張笑語(yǔ)

背景

（1）營(yíng)銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)電子化管理工作現(xiàn)狀。營(yíng)銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)已經(jīng)開(kāi)展了電子化文件管理的實(shí)用化應(yīng)用，為公司電子文件管理試點(diǎn)工程奠定了良好基礎(chǔ)。功能上涵蓋了電子化文件的上傳、下載、查看，在很大程度上已成為營(yíng)銷工作的重要組成部分，為營(yíng)銷業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展提供了重要的支撐。

（2）營(yíng)銷電子文件管理的工作進(jìn)展情況。隨著公司“十二五”信息化工作的深入開(kāi)展以及“大營(yíng)銷”體系的推廣建設(shè)，營(yíng)銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)電子化管理工作取得了較大進(jìn)展。按照公司“大營(yíng)銷”體系建設(shè)及公司2012年?duì)I銷信息化工作要求，營(yíng)銷電子檔案管理要覆蓋到營(yíng)銷系統(tǒng)所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，真正實(shí)現(xiàn)營(yíng)銷電子文件管理的穩(wěn)定、保密，為營(yíng)銷業(yè)務(wù)高效開(kāi)展提供技術(shù)支撐。

1.1意義

（1）可以充分保障營(yíng)銷客戶檔案信息安全存儲(chǔ)。

（2）可以有效建立營(yíng)銷文件檔案資源共享利用機(jī)制。

（3）有助于提升營(yíng)銷業(yè)務(wù)的綜合管理水平。

（4）能夠有效支持公司電子文件管理工作。

2復(fù)雜性表現(xiàn)

2.1業(yè)務(wù)項(xiàng)目類型繁多

隨著公司“三集五大”體系建設(shè)的推進(jìn)，對(duì)信息化管理提出了很高的要求。而營(yíng)銷部門承載著業(yè)擴(kuò)報(bào)裝、電費(fèi)計(jì)費(fèi)、電能計(jì)量、用電信息采集等關(guān)鍵業(yè)務(wù)以及95598電話語(yǔ)音、互動(dòng)網(wǎng)站、銀電聯(lián)網(wǎng)等對(duì)外服務(wù)工作，營(yíng)銷檔案項(xiàng)目日趨復(fù)雜。

2.2流程復(fù)雜、變動(dòng)性大

營(yíng)銷檔案以營(yíng)銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)為依托，具有步驟流程較多、與客戶交互文件多等特點(diǎn)。因此實(shí)現(xiàn)電力客戶檔案的生成、收集、歸檔、更新等全過(guò)程與營(yíng)銷各項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理流程的緊密關(guān)聯(lián)，以確保紙質(zhì)檔案與電子檔案的逐一對(duì)應(yīng)，并保證檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性與實(shí)時(shí)性，有較大難度。

2.3與原系統(tǒng)接軌問(wèn)題

營(yíng)銷檔案管理業(yè)務(wù)主要包括2大類10大模塊，分別是檔案監(jiān)控與利用、電子文件采集、電子文件生成、文件流轉(zhuǎn)、文件歸檔、檔案建檔、檔案保管、變更與借閱、檔案室管理、檔案管理的檢查與考核。涉及到多個(gè)系統(tǒng)，保證其對(duì)接與兼容可靠性極其重要。

3處理方式

3.1業(yè)務(wù)架構(gòu)

檔案的監(jiān)控與利用：檔案監(jiān)控基于檔案的全生命周期對(duì)檔案管理全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控;文件缺失預(yù)警與業(yè)務(wù)過(guò)程緊密結(jié)合，對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程中未及時(shí)登記與缺失的過(guò)程文件進(jìn)行提醒與告警;檔案智能化檢索、檔案情況統(tǒng)計(jì)、檔案利用與信息發(fā)布是對(duì)檔案利用開(kāi)發(fā)。

營(yíng)銷檔案業(yè)務(wù)：依次為電子文件采集、電子文件生成、文件流轉(zhuǎn)、文件歸檔、檔案建檔、檔案保管、變更與借閱、檔案室管理、檔案管理的檢查與考核，所包含的具體內(nèi)容如圖。

