陳紅

隨著微機(jī)的普及，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，辦公自動(dòng)化的日趨完善，各個(gè)崗位已經(jīng)不能離開電子設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)的支持，檔案工作也是如此。

所謂檔案信息化，就是檔案工作中全面應(yīng)用電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案信息資料進(jìn)行分類、錄入、管理，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。這是一個(gè)長期的發(fā)展過程，在此過程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用效率。 檔案工作最初是以人工為主，首先要進(jìn)行手工分類，再按時(shí)間順序進(jìn)行錄入、組卷、歸檔 、手寫目錄，耗時(shí)費(fèi)力，效率低下，檔案信息化工作的開展，極大的解決了以上問題，提高了工作質(zhì)量。

一、實(shí)現(xiàn)檔案信息化的基本條件

（一）要有規(guī)范的檔案管理機(jī)制。首先要人工和電子錄入相結(jié)合，對所需要?dú)w檔的各類文件進(jìn)行收集、整理進(jìn)行分類，然后形成電子文件進(jìn)行錄入、編目、存儲(chǔ)、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計(jì)等制定出標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的工作流程，確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通。它不是簡單的手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計(jì)算機(jī)硬件特性來實(shí)現(xiàn)一個(gè)具有高效率、高質(zhì)量、簡捷的合理化工作模式。

（二）要有必要的基礎(chǔ)設(shè)施支撐。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。我局已在2013年為檔案工作購置了數(shù)字錄入軟件及專門的服務(wù)器設(shè)備，保障了檔案工作的順利開展。檔案分類是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的第一步，通過分類將文件的內(nèi)容按永久、30年，10年三類記錄下來，然后按黨組，辦公室，稅政細(xì)分形成目錄，將目錄逐一錄入計(jì)算機(jī)，組成檔案信息數(shù)據(jù)庫，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于查找歸檔文件。

（三）要有專業(yè)的檔案管理人才。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵，檔案工作需要復(fù)合性人才。它不僅要具備最基本的檔案管理知識，熟悉檔案業(yè)務(wù)，還要掌握計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用，懂方法，會(huì)操作。最初的檔案管理人員對紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù);而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對檔案管理的基礎(chǔ)知識、具體流程卻懂得不多，這已是一個(gè)普遍存在的共同問題。所以需要檔案部門定期培訓(xùn)，既要掌握檔案基礎(chǔ)知識，又要充分了解計(jì)算機(jī)技術(shù)，只有兩者相結(jié)合還能更好的利用到檔案工作中來。

二、推進(jìn)檔案信息化工作應(yīng)重點(diǎn)解決的

問題及決策建議

想要使檔案信息化工作更快、更好的發(fā)展，需著手解決以下問題：

（一）是人員配備上。目前各單位在檔案人員的配備上大多未作長期考慮，多是兼職人員因未經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)，精力過多分散到其它工作中，不但檔案知識了解不夠，計(jì)算機(jī)專業(yè)知識也知之甚少，檔案管理軟件的應(yīng)用比較困難，在一定程度上影響了檔案信息在機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化中作用的發(fā)揮。

（二）是硬件設(shè)施上。需要各單位配備專門的檔案管理軟件和服務(wù)器設(shè)備，要保證專機(jī)、專人、專用。還要設(shè)有配套的檔案專柜，滅火設(shè)備，恒溫設(shè)備，保證檔案的完好性。目前大多數(shù)單位已注意到這一問題，并積極改變現(xiàn)狀，努力在軟、硬件設(shè)施上跟上步伐，讓檔案工作更具體化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

（三）是網(wǎng)絡(luò)安全性上。數(shù)字化檔案信息必須要采用一套完整的安全措施，保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全性，防止黑客的攻擊和病毒的入侵，使數(shù)據(jù)和應(yīng)用系統(tǒng)不被破壞，系統(tǒng)時(shí)刻保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)，重要信息不泄漏或被修改。需要在管理上制定嚴(yán)格的管理制度，配置防火墻產(chǎn)品，安裝防病毒軟件，保證檔案系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（作者單位：唐山市地方稅務(wù)局）