企事業(yè)單位電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作在取得一定成績(jī)的同時(shí)也存在著一些安全隱患。筆者分析了我國(guó)企事業(yè)單位電算化會(huì)計(jì)檔案管理中存在的部分安全隱患，并結(jié)合自身相關(guān)經(jīng)驗(yàn)提出了一些改進(jìn)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的一些建議，供有關(guān)人員參考使用。

關(guān)鍵詞：電算化會(huì)計(jì)檔案；檔案安全；建議

為了實(shí)現(xiàn)自身的健康穩(wěn)定發(fā)展的目的，相關(guān)的企事業(yè)單位必須加大電算化會(huì)計(jì)檔案安全管理工作，其是企事業(yè)單位日常工作的重點(diǎn)。目前我國(guó)大部分企事業(yè)單位的電算化會(huì)計(jì)檔案存在著一些較為尖銳的問題，其在一定程度上會(huì)影響企事業(yè)單位的資金管理工作，從而制約企事業(yè)單位的發(fā)展。筆者將在下文中就電算化會(huì)計(jì)檔案管理產(chǎn)生的問題作出探討，并給出改進(jìn)措施，旨在促進(jìn)我國(guó)企事業(yè)單位電算化會(huì)計(jì)檔案管理趨向科學(xué)化、合理化。

1 存在于企事業(yè)電算化會(huì)計(jì)檔案中的安全問題

目前我國(guó)大部分企事業(yè)單位的電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作已初具規(guī)模，然而相關(guān)的企事業(yè)單位并未給予電算化會(huì)計(jì)檔案中可能出現(xiàn)的安全隱患以足夠的重視。隨著我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展與普及，部分企事業(yè)單位陳舊的會(huì)計(jì)檔案管理方式已不能適應(yīng)新式電算化會(huì)計(jì)檔案的管理需要，從而產(chǎn)生了一系列的安全問題，具體如下：

1.1 電算化會(huì)計(jì)檔案的管理人員綜合素質(zhì)較低

企事業(yè)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理具有一定的難度，因此，具有一定專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備以及較高業(yè)務(wù)水平的檔案管理人員才能勝任此工作，然而我國(guó)目前的狀況是：大部分的企事業(yè)單位缺乏具有合格業(yè)務(wù)素質(zhì)的電算化會(huì)計(jì)檔案管理團(tuán)隊(duì)，這在一定程度上制約了電算化會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展，從而為企事業(yè)單位的運(yùn)行埋下了安全隱患。

1.2 有關(guān)的電算化會(huì)計(jì)檔案存在著較大的缺陷

在企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，其會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容有了大幅度的增長(zhǎng)，然而，部分企事業(yè)單位并沒有相應(yīng)的改善會(huì)計(jì)檔案的保存環(huán)境，甚至少部分企事業(yè)單位仍在用手工的操作方法進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的查閱、收集、銷毀等工作。有的企事業(yè)單位并沒有明確有關(guān)檔案保管人員的具體職責(zé)。上述因素都在一定程度上降低了電算化會(huì)計(jì)檔案的安全性[1]。

1.3 部分檔案管理人員的檔案安全管理意識(shí)薄弱

在企事業(yè)單位的電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作中起到關(guān)鍵作用的是檔案管理人員，因此，檔案管理人員的檔案管理安全意識(shí)是否達(dá)到較高水平將直接影響電算化檔案管理工作的安全性。然而目前我國(guó)部分企事業(yè)單位的檔案管理人員檔案安全意識(shí)較差，例如部分檔案管理人員不能及時(shí)準(zhǔn)確地做好電子文檔的檢查與備份工作，從而導(dǎo)致重要數(shù)據(jù)丟失的隱患產(chǎn)生。

1.4 企事業(yè)單位對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的收集工作不夠重視

我國(guó)的大多數(shù)企事業(yè)單位雖然已實(shí)現(xiàn)了電算化會(huì)計(jì)檔案，然而有關(guān)人員在實(shí)際的檔案收集工作中忽視了電算化會(huì)計(jì)檔案的收集工作，只將紙質(zhì)檔案作為主要的歸檔檔案，這在一定程度上提高了電算化會(huì)計(jì)檔案安全管理工作的難度。

