陳廷靜

借助現(xiàn)代微機(jī)、信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、數(shù)字化，是檔案管理方式從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代的歷史性跨越。而實(shí)現(xiàn)這一歷史性跨越，必須從基礎(chǔ)工作做起。自2009年3月起，兩河指揮部組織實(shí)施了陡河青龍河防洪排澇綜合整治工程及環(huán)城水系公園廣場(chǎng)建設(shè)工程。 該項(xiàng)工程投資額度大、參建單位多、建設(shè)周期長(zhǎng)。涉及到水利、園林景觀綠化、橋梁、道路、供電、水工建筑物、雕塑、房建等多個(gè)專業(yè)，簽訂合同總計(jì)900余份。竣工驗(yàn)收項(xiàng)目已接收資料總計(jì)9200多卷。大量的工程檔案資料，沿用原始的檔案管理辦法已難以管理。兩河指揮部本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的宗旨，采取先進(jìn)的管理方式，充分利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息化管理的基礎(chǔ)工作，加快工程檔案的信息化管理進(jìn)程，逐步提高存檔質(zhì)量和利用效率。這些資料為工程后續(xù)養(yǎng)護(hù)管理等工作提供重要的依據(jù)，為唐山市地方歷史提供重要的史實(shí)資料，對(duì)兩河及沿河區(qū)域的建設(shè)和發(fā)展具有重要的意義。

一、健全機(jī)構(gòu)、配齊人員

兩河指揮部根據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，充分認(rèn)識(shí)工程檔案在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中的重要性以及對(duì)項(xiàng)目建成后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建、技改、審計(jì)等方面的重要作用，從項(xiàng)目立項(xiàng)開始，就成立檔案小組，配備專門工作人員，負(fù)責(zé)文件、圖紙、合同等資料的收集、管理工作。對(duì)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對(duì)本單位各部門和設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項(xiàng)目檔案工作會(huì)議，匯報(bào)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)度，安排部署下步工作。

二、加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案管理信息化是新事物，有別于傳統(tǒng)的檔案管理模式。因此要通過(guò)各種形式，組織檔案管理人員的培訓(xùn)，使他們學(xué)會(huì)新知識(shí)，掌握新技能，提高對(duì)檔案信息化管理的重視程度，加大對(duì)法律法規(guī)的宣傳力度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一是積極參加各級(jí)檔案管理部門組織的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。二是在工作中實(shí)行一對(duì)一的幫扶方法，由業(yè)務(wù)工作水平較高的檔案管理人員對(duì)業(yè)務(wù)能力較差的管理人員進(jìn)行幫帶培訓(xùn)工作，在檔案資源、文書等方面的工作能力進(jìn)行科學(xué)有效的培訓(xùn)。

三、建立健全檔案管理規(guī)章制度

一是檔案收集工作。陡河青龍河防洪排澇綜合整治工程在與設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理等參建單位簽署各類合同、協(xié)議時(shí)，明確規(guī)定工程檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求、移交時(shí)間等，把項(xiàng)目文件資料的收集、整理和歸檔納入合同管理，明確圖紙資料移交的具體要求和處罰條款。指揮部制定了《唐山市環(huán)城水系工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料歸檔范圍及保管期限表》、《唐山市環(huán)城水系工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料歸檔目錄》，按照前期資料、施工資料、監(jiān)理資料等八項(xiàng)內(nèi)容將檔案整理的收集歸檔范圍進(jìn)行了分類，明確了建設(shè)單位資料接收范圍及向城建檔案館移交資料范圍。《施工監(jiān)理階段資料立卷整理標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)施工監(jiān)理單位提出了詳細(xì)的立卷整理方法及數(shù)量等要求。

二是建立合同臺(tái)帳。合同管理是項(xiàng)目建設(shè)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。項(xiàng)目建設(shè)初期應(yīng)該成立專門的部門對(duì)項(xiàng)目建設(shè)簽訂的合同內(nèi)容進(jìn)行審核、把關(guān)。制定合同審批單，對(duì)合同簽訂日期、內(nèi)容摘要、審核領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)辦人、份數(shù)、保管出處等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)登記，并分類匯總，建立臺(tái)帳。圍繞合同，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)收集相關(guān)資料，整理裝盒后定期移交檔案室。并為日常管理工作和審計(jì)工作提前做好充分準(zhǔn)備。

三是檔案移交、鑒定工作。依據(jù)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，為保證項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，指揮部結(jié)合實(shí)際，分別制定了適用于指揮部?jī)?nèi)部資料及施工監(jiān)理單位移交程序及表格：指揮部相關(guān)各處室、所屬各單位均按照《歸檔目錄》要求及移交流程移交資料，遵循“誰(shuí)形成誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則。在掌握審核標(biāo)準(zhǔn)上，堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、不馬虎遷就，以確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。

四是檔案分類編號(hào)。為了系統(tǒng)、科學(xué)的管理檔案，充分發(fā)揮工程檔案的作用，安全有序的對(duì)檔案進(jìn)行保管，檔案室首先對(duì)工程總體情況進(jìn)行了摸底、調(diào)研工作。按照六個(gè)單獨(dú)立項(xiàng)子項(xiàng)目將檔案分類大項(xiàng)依次分類。結(jié)合工程實(shí)際特點(diǎn)，編制了檔案號(hào)、檔案類目設(shè)置、檔案分類形式、排序等具體方案。

五是檔案數(shù)字化建設(shè)方案。隨著信息社會(huì)的到來(lái)，信息與信息技術(shù)應(yīng)用在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)中日漸增多，檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，成為了檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。兩河指揮部將工程檔案及文書檔案列入檔案數(shù)字化范圍，按照檔案部門規(guī)定，制定檔案數(shù)字化掃描加工方案。

四、加強(qiáng)檔案信息化管理軟、硬件建設(shè)

檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)以及數(shù)字化設(shè)備的建設(shè)都屬于基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。檔案資源共享以及信息交換的前提便是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過(guò)構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案能實(shí)現(xiàn)信息的共享。各種數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等共同構(gòu)成了檔案的數(shù)字化設(shè)備，對(duì)這些設(shè)備加以利用，可以使檔案的一體化管理得以實(shí)現(xiàn)。同時(shí)專門購(gòu)置了數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等數(shù)字化設(shè)備，配備了檔案管理軟件，結(jié)合兩河工程檔案資料量大的實(shí)際，聘請(qǐng)專業(yè)的檔案數(shù)字化加工公司掃描，為推進(jìn)檔案信息化管理奠定了基礎(chǔ)。

（作者單位：唐山市陡河青龍河開發(fā)建設(shè)指揮部 ）