營(yíng)銷檔案管理業(yè)務(wù)與營(yíng)銷業(yè)務(wù)緊密結(jié)合，在營(yíng)銷業(yè)務(wù)的處理過(guò)程中，進(jìn)行電子文件的采集、采集完成后各個(gè)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)基于電子文件進(jìn)行無(wú)紙化業(yè)務(wù)操作，在審批與協(xié)同工作環(huán)節(jié)進(jìn)行電子文件的調(diào)閱，對(duì)電子化業(yè)務(wù)資料進(jìn)行審查與更新，并在業(yè)務(wù)歸檔環(huán)節(jié)進(jìn)行資料的歸檔與電子文件的封裝，保證了檔案的閉環(huán)管理。

3.2流程架構(gòu)

營(yíng)銷業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理時(shí)進(jìn)行紙質(zhì)文件采集同時(shí)獲取元數(shù)據(jù)進(jìn)行電子文件的生成，對(duì)于數(shù)據(jù)捕獲生成的檔案自動(dòng)獲取系統(tǒng)數(shù)據(jù)按照模板生成電子文件。

營(yíng)銷業(yè)務(wù)工單流轉(zhuǎn)過(guò)程中，需要對(duì)電子文件進(jìn)行調(diào)閱，進(jìn)行電子文件的在線瀏覽。同時(shí)相關(guān)部門可以根據(jù)業(yè)務(wù)權(quán)限對(duì)電子文件進(jìn)行審查與更新。

在檔案移交時(shí)，應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)檔案與電子文件的核對(duì)，核對(duì)通過(guò)后進(jìn)行檔案的接收，對(duì)于存在不符的情況，應(yīng)將文件退回重新處理。

文件接收后，進(jìn)行檔案的入庫(kù)與定置放置，進(jìn)入自動(dòng)庫(kù)房與指定檔案柜。電子文件應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份保管。

對(duì)于存在檔案補(bǔ)充的情況進(jìn)行檔案出入庫(kù)處理，并定期對(duì)電子檔案、紙質(zhì)檔案進(jìn)行鑒定，轉(zhuǎn)為長(zhǎng)期保存或銷毀。通過(guò)以上業(yè)務(wù)交互，從而在營(yíng)銷業(yè)務(wù)處理過(guò)程中實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的全生命周期閉環(huán)管理。

3.3系統(tǒng)對(duì)接

（1）與營(yíng)銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的集成

營(yíng)銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)負(fù)責(zé)對(duì)電子文件業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)/元數(shù)據(jù)的采集，對(duì)掃描資料進(jìn)行文件的上傳，在業(yè)務(wù)處理過(guò)程中可以對(duì)電子文件進(jìn)行調(diào)閱、核對(duì)、更新。并將采集的文件進(jìn)行電子化、壓縮、轉(zhuǎn)換、封裝、加密、入庫(kù)存儲(chǔ)，對(duì)營(yíng)銷檔案進(jìn)行全生命周期的監(jiān)控和管理。

（2）與自動(dòng)化檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)的集成

自動(dòng)化檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，負(fù)責(zé)對(duì)檔案室的存儲(chǔ)規(guī)劃、對(duì)檔案資料與檔案柜存儲(chǔ)位置的對(duì)應(yīng)關(guān)系，將操作界面集成于營(yíng)銷檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行檔案的出入庫(kù)操作與存儲(chǔ)。

（3）與電子文件采集系統(tǒng)的集成

為實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件的電子化，統(tǒng)一文件電子化的數(shù)據(jù)格式，建立電子文件采集系統(tǒng)，對(duì)高拍儀、高速掃描儀與其他錄入設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一的管理。自動(dòng)進(jìn)行文件的識(shí)別、索引生成與存儲(chǔ)，同時(shí)進(jìn)行非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與轉(zhuǎn)換。

結(jié)束語(yǔ)

本文以國(guó)家電網(wǎng)營(yíng)銷檔案系統(tǒng)為例，首先闡明了其檔案系統(tǒng)信息化管理的背景及意義。之后分三點(diǎn)論述了其特殊性與復(fù)雜性，并針對(duì)這三點(diǎn)，分別在各自方面做出了解決，限于篇幅原因，很多問(wèn)題闡述的不盡透徹，但希望能對(duì)其他類似問(wèn)題有所幫助和借鑒。歡迎大家批評(píng)指正，謝謝。

（作者單位：冀北唐山供電公司營(yíng)銷檔案室）