2 關(guān)于保障電算化會(huì)計(jì)檔案安全的若干建議

2.1 制定合理健全的規(guī)章制度保障檔案管理的安全

企事業(yè)單位的管理層應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的發(fā)展?fàn)顩r，盡快地完善現(xiàn)有的電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度或者制定新的檔案管理制度。筆者建議企事業(yè)單位可以制定較為詳細(xì)的《電算化會(huì)計(jì)檔案操作制度》等有關(guān)規(guī)章制度，從而在制度層面上確保企事業(yè)單位的電算化會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量，進(jìn)而提升電算化會(huì)計(jì)檔案的安全性[2]。

2.2 大力引進(jìn)具有較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力與責(zé)任心的專業(yè)檔案管理人才

人才是企事業(yè)單位發(fā)展的根本，而高素質(zhì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理人才對(duì)于電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性更是不言而喻。所以，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)高素質(zhì)人才，增加電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的人才儲(chǔ)備，從而促進(jìn)電算化會(huì)計(jì)檔案管理可靠性的提高。在此需要特別指出的是，企事業(yè)單位在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)應(yīng)當(dāng)注意加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有電算化檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)工作，同時(shí)培養(yǎng)其工作的責(zé)任心。員工的責(zé)任心對(duì)于企事業(yè)單位而言也有著重要的意義，因此，企事業(yè)單位也需要注意在招聘人才時(shí)考查其是否擁有對(duì)于企業(yè)較強(qiáng)的責(zé)任心。

2.3 企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)做好電算化會(huì)計(jì)檔案的收集工作

在過去，人們的檔案歸檔工作采用紙質(zhì)檔案的方式，然而在電算化檔案出現(xiàn)后，部分企業(yè)仍然沿用著傳統(tǒng)的檔案歸檔方法，這是不合時(shí)宜以及效率低下的。因此，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)做好電算化檔案的收集工作，并大力推廣電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔方式。企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理部門應(yīng)當(dāng)注意將錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)拷貝到光盤或者移動(dòng)磁盤上并妥善保存，以便在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)發(fā)生故障后及時(shí)恢復(fù)原來的電算化會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)，從而將企事業(yè)單位的損失降到最低。

2.4 企事業(yè)單位需要加大電算化會(huì)計(jì)檔案重要性的宣傳力度

電算化會(huì)計(jì)檔案在我國(guó)出現(xiàn)的時(shí)間并不長(zhǎng)，因此許多企事業(yè)單位的職工對(duì)其并不是十分了解，所以，職工可能會(huì)忽視電算化會(huì)計(jì)檔案的重要性，這不利于檔案部門開展相關(guān)的工作。因此，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極宣傳電算化會(huì)計(jì)方案的便捷性、可靠性以及在單位發(fā)展中顯現(xiàn)的巨大作用。同時(shí)加大如《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》等相關(guān)安全法規(guī)的宣傳力度，從而提高員工的安全意識(shí)與責(zé)任意識(shí)[3]。

2.5 企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防機(jī)制

電算化會(huì)計(jì)檔案由于自身與外界的原因，其管理工作往往會(huì)遇到一些風(fēng)險(xiǎn)，因此企事業(yè)單位的檔案部門應(yīng)當(dāng)完善預(yù)防病毒攻擊的措施，定期對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)、殺毒等工作，從而提升計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的可靠性。另外，企事業(yè)單位還應(yīng)做好電算化會(huì)計(jì)檔案的備份工作，明確檔案保管人員的職責(zé)，最大程度地確保檔案資料安全。

3 結(jié)語

電算化會(huì)計(jì)檔案自面世以來就以其便捷高效的特性而受到了各國(guó)企事業(yè)單位的歡迎，我國(guó)的電算化會(huì)計(jì)檔案在實(shí)際的管理工作中仍有一些問題，這需要企事業(yè)單位的管理層與檔案部門共同努力，切實(shí)做好相關(guān)的工作，從而促進(jìn)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展，進(jìn)而保障企事業(yè)單位的利益。

參考文獻(xiàn)：

[1]王華，彭晶.談電算化會(huì)計(jì)檔案的管理[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2012（01）.

[2]單艷.淺談加強(qiáng)醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理[J].中國(guó)管理信息化， 2012（09）.

[3]樸銀淑.探究電算化會(huì)計(jì)檔案管理的策略[J].才智，2012（18